工會辦公會議管理制度

工會辦公會議管理制度第一章總則

一、目的

為加強工會辦公會議的管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于工會辦公會議的組織、召開、紀(jì)要跟蹤落實及會議室管理等環(huán)節(jié)。

三、基本原則

1.公開透明：會議內(nèi)容應(yīng)充分公開，保證廣大職工的知情權(quán)和參與權(quán)。

2.議事民主：充分發(fā)揚民主，尊重每位參會人員的意見，確保會議決策的公正性。

3.高效務(wù)實：會議應(yīng)注重實效，減少形式主義，確保會議質(zhì)量和效果。

4.保密原則：會議涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)進行保密。

四、會議種類

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開，如每周、每月、每季度等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議。

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

五、參會人員

1.會議主持人：由工會主席或主席指定的副主席擔(dān)任。

2.必須參會人員：工會委員會成員、相關(guān)部門負責(zé)人等。

3.邀請參會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家、職工代表等參加。

4.會議記錄人：由工會辦公室指定專人擔(dān)任。

六、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)按時到場，不得遲到、早退。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。

3.會議期間，參會人員應(yīng)保持會場秩序，不得隨意走動、交頭接耳。

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認真貫徹落實會議決策。

七、本制度的解釋權(quán)歸工會委員會所有，自頒布之日起執(zhí)行。如需修訂，由工會委員會提出，并報請上級工會批準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人根據(jù)工作需要和職工意見，提前確定會議議題，并通知相關(guān)部門準(zhǔn)備相關(guān)材料。

2.發(fā)布通知：工會辦公室負責(zé)發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議題及參會人員。

3.材料準(zhǔn)備：相關(guān)部門按照會議議題，準(zhǔn)備相關(guān)背景資料、報告等，并于會議前提交給會議主持人。

4.會場布置：根據(jù)會議規(guī)模和需求，安排合適的會議室，并做好會場布置。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由工會辦公室負責(zé)組織簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議議程：會議主持人按照預(yù)定議程逐項進行，確保會議內(nèi)容全面、有序。

3.發(fā)言與討論：會議議題涉及的相關(guān)部門負責(zé)人、職工代表等進行發(fā)言，展開討論，提出意見和建議。

4.決策表決：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行表決，形成會議決策。

三、會議記錄與傳達

1.會議記錄：會議記錄人詳細記錄會議過程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.紀(jì)要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員。

3.決策傳達：會議紀(jì)要中涉及的決策事項，由相關(guān)部門負責(zé)人及時傳達至相關(guān)人員，確保決策落實。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議總結(jié)：會議結(jié)束后，會議主持人對會議成果進行總結(jié)，并對未解決的問題提出解決方案。

2.反饋落實情況：相關(guān)部門負責(zé)人在規(guī)定時間內(nèi)，向會議主持人反饋會議決策的落實情況。

3.評估與改進：工會辦公室根據(jù)會議總結(jié)和反饋，對會議流程、議題設(shè)置等方面進行評估，不斷改進會議組織工作。

五、會議檔案管理

1.會議紀(jì)要歸檔：會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，由工會辦公室負責(zé)歸檔。

2.會議材料歸檔：會議相關(guān)材料、報告等，由相關(guān)部門負責(zé)歸檔。

3.檔案保管：會議檔案應(yīng)按照規(guī)定期限保管，確保查閱需要。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與送達

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)完成整理，并由會議主持人進行審核。

2.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，并通過電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等途徑送達所有參會人員及相關(guān)部門。

3.對于涉及重要決策的會議紀(jì)要，應(yīng)確保送達的及時性和準(zhǔn)確性。

二、會議決策任務(wù)的分解與分配

1.會議紀(jì)要中明確的決策任務(wù)應(yīng)進行分解，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)決策任務(wù)的要求，制定具體的實施方案，并分配到具體的工作人員。

3.任務(wù)的分配應(yīng)考慮人員的專業(yè)能力和工作負荷，確保任務(wù)的合理性和可行性。

三、決策落實的監(jiān)督與檢查

1.工會辦公室應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機制，對會議決策的落實情況進行定期檢查和不定期抽查。

2.責(zé)任部門應(yīng)定期向工會辦公室報告決策落實的進展情況，對于遇到的問題和困難，應(yīng)及時溝通并尋求解決方案。

3.對于未能按時完成決策任務(wù)的，應(yīng)查明原因，并視情況采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整計劃、增加資源投入等。

四、會議決策結(jié)果的反饋與評估

1.決策任務(wù)完成后，責(zé)任部門應(yīng)及時向工會辦公室反饋結(jié)果，包括完成的成效、存在的問題及改進建議。

2.工會辦公室應(yīng)組織對會議決策結(jié)果的評估，評估結(jié)果應(yīng)作為改進會議決策和執(zhí)行效果的依據(jù)。

3.對于評估中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定整改措施，并監(jiān)督實施，確保會議決策的持續(xù)改進。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要及相關(guān)決策落實材料應(yīng)按照規(guī)定的周期進行歸檔，便于日后查閱。

2.工會辦公室應(yīng)建立健全會議紀(jì)要查閱制度，確保會議紀(jì)要的透明度和可追溯性。

3.對于需要對外公開的會議紀(jì)要，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和程序進行公開，接受職工監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂實行預(yù)約制度，工會辦公室負責(zé)會議室的統(tǒng)一調(diào)度和管理。

2.需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向工會辦公室提交會議室申請，明確會議時間、參會人數(shù)、會議類型等。

3.工會辦公室根據(jù)申請情況，合理安排會議室，并在會議前通知預(yù)訂人。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，不得亂丟雜物。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸、改動設(shè)備。

3.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室內(nèi)設(shè)施，如有損壞，應(yīng)照價賠償。

三、會議室設(shè)備管理

1.工會辦公室負責(zé)會議室設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.定期對會議室設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)，及時更新耗材。

3.對于設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，并采取措施減少對會議的影響。

四、會議室清潔與維護

1.會議室使用后，使用部門應(yīng)負責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀。

2.工會辦公室定期對會議室進行深度清潔，確保會議室環(huán)境整潔。

3.對于會議室內(nèi)發(fā)現(xiàn)的損壞、故障等問題，應(yīng)及時上報并予以修復(fù)。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)遵守安全規(guī)定，確保消防設(shè)施正常，通道暢通。

2.會議室內(nèi)不得存放無關(guān)物品，以免影響會議的正常進行。

3.對于涉及保密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取措施確保會議內(nèi)容的保密性，參會人員需簽訂保密協(xié)議。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，工會辦公室有權(quán)進行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.造成的損失或影響，由違規(guī)者承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.工會辦公室定期對會議室管理規(guī)定進行宣傳和培訓(xùn)，提高參會人員的管理意識。

第五章附則

1.本制度由