協(xié)會會議內(nèi)部管理制度

協(xié)會會議內(nèi)部管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范協(xié)會會議的組織與管理，確保會議高效、有序進行，提高決策質(zhì)量。制定與實施本制度時，應遵循以下原則：

-公開透明：確保會議內(nèi)容的公開性，保障協(xié)會成員的知情權與參與權。

-效率優(yōu)先：合理安排會議時間，精簡議程，提高決策效率。

-民主集中：充分聽取各方意見，集中全體智慧，實現(xiàn)民主決策。

第二條適用范圍

本制度適用于協(xié)會各類會議，包括但不限于會員大會、理事會、常務理事會、專業(yè)委員會會議等。

第三條會議類型

根據(jù)會議性質(zhì)和目的，會議可分為以下幾種類型：

-定期會議：按照規(guī)定的時間周期召開的會議，如每月一次的理事會。

-臨時會議：因特殊情況需要，臨時召集的會議。

-專題會議：針對特定議題召開的會議。

第四條會議組織

會議的組織工作由會議主持人負責。主持人應指定專人負責會議通知、場地安排、會議紀要等事宜。

第五條參會人員

參會人員應具備以下條件：

-具備相應的代表資格或被授權代表他人參加會議。

-了解會議議題，并做好發(fā)言準備。

-遵守會議紀律，按時參加會議。

第六條會議紀律

參會人員應遵守以下紀律：

-保持會場秩序，關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)。

-尊重發(fā)言人，不隨意打斷發(fā)言。

-保守會議秘密，未經(jīng)許可不得泄露會議內(nèi)容。

第七條制度的修訂與解釋

本制度可根據(jù)實際需要適時修訂。修訂后的制度應及時通知全體會員。本制度的解釋權歸協(xié)會理事會所有。

第八條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關制度與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

會議籌備

1.確定會議主題與目的：會議發(fā)起人應根據(jù)協(xié)會工作計劃及實際需要，明確會議主題和目的，確保會議的必要性和實效性。

2.制定會議議程：會議主持人負責制定會議議程，包括會議主題、各議題討論順序、預計時長等。議程應在會議前充分征求參會人員意見，并在會議前通知全體參會人員。

3.會議通知：會議組織者應在會議召開前至少三個工作日，向參會人員發(fā)出會議通知。通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、參會人員、會議準備工作等。

4.會議資料準備：會議組織者負責收集、整理與會議議題相關的資料，并在會議前至少一個工作日發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解議題內(nèi)容。

會議召開

1.會議簽到：會議開始前，參會人員應進行簽到，確認參會人員到場情況。

2.主持人開場：會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員，并對會議紀律提出要求。

3.議題討論：按照會議議程，逐項進行議題討論。每個議題由議題負責人進行匯報，參會人員充分發(fā)表意見，展開討論。

4.決策表決：針對議題討論結(jié)果，主持人組織參會人員進行表決。表決方式可根據(jù)協(xié)會章程和相關規(guī)定執(zhí)行。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確會議成果和后續(xù)工作安排。

會議結(jié)束

1.會議紀要：會議結(jié)束后，會議組織者應整理會議紀要，記錄會議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會議紀要反饋：會議紀要應在會議結(jié)束后三個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，征求大家對會議紀要的意見。

3.會議紀要確認：參會人員應在收到會議紀要后一個工作日內(nèi)確認，如有異議，應及時向會議組織者提出。

4.會議資料歸檔：會議組織者負責將會議相關資料進行歸檔，以備查閱。

5.后續(xù)工作落實：會議決策的執(zhí)行責任人和完成時限應在會議紀要中明確，以確保會議決策得到有效落實。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應準確、完整地記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和后續(xù)工作安排。

2.會議紀要的編制應清晰、條理分明，便于理解和執(zhí)行。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，由會議組織者在會議結(jié)束后三個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關部門。

4.會議紀要的發(fā)布應采用書面形式，通過電子郵件、協(xié)會內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式進行。

會議決策的跟蹤

1.會議紀要中應明確每項決策的責任人、執(zhí)行期限和預期目標。

2.責任人應根據(jù)會議紀要的要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并按計劃推進工作。

3.會議組織者應定期檢查決策的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。

執(zhí)行情況的反饋

1.責任人應在執(zhí)行過程中定期向會議組織者或主持人報告工作進展，確保決策執(zhí)行的透明度。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或困難，責任人應及時向協(xié)會領導層報告，并尋求支持和幫助。

3.會議組織者應收集和整理執(zhí)行情況的反饋，為后續(xù)會議提供決策參考。

監(jiān)督與評估

1.協(xié)會應設立專門的監(jiān)督機構(gòu)或人員，對會議決策的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

2.監(jiān)督機構(gòu)或人員應定期對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，并向協(xié)會領導層匯報。

3.對于未按期完成或執(zhí)行不力的決策，應查明原因，必要時追究相關責任人的責任。

會議紀要的更新與歸檔

1.若會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，會議組織者應及時更新會議紀要，并通知相關人員。

2.會議紀要的最終版應在決策執(zhí)行完畢后進行歸檔，作為協(xié)會工作歷史記錄，便于今后的查詢和審計。

3.歸檔的會議紀要應按照協(xié)會的檔案管理規(guī)定進行分類、保存和銷毀。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂者需向會議室管理員提交會議主題、參會人數(shù)、使用時間等詳細信息。

2.會議室管理員負責統(tǒng)籌安排會議室使用，確保會議時間不沖突，并根據(jù)會議需求提供相應的設施和服務。

3.預訂者應在會議前確認會議室準備情況，包括設備、座位、資料等是否齊全。

會議室使用

1.會議室內(nèi)應保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食或進行與會議無關的活動。

2.使用會議室時，應愛護室內(nèi)設施，如投影儀、音響、桌椅等，不得隨意損壞。

3.會議室內(nèi)嚴禁私拉亂接電源線、網(wǎng)絡線等，確保消防安全。

會議室設備管理

1.會議室管理員負責定期檢查和維護會議室設備，確保設備正常運行。

2.如會議過程中出現(xiàn)設備故障，應及時聯(lián)系會議室管理員或技術人員進行修復。

3.會議結(jié)束后，使用者應將設備恢復至原狀，關閉電源，避免長時間待機。

會議室清潔與維護

1.會議室管理員負責安排會議室的清潔工作，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.清潔工作應在會議結(jié)束后及時進行，避免影響下次會議的使用。

3.會議室內(nèi)的垃圾應分類投放，遵循環(huán)保原則。

會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設備、限制出入權限等，確保會議安全。

2.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及機密時，參會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會議室管理員應定期對會議室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理員有權進行制止，并視情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

2.如造成會議室設施損壞，使用者需承擔相應責任，并按協(xié)會規(guī)定賠償損失。

3.會議室管理員應定期對管理規(guī)定進行宣傳和培訓，提高參會人員的自律意識。

第五章附則

1.本制度的解釋權