煤炭企業(yè)會(huì)議管理制度

煤炭企業(yè)會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保煤炭企業(yè)會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于煤炭企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議的管理，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議原則：

-目標(biāo)明確：會(huì)議應(yīng)圍繞明確的目標(biāo)和議題進(jìn)行，避免無(wú)目的的討論。

-準(zhǔn)備充分：會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議資料齊全，參會(huì)人員提前獲得相關(guān)信息，以便充分準(zhǔn)備。

-效率優(yōu)先：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格控制時(shí)間，強(qiáng)調(diào)發(fā)言的針對(duì)性和簡(jiǎn)潔性。

-決策執(zhí)行：會(huì)議形成的決議需明確責(zé)任人，確保決策的跟蹤和執(zhí)行。

第四條會(huì)議分類：

-定期會(huì)議：按預(yù)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月例會(huì)等。

-臨時(shí)會(huì)議：針對(duì)特定議題或緊急事務(wù)臨時(shí)召集的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織：

-會(huì)議的召集、主持、記錄等職責(zé)應(yīng)明確到人。

-會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并提前發(fā)送給參會(huì)人員。

第六條參會(huì)要求：

-參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得無(wú)故缺席、遲到或早退。

-參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，對(duì)會(huì)議議題提出建設(shè)性意見(jiàn)。

第七條保密規(guī)定：會(huì)議內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露。

本章節(jié)為煤炭企業(yè)會(huì)議管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以保障會(huì)議的高效與規(guī)范運(yùn)作。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備：

-議題征集：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)企業(yè)運(yùn)營(yíng)需要和部門工作計(jì)劃，提前征集會(huì)議議題，確保議題的針對(duì)性和重要性。

-議程制定：會(huì)議組織者應(yīng)制定會(huì)議議程，明確各議題討論的時(shí)間安排，并將議程提前發(fā)送給參會(huì)人員。

-資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告等，以便參會(huì)人員提前了解議題背景。

第二條會(huì)議通知：

-會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容。

-通知應(yīng)通過(guò)電子郵件、電話或其他通訊手段提前發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠時(shí)間準(zhǔn)備。

第三條會(huì)議召開(kāi)：

-簽到登記：會(huì)議開(kāi)始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保會(huì)議出席情況有據(jù)可查。

-會(huì)議主持：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按議程進(jìn)行。

-議題討論：各議題負(fù)責(zé)人對(duì)議題進(jìn)行介紹和解釋，參會(huì)人員圍繞議題展開(kāi)討論，提出意見(jiàn)和建議。

第四條會(huì)議決策：

-會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)共識(shí)，形成會(huì)議決議。

-對(duì)于重大事項(xiàng)，應(yīng)實(shí)行表決制度，確保決策的民主性和合法性。

-決策結(jié)果應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策的執(zhí)行。

第五條會(huì)議記錄：

-會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論過(guò)程、參會(huì)人員的意見(jiàn)和決策結(jié)果。

-會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并由會(huì)議主持人審核。

第六條會(huì)議總結(jié)：

-會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議的成效、決策的合理性等方面進(jìn)行總結(jié)，為今后會(huì)議的改進(jìn)提供參考。

-會(huì)議總結(jié)應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，并在一定范圍內(nèi)進(jìn)行分享。

第七條會(huì)議反饋：

-參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議決策等方面提出意見(jiàn)和建議。

-會(huì)議組織者應(yīng)重視反饋意見(jiàn)，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

本章節(jié)為煤炭企業(yè)會(huì)議管理制度的第二章會(huì)議流程，詳細(xì)闡述了從會(huì)議籌備到會(huì)議反饋的整個(gè)流程，旨在確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)介紹會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的制作與發(fā)布：

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和行動(dòng)計(jì)劃。

-會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成，并由會(huì)議主持人審核確認(rèn)。

-審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過(guò)企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件群發(fā)方式發(fā)送給所有參會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

第二條會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求：

-明確記錄各議題的討論要點(diǎn)、主要意見(jiàn)和建議。

-清晰列出會(huì)議決策和分配的任務(wù)，包括任務(wù)描述、責(zé)任人和完成時(shí)限。

-對(duì)于重要決策，應(yīng)附上決策依據(jù)和可能的影響分析。

第三條決策任務(wù)的跟進(jìn)機(jī)制：

-責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和時(shí)限，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃。

-跟進(jìn)機(jī)制應(yīng)包括定期的進(jìn)度更新和問(wèn)題反饋流程。

-會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督?jīng)Q策任務(wù)的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

第四條進(jìn)度報(bào)告與問(wèn)題處理：

-責(zé)任人需定期向會(huì)議組織者或指定專人報(bào)告任務(wù)進(jìn)度。

-遇到問(wèn)題或困難時(shí)，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并尋求必要的支持和資源。

-會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，幫助解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

第五條會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱：

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，確保資料的安全和可追溯性。

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)設(shè)置合理的查閱權(quán)限，保證企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員可以根據(jù)需要查閱。

第六條執(zhí)行效果的評(píng)估與反饋：

-會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，應(yīng)進(jìn)行效果評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

-評(píng)估結(jié)果和反饋意見(jiàn)應(yīng)作為改進(jìn)會(huì)議管理和決策執(zhí)行的依據(jù)。

本章節(jié)為煤炭企業(yè)會(huì)議管理制度的第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，通過(guò)明確會(huì)議紀(jì)要的制作、跟進(jìn)、存檔和評(píng)估等環(huán)節(jié)，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行和持續(xù)改進(jìn)。后續(xù)章節(jié)將介紹會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂：

-會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門或指定的會(huì)議室管理人員提交申請(qǐng)。

-預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備和服務(wù)等詳細(xì)信息。

-行政部門或會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)審核預(yù)訂申請(qǐng)，確保會(huì)議室資源合理分配。

第二條會(huì)議室配置：

-會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類型配置必要的設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響系統(tǒng)、白板等。

-會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、照明和通風(fēng)應(yīng)適宜。

-會(huì)議室布置應(yīng)考慮安全因素，確保緊急疏散通道暢通。

第三條會(huì)議室使用規(guī)范：

-會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，保持秩序，不得大聲喧嘩或吸煙。

-會(huì)議室內(nèi)禁止飲食，如有需要，可在會(huì)議室外的指定區(qū)域進(jìn)行。

-會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得在會(huì)議室遺留垃圾。

第四條會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)：

-行政部門或指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

-定期檢查會(huì)議室設(shè)備，及時(shí)更新或維修損壞的設(shè)施。

-對(duì)于重大會(huì)議，會(huì)前應(yīng)進(jìn)行設(shè)備測(cè)試，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

第五條會(huì)議室服務(wù)支持：

-會(huì)議室管理人員應(yīng)提供必要的服務(wù)支持，如會(huì)議資料的準(zhǔn)備、設(shè)備的調(diào)試、茶水服務(wù)等。

-會(huì)議期間，應(yīng)設(shè)有專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)，解決突發(fā)問(wèn)題，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

-會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收集參會(huì)人員的反饋意見(jiàn)，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議室服務(wù)質(zhì)量。

本章節(jié)為煤炭企業(yè)會(huì)議管理制度的第四章會(huì)議室管理規(guī)定，通過(guò)規(guī)范會(huì)議室的預(yù)訂、配置、使用、維護(hù)及服務(wù)支持等方面，為會(huì)議的順利進(jìn)行提供保障。后續(xù)章節(jié)將介紹附則等內(nèi)容。

第五章附則

第一條制度修訂：本會(huì)議管理制度根據(jù)企業(yè)發(fā)展和實(shí)際需要，由企業(yè)高層或指定部門進(jìn)行定期審查和修訂。

第二條制度解釋：本制度的最終解釋權(quán)歸煤炭企業(yè)所有，如有疑問(wèn)或爭(zhēng)議，由企業(yè)高層或相關(guān)部門負(fù)責(zé)解釋