可持續(xù)棕櫚油圓桌倡議組織RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理手冊(cè)及程序文件

可持續(xù)棕桐油圓桌倡議組織RSPO供應(yīng)鏈

認(rèn)證管理手冊(cè)及程序文件

可持續(xù)棕桐油圓桌倡議組織RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理手冊(cè)

（依據(jù)RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)編制）

文件編號(hào)JH-RSPO-1M-2O21

版本號(hào)A/1

編制

審核

批準(zhǔn)

生效日期

受控狀態(tài)

嘉布化妝品新材料有限公司

編制說明

本RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理手冊(cè)是在總經(jīng)理的主持下，由質(zhì)量

部門、供應(yīng)部部門、銷售部門、生產(chǎn)部門、供應(yīng)商管理部門、PMC

等部門組織有關(guān)人員共同進(jìn)行編寫的。本手冊(cè)的編寫確定了本公

司的RSPO方針和目標(biāo)、管理職責(zé)、權(quán)限及其相互關(guān)系，并根據(jù)

RSPO管理體系要求和框架描述了整個(gè)結(jié)構(gòu)，是公司RSPO管理

的綱領(lǐng)性和權(quán)威性文件。本手冊(cè)是依據(jù)RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)

的要求進(jìn)行編寫的。本手冊(cè)組織相關(guān)人員進(jìn)行了審查、評(píng)價(jià)，

并作了適當(dāng)?shù)男薷?，最后由公司總?jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。

本手冊(cè)適用于嘉布化妝品新材料有限公司，適用于公司和

RSPO供應(yīng)鏈有關(guān)的所有過程。

嘉茹化妝品新材料有限公司

2021年01月05日

目錄

第一章RSPO體系概述

1.1公司簡(jiǎn)介

1.2公司組織機(jī)構(gòu)圖

1.3RSPO管理職能分配表

1.4職責(zé)和權(quán)限

1.5授權(quán)書

1.6八大原則

1.7RSPO方針和目標(biāo)

第二章概述

2.1主題內(nèi)容和刪減要求

2.2術(shù)語和縮寫

第三章RSPO管理體系

3.1總要求

3.2書面程序

3.3購(gòu)買和進(jìn)貨

3.4外包活動(dòng)

3.5銷售和出貨

3.6注冊(cè)

3.7培訓(xùn)

3.8申報(bào)

程序文件清單

序號(hào)文件編號(hào)文件名稱所屬部門

1RS-CX-01-HR文件控制程序人資部

2RS-CX-02-HR記錄控制程序人資部

3RS-CX-03-QCRSPO內(nèi)部審核控制程序質(zhì)量部

4RS-CX-04-QCRSPO管理評(píng)審控制程序質(zhì)量部

5RS-CX-05-QCRSPO產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯控制程序質(zhì)量部

6RS-CX-06-GYRSPO采購(gòu)控制管理程序供應(yīng)部

7RS-CX-07-GYRSPO供應(yīng)商管理程序供應(yīng)部

8RS-CX-08-SCRSPO生產(chǎn)過程控制程序生產(chǎn)部

9RS-CX-09-CCRSPO倉(cāng)儲(chǔ)操作控制程序倉(cāng)儲(chǔ)部

10RS-CX-10-QC潛在不安全及不合格控制程序質(zhì)量部

11RS-CX-11-QCRSPO客戶投訴控制程序質(zhì)量部

12RS-CX-12-PMCRSPO商標(biāo)控制程序PMC部

13RS-CX-13-XSRSPO銷售訂單控制程序銷售部

14RS-CX-14-GYRSPO外包控制程序供應(yīng)部

15RS-CX-15-HR人力資源控制程序人資部

16RS-CX-16-XSRSPO訂單評(píng)審控制程序銷售部

17RS-CX-17-XSRSPO產(chǎn)品標(biāo)簽控制程序PMC部

第一章RSPO管理體系概述

1.1公司簡(jiǎn)介

嘉玲化妝品新材料有限公司于2018年成立，是以市場(chǎng)為

導(dǎo)向、高科技為支撐的專業(yè)從事醫(yī)藥輔料與化妝品的研發(fā)、生

產(chǎn)、銷售一體化的企業(yè)。嘉壬行化妝品新材料有限公司在江門

市高新區(qū)科技園建有占地80畝的現(xiàn)代化生產(chǎn)基地，總建筑面

積66000平方米，投資額1.5億萬人民幣。公司擁有一支

30余人的研發(fā)隊(duì)伍，開展新產(chǎn)品、新技術(shù)的科研、分析、測(cè)

試、評(píng)價(jià)等研發(fā)工作。

嘉笫化妝品新材料有限公司專注于新材料、個(gè)人護(hù)理品、

化妝品、洗滌用新產(chǎn)品及相關(guān)行業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)，通過高

效運(yùn)營(yíng)和規(guī)模生產(chǎn)，秉持不斷創(chuàng)新和改進(jìn)的理念，為客戶提供

以高性價(jià)比為核心價(jià)值的功能化學(xué)品、醫(yī)用新材料和特殊化

學(xué)品的系統(tǒng)解決方案。公司目前的主營(yíng)業(yè)務(wù)涉及綠色表面活性

劑、高分子新材料、防曬劑、防腐劑、殺菌劑、調(diào)理劑、天然

提取物等。

嘉玲化妝品新材料有限公司始終貫徹“優(yōu)良的品質(zhì)、完美

的服務(wù)，公司將不斷創(chuàng)新，來改善人類生活”的理念。目前

公司在已通過IS09001:2015,,IS022716CGMP、EFfCIGMP等

國(guó)際質(zhì)量管理體系認(rèn)證。止匕外，公司作為行業(yè)解決方案供貨商，

勇于持續(xù)創(chuàng)新，開發(fā)相應(yīng)的高質(zhì)量新材料和特殊化學(xué)品，開發(fā)

和提升專業(yè)應(yīng)用方案，提供廣泛的客戶服務(wù)。企業(yè)專門設(shè)立配

方實(shí)驗(yàn)室及開放性功效評(píng)價(jià)中心，可提供第三方功效評(píng)價(jià)測(cè)試，

包括體外SPF測(cè)試、抗衰老測(cè)試、美白測(cè)試，皮膚穿透性和

透皮吸收研究等。

公司遵守法律、重視客戶、保護(hù)環(huán)境、倡導(dǎo)良好的職業(yè)道

德，始終強(qiáng)調(diào)“以人為本”的科學(xué)管理理念。南京華獅制造基地

已通過IS014001:2015,IS045001:2018管理體系、SA8000、

AmforiBSCI及SEDEX等社會(huì)責(zé)任審計(jì)要求。

公司創(chuàng)立以來，除了持續(xù)專注創(chuàng)新，積極保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，

尊重相關(guān)國(guó)際慣例和所在國(guó)法律法規(guī)，企業(yè)申請(qǐng)國(guó)際國(guó)內(nèi)專利

數(shù)十件。

總體戰(zhàn)略：

成為全球新材料和化妝品品領(lǐng)域主流供應(yīng)商。

企業(yè)精神：

以人為本，珍惜生命。重視客戶，誠(chéng)信合作。

dhlk使命：

為客戶提供具有競(jìng)爭(zhēng)性的解決方案,并以此不斷提高全人類的生

活品質(zhì)。

經(jīng)營(yíng)策略:

以高效運(yùn)營(yíng)和持續(xù)創(chuàng)新，為客戶提供高性價(jià)比的產(chǎn)品和服務(wù),

幫助客戶更好的獲得成功。

1.2公司組織機(jī)構(gòu)圖

1.3RSPO管理職能分配表

人供銷

總經(jīng)生產(chǎn)質(zhì)量行政PMC財(cái)務(wù)

資應(yīng)售

RSPO標(biāo)準(zhǔn)理部部部部部

部部部

5.1總要求★O▲OOOOOO

5.2供應(yīng)鏈模型OO▲OOOOO

5.3形成文件O

OOO▲O▲

的

程序

5.4購(gòu)買和進(jìn)貨OOOOOO▲O

5.5外包OOOO▲O▲▲

5.6銷售和出貨OOOOO▲OO

5.7交易注冊(cè)O(shè)OO▲OOOO

5.8培訓(xùn)OOOOO▲OO

5.9記錄保持▲▲▲▲▲▲▲▲

5.10轉(zhuǎn)化率▲OOOOOOO

5.11申明▲OOOOOOO

5.12投訴O▲OOOOOO

5.13管理評(píng)審★O▲OOOOOO

6.供應(yīng)鏈模型O▲OOOOOO

★主管領(lǐng)導(dǎo)▲責(zé)任部門。相關(guān)部門

1.4職責(zé)和權(quán)限

1.4.1供應(yīng)商管理部門負(fù)責(zé)采購(gòu)具有RSPO認(rèn)證的棕稠油產(chǎn)品。

1.4.2PMC部門負(fù)責(zé)訂單跟蹤。

1.4.3生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)符合RSPO認(rèn)證的產(chǎn)品。

1.4.4PMC部負(fù)責(zé)出貨產(chǎn)品符合RSPO的要求。

1.4.5HR負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)員工提供相應(yīng)的培訓(xùn)。

1.4.6PMC部負(fù)責(zé)按照RSPO要求提出采購(gòu)申請(qǐng)并安排生產(chǎn)計(jì)劃。

1.4.7PMC部負(fù)責(zé)按照RSPO要求對(duì)運(yùn)輸公司實(shí)施監(jiān)控。

1.4.8公用工程部負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)車間的設(shè)備、儀表進(jìn)行校驗(yàn)。

1.4.9質(zhì)量管理部促進(jìn)部負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門按照流程進(jìn)行。

1.4.10相關(guān)參考文件

《RSPO小組成員職責(zé)》

1.5授權(quán)書

授權(quán)書

茲委任本公司運(yùn)營(yíng)總監(jiān)XXX同志為RSPO總負(fù)責(zé)人。全權(quán)

負(fù)責(zé)RSPO管理體系的建立、實(shí)施和保持正常運(yùn)行工作，并負(fù)責(zé)報(bào)告

RSPO體系運(yùn)行情況和處理影響體系運(yùn)行的有關(guān)問題。

嘉玲化妝品新材料有限公司

2021年01月05日

1.6八大原則

RSPO原則與標(biāo)準(zhǔn)是由八項(xiàng)核心原則組成，工廠要獲得認(rèn)證

必須遵守這些原則。

1.承諾保持透明度

2.遵守適用的法律和法規(guī)

3.承諾經(jīng)濟(jì)和財(cái)政上的長(zhǎng)期可行性

4.種植者和工廠采用適當(dāng)?shù)淖罴焉a(chǎn)方式

5.對(duì)環(huán)境負(fù)責(zé)，保護(hù)自然資源和生物多樣性

6.對(duì)員工負(fù)責(zé)，對(duì)受到種植者和工廠影響的個(gè)人和社區(qū)負(fù)責(zé)

7.負(fù)責(zé)任地開發(fā)新種植園

8.承諾在關(guān)鍵活動(dòng)領(lǐng)域持續(xù)改進(jìn)

1.7RSPO方針和目標(biāo)

RSPO方針:

精益求精，不斷創(chuàng)新，

遵守法律，綠色環(huán)保。

RSPO目標(biāo)：

成品檢驗(yàn)合格率99%

訂單達(dá)成率100%

產(chǎn)品安全性檢驗(yàn)合格率100%

第二章概述

2.1主題內(nèi)容

2.1.1本手冊(cè)一經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后即生效，各部門均應(yīng)遵守本手冊(cè)的

規(guī)定。

2.1.2本手冊(cè)適用于本公司，適用的產(chǎn)品范圍為氨基酸表活類

產(chǎn)品有MB要求的客戶。

2.2術(shù)語和縮寫

本手冊(cè)采用《RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》最新版，術(shù)語和定

義，有如下術(shù)語：

2.2.1RSPO——可持續(xù)棕植I油圓桌倡議組織；

2.2.2IP——種植園身份保護(hù)體系；

2.2.3SG——認(rèn)證與非認(rèn)證分離體系；

2.2.4MB---認(rèn)證與非認(rèn)證混合體系；

2.2.5,Booh&Claim---證書交易體系；

對(duì)于前三個(gè)，供應(yīng)鏈認(rèn)證體系控制認(rèn)證從油磨坊到最終產(chǎn)

品都必需的。該文件規(guī)定了組織控制RSPO認(rèn)證的棕稠油

產(chǎn)品為RSPO身份保留，分離、最低要求的隔離，和質(zhì)量平衡

的供筋腳。所有的認(rèn)而鈿RSPO組織確認(rèn)。

2.3.文件使用要求

典型文件應(yīng)包括以下內(nèi)容或以下組件:

------般供應(yīng)鏈的監(jiān)管要求適用于供應(yīng)鏈中的所有組織，毛棕

根1油（CPO）磨坊-CPO磨坊需要遵守模塊D或E-

——模塊化供應(yīng)鏈模型一一所有供應(yīng)鏈模型要求對(duì)應(yīng)所有

的棕植I油產(chǎn)品。這些設(shè)置適用于供應(yīng)鏈中的各種不同的供應(yīng)

鏈模型的不同的要求。

——獨(dú)立的磨坊只需要一個(gè)SCC證書，必須符合本標(biāo)準(zhǔn)中包

括模塊A或C與CPO磨坊相關(guān)的部分，在P和C審計(jì)模塊

D或E必須實(shí)現(xiàn)。對(duì)于所有其他組織，包括棕桐仁壓榨廠，

模塊A,B和/或C必須執(zhí)行。其中一個(gè)或多個(gè)可以一起實(shí)

現(xiàn)。

供應(yīng)鏈認(rèn)證審核只包括組織實(shí)施的模塊。審核所涵蓋的

模塊將在供應(yīng)鏈證書上注明。除了供應(yīng)鏈的一般監(jiān)管要求

外，還必須注明應(yīng)用模塊。具體模塊包括：

模塊A的身份保存模塊B隔離

模塊C質(zhì)量平衡

模塊D-CPO磨坊：身份保持

模塊E-CPO磨坊：質(zhì)量平衡

模塊f多地點(diǎn)認(rèn)證

模塊G組認(rèn)證

對(duì)于RSPO再認(rèn)證的指導(dǎo)性文件，可從網(wǎng)站獲取。

2.4RSP0管理手冊(cè)管理辦法

2.4.1制定本節(jié)要求是為了確定管理手冊(cè)（以下簡(jiǎn)稱手冊(cè)）

的編制、發(fā)放和管理，規(guī)定手冊(cè)的審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、控制、

修改和換版等活動(dòng)。

2.4.2本節(jié)要求的適用范圍是對(duì)管理手冊(cè)的管理。

2.4.3本管理辦法的制訂和執(zhí)行由行政部主要負(fù)責(zé)，各相關(guān)

部門均應(yīng)遵守本辦法的規(guī)定。

2.4.4手冊(cè)的編制、發(fā)放和管理

2.4.4.1《RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理手冊(cè)》的編制、發(fā)放和管理由

行政部負(fù)責(zé)，手冊(cè)在發(fā)放之前須經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，公司

內(nèi)部發(fā)行時(shí)屬受控文件，手冊(cè)原件加蓋紅色“受控”章后由行

政部部負(fù)責(zé)保存。

2.4.5手冊(cè)的修改和換版

2.4.5.1《RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理手冊(cè)》的修改和換版須在下列情況

下進(jìn)行：

（D在管理體系運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)管理手冊(cè)存在差錯(cuò)或條文要求不

明時(shí)；

⑵管理體系評(píng)審對(duì)體系提出了改進(jìn)要求時(shí)；

⑶手冊(cè)中規(guī)定的體系要素或質(zhì)量活動(dòng)有較大變動(dòng)時(shí);

(4)公司職能機(jī)構(gòu)有較大變動(dòng)時(shí)；

⑸手冊(cè)依據(jù)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)有變動(dòng)時(shí)；

(6)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)發(fā)生重大變化時(shí)；

⑺合同有要求時(shí)；

(8)總經(jīng)理認(rèn)為需要時(shí)；

(9)手冊(cè)修改次數(shù)達(dá)到四次以上或修改范圍較大時(shí)。

第三章RSPO管理體系

3.1供應(yīng)鏈監(jiān)管鏈總體要求的適用范圍

311對(duì)供應(yīng)鏈的總體要求適用于整個(gè)供應(yīng)鏈的任何組織中

獲得法定所有權(quán)并實(shí)際處理（包括灌入儲(chǔ)罐中）的可持續(xù)棕

稠油產(chǎn)品，包括在組織包括外包商的控制下的一個(gè)產(chǎn)所。

該要求適用于包括RSPO產(chǎn)品制造商在內(nèi)的整個(gè)供應(yīng)鏈。

312貿(mào)易商和經(jīng)銷商需要獲得RSPO銷售RSPO認(rèn)證產(chǎn)品

許可證但本身不需要認(rèn)證。但銷售RSPO認(rèn)證產(chǎn)品授權(quán)的貿(mào)

易商和/或經(jīng)銷商必須通過對(duì)產(chǎn)品制造商的認(rèn)證號(hào)碼和適用

的供應(yīng)鏈模型。

313無論是運(yùn)營(yíng)商在多地址級(jí)別或其母公司應(yīng)尋求認(rèn)證的RSPO

會(huì)員，須在RSPO的IT平臺(tái)登記。

314加工助劑不需要包含在組織的認(rèn)證范圍內(nèi)。

3.1.6供應(yīng)鏈模型

組織只能使用相同的供應(yīng)鏈模型或者一個(gè)不太嚴(yán)格的系

統(tǒng)要求其供應(yīng)商。解密/降級(jí)只能按下列順序進(jìn)行：身份保

存-＞隔離-＞質(zhì)量平衡。

網(wǎng)站可以使用一個(gè)（1）或結(jié)合供應(yīng)鏈模型作為審核注冊(cè)的CB。

3.2書面程序

321現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)有書面程序和/或工作指導(dǎo)書，以確保實(shí)施適用的

供應(yīng)鏈模型的所有要素。文件化的程序應(yīng)至少包括以下幾點(diǎn):

?完整和最新的程序，包括實(shí)施供應(yīng)鏈模型要求的所有要素。

?完成的最新的記錄和報(bào)告，證明符合供應(yīng)鏈模型的要求（包括培

訓(xùn)記錄）

?識(shí)別具有全面責(zé)任和權(quán)威的人在執(zhí)行這些要求和遵守所

有適用要求的作用。這個(gè)人應(yīng)該能夠證實(shí)對(duì)本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的組

織程序的意識(shí)。

322現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)有書面程序進(jìn)行年度內(nèi)部審核確定為：

i）符合要求的供應(yīng)鏈認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)RSPO市場(chǎng)溝通和投訴文件

ii）可以有效地實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)保持標(biāo)準(zhǔn)的要求。

內(nèi)審輸出的不符合，都應(yīng)有糾正措施，再次審計(jì)結(jié)果前，

糾正措施應(yīng)再次確認(rèn)。組織應(yīng)保持內(nèi)審的記錄和報(bào)告。

3.2.2相關(guān)參考文件

《文件控制程序》

《內(nèi)部審核控制程序》

3.3購(gòu)買和進(jìn)貨

331現(xiàn)場(chǎng)接收點(diǎn)應(yīng)確保采購(gòu)RSPO認(rèn)證的棕桐油產(chǎn)品的合規(guī)性，

以下由RSPO認(rèn)證供應(yīng)商以文件的形式提供信息，至少應(yīng)包

括以下內(nèi)容：

*賣方的名稱和地址的名稱和地址:

*裝載或裝運(yùn)/發(fā)貨日期的文件是產(chǎn)品發(fā)布說明，包括適用的供應(yīng)

鏈（識(shí)別保存，隔離或質(zhì)量平衡或批準(zhǔn)的縮寫）的產(chǎn)品數(shù)量運(yùn)輸

相關(guān)的文件；

*賣方供應(yīng)鏈證書編號(hào)；

*獨(dú)一無二的編碼

*信息必須是完整的，應(yīng)在組成或在一系列RSPO認(rèn)證產(chǎn)品簽

發(fā)的文件（例如，送貨，運(yùn)輸單據(jù)、文件）上標(biāo)識(shí)

*現(xiàn)場(chǎng)接收RSPO認(rèn)證的棕植I油產(chǎn)品應(yīng)保證產(chǎn)品在RSPO認(rèn)證

的網(wǎng)站驗(yàn)證，必須在RSPO平臺(tái)交易平臺(tái)上宣布和確認(rèn)，這

包括航運(yùn)公告/通知和確認(rèn)在RSPOIT平臺(tái)每批船運(yùn)或組。

可參閱本文檔5.7.1節(jié)指導(dǎo)。

*按網(wǎng)站上供應(yīng)商的要求檢查SC認(rèn)證供應(yīng)鏈認(rèn)證的有效

性。至少每年一次要通過檢查的供應(yīng)鏈認(rèn)證的網(wǎng)站在自己網(wǎng)

站的1過RSPO的IT平臺(tái)確認(rèn)（航運(yùn)）公告。

*對(duì)貿(mào)易商和經(jīng)銷商許可的效力也應(yīng)通過至少每年一次檢查RSPO

網(wǎng)站或通過使用航運(yùn)公告/公告確認(rèn)。

332應(yīng)有書面文件證明與其供應(yīng)商（IP\SG\MB）就購(gòu)買的原

料類別達(dá)成協(xié)議（比如，在采購(gòu)訂單、合同、材料規(guī)格中指

定）對(duì)于到貨的原料，我公司應(yīng)對(duì)原料進(jìn)行核查，確認(rèn)有其獲

得RSPO認(rèn)證的標(biāo)識(shí)。對(duì)于被要求在RSPOIT（RCS）系統(tǒng)中

通知和確認(rèn)交易的供應(yīng)商，應(yīng)該在RSPOIT（RCS）系統(tǒng)中

就每個(gè)運(yùn)輸級(jí)別進(jìn)行裝運(yùn)通知和發(fā)貨確認(rèn)。

333現(xiàn)場(chǎng)必須有適當(dāng)?shù)臋C(jī)制來處理不合格材料和/或文件。

334供應(yīng)商提供的COA需要到QC備案。

335PMC部負(fù)責(zé)下達(dá)采購(gòu)訂單（PMC部在下達(dá)采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，

在物料描述中注明“MB2并跟蹤到貨。

336相關(guān)參考文件

《訂單評(píng)審控制程序》

《RSPO認(rèn)證產(chǎn)品的采購(gòu)控制管理程序》

《潛在不安全及不合格控制程序》

《RSPO認(rèn)證產(chǎn)品的供應(yīng)商管理程序》

3.5外包活動(dòng)

3.5.1如果一個(gè)組織或持有證書尋求獨(dú)立第三方（如分包商

的儲(chǔ)存、運(yùn)輸或其他外包活動(dòng)）外包，尋求或保持認(rèn)證操

作應(yīng)確保通過獨(dú)立第三方遵守RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要

求。CPO的磨坊和精煉廠不能外包像精煉或破碎的加工活

動(dòng)。

本要求不適用于外包倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施管理的棕桐油產(chǎn)品（S）

和罐區(qū)控制的認(rèn)證組織（不是罐區(qū)經(jīng)理）

3.5.2現(xiàn)場(chǎng)包括外包在他們的供應(yīng)鏈認(rèn)證范圍應(yīng)確保以下：

a）組織擁有所有的輸入材料的合法所有權(quán)，包括外包過程；

b）組織應(yīng)有一個(gè)協(xié)議或合同，通過與承包商簽署可執(zhí)行的協(xié)

議，涵蓋外包過程與每個(gè)承包商外包方有責(zé)任在現(xiàn)場(chǎng)確保認(rèn)證

機(jī)構(gòu)（CBS）如果審計(jì)必要訪問外包商或操作。組織應(yīng)有一個(gè)

文件化的控制系統(tǒng)，并向相關(guān)承包商傳達(dá)外包過程的明確程

序。

c）現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)有一個(gè)文件化的控制系統(tǒng)與外包過程傳達(dá)給相

關(guān)承包商明確程序。

d）現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)尋找或保持認(rèn)證保證（例如通過合同安排）獨(dú)立

的第三方從事提供委托CBS各自操作系統(tǒng)相關(guān)的訪問，以

及任何信息，可提前溝通。

3.5.3組織應(yīng)記錄用于加工或RSPO認(rèn)證的棕桐油產(chǎn)品的

物理處理的所有承包商名字和聯(lián)系方式。

3.5.4組織將在下次審核前通知CB的名字和新承包商用于RSPO

認(rèn)證的油棕產(chǎn)品處理或物理處理的詳細(xì)聯(lián)系方式。

3.5.5相關(guān)參考文件

《外包控制程序》

3.6銷售和出貨

3.6.1供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)確保RSPO認(rèn)證產(chǎn)品以下信息是以文

件的形式存在，文件化的信息至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：

*買方的名稱和地址

*買方名稱和地址

*裝貨或裝運(yùn)/交貨日期

*文件確認(rèn)日期

*產(chǎn)品的描述，包括適用的供應(yīng)鏈模型（標(biāo)識(shí)保存、隔離或

質(zhì)量平衡或已批準(zhǔn)的縮寫）

*交付產(chǎn)品的數(shù)量

*賣方提供的任何相關(guān)運(yùn)輸單證供應(yīng)鏈證書號(hào)碼

*唯一識(shí)別號(hào)

*信息必須是完整的，可組成或在一系列的RSPO認(rèn)證產(chǎn)品簽

發(fā)的文件（例如，送貨，運(yùn)輸單據(jù)、文件）的網(wǎng)站，

*應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)RSPOIT平臺(tái)交易，應(yīng)包括航運(yùn)公告/通知和確

認(rèn)在使用IT每出貨或者組。請(qǐng)參閱本文檔為更進(jìn)一步指導(dǎo)

5.7.1節(jié)。

*交接信息不能手寫，不能以日期、數(shù)量、品名作為依據(jù)。

3.7交易的登記

3.7.1供應(yīng)鏈的參與者應(yīng)報(bào)告:

?原油粗品到終成品的供應(yīng)者；

?法律所有權(quán)采取物理處理RSPO認(rèn)證可持續(xù)油棕產(chǎn)品在

RSPOIT平臺(tái)的產(chǎn)量計(jì)劃是可用的（見附錄2,3,圖1）如

適用，應(yīng)在收到RSPOIT平臺(tái)登記交易確認(rèn)。

3.7.2供應(yīng)鏈參與者應(yīng)按照提到5.7.1以下流程在RSPO

IT平臺(tái)上執(zhí)行出貨公告/通知：

按體積銷售RSPO認(rèn)證注冊(cè):應(yīng)按在產(chǎn)量計(jì)劃產(chǎn)品的體積（圖

2和3,參見附錄1）登記為在船舶公告/公告的RSPOIT平

臺(tái)。申報(bào)時(shí)間及運(yùn)輸通告/公告是基于成員自身的標(biāo)準(zhǔn)操作

規(guī)程。

跟蹤：當(dāng)RSPO認(rèn)證量為RSPO認(rèn)證的供應(yīng)鏈中的演練從

煉油廠出售，至少應(yīng)追溯到至少每年追蹤觸發(fā)一個(gè)獨(dú)特的

追溯編碼，跟蹤文件的生成。

至少每年以統(tǒng)一的方式進(jìn)行跟蹤。

移除：RSPO認(rèn)證的銷量在其他方案或常規(guī)或情況下生產(chǎn),

損失或損壞，應(yīng)移除。

確認(rèn)：確認(rèn)航運(yùn)公告/公告的RSPO認(rèn)證的購(gòu)買量。

公司應(yīng)確保為RSPO認(rèn)證的產(chǎn)品開具所有銷售發(fā)票

作為貨權(quán)交接的證明，購(gòu)入RSPO/MB產(chǎn)品應(yīng)保存供應(yīng)商貨

權(quán)交接的單據(jù)或者證據(jù)，RSPO/MB物料在公司內(nèi)流轉(zhuǎn)相關(guān)的所

有單據(jù)應(yīng)體現(xiàn)貨權(quán)交接單據(jù)的唯一信息，應(yīng)在出儲(chǔ)存、生產(chǎn)、流

轉(zhuǎn)、銷售的過程中予以體現(xiàn)。

相關(guān)單據(jù)，如交貨通知，發(fā)貨單據(jù)和規(guī)格文件，都包括足

夠的信息，可以包括如下：

(1)買方姓名和地址；

⑵賣方姓名和地址；

⑶裝貨或發(fā)貨日期；

(4)單據(jù)開具日期；

⑸產(chǎn)品描述，包括所適用的供應(yīng)鏈模型；

(6)產(chǎn)品交付數(shù)量；

⑺任何相關(guān)運(yùn)輸單證；

(8)供應(yīng)鏈認(rèn)證參考編號(hào)。

3.7.3相關(guān)參考文件

《RSPO生產(chǎn)過程控制程序》

《RSPO銷售文件控制程序》

《訂單管理控制程序》

3.8注冊(cè)

3.8.13.8.1供應(yīng)鏈者包括：磨坊主貿(mào)易商法律所有者/提供RSPO

認(rèn)證原有產(chǎn)品的物理分離,在RSPOIT平臺(tái)產(chǎn)量表上注冊(cè)登記（附表2和

3,附件1）應(yīng)在RSPOIT平臺(tái)上確認(rèn)貨物的運(yùn)輸和接收。

我公司產(chǎn)品取得RSPO認(rèn)證后，一旦發(fā)生實(shí)際裝貨，就需要在

RSPOIT平臺(tái)上注冊(cè)其交易。

3.8.1供應(yīng)商涉及到5.7.1應(yīng)按照一些流程在RSPOIT平臺(tái)上注

nrt

冊(cè)：

裝載/卸貨：當(dāng)RSPO認(rèn)證產(chǎn)品需要按照體積銷售，產(chǎn)品的體積

應(yīng)符合RSPOIT平臺(tái)公布的產(chǎn)量要求（表2&3,附錄II公告

的時(shí)間依據(jù)會(huì)員自己的SOPo

追溯:當(dāng)RSPO體積認(rèn)證產(chǎn)品銷售給RSPO體系外的認(rèn)證產(chǎn)品時(shí)

間，體積朔源每年至少進(jìn)行一次。追溯演練應(yīng)遵循追溯的文件

要求按照慣例執(zhí)行，應(yīng)追溯不同批次的產(chǎn)品。追溯每年至少進(jìn)

行一次。

移除：RSPO認(rèn)證產(chǎn)品按照體積銷售應(yīng)在其他系統(tǒng)控制：例如

傳統(tǒng)、減產(chǎn)、減少或者損耗應(yīng)移除。

確認(rèn)：關(guān)于RSPO認(rèn)證產(chǎn)品的銷售信息應(yīng)在銷售公告中公布/公

告。

3.8.2相關(guān)內(nèi)容，可參閱《RSPOIT系統(tǒng)指南》o

3.9培訓(xùn)

3.9.1組織必須對(duì)供應(yīng)鏈標(biāo)準(zhǔn)要求的培訓(xùn)計(jì)劃，這是受持續(xù)

的審查和被記錄的培訓(xùn)，為員工提供支持。

3.9.2適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，由組織人員執(zhí)行任務(wù)的供應(yīng)鏈認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求

的有效實(shí)施的關(guān)鍵所在。培訓(xùn)應(yīng)具體化，并與所執(zhí)行的任務(wù)

相關(guān)聯(lián)。

3.9.3HR根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和各部門、車間申報(bào)的需求，制訂

公司的年度培訓(xùn)計(jì)劃，并按照年度培訓(xùn)計(jì)劃開展培訓(xùn)，保存

相應(yīng)的培訓(xùn)記錄。

3.9.4HR應(yīng)根據(jù)需要對(duì)所有員工提供培訓(xùn)I,以落實(shí)供應(yīng)鏈認(rèn)證體系

要求。

3.9.5HR應(yīng)保存與落實(shí)相關(guān)的員工培訓(xùn)記錄，員工的培訓(xùn)

記錄應(yīng)保存至員工離職后3年。

3.9.6相關(guān)參考文件

《人力資源控制程序》

3.10申報(bào)

銷售部技術(shù)支持人員對(duì)認(rèn)證的產(chǎn)品進(jìn)行申報(bào)，只申報(bào)使

用或支持符合RSP0傳播與聲明指南的RSP0認(rèn)證油棕桐產(chǎn)

品。

3.11生產(chǎn)

3.11.1生產(chǎn)部只能使用與供應(yīng)商相同的供應(yīng)鏈模型，或者轉(zhuǎn)

入其他要求次嚴(yán)格的體系。轉(zhuǎn)入/降級(jí)只能按照以下順序完

成：《潛在不安全及不合格控制程序》。

3.11.2生產(chǎn)部應(yīng)確保并通過清晰程序和記錄查實(shí)，RSPO認(rèn)

證產(chǎn)品在運(yùn)輸和儲(chǔ)存過程中是與所包含的未認(rèn)證材料相隔離

的，且已經(jīng)采取所有相應(yīng)措施確保避免污染。

3.12記錄

3.12.1組織應(yīng)保持準(zhǔn)確的、完整的、最新的更新和審核記錄和

報(bào)告這些覆蓋供應(yīng)鏈認(rèn)證要求的所有方面。

3.12.2所有記錄和報(bào)告的保存時(shí)間至少應(yīng)為2年，并且必

須符合法律和法規(guī)要求，能夠確認(rèn)持有的原材料或產(chǎn)品的合

格狀態(tài).。

3.12.3組織應(yīng)當(dāng)能夠提供棕相］油/棕桐仁油含量的估計(jì)量

（分）在RSPO認(rèn)證的棕桐油產(chǎn)品保持了容積的日期記錄購(gòu)

買（輸入）和要求（輸出）超過十二（12）個(gè)耳（SG體系）

3.13轉(zhuǎn)化率

3.13.1適用的轉(zhuǎn)換率：必須提供從相關(guān)的投入適用于可靠

輸出的估計(jì)量。組織可以決定并設(shè)定自己的轉(zhuǎn)換率，必須根

據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，記錄和應(yīng)用一致。對(duì)轉(zhuǎn)化率的指導(dǎo)是發(fā)表在

圓桌會(huì)議網(wǎng)站。這是特別相關(guān)的棕根1油和棕桐仁油的衍生

物，如用在油脂化學(xué)和個(gè)人護(hù)理行業(yè)。對(duì)于公司的指導(dǎo)性文

件，可在網(wǎng)站查詢.

3.13.2轉(zhuǎn)換率應(yīng)定期測(cè)試，以確保正確的實(shí)際性能或行業(yè)平均水

平，如果適當(dāng)。

3.13.4相關(guān)參考文件

《記錄控制程序》

《RSPO產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯控制程序》

3.14聲明

3.14.1組織現(xiàn)場(chǎng)將只考慮使用或RSPO認(rèn)證的棕桐油產(chǎn)品，

在流通和產(chǎn)品生命周期中應(yīng)遵守支持的RSPO規(guī)則。

3.15投訴

3.15.1組織現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)建立并保持文件化的程序，收集和解決利益相

關(guān)者的投訴.

3.15.2相關(guān)參考文件

《客戶投訴控制程序》

3.16管理評(píng)審

3.16.1組織必須按照計(jì)劃的時(shí)間間隔進(jìn)行管理評(píng)審，以符合

所從事活動(dòng)的規(guī)模和性質(zhì).

3.16.2管理評(píng)審的輸入應(yīng)包括：

?審核結(jié)果

?客戶反饋

?流程性能和產(chǎn)品符合性

?預(yù)防和糾正措施的狀態(tài)

?管理評(píng)審的后續(xù)行動(dòng)

?可能影響管理系統(tǒng)的變化

?改進(jìn)建議。

3.16.3管理評(píng)審的輸出應(yīng)包括有關(guān)的任何決定和行動(dòng).：

?改善管理體系及其流程的有效性

?資源需求。

3.16.3相關(guān)參考文件

《內(nèi)部審核控制程序》

《管理評(píng)審控制程序》

4、供應(yīng)鏈模型化要求

下面的部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了供應(yīng)鏈模型，提出了一種通用模

塊分別為一個(gè)組織必須實(shí)現(xiàn)在除了對(duì)供應(yīng)鏈設(shè)定在上述5節(jié)

保管要求一般鏈模塊至少有一個(gè)。幾個(gè)模塊可以同時(shí)實(shí)現(xiàn)。

所有組織必須執(zhí)行至少一個(gè)A,B或C模型。F或G模

型不能自己實(shí)現(xiàn)。

當(dāng)前可用的下列模塊是：

模塊A身份保存模塊B隔離

模塊C質(zhì)量平衡

模塊D-CPO磨坊：身份保持

模塊E-CPO磨坊：質(zhì)量平衡

模塊F多地認(rèn)證

模塊G供應(yīng)鏈組認(rèn)證

附錄

模塊C質(zhì)量平衡（MB）

Cl定義

C.1.1A質(zhì)量平衡（MB）的供應(yīng)鏈模式管理者監(jiān)管貿(mào)易R(shí)SPO

認(rèn)證的棕桐油產(chǎn)品的整個(gè)供應(yīng)鏈，在RSPO認(rèn)證的棕桐油產(chǎn)品

主流貿(mào)易驅(qū)動(dòng)。MB只能現(xiàn)場(chǎng)操作（質(zhì)量平衡問題不能從站點(diǎn)

到站點(diǎn)）

質(zhì)量平衡供應(yīng)鏈模式讓每個(gè)參與者在供應(yīng)鏈中展示他們

對(duì)可持續(xù)棕稠油的生產(chǎn)，積極推進(jìn)RSPO認(rèn)證的棕桐油交易。

質(zhì)量平衡系統(tǒng)允許在供應(yīng)鏈中提供網(wǎng)站整體數(shù)量控制的任何階

段混合使用非RSPO認(rèn)證的棕桐油。提供到市場(chǎng)的MB產(chǎn)品應(yīng)有

清單能追溯到RSPO磨坊；

C.2供應(yīng)鏈管理要求

根據(jù)質(zhì)量平衡的供應(yīng)鏈的要求應(yīng)包括的RSPO認(rèn)證的

棕稠油產(chǎn)品的數(shù)量之間的調(diào)解所買的數(shù)量的RSPO認(rèn)證的

棕桐油產(chǎn)品銷售。這包括控制的采購(gòu)和銷售的RSPO認(rèn)證的

棕桐油產(chǎn)品及其衍生物一一需獨(dú)立驗(yàn)證。生產(chǎn)過程中不需要

單獨(dú)儲(chǔ)存運(yùn)輸或控制。

C.3過程

C.3.1網(wǎng)站應(yīng)保證體育圓桌會(huì)議的質(zhì)量平衡的物質(zhì)輸入和

輸出量（體積或重量）在物理站點(diǎn)的監(jiān)測(cè)。

C3.2在現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)確保使用質(zhì)量平衡的材料提供給客戶從現(xiàn)場(chǎng)輸出

不超過RSPO認(rèn)證材料在現(xiàn)場(chǎng)接收的輸入，使用一個(gè)連續(xù)的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

或固定庫(kù)存周期。

C4連續(xù)的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

C.4.1連續(xù)統(tǒng)計(jì)制度在運(yùn)行過程中，組織應(yīng)確保在現(xiàn)場(chǎng)RSPO

的質(zhì)量平衡物質(zhì)的輸入和輸出的數(shù)量是基于實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。

C.4.2連續(xù)統(tǒng)計(jì)制度在運(yùn)行過程中，組織應(yīng)確保材料核算系統(tǒng)

是不會(huì)透支。只有自己的數(shù)據(jù)已經(jīng)記錄在材料核算系統(tǒng)應(yīng)分

為組織所提供的輸出。

C5固定庫(kù)存周期

C.5.1在一個(gè)固定庫(kù)存周期在運(yùn)行過程中，組織應(yīng)確保使用質(zhì)

量平衡物質(zhì)的輸入和輸出量（體積或重量）的平衡在一個(gè)固定

的庫(kù)存周期不超過3（三）個(gè)月。

C52在一個(gè)固定存周期運(yùn)行中，組織可能透支的數(shù)據(jù)時(shí)，有

證據(jù)表明，使用質(zhì)量平衡采購(gòu)庫(kù)存期內(nèi)交付覆蓋RSPO輸出

供給量。

C.5.3在一個(gè)固定庫(kù)存周期運(yùn)行中，未使用的數(shù)量可隨庫(kù)周轉(zhuǎn)，

并記錄在材料核算系統(tǒng)的庫(kù)存周期；

C.5.4在一個(gè)固定庫(kù)存周期在運(yùn)行過程中，組織應(yīng)確保材料核

算系統(tǒng)在庫(kù)存時(shí)間內(nèi)不透支。只有自己的數(shù)據(jù)已經(jīng)記錄在材料核

算系統(tǒng)內(nèi)的庫(kù)存周期（包括了前一段時(shí)間C.5.3數(shù)據(jù)）應(yīng)分

配在庫(kù)存周期提供輸出。

C.6轉(zhuǎn)換比率

C.6.1所有涉及棕桐油用分和交付的衍生物是扣除材料核

算系統(tǒng)根據(jù)轉(zhuǎn)換比率進(jìn)行圓桌會(huì)議（見5.10節(jié)）與選項(xiàng)，

詳見C.6.3例外。

C.6.2煉油虧損是簡(jiǎn)單的質(zhì)量平衡系統(tǒng)可忽略。

C63組織可以購(gòu)買一定體積或重量的身份的保護(hù)或隔離的可持續(xù)

棕桐油和棕桐仁油的產(chǎn)品，用它來搭配相同體積的棕桐產(chǎn)品

的衍生物，然后進(jìn)行質(zhì)量平衡，要求銷售不能在質(zhì)量平衡后

繼出售出售物理或化學(xué)鏈接的隔離產(chǎn)品和衍生物。

C.6.4隔離質(zhì)量平衡供應(yīng)鏈模型的產(chǎn)量計(jì)劃

IdentityPreserved/Segregatedoilpalmproducts

1,000mt

在

MassBalanceoilpalmproducts

1,000mt

注：IP/SG隔離棕稠油產(chǎn)品不能用來抵消MB替代棕相仁產(chǎn)

品，反之亦然。注：此分配做法不允許在歐洲可再生能源指

令（紅色）的范圍內(nèi)使用。特指的是符合RSP0標(biāo)準(zhǔn)歐盟生

物燃料.

附錄一、程序文件清單

序號(hào)文件編號(hào)文件名稱所屬部門

1RS-CX-01-HRRSP0文件控制程序人資部

2RS-CX-02-HRRSPO記錄控制程序人資部

3RS-CX-03-QCRSPO內(nèi)部審核控制程序質(zhì)量部

4RS-CX-04-QCRSPO管理評(píng)審控制程序質(zhì)量部

5RS-CX-05-QCRSPO產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯控制程序質(zhì)量部

6RS-CX-06-GYRSPO采購(gòu)控制管理程序供應(yīng)部

7RS-CX-07-GYRSPO供應(yīng)商管理程序供應(yīng)部

8RS-CX-08-SCRSPO生產(chǎn)過程控制程序生產(chǎn)部

9RS-CX-09-CCRSPO倉(cāng)儲(chǔ)操作控制程序倉(cāng)儲(chǔ)部

10RS-CX-10-QC潛在不安全及不合格控制程序質(zhì)量部

11RS-CX-ll-QCRSPO客戶投訴控制程序質(zhì)量部

12RS-CX-12-PMCRSPO商標(biāo)控制程序PMC部

13RS-CX-13-XSRSPO銷售訂單控制程序銷售部

14RS-CX-14-GYRSPO外包控制程序供應(yīng)部

15RS-CX-15-HR人力資源控制程序人資部

16RS-CX-16-XSRSPO訂單評(píng)審控制程序銷售部

17RS-CX-17-XSRSPO產(chǎn)品標(biāo)簽控制程序PMC部

RS-CX-01-HRRSPO文件控制程序

1.0目的

對(duì)公司RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理有關(guān)的文件進(jìn)行控制，使文件處理及時(shí)、

迅速、準(zhǔn)確、有效及確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件為有效版本,避免逾

期失效的文件被使用.

2.0適用范圍

本程序適用于與RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理運(yùn)行有關(guān)的文件。

3.0定義

3.1RSP0受控文件：指公司RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理文件，工程資

料（如：圖紙、產(chǎn)品B0M表等），外來文件（如：國(guó)際國(guó)

家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶及供應(yīng)商提供的工程技術(shù)資料）

及記錄表單。

3.2非受控文件：受控文件以外的所有文件統(tǒng)稱為非受控文

件。

3.3DCC：是DocumentControllingCenter的縮寫，即文控

中心。

4.0職責(zé)

4.1總經(jīng)理：核準(zhǔn)公司RSPO管理手冊(cè)、RSPO方針與目標(biāo)、程序

文件及工程技術(shù)文件（含外來文件）、國(guó)

家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)文件等，確保公司使用

最新的國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。

4.2管理者代表

4.2.1審核RSPO管理手冊(cè)和程序文件，核準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書、檢

驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法等三階文件及表單記錄文件。

4.3文控中心

4.3.1對(duì)本公司所有RSPO過來文件的發(fā)放進(jìn)行控制，并建立

和維護(hù)受控文件發(fā)放記錄，按程序文件要求回收作

廢的受控文件，保證文件持有者手上為最新版本之

有效文件。

4.4各部門

4.4.1負(fù)責(zé)按文控中心制訂的統(tǒng)一格式,負(fù)責(zé)本部門文件之編寫

與修訂，打印并經(jīng)審核批準(zhǔn)后交文控中心進(jìn)行受控發(fā)行，

對(duì)于文控中心發(fā)放的文件要妥善保管和維護(hù).

4.4.2文件持有人收到文件時(shí)，應(yīng)及時(shí)簽收，并將已失效的

舊版本受控文件退回文控中心。

5.0程序內(nèi)容

5.1文件的分類、編號(hào)及版本版次規(guī)定

5.1.1公司的管理體系文件分為以下5類：

a)RSPO過來手冊(cè)；

b)程序文件；

c）作業(yè)指導(dǎo)書、管理辦法、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；

d）表單記錄；

e）技術(shù)文件和外來文件。（包括客戶提供的圖面、技術(shù)資料、

國(guó)家或國(guó)際有關(guān)產(chǎn)品的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等文件）

5.1.2管理文件編號(hào)方法：

a）文件代號(hào)規(guī)定：

M1-RSP0管理手冊(cè)

CX-程序文件

WK-管理辦法/作業(yè)指導(dǎo)書/工作指引/崗位職責(zé)/

檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)/流程圖

QR-記錄表單

WL-外來文件

b）部門代號(hào)規(guī)定：

總經(jīng)理一GM人力資源部一HR生產(chǎn)部一SC供應(yīng)部一GY

銷售部一XS質(zhì)量部一QC倉(cāng)儲(chǔ)-CC

c）文件編號(hào)為一個(gè)確定且唯一的號(hào)碼，不能重復(fù)。具體編號(hào)原則如下:

質(zhì)量手冊(cè)：JH-ROPS-M1-2021

程序文件：JH—§X—Q口-部門代表

_______流水號(hào)

____________程序文件代碼

________________公司代碼

作業(yè)指導(dǎo)書：□□□—WK—□□□

I_______流水號(hào)

--------------作業(yè)指導(dǎo)類文件代碼

______________________發(fā)行部門代碼

記錄表單：QR—□

——版本號(hào)（首版A0,其次

A1-A9、B0..）

----------流水號(hào)（如：01...02..）

------------------二階或三階文件代碼（如:

QP01/WK01）

---------------------------表單代碼

外來文件有編號(hào)的以原有編號(hào)為準(zhǔn)，無編號(hào)的依程序文件編號(hào)原則編

號(hào)分客戶類別管理。

5.1.3受控文件之版次規(guī)定：

5.L3.1英文字母初版為A,修訂版為B、C、D................Z,AA,

AB…如止匕類推；

5.1.3.2正文內(nèi)容變更不大（只對(duì)其中某頁(yè)作局部修改時(shí)），把

變更頁(yè)版次變?yōu)锳/l、A/2、A/3,再次修訂直接轉(zhuǎn)為B/0,

初版為A/0版次。

5.1.3.3文件內(nèi)容變更大或轉(zhuǎn)版時(shí)，整份文件要重新發(fā)行，并

變更版本，直接轉(zhuǎn)版本為B/0,初版為A/0版次。

5.2受控文件的目錄編寫及一般要求.

5.2.1所有體系文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào).具體按5.1內(nèi)容執(zhí)行。

5.2.2文控中心對(duì)受控文件進(jìn)行目錄編寫,制訂各類文件的【文件清

單】。

5.2.3所有受控文件在發(fā)布前須由相關(guān)部門評(píng)審其適宜性,然后經(jīng)過

審批后才能分發(fā),程序文件和手冊(cè)必須由制訂者簽名、管理者

代表審核、經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)簽名后方可分發(fā)。

5.2.4受控文件要保持清晰，易于識(shí)別,不可涂改,若有更改必須有相

關(guān)負(fù)責(zé)人親筆（不可用鉛筆或紅色筆）簽名后，交文控中心統(tǒng)

一更改。

5.3文件的發(fā)放及保存

5.3.1文件制訂者將已獲批準(zhǔn)并符合受控文件格式的文件送至文

控中心,文控中心將該受控文件之資料及時(shí)登入【文件清

單】，以便于有關(guān)作業(yè)部門核對(duì)現(xiàn)有文件是否為最新有效版

本之文件。

5.3.2文控中心根據(jù)【文件收發(fā)記錄表】確定分發(fā)范圍及數(shù)量進(jìn)行

分發(fā)（技術(shù)文件除外），【文件收發(fā)記錄表】須經(jīng)過文控中心

負(fù)責(zé)人審核。

5.3.3文控中心按【文件收發(fā)記錄表】中分發(fā)數(shù)量復(fù)印后,加蓋藍(lán)色

“受控文件”印章，保存正本，分發(fā)副本。

5.3.4文控中心分發(fā)文件時(shí)應(yīng)確保文件持有者及時(shí)簽收并填上簽收

日期。若因工作需要須增加或破損補(bǔ)領(lǐng)時(shí)，由需求部門填寫

【文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單】經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后交文控中心進(jìn)行發(fā)

放。

5.3.5當(dāng)發(fā)放新版本時(shí),文控中心應(yīng)向文件持有人收回已失效的舊

版“受控文件”，加蓋紅色“作廢文件”印章后銷毀。將該作

廢文件的“正本”加蓋“作廢文件”印章后隔離存放至保存

限期（依文件保存期限）然后封存。

5.3.6各部門應(yīng)有專門的人員負(fù)責(zé)管理受控文件,受控文件儲(chǔ)存于

指定活頁(yè)夾內(nèi)，需懸掛公示的定點(diǎn)懸掛。在領(lǐng)取新版受控文

件時(shí)，將已作廢之受控文件交回文控中心處理。

5.3.7若以電子文件形式存在的受控文件必須進(jìn)行及時(shí)備份和定

期殺毒，確保文件的有效性。

5.3.8接收到外來工程文件，受控后轉(zhuǎn)交工程部；工程部再按文件

控制要求分發(fā)到相關(guān)部門，并由接收人簽名；如有更改，

使用部門以舊換新；以確保新版本有效。

5.4受控文件的更改

5.4.1受控文件的更改應(yīng)填寫【文件制訂/修訂/作廢申請(qǐng)單】，須由

相關(guān)部門評(píng)審，然后經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人（或受權(quán)人）及管理者代

表批準(zhǔn)（手冊(cè)及程序文件的更改須經(jīng)總經(jīng)理審批）后方可執(zhí)

行。若因打字錯(cuò)誤（漏字、錯(cuò)字，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)等）需更改時(shí)，

此文件無需改版。

5.4.2工程更改一般包括:工序流程、物料規(guī)格等方面的更改或其

它技術(shù)上的更改,若與客戶簽訂的合約或訂單上有注明，或

由客戶正式通知;所有更改要求均要通知客戶并取得認(rèn)可方

可執(zhí)行。

5.5文件的作廢

5.5.1受控文件的作廢：當(dāng)新版本文件發(fā)出，自動(dòng)作廢舊版本文件，

具體程序見本程序5.3.5節(jié)。

5.6ROPS管理所需的外來文件

5.6.1外來工程技術(shù)資料

客戶提供的圖紙、樣品、資料由業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)交工程課標(biāo)識(shí)、歸檔，各

單位如有需要，視其需要審批發(fā)放范圍等。由客戶郵寄或以其它方式傳送

至公司需作管制的技Jit文件、檢驗(yàn)規(guī)范及相關(guān)的法律法規(guī)，詳見《外部文

件一覽表》均由文管單位統(tǒng)一收件。文管單位收件后，需先確認(rèn)該份文件

,是否為首次發(fā)行，若為首次發(fā)行，則直接編碼、登錄；若為再發(fā)行文

件，且必須回收舊文件時(shí)，先通知相關(guān)單位，匯整舊文件待回收，再編

碼更新版本。對(duì)外來技擊:文件、檢驗(yàn)規(guī)范及相關(guān)的法律法規(guī)編碼規(guī)定可根

據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行，通常編碼按三位流水號(hào)。對(duì)此類的技Tit文件、檢驗(yàn)規(guī)范

及相關(guān)的法律法規(guī)由文管中心負(fù)責(zé)進(jìn)行編號(hào)或登錄。外部文件發(fā)至各相關(guān)

單位后，由各相關(guān)單位辦理相關(guān)事項(xiàng)或進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)修訂。

5.6.2所需的國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)。

5.6.2.1管理者代表或指定相關(guān)部門定期與提供國(guó)家國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)機(jī)構(gòu)

保持聯(lián)絡(luò),確保其外來標(biāo)準(zhǔn)為最新有效版本。

5.6.2.2所需的國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)接收由總經(jīng)理確認(rèn)后,交

由文控中心蓋“受控文件”印章，建立【文件清單】，各部

門登記借閱使用。

5.7非受控文件

此類文件為本公司顧客或其它人員因工作需要須持有本公司普

通性參考文件，此文件改版時(shí)不再收回及換發(fā)新版本,非受控文

件應(yīng)加蓋“參考文件”印章加以標(biāo)識(shí)。

5.8記錄的控制執(zhí)行《RSPO記錄控制程序》。

6.0相關(guān)文件

6.1《RSPO記錄控制程序》

7.0相關(guān)記錄

7.1【文件制訂/修訂/作廢申請(qǐng)單】

7.2【文件收發(fā)記錄】

7.3【文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單】

7.4【傳真發(fā)送記錄表】

7.51內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單】

7.6【外部文件一霓表】

7.7【最新文件一霓表】

7.81部F號(hào)管制文件一霓表】

7.9各種印章

RS-CX-02-HRRSPO記錄控制程序

1.0目的

保證記錄在貯存期內(nèi)能夠得到有效的管理和控制，以提供符合REPO供應(yīng)

鏈認(rèn)證管理運(yùn)作的客觀依據(jù)。

2.0適用范圍

適用于為證明RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證產(chǎn)品符合顧客要求、符合相關(guān)法律法規(guī)

要求和RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證有效運(yùn)作的記錄。

3.0職責(zé)作

3.1程序文件編寫者：規(guī)劃記錄表單的格式，建立并保持記錄的標(biāo)識(shí)，決

定保存期限。

3.2記錄保存單位：負(fù)責(zé)對(duì)記錄的分類,編目、歸檔、存儲(chǔ)、保存和銷毀。

3.3部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)記錄的檢查和審核工作，對(duì)所提供證明產(chǎn)品質(zhì)量記

錄的真實(shí)性、可靠性負(fù)責(zé)。

3.4文控中心：負(fù)責(zé)原始表單的登記處理及建檔、編號(hào)、保存并對(duì)其進(jìn)行

管制。

3.5管理者代表：負(fù)責(zé)審核記錄的適用性、一致性及外界人員調(diào)閱記錄的

核準(zhǔn)。

4.0程序內(nèi)容

4.1凡相關(guān)程序文件的制訂者，應(yīng)依本規(guī)定，描述有關(guān)作為改善、追溯及

據(jù)以衡量RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理體系有效運(yùn)作的記錄；這些記錄在體

系檢查和評(píng)價(jià)時(shí)作為重點(diǎn)檢查內(nèi)容和評(píng)價(jià)依據(jù)。

4.2記錄的鑒別

4.2.1記錄的設(shè)計(jì)要求

4.2.1.1設(shè)計(jì)記錄之前，應(yīng)決定要記錄的內(nèi)容，作為一種文件,其應(yīng)

有確切的名稱。

4.2.1.2記錄應(yīng)有系統(tǒng)性，能完整地反映體系的運(yùn)行情況,記錄應(yīng)滿

足對(duì)RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理的要求，能作為RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證

管理體系運(yùn)行的見證。

4.2.2記錄與程序文件同步，并另做編號(hào)及標(biāo)明保存期限。

4.3編號(hào)

4.3.1文控中心按《文件控制程序》的內(nèi)容、編號(hào)及版次規(guī)定對(duì)表單

進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)完成后即登記于【RSPO記錄一覽表】。

4.3.2若記錄表單不適應(yīng)現(xiàn)狀需要時(shí)一，使用部門可提出修訂，試行半

個(gè)月后，填寫【文件制訂/修訂/作廢申請(qǐng)單】并附更改后的表

單依流程審批，審批完成后交文控中心進(jìn)行換版，再發(fā)行使用，

任何部門不得私自使用與RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理體系管理體系

相抵觸的文件（REPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理文件必須受控）。

4.4發(fā)行

4.4.1各相關(guān)部門使用的表單如需在外印刷，必須經(jīng)文控中心在原始

表單上簽名確認(rèn)為最新版次后方可申請(qǐng)采購(gòu)，以防止被誤用舊

版的記錄表單。各發(fā)行使用的記錄表單，其左上角必須要有公

司標(biāo)志，其右下角必須標(biāo)示該記錄表單的表單編號(hào)。

4.4.2為保證各部門明確記錄表單保存期限及確認(rèn)所用表單為最新版

本，各部門可根據(jù)需要向文控中心索取主文件復(fù)印使用。

4.4.3為用于表單控制，使用印刷流水編碼的單據(jù)，在發(fā)放和使用時(shí),

發(fā)出部門必須按流水編碼的順序發(fā)放并予以登記領(lǐng)用人和領(lǐng)用

編號(hào)。在領(lǐng)用人使用完畢后必須繳回、注銷原領(lǐng)用單據(jù)，在核

對(duì)無誤后方可領(lǐng)取新的單據(jù)。

4.5填寫記錄

4.5.1相關(guān)程序文件的編寫者,應(yīng)對(duì)相關(guān)填寫記錄的人員進(jìn)行培訓(xùn)，保

證記錄的規(guī)范與準(zhǔn)確。

4.5.2各相關(guān)部門在使用表單時(shí)，應(yīng)確實(shí)、完整的填寫，并且嚴(yán)禁使

用鉛筆。務(wù)必使記錄清晰易讀，原則上不準(zhǔn)涂改，需要涂改時(shí),

必須有更改人簽名蓋章以示擔(dān)當(dāng)。印刷有流水編碼的單據(jù)在使

用過程中如有填寫錯(cuò)誤不可任意撕毀，不可跳號(hào)、漏號(hào)等，必

須保留單據(jù)的完整性。

4.5.3當(dāng)記錄填完后,須有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人承認(rèn)和審批。

4.6整理、建檔與識(shí)別

4.6.1各項(xiàng)記錄必須經(jīng)該相關(guān)審核合格后，方可將記錄按大類項(xiàng)目進(jìn)

行整理分類保存，可以以檔案夾或卷宗形式裝訂成冊(cè)，并在其

上標(biāo)示各記錄的名稱。

4.6.2各受控表單樣板由文控中心負(fù)責(zé)建檔和保存。各相關(guān)部門參照

【RSPO記錄一覽表】對(duì)其建立相應(yīng)之記錄臺(tái)帳，以利管理。

4.7儲(chǔ)存與保管：

各相關(guān)部門之記錄表單的儲(chǔ)存和保管必須以便于存取和檢索為原

貝IJ,并提供適宜可靠之環(huán)境，以防止損壞、變質(zhì)和遺失。各項(xiàng)記錄

表單的保存期限依照【RSPO記錄一覽表】之規(guī)定執(zhí)行保存。電子檔

記錄的填寫者要注意權(quán)限，定期維護(hù)。

4.8記錄的調(diào)閱

由于工作的需要，公司內(nèi)部人員調(diào)閱記錄,須經(jīng)記錄保管部門批準(zhǔn)。

外部人員調(diào)閱記錄時(shí)，須經(jīng)過管理者代表批準(zhǔn)。

4.9過期銷毀：

4.9.1記錄超過保存期限時(shí)-，經(jīng)部門主管/經(jīng)理批準(zhǔn)后，交文控中心統(tǒng)

一銷毀。

4.9.2規(guī)定保存期限：

表單編寫者可視具體情況而規(guī)定期限，由文控中心根據(jù)各文件

規(guī)定情況登錄【RSPO記錄一覽表】，各部門按照?qǐng)?zhí)行。保存期

限一般為三年，特殊的可參考以下方式確定：

a.工作需要；

b.認(rèn)證機(jī)構(gòu)或定期評(píng)審的時(shí)間間隔；

c.顧客的規(guī)定：若顧客的保存期和本公司不同時(shí),應(yīng)同業(yè)務(wù)或相

關(guān)人員在接受訂單前與客戶協(xié)商，應(yīng)以客戶要求的保存期限為

準(zhǔn)。

4.10供方記錄保存方式

4.10.1因外發(fā)作業(yè)，供應(yīng)商因公司要求需提供相關(guān)的品質(zhì)記錄，作

為檢測(cè)的證據(jù)。其記錄的保存期限依照本公司同類型的表格

保存期限，由使用單位保存，一般為三年。。

5.0相關(guān)文件

5.1《RSP0文件控制程序》

6.0記錄表單

6.1【RSP0記錄一覽表】

6.2【文件制訂/修訂/作廢申請(qǐng)單】

RS-CX-03-QCRSPO內(nèi)部審核控制程序

1.0目的

驗(yàn)言正RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理體系是否被正確實(shí)施，以適時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采

取改善措施，確保RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理體系有效運(yùn)行及持續(xù)改進(jìn)。

2.0適用范圍

公司與RSPO供應(yīng)鏈認(rèn)證管理體系有關(guān)規(guī)定事項(xiàng)與實(shí)施部門皆為審核范

圍。

3.0定義

無

4.0職責(zé)和權(quán)限

4.1管理者代表：組織編制【年度RSPO內(nèi)部審核計(jì)劃】、組成審核小組并

安排時(shí)間監(jiān)督及執(zhí)行審核工作及針對(duì)審核結(jié)果及措施

向最高主管提出報(bào)告并負(fù)責(zé)追蹤成效。

4.2審核組長(zhǎng)：盛督全體人員遵循RSPO過來手冊(cè)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)所述之規(guī)定要求

審核之不合格項(xiàng)確認(rèn)，審核管理，總結(jié)審核報(bào)告；監(jiān)督追蹤RSPO

審核之改善措施執(zhí)行成效并要求相關(guān)人員徹底執(zhí)行。

4.3審核組：依【內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃】執(zhí)行審核及并對(duì)不符合的糾正和預(yù)防實(shí)

施之有效性、適宜性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。

4.4各相關(guān)部門：審核后不符合事項(xiàng)的糾正和預(yù)防處理。

5.0程序內(nèi)容

5.1審核計(jì)劃及成員資格

5.1.1管理者代表每年12月底組織編制【年度RSPO內(nèi)部審核計(jì)劃】，報(bào)

總經(jīng)理審批，對(duì)RSPO體系全部過程進(jìn)行審核，且每年至少進(jìn)行1

次內(nèi)審（兩次內(nèi)審時(shí)間間隔不超過12個(gè)月）。特殊情況下經(jīng)總經(jīng)

理批準(zhǔn)，可以增加審核次數(shù)。如：當(dāng)外部/內(nèi)部不符合或客戶抱怨

發(fā)生時(shí)，審核方式一般采用集中式審核，需要時(shí)也可采用滾動(dòng)式

審核。

5.1.2審核人員由管理者代表指定具體范圍/項(xiàng)目的內(nèi)審組長(zhǎng)。審核組成

員由本公司內(nèi)審員擔(dān)任，內(nèi)審組長(zhǎng)及成員必須與所審核的活動(dòng)無

直接工作關(guān)系，且具備下述資格：

a）必須經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)。

b）對(duì)本公司產(chǎn)品有一定了解。

c）取得本公司最高管理者任命的資格。

5.3審核實(shí)施

5.3.1在【年度RSPO內(nèi)部審核計(jì)劃】中規(guī)定審核實(shí)施前一周內(nèi)，由管理

者代表組織公司內(nèi)部審核人員成立該次的內(nèi)部RSPO體系審核小

組，并選出組長(zhǎng)。

5.3.2組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制定該次【RSPO內(nèi)部審核計(jì)劃表】,由管理者代表核準(zhǔn)

后書面通知受審核部門的負(fù)責(zé)人。

5.3.3審核實(shí)施前，內(nèi)審員須編制【RSPO內(nèi)部審核查檢表】交審核組長(zhǎng)

確認(rèn)，作為審核內(nèi)容的樣本。

5.3.4內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)召集內(nèi)審員與被審核單位負(fù)責(zé)人舉行首次會(huì)議，說明

本次審核之目的、范圍、時(shí)程及注意事項(xiàng)。審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)審核小

組與被審核單位之間的溝通工作。

5.3.5進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，尋找客觀證據(jù)。

a）被審核單位負(fù)責(zé)人應(yīng)親自或指派有關(guān)人員陪同進(jìn)行審核。

b）審核小組成員應(yīng)參閱【RSPO內(nèi)部審核查檢表】作為審核指引,

不允許被審核單位人員參與審核，但被審核單位有義務(wù)提供各項(xiàng)

目之資料以利審核作業(yè)的順利進(jìn)行。

c）審核小組成員