疫情會議室日常管理制度

疫情會議室日常管理制度疫情會議室日常管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范疫情形勢下公司會議室的使用、會議流程、會議紀要的跟蹤落實以及會議室的管理，確保會議高效、有序進行，同時遵循疫情防控的相關要求。

第二條本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于疫情防控會議、日常工作例會、項目協調會等。

第三條會議管理制度遵循以下原則：

（一）高效性：提高會議效率，縮短會議時間，減少不必要的人員聚集；

（二）規(guī)范性：明確會議流程，規(guī)范會議行為，確保會議質量；

（三）安全性：嚴格按照疫情防控要求，做好會議室的消毒、通風等工作，確保參會人員安全；

（四）實用性：會議內容緊密結合實際工作，注重會議成果的轉化和落實。

第四條各部門應嚴格遵守本制度，切實加強會議管理，提高會議效果，共同為公司的穩(wěn)定發(fā)展貢獻力量。

第五條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。各部門如有特殊需求，可向公司提出申請，經批準后予以實施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起：會議發(fā)起人需提前明確會議主題、目的、議程、參會人員及預期成果，并向相關部門或人員發(fā)出會議通知。

2.會議通知：會議通知應包括會議時間、地點、議程、參會人員、疫情防控要求等內容，并在會議召開前至少提前一天發(fā)出。

3.會議資料準備：會議發(fā)起人負責準備會議所需的資料，包括但不限于會議議程、報告、數據、圖表等，并于會議前分發(fā)給參會人員。

二、會議簽到

1.參會人員應在會議開始前10分鐘到達會議室，進行簽到，并領取會議資料。

2.會議組織者應確保簽到表的完整性，包括參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

三、會議議程

1.會議主持人按照議程主持會議，確保會議內容緊扣主題，避免跑題。

2.會議議程應合理安排發(fā)言順序，確保每位參會人員都有發(fā)言機會，鼓勵積極討論、建言獻策。

3.會議期間，如需調整議程，由會議主持人根據實際情況進行決策。

四、會議記錄

1.會議記錄人負責記錄會議內容，包括會議主題、參會人員、討論要點、決策結果等。

2.會議記錄應真實、準確、完整，并于會議結束后及時整理成會議紀要。

五、會議決策

1.會議決策應遵循民主集中制原則，充分討論、廣泛征求參會人員意見。

2.會議主持人根據討論情況，匯總決策結果，形成會議決議。

3.會議決議需明確責任部門、責任人及完成時限。

六、會議總結

1.會議主持人應在會議結束前對會議成果進行總結，強調會議決議的執(zhí)行和落實。

2.會議結束后，會議記錄人將會議紀要發(fā)送給參會人員，以便了解會議內容并落實相關工作。

七、會議解散

1.會議主持人宣布會議結束，參會人員按要求離開會議室。

2.會議組織者負責收集會議資料，確保會議室整潔，并按照疫情防控要求進行消毒、通風等工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的編制，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內容、決策結果、責任部門及責任人、完成時限等關鍵信息。

3.會議紀要由會議主持人審核批準后，及時通過公司內部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有參會人員及相關部門。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責任部門及責任人應根據會議紀要中的決議，制定具體實施方案，并按照既定時間節(jié)點推進工作。

2.會議組織者應建立會議紀要跟蹤機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保各項工作按計劃落實。

3.對于未按期完成的任務，責任部門需說明原因，并制定相應措施，盡快完成。

三、會議紀要的反饋與評估

1.各責任部門在完成任務后，應及時向會議組織者反饋執(zhí)行情況，包括成果、問題及改進措施。

2.會議組織者對反饋情況進行匯總，并在下一次會議中進行通報，以便全體參會人員了解決議的落實情況。

3.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，為提高會議效率和決議執(zhí)行力度提供參考。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要作為公司重要文件，應由專人負責歸檔，確保資料的安全、完整。

2.會議紀要的歸檔應按照時間順序、會議主題等進行分類，便于查詢和檢索。

3.歸檔的會議紀要應定期進行整理，對于過時、無效的信息及時更新或清理，確保會議紀要的實用性。

五、會議紀要的持續(xù)改進

1.各部門應根據會議紀要的執(zhí)行情況，及時發(fā)現問題，總結經驗，不斷優(yōu)化工作流程。

2.會議組織者應定期收集參會人員對會議紀要的意見和建議，持續(xù)改進會議紀要的編制和跟蹤落實工作，以提高會議管理效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向會議組織者提交會議室申請，包括會議時間、參會人數、設備需求等信息。

2.會議組織者根據申請順序及實際需求，合理安排會議室，并在預訂確認后通知申請部門。

3.預訂會議室時，應優(yōu)先考慮疫情防控要求，避免人員過度密集。

二、會議室布置與設施

1.會議室布置應簡潔、實用，符合會議類型和參會人數。

2.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響、白板、網絡等，確保會議順利進行。

3.定期檢查會議室設施，發(fā)現問題及時報修，確保設備正常運行。

三、會議室衛(wèi)生與安全

1.嚴格遵守疫情防控要求，對會議室進行定期消毒、通風。

2.會議室設置廢棄口罩專用垃圾桶，參會人員需按照規(guī)定丟棄廢棄口罩。

3.會議期間，參會人員應保持安全距離，減少不必要的身體接觸。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，保持室內整潔。

2.會議期間，參會人員應保持手機靜音，減少干擾。

3.嚴禁在會議室內進行與會議無關的活動，確保會議室用于正當用途。

五、會議室管理責任

1.會議組織者負責會議室的管理工作，確保會議室使用規(guī)范得到執(zhí)行。

2.各部門使用會議室時，應愛護公共設施，如有損壞，需照價賠償。

3.會議組織者定期對會議室使用情況進行檢查，對違反規(guī)定的行為予以制止和糾正。

六、會議室應急預案

1.針對突發(fā)情況，如設備故障、疫情防控等，制定會議室應急預案。

2.定期組織應急預案演練，確保突發(fā)情況下會議室的正常使用和參會人員的安全。

3.應急預案應根據實際情況及時更新，以應對不斷變化的形勢。

第五章附