淺談高校一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)

淺談高校一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)摘要2018年，教育部印發(fā)的《教育信息化2.0行動計劃》明確指出，要實現(xiàn)“一站式服務(wù)”，切實讓百姓少跑腿、數(shù)據(jù)多跑路，增強人民群眾獲得感。為落實教育信息化2.0行動計劃，增強學(xué)校治理水平，2018年12月，廣東科貿(mào)職業(yè)學(xué)院搭建了智慧校園平臺，其中一站式網(wǎng)上辦事大廳是學(xué)校智能校園平臺建設(shè)的重點工程之一，一站式網(wǎng)上辦事大廳以流程引擎為基礎(chǔ)，以“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”為原則，以重新梳理各業(yè)務(wù)服務(wù)流程和滿足師生辦文辦事實際需求為目標(biāo)，統(tǒng)籌各部門業(yè)務(wù)、整合各類數(shù)據(jù)資源，解決跨部門、跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)協(xié)同的難題[1]，建成覆蓋多部門辦事事項、界面友好、師生體驗好的一站式網(wǎng)上辦事大廳，為師生提供全程、快捷、公開、透明的服務(wù)，提高學(xué)校辦事效率和治理能力。關(guān)鍵詞：一站式；網(wǎng)上辦事大廳；業(yè)務(wù)需求；效率1、一站式服務(wù)大廳建設(shè)的必要性學(xué)校發(fā)展的必然要求隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和學(xué)校辦學(xué)規(guī)模壯大，學(xué)校形成“一校三區(qū)”的辦學(xué)格局，以信息化手段規(guī)范學(xué)校業(yè)務(wù)流程，搭建一個通用的、統(tǒng)一管理的、具有擴展性業(yè)務(wù)流程的管理平臺，平臺能夠完成業(yè)務(wù)的在線申請、審批，集中發(fā)布和管理學(xué)校適合網(wǎng)上辦理的業(yè)務(wù)，實現(xiàn)學(xué)校業(yè)務(wù)真正網(wǎng)上辦理，成為提高學(xué)校辦事效率的必然要求。解決師生辦事的痛點傳統(tǒng)的線下辦事流程需要填寫紙質(zhì)表單并多次跑腿才能辦成一件事，網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳把成熟的業(yè)務(wù)流程全部線上辦，同時部署在微信端，師生可隨時隨地在線提交申請，辦事進度可實時跟蹤，最大限度的減少師生在校區(qū)和部門間奔波，同時，管理人員可在線審批，查看各審批人審批意見，并有待辦事項提醒、數(shù)據(jù)自動匯總、查詢、統(tǒng)計等功能，解決了師生辦事難、辦事慢、多頭跑、來回跑等問題，2、面臨挑戰(zhàn)流程簡化難一站式服務(wù)大廳建設(shè)初期，部分涉及跨部門、跨層級的協(xié)同流程，優(yōu)化程度不夠，再造難度較大。一方面業(yè)務(wù)部門意識不到辦事流程優(yōu)化的重要性，很多服務(wù)事項是直接從線下搬到線上，審批簽字環(huán)節(jié)沒有減少，甚至有的部門還存在將流程搬到網(wǎng)上后增加審批節(jié)點的情況；另一方面流程簡化的力度不夠，原本簡單的流程也需要辦事人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批、跨部門領(lǐng)導(dǎo)審批到主要負責(zé)的業(yè)務(wù)人員審批，中間層領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)往往停留很多時間而且是形式上的，而主要負責(zé)業(yè)務(wù)人員基本上可以決定是否辦理此項業(yè)務(wù)。需求變更頻繁在一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)過程中，業(yè)務(wù)部門會根據(jù)時間段和需求的變化變更流程，還存在業(yè)務(wù)員和部門領(lǐng)導(dǎo)對同一流程提出不同的需求，同一流程修改多次，增加技術(shù)人員的工作量，做無效工作，缺少學(xué)生線下辦事大廳學(xué)生辦理事項存在問題沒有專門的咨詢?nèi)藛T，打印成績單等事項需要去找業(yè)務(wù)部門辦理，但學(xué)校多校區(qū)辦學(xué)存在跨校區(qū)辦理事項的問題，導(dǎo)致學(xué)生申請辦事容易，但最終辦成事難。3、建設(shè)經(jīng)驗做好頂層設(shè)計學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，統(tǒng)籌規(guī)劃，成立由校長擔(dān)任組長的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，并將一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)納入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃。在一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)啟動初期，學(xué)校精心規(guī)劃，制定了統(tǒng)一的建設(shè)原則和實施步驟，確定了適合學(xué)校的理念、工具、手段、方法，構(gòu)建了各業(yè)務(wù)部門和信息中心協(xié)調(diào)配合的工作機制，使后期項目得以順利進行。業(yè)務(wù)驅(qū)動梳理優(yōu)化流程一站式服務(wù)大廳包括待辦事項、審批事項、已辦事項、在途事項、我發(fā)起的事項等基礎(chǔ)功能和會簽、抄送等高級功能，根據(jù)學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)情況將流程分為黨政辦公服務(wù)事項、人力資源服務(wù)事項、后勤保障服務(wù)事項、學(xué)生事項服務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備服務(wù)事項、教學(xué)服務(wù)事項服務(wù)等模塊，每一項流程可查看表單、查看軌跡圖、查看審批時間軸、打印流程。流程部署初期，采用全員參與的模式，業(yè)務(wù)人員根據(jù)實際情況提出需求，技術(shù)人員與業(yè)務(wù)部門人員溝通梳理業(yè)務(wù)需求并將成熟的服務(wù)事項轉(zhuǎn)化為可操作的線上流程，并運用流程開發(fā)工具部署在一站式網(wǎng)上辦事大廳，測試后可開放使用，專業(yè)隊伍打造辦事大廳服務(wù)業(yè)務(wù)從線下轉(zhuǎn)到線上，中間有一系列的工作程序，主要涉及業(yè)務(wù)需求梳理、流程開發(fā)、流程測試等諸多環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門一般只會提供業(yè)務(wù)需求，經(jīng)常會根據(jù)業(yè)務(wù)變更需求，要求流程滿足使用需求，不會考慮流程本身的可實施性和復(fù)雜性，導(dǎo)致流程開發(fā)人員工作量大，因此需要專業(yè)的流程開發(fā)團隊輔助梳理優(yōu)化辦事流程，開發(fā)部署及測試流程，為業(yè)務(wù)部門提供符合需求的流程，降低業(yè)務(wù)部門的負擔(dān)，提高業(yè)務(wù)人員的使用體驗。同步部署移動端辦事大廳網(wǎng)上辦事大廳流程同時部署到移動端，待辦消息提醒會直接推送到審批人微信，審批人點擊消息可實現(xiàn)一鍵審批，辦事全流程和用時長短可監(jiān)控，辦事不再受限于時間、地域和終端設(shè)備[2]，實現(xiàn)隨時隨地指尖辦事。建設(shè)學(xué)生線下自助服務(wù)大廳堅持“以生為本，服務(wù)至上”的宗旨，根據(jù)學(xué)校資金、場地等實際情況，圍繞學(xué)生的日常事務(wù)、征兵入伍、醫(yī)保報銷、校園網(wǎng)絡(luò)、后勤服務(wù)等實際需求，將人工與自助服務(wù)相結(jié)合，打造集學(xué)生咨詢、受理、辦理為一體的服務(wù)體系，為學(xué)生提供方便、快捷、高效、多元一條龍服務(wù)，引導(dǎo)、培訓(xùn)學(xué)生使用一站式網(wǎng)上辦事大廳，為師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓信息化創(chuàng)新真正服務(wù)每一位學(xué)生。參考文獻[1]邵美科，范宇辰，李廣宏，陳