會(huì)議費(fèi)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理制度

會(huì)議費(fèi)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理制度第一章總則

為確保會(huì)議費(fèi)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的規(guī)范化、合理化和高效化，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度，特制定本會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理制度。

一、適用范圍

本制度適用于公司各部門(mén)召開(kāi)的各種類(lèi)型的會(huì)議，包括但不限于業(yè)務(wù)研討會(huì)、工作總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等，以及參加外部相關(guān)會(huì)議所產(chǎn)生的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。

二、報(bào)銷(xiāo)原則

1.合理性原則：會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)遵循合理性原則，確保費(fèi)用發(fā)生與會(huì)議主題、內(nèi)容、規(guī)模等因素相適應(yīng)。

2.實(shí)際發(fā)生原則：會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)以實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用為依據(jù)，嚴(yán)禁虛報(bào)、多報(bào)、重復(fù)報(bào)銷(xiāo)。

3.經(jīng)濟(jì)效益原則：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)充分考慮會(huì)議的經(jīng)濟(jì)效益，合理控制會(huì)議費(fèi)用。

4.透明公開(kāi)原則：會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程應(yīng)保持透明公開(kāi)，接受相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督。

三、報(bào)銷(xiāo)流程

會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：

1.會(huì)議前，召開(kāi)部門(mén)應(yīng)編制會(huì)議預(yù)算，明確會(huì)議費(fèi)用項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和額度。

2.會(huì)議中，召開(kāi)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，合理控制費(fèi)用。

3.會(huì)議結(jié)束后，報(bào)銷(xiāo)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交完整的報(bào)銷(xiāo)材料。

4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)材料進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以報(bào)銷(xiāo)。

四、責(zé)任追究

1.報(bào)銷(xiāo)人應(yīng)如實(shí)提供報(bào)銷(xiāo)材料，對(duì)虛報(bào)、多報(bào)、重復(fù)報(bào)銷(xiāo)等行為承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的審核，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)行為予以退回，并追究相關(guān)責(zé)任。

3.各級(jí)管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的監(jiān)督，對(duì)違反規(guī)定的行為予以查處。

五、制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。修訂后的制度報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以公布實(shí)施。

六、制度解釋

本制度的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部門(mén)所有。

七、生效時(shí)間

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，確保會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)工作的順利進(jìn)行。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程，根據(jù)公司實(shí)際情況，制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.擬定會(huì)議方案：制定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等，形成會(huì)議方案。

3.提交審批：將會(huì)議方案提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審批，確保會(huì)議符合公司政策及預(yù)算要求。

4.發(fā)送會(huì)議通知：通過(guò)郵件、電話(huà)等方式通知參會(huì)人員，并在會(huì)議前進(jìn)行確認(rèn)。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)前準(zhǔn)備：檢查會(huì)議室設(shè)施、設(shè)備，布置會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備會(huì)議材料。

2.召開(kāi)會(huì)議：按照會(huì)議議程進(jìn)行，主持人引導(dǎo)討論，確保會(huì)議內(nèi)容緊扣主題。

3.記錄會(huì)議：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等。

4.控制會(huì)議時(shí)間：確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始、結(jié)束，避免拖延。

三、會(huì)議總結(jié)

1.梳理會(huì)議成果：整理會(huì)議討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃等。

2.形成會(huì)議紀(jì)要：將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

3.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議跟蹤

1.跟蹤執(zhí)行情況：定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

2.反饋問(wèn)題：對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋，協(xié)調(diào)解決。

3.評(píng)估會(huì)議效果：對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一次會(huì)議提供參考。

五、會(huì)議結(jié)束

1.整理會(huì)場(chǎng)：會(huì)議結(jié)束后，整理會(huì)場(chǎng)，關(guān)閉設(shè)備，確保會(huì)議室整潔。

2.歸檔會(huì)議資料：將會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員名單等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

3.總結(jié)會(huì)議經(jīng)驗(yàn)：總結(jié)本次會(huì)議的亮點(diǎn)和不足，為今后會(huì)議提供借鑒。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，提高工作落實(shí)效率，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快完成，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確列出會(huì)議討論的主要議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)間等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)，再分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)分配，制定具體實(shí)施方案，并按時(shí)推進(jìn)。

2.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃進(jìn)行。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、會(huì)議紀(jì)要的更新與反饋

1.針對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)，各責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期更新執(zhí)行進(jìn)度，確保信息暢通。

2.會(huì)議主持人或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行調(diào)整和更新，以反映實(shí)際情況。

3.定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)和討論，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要的歸檔是保障信息追溯和責(zé)任追究的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理和歸檔。

2.歸檔時(shí)應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要的完整性和可檢索性，便于今后查閱。

3.建立會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)，對(duì)歷次會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行統(tǒng)一管理，便于監(jiān)督和評(píng)估會(huì)議成果的落實(shí)情況。

五、會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與評(píng)估

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為改進(jìn)工作提供依據(jù)。

2.對(duì)于未按期完成或執(zhí)行不力的任務(wù)，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，確保會(huì)議決策的嚴(yán)肅性。

3.通過(guò)會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與評(píng)估，不斷提高會(huì)議效率和決策執(zhí)行力，推動(dòng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，不斷優(yōu)化會(huì)議流程和決策機(jī)制，提高會(huì)議質(zhì)量。

2.及時(shí)收集各方對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行的意見(jiàn)和建議，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議管理工作，提升管理水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效使用，維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.各部門(mén)需提前預(yù)訂會(huì)議室，并提交會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，確因特殊情況需調(diào)整預(yù)訂順序的，由行政管理部門(mén)協(xié)調(diào)解決。

3.預(yù)訂人需在會(huì)議前確認(rèn)會(huì)議室設(shè)施、設(shè)備是否齊全，如有問(wèn)題及時(shí)與行政管理部門(mén)聯(lián)系。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用時(shí)應(yīng)確保整潔、安靜，嚴(yán)禁吸煙、亂丟垃圾等不文明行為。

2.會(huì)議開(kāi)始前，主持人應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問(wèn)題及時(shí)解決。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到場(chǎng)，不得無(wú)故早退。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)范，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，確保設(shè)備安全。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行衛(wèi)生清潔，保持環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等應(yīng)保持暢通，禁止堆放雜物。

3.使用部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的安全檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改。

五、會(huì)議室資源調(diào)配

1.行政管理部門(mén)應(yīng)合理分配會(huì)議室資源，確保各部門(mén)會(huì)議需求得到滿(mǎn)足。

2.在保證公司內(nèi)部會(huì)議需求的前提下，可適當(dāng)對(duì)外開(kāi)放會(huì)議室資源，提高會(huì)議室利用率。

3.特殊情況下，行政管理部門(mén)有權(quán)對(duì)會(huì)議室預(yù)訂進(jìn)行調(diào)整，以滿(mǎn)足公司重要會(huì)議需求。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.各部門(mén)使用會(huì)議室，應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用情況繳納相應(yīng)費(fèi)用，以合理分擔(dān)會(huì)議室運(yùn)營(yíng)成本。

2.會(huì)議室使用費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由財(cái)務(wù)部門(mén)制定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.行政管理部門(mén)應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用情況，接受監(jiān)督。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)或個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.損壞會(huì)議室設(shè)備、設(shè)施的行為，應(yīng)照價(jià)賠償。

3.嚴(yán)重違反會(huì)議室管理規(guī)定，影響公司正常經(jīng)營(yíng)秩序的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。

遵循以上規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的良好環(huán)境，為公司的會(huì)議活動(dòng)提供有力保障。

第五章附則

為確保本會(huì)議費(fèi)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部