學(xué)校會議室管理制度上墻

學(xué)校會議室管理制度上墻第一章總則

為確保學(xué)校會議室的高效使用與管理，提高會議質(zhì)量與效率，制定本會議室管理制度。本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有會議室的預(yù)定、使用、管理及維護。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范學(xué)校會議室的使用，保障會議的順利進行，提高工作效率。

2.會議室管理遵循公平、公正、公開的原則，確保各類會議的順利召開。

3.鼓勵各部門、單位之間加強溝通與協(xié)作，提高會議室使用效率。

二、適用范圍

1.本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有會議室，包括但不限于多功能廳、報告廳、會議室等。

2.本制度適用于學(xué)校各部門、單位及教職工、學(xué)生組織等。

三、責(zé)任主體

1.學(xué)校辦公室負責(zé)會議室的統(tǒng)籌管理、監(jiān)督與檢查。

2.各部門、單位負責(zé)本部門、單位會議室的日常使用與管理。

3.會議室管理員負責(zé)會議室的預(yù)定、協(xié)調(diào)、設(shè)施設(shè)備維護等工作。

四、管理制度

1.本制度為學(xué)校會議室管理的綱領(lǐng)性文件，各部門、單位應(yīng)認真貫徹執(zhí)行。

2.各部門、單位可根據(jù)實際情況制定本部門、單位的會議室管理細則，但不得與本制度相抵觸。

3.學(xué)校辦公室有權(quán)對違反本制度的行為進行糾正，并追究相關(guān)責(zé)任。

五、會議分類

1.學(xué)校會議：全校性會議、專題會議、臨時會議等。

2.部門會議：部門例會、專題會議、臨時會議等。

3.教職工、學(xué)生組織會議：教職工大會、學(xué)生代表大會、社團活動等。

六、會議時間

1.會議時間分為工作日會議和節(jié)假日會議。

2.工作日會議原則上應(yīng)在正常工作時間內(nèi)進行，節(jié)假日會議應(yīng)根據(jù)實際情況提前申請。

七、其他

1.本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由學(xué)校辦公室負責(zé)解釋。

2.各部門、單位對本制度的執(zhí)行情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

3.本制度的修改、廢止，由學(xué)校辦公室提出，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

第二章會議流程

一、會議預(yù)定

1.預(yù)定途徑：會議預(yù)定通過學(xué)校會議室管理系統(tǒng)進行，用戶需登錄系統(tǒng)填寫相關(guān)信息。

2.預(yù)定時間：會議預(yù)定應(yīng)提前至少3個工作日，特殊情況需至少提前1個工作日申請。

3.預(yù)定資料：預(yù)定人需提供會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、會議議程等詳細信息。

4.審批流程：預(yù)定申請?zhí)峤缓螅蓵h室管理員進行審批，審批通過后預(yù)定生效。

二、會議通知

1.會議通知：預(yù)定人負責(zé)在會議前向參會人員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.通知方式：可采用郵件、短信、電話等方式進行通知。

三、會議簽到

1.簽到時間：會議開始前10分鐘，參會人員應(yīng)在會議室門口進行簽到。

2.簽到方式：采用電子簽到、紙質(zhì)簽到等形式，確保參會人員到場情況。

四、會議召開

1.會議主持人：由預(yù)定人或指定人員擔(dān)任會議主持人，負責(zé)會議的組織與協(xié)調(diào)。

2.會議議程：會議按預(yù)定議程進行，主持人應(yīng)確保會議內(nèi)容緊扣主題，提高會議效率。

3.會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容包括但不限于會議議題、討論結(jié)果、決策事項等。

五、會議結(jié)束

1.會議總結(jié)：會議結(jié)束時，主持人應(yīng)對會議進行簡要總結(jié)，明確下一步工作計劃與責(zé)任分工。

2.會議資料：會議結(jié)束后，預(yù)定人應(yīng)將會議記錄、簽到表等資料整理歸檔。

六、會議延期與取消

1.延期：如需延期，預(yù)定人應(yīng)提前至少1個工作日向會議室管理員申請，并通知參會人員。

2.取消：如需取消，預(yù)定人應(yīng)提前至少1個工作日通知會議室管理員，并做好相關(guān)通知工作。

七、會議反饋

1.預(yù)定人應(yīng)在會議結(jié)束后收集參會人員的意見和建議，以提高會議質(zhì)量。

2.學(xué)校辦公室定期對會議室使用情況進行評估，并根據(jù)反饋意見進行調(diào)整和改進。

八、特殊會議流程

1.對于全校性、重要會議，預(yù)定人應(yīng)提前至少5個工作日向?qū)W校辦公室報告，由學(xué)校辦公室協(xié)助組織與安排。

2.特殊會議的召開，應(yīng)根據(jù)實際情況制定詳細會議流程，并報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負責(zé)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。

2.紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分工等信息。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并在48小時內(nèi)提交給會議主持人審核。

二、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議主持人負責(zé)對會議紀(jì)要進行審核，確認無誤后予以批準(zhǔn)。

2.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)放給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)盡快進行，最遲不超過會議結(jié)束后的5個工作日。

三、會議決策的跟蹤

1.會議室管理員應(yīng)建立會議決策跟蹤機制，確保決策事項的執(zhí)行。

2.預(yù)定人或指定責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中的責(zé)任分工，對決策事項進行跟蹤落實。

3.跟蹤過程中應(yīng)定期匯報進展情況，如遇問題應(yīng)及時反饋，尋求解決方案。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.預(yù)定人應(yīng)將會議紀(jì)要電子版和紙質(zhì)版分別提交給學(xué)校辦公室和相關(guān)部門存檔。

3.會議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確保信息安全。

五、會議決策的評估與反饋

1.學(xué)校辦公室定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評估，以確保決策的有效實施。

2.各部門、單位應(yīng)積極配合學(xué)校辦公室，提供決策執(zhí)行的相關(guān)信息。

3.根據(jù)評估結(jié)果，學(xué)校辦公室對會議決策進行總結(jié)，為今后決策提供參考。

六、會議紀(jì)要的修訂與補充

1.如會議紀(jì)要內(nèi)容出現(xiàn)遺漏或錯誤，預(yù)定人應(yīng)及時進行修訂或補充，并重新提交審批。

2.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)重新發(fā)布，并通知相關(guān)人員進行更新。

3.會議紀(jì)要的修訂與補充應(yīng)在會議結(jié)束后的10個工作日內(nèi)完成。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，管理員需公平公正地處理預(yù)訂請求。

2.使用會議室時，應(yīng)確保會議內(nèi)容與學(xué)校工作和教育活動相關(guān)，不得用于私人用途。

3.預(yù)訂人需在會議開始前15分鐘到達會議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常，確保會議順利進行。

二、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期檢查、維護，確保處于良好狀態(tài)。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護設(shè)施設(shè)備，不得隨意搬動或損壞。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時向會議室管理員報告，以便及時修復(fù)。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會議室應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.會議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)負責(zé)清理會議室，將座椅歸位，關(guān)閉電源、門窗等。

3.會議室管理員定期對會議室進行清潔、消毒，確保會議環(huán)境良好。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防設(shè)施、安全通道等。

2.會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險物品。

3.會議內(nèi)容涉及保密事項時，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間根據(jù)學(xué)校工作安排確定，原則上應(yīng)在正常工作時間內(nèi)開放。

2.特殊情況下，如需在非工作時間使用會議室，預(yù)訂人應(yīng)提前申請，并經(jīng)學(xué)校辦公室批準(zhǔn)。

六、會議室使用費用

1.學(xué)校內(nèi)部部門、單位使用會議室，原則上免費。

2.特殊情況或?qū)ν庾赓U會議室時，可根據(jù)實際情況收取一定費用，費用標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校辦公室制定。

七、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的行為，學(xué)校辦公室有權(quán)進行制止，并追究相關(guān)責(zé)任。

2.如造成設(shè)施設(shè)備損壞，預(yù)訂人需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

3.嚴(yán)重違反規(guī)定者，將視情節(jié)給予相應(yīng)紀(jì)律處分。

第五章附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由學(xué)校辦公室負責(zé)解釋和補充。

2.