農(nóng)商行會(huì)議管理制度

農(nóng)商行會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)農(nóng)商行會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保決策的科學(xué)化、規(guī)范化，依據(jù)《中華人民共和國(guó)商業(yè)銀行法》及其實(shí)施細(xì)則、《農(nóng)商行管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于農(nóng)商行各級(jí)管理部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)及全體員工參與的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、行長(zhǎng)辦公會(huì)、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議原則

（一）務(wù)實(shí)高效原則：會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)，注重效率，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、次數(shù)和時(shí)間；

（二）集體決策原則：重大事項(xiàng)必須經(jīng)過(guò)集體討論，堅(jiān)持民主集中制；

（三）責(zé)任明確原則：會(huì)議決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)及責(zé)任人，確保決策執(zhí)行；

（四）保密原則：會(huì)議內(nèi)容和資料應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。

第四條會(huì)議種類

會(huì)議分為例行會(huì)議、專題會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

（一）例行會(huì)議，指定期召開(kāi)的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、行長(zhǎng)辦公會(huì)等；

（二）專題會(huì)議，指針對(duì)某一特定主題或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議；

（三）臨時(shí)會(huì)議，指因工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

第五條組織與管理

（一）會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人由會(huì)議召集人指定；

（二）會(huì)議召集人應(yīng)確保會(huì)議通知的及時(shí)性、準(zhǔn)確性；

（三）會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、紀(jì)要的整理及分發(fā)。

第六條參會(huì)人員職責(zé)

（一）參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議召集人請(qǐng)假；

（二）參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)認(rèn)真履行職責(zé)；

（三）參會(huì)人員應(yīng)保守會(huì)議秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和資料。

第七條制度修訂

本制度根據(jù)工作需要適時(shí)修訂，修訂程序按照農(nóng)商行內(nèi)部管理制度執(zhí)行。修訂后的制度報(bào)請(qǐng)董事會(huì)審批后公布實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

第八條會(huì)議籌備

1.會(huì)議召集人根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)；

2.會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，明確會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及所需準(zhǔn)備材料；

3.會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日發(fā)送至參會(huì)人員，緊急會(huì)議可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整；

4.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，需及時(shí)回復(fù)確認(rèn)是否參加，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議召集人請(qǐng)假。

第九條會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程組織會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行；

2.會(huì)議開(kāi)始時(shí)，會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員；

3.會(huì)議期間，各議題負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行匯報(bào)、討論；

4.參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見(jiàn)，對(duì)議題進(jìn)行深入探討，確保決策的科學(xué)性、合理性；

5.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成會(huì)議決議；

6.會(huì)議決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)及責(zé)任人，確保決策執(zhí)行。

第十條會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)記錄會(huì)議過(guò)程，包括會(huì)議議程、參會(huì)人員、討論情況、決議事項(xiàng)等；

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議秘書(shū)應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，提交給會(huì)議主持人審核；

3.會(huì)議主持人審核通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給參會(huì)人員；

4.參會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)在收到紀(jì)要后1個(gè)工作日內(nèi)提出，由會(huì)議秘書(shū)進(jìn)行核實(shí)、修改。

第十一條會(huì)議決議執(zhí)行與反饋

1.責(zé)任部門(mén)及責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議決議，制定具體實(shí)施方案，明確實(shí)施時(shí)間表；

2.會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)向會(huì)議召集人匯報(bào)；

3.責(zé)任部門(mén)及責(zé)任人在實(shí)施過(guò)程中遇到問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議召集人匯報(bào)，尋求解決方案；

4.會(huì)議召集人根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，確保決策的順利實(shí)施。

第十二條會(huì)議總結(jié)與評(píng)估

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議召集人應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議；

2.會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)整理會(huì)議評(píng)估結(jié)果，形成會(huì)議總結(jié)報(bào)告；

3.會(huì)議總結(jié)報(bào)告作為改進(jìn)會(huì)議管理、提高會(huì)議效率的依據(jù)，為下一次會(huì)議提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十三條紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過(guò)后，由會(huì)議秘書(shū)通過(guò)正式渠道發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)；

2.參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)內(nèi)容包括紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性以及對(duì)其負(fù)責(zé)事項(xiàng)的認(rèn)可；

3.如有參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容提出異議或建議修改，會(huì)議秘書(shū)應(yīng)及時(shí)收集反饋意見(jiàn)，并提交給會(huì)議主持人復(fù)核。

第十四條決議事項(xiàng)的責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決議事項(xiàng)應(yīng)指定具體責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保每一項(xiàng)決策都有明確的執(zhí)行主體；

2.責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后的三個(gè)工作日內(nèi)，制定出詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃和進(jìn)度安排；

3.會(huì)議秘書(shū)應(yīng)對(duì)責(zé)任分配情況進(jìn)行記錄，并在后續(xù)跟蹤中確保各責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人按照既定計(jì)劃執(zhí)行。

第十五條跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)由會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)，應(yīng)定期收集責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人的執(zhí)行進(jìn)展情況；

2.會(huì)議秘書(shū)應(yīng)建立會(huì)議決議跟蹤表，詳細(xì)記錄每項(xiàng)決議的執(zhí)行狀態(tài)、完成情況、遇到的問(wèn)題及解決方案；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，會(huì)議秘書(shū)應(yīng)及時(shí)報(bào)告給會(huì)議召集人，并協(xié)助解決；

4.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)需要，定期或不定期組織專項(xiàng)會(huì)議，對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行審查和督促。

第十六條反饋與匯報(bào)

1.責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)在每個(gè)執(zhí)行階段完成后，向會(huì)議秘書(shū)提供書(shū)面進(jìn)展報(bào)告；

2.會(huì)議秘書(shū)應(yīng)匯總各責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人的報(bào)告，形成綜合執(zhí)行報(bào)告，定期向會(huì)議召集人匯報(bào)；

3.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)執(zhí)行報(bào)告，對(duì)決議事項(xiàng)的完成情況進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)調(diào)整執(zhí)行計(jì)劃或采取其他措施。

第十七條結(jié)果運(yùn)用

1.會(huì)議決議的執(zhí)行結(jié)果應(yīng)作為部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核的依據(jù)之一；

2.對(duì)于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)按照農(nóng)商行的相關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人進(jìn)行問(wèn)責(zé)；

3.積極總結(jié)會(huì)議決議執(zhí)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議的決策提供參考，不斷提升會(huì)議決策的執(zhí)行力和效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第十八條會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議秘書(shū)或指定專人負(fù)責(zé)管理；

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需填寫(xiě)會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表，明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息；

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)提前至少3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急會(huì)議可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整；

4.會(huì)議室安排應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模及設(shè)備需求進(jìn)行合理分配，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

第十九條會(huì)議室布置與設(shè)備管理

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)提前進(jìn)行，確保舒適、整潔、安全；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)；

3.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議秘書(shū)應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議期間設(shè)備穩(wěn)定可靠；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)配合會(huì)議秘書(shū)整理會(huì)議室，關(guān)閉設(shè)備電源，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

第二十條會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，按時(shí)參加會(huì)議，不隨意更改會(huì)議時(shí)間；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急情況需離開(kāi)會(huì)議室，應(yīng)向會(huì)議主持人說(shuō)明；

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動(dòng)會(huì)議室內(nèi)設(shè)備，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩；

4.會(huì)議室內(nèi)禁止私自拍攝、傳播會(huì)議內(nèi)容，嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定。

第二十一條會(huì)議室安全與環(huán)保

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常，參會(huì)人員熟悉應(yīng)急疏散路線；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的急救藥品和設(shè)備，以應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況；

3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)的電源、水源，確保節(jié)能減排，落實(shí)環(huán)保要求；

4.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保會(huì)議安全。

第二十二條會(huì)議室服務(wù)與反饋

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，包括會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備支持、茶水服務(wù)等；

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室服務(wù)有任何意見(jiàn)和建議，可向會(huì)議秘書(shū)或相關(guān)部門(mén)反映；

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員的反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理，提高服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

第二十三條制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸農(nóng)商行所有。如有疑問(wèn)，由農(nóng)商行相關(guān)