大學(xué)會(huì)議管理制度及規(guī)范

大學(xué)會(huì)議管理制度及規(guī)范第一章總則

為保證大學(xué)會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，確保決策的科學(xué)性與民主性，特制定本會(huì)議管理制度及規(guī)范。以下總則適用于大學(xué)內(nèi)所有會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理。

一、會(huì)議目的

1.溝通交流：為各部門(mén)、各單位提供信息交流的平臺(tái)，促進(jìn)相互了解與協(xié)作。

2.決策討論：針對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行集體討論，確保決策的科學(xué)性、民主性。

3.工作部署：傳達(dá)上級(jí)指示，部署工作任務(wù)，確保各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。

4.人才培養(yǎng)：通過(guò)會(huì)議培養(yǎng)和提升員工的溝通能力、協(xié)作精神及領(lǐng)導(dǎo)力。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：如周例會(huì)、月度會(huì)議、年度會(huì)議等。

2.臨時(shí)會(huì)議：針對(duì)特定事項(xiàng)召開(kāi)的會(huì)議。

3.專題會(huì)議：針對(duì)某一特定主題召開(kāi)的會(huì)議。

三、會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)高效：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)長(zhǎng)，確保會(huì)議高效、務(wù)實(shí)。

2.預(yù)告制度：提前發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等。

3.議程明確：會(huì)議議題應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，避免空泛和重復(fù)。

4.討論充分：鼓勵(lì)與會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，確保決策的科學(xué)性和民主性。

5.決策落實(shí)：會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策的落實(shí)。

四、參會(huì)人員

1.必須參會(huì)人員：會(huì)議組織者、主持人、議題負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。

2.邀請(qǐng)參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題需要，邀請(qǐng)相關(guān)專家、領(lǐng)導(dǎo)及同事參加。

3.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離場(chǎng)，應(yīng)向主持人報(bào)告。

2.會(huì)議內(nèi)容涉及敏感信息時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真履行職責(zé)，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由大學(xué)會(huì)議管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。各部門(mén)、各單位應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議效果。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的任務(wù)和要求，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主題和目的，制定會(huì)議議程。

2.發(fā)布會(huì)議通知：提前一定時(shí)間發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件、資料、PPT等，并于會(huì)議開(kāi)始前發(fā)送給參會(huì)人員。

4.會(huì)議室預(yù)約與布置：根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議需求，預(yù)約合適的會(huì)議室，并負(fù)責(zé)會(huì)議室的布置，包括座位安排、投影儀、音響等設(shè)備的調(diào)試。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，設(shè)立簽到臺(tái)，參會(huì)人員應(yīng)在簽到表上簽名確認(rèn)。

2.簽到表應(yīng)包括參會(huì)人員姓名、部門(mén)、簽到時(shí)間等信息，以便于會(huì)議組織者統(tǒng)計(jì)參會(huì)情況。

三、會(huì)議開(kāi)始

1.主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

2.主持人應(yīng)確保會(huì)議按照議程進(jìn)行，提醒參會(huì)人員關(guān)注會(huì)議重點(diǎn)議題。

四、會(huì)議討論

1.會(huì)議議題負(fù)責(zé)人對(duì)議題進(jìn)行詳細(xì)闡述，包括背景、現(xiàn)狀、解決方案等。

2.與會(huì)人員針對(duì)議題展開(kāi)充分討論，提出意見(jiàn)和建議。

3.主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行，避免偏題和重復(fù)發(fā)言。

五、會(huì)議決策

1.在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人可組織與會(huì)人員進(jìn)行表決或投票，形成會(huì)議決策。

2.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策的落實(shí)。

六、會(huì)議總結(jié)

1.主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，概括討論成果，明確會(huì)議決策。

2.會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決策結(jié)果等。

七、會(huì)議結(jié)束

1.主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝與會(huì)人員的參與。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理，并發(fā)送給參會(huì)人員。

八、會(huì)議后續(xù)

1.會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人跟蹤會(huì)議決策的落實(shí)情況，并及時(shí)反饋給會(huì)議組織者。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保工作任務(wù)的完成。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的記錄，是會(huì)議決策和任務(wù)分配的重要依據(jù)。為確保會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化和任務(wù)的順利完成，必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)。以下是會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)相關(guān)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的紀(jì)要負(fù)責(zé)人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果及責(zé)任人等信息。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)通過(guò)郵件、OA系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批與確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會(huì)議實(shí)際情況。

2.與會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的一定工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出并說(shuō)明原因。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審批通過(guò)并得到參會(huì)人員確認(rèn)后，正式生效。

三、會(huì)議決策的跟蹤與落實(shí)

1.紀(jì)要負(fù)責(zé)人應(yīng)定期跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，及時(shí)了解工作進(jìn)展，確保任務(wù)按期完成。

2.對(duì)于重大決策或長(zhǎng)期任務(wù)，應(yīng)設(shè)立專門(mén)的工作小組或指定專人負(fù)責(zé)，確保決策的落實(shí)。

3.跟蹤過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，尋求支持和幫助。

四、會(huì)議成果的反饋與應(yīng)用

1.會(huì)議決策的執(zhí)行結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，以便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化工作流程。

2.會(huì)議成果應(yīng)在今后的工作中得到應(yīng)用，形成閉環(huán)管理，提高工作效率。

3.對(duì)于具有借鑒意義的會(huì)議成果，可整理成案例或最佳實(shí)踐，供全校范圍內(nèi)學(xué)習(xí)與交流。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定設(shè)置，確保信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)約

1.會(huì)議室預(yù)約采用先到先得的原則，各部門(mén)或單位需提前一定時(shí)間向會(huì)議室管理部門(mén)提交預(yù)約申請(qǐng)。

2.預(yù)約時(shí)，申請(qǐng)人需提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于管理部門(mén)合理分配會(huì)議室資源。

3.管理部門(mén)應(yīng)在收到預(yù)約申請(qǐng)后及時(shí)回復(fù)，確認(rèn)會(huì)議室是否預(yù)約成功。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)約時(shí)間進(jìn)行，不得提前或延遲使用。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

3.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)備設(shè)施，如遇問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向管理部門(mén)報(bào)告。

4.會(huì)議室使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉投影儀、空調(diào)等設(shè)備，關(guān)閉門(mén)窗，確保會(huì)議室整潔、安全。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由管理部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，確保設(shè)備完好。

2.非管理部門(mén)人員不得隨意更改設(shè)備設(shè)置，如需調(diào)整，請(qǐng)聯(lián)系管理部門(mén)協(xié)助處理。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用過(guò)程中，如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告管理部門(mén)，由專業(yè)人員維修。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、電源線路等安全設(shè)施正常運(yùn)行。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)使用大功率電器，防止火災(zāi)事故發(fā)生。

3.如遇緊急情況，請(qǐng)按照會(huì)議室內(nèi)的安全指示進(jìn)行疏散。

五、會(huì)議室衛(wèi)生與保潔

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和消毒，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備適量的垃圾桶，參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)保持環(huán)境衛(wèi)生，將垃圾投放到指定位置。

3.如會(huì)議室內(nèi)衛(wèi)生狀況較差，管理部門(mén)有權(quán)拒絕提供會(huì)議室服務(wù)，并要求相關(guān)部門(mén)或單位進(jìn)行整改。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或單位，管理部門(mén)有權(quán)進(jìn)行提醒、警告或限制其會(huì)議室使用權(quán)限。

2.如造成設(shè)備損壞或經(jīng)濟(jì)損失，違規(guī)方需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任和賠償。

3.情節(jié)嚴(yán)重者，將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定予以處理。

第五章附則

為確保本會(huì)議管理制度及規(guī)