會議室使用防疫管理制度

會議室使用防疫管理制度第一章總則

為確保會議室使用過程中的防疫安全，規(guī)范會議管理，保障員工的健康，特制定本防疫管理制度。本制度依據(jù)國家及地方疫情防控相關規(guī)定，結合公司實際情況，明確會議組織、預約、召開、后續(xù)管理等各環(huán)節(jié)的防疫要求和操作規(guī)范。

一、適用范圍

1.本制度適用于公司內部各類會議的召開及會議室的使用。

2.本制度適用于公司全體員工、來訪人員及第三方服務人員。

二、基本原則

1.預防為主，防控結合。做好會議前、會議中、會議后的防疫工作，確保會議安全。

2.責任明確，分工協(xié)作。各部門、各崗位應履行防疫職責，共同落實防疫措施。

3.嚴格執(zhí)行，動態(tài)調整。根據(jù)疫情防控政策及公司實際情況，及時調整會議防疫措施。

三、會議分類

1.線下會議：在公司會議室召開的面對面會議。

2.線上會議：通過互聯(lián)網視頻、電話等遠程通訊方式召開的會議。

四、防疫物資保障

1.公司應提前采購并儲備必要的防疫物資，如口罩、消毒液、測溫儀等。

2.防疫物資的領取、使用及報廢應遵循相關規(guī)定，確保物資合理使用。

五、培訓與宣傳

1.公司應定期組織疫情防控培訓，提高員工的防疫意識和能力。

2.通過內部公告、培訓等形式，加強防疫知識的宣傳，形成良好的防疫氛圍。

六、監(jiān)督與考核

1.公司設立防疫監(jiān)督小組，負責對會議防疫工作的監(jiān)督、檢查和指導。

2.對防疫工作中存在的問題，應及時整改，確保防疫措施落到實處。

3.對防疫工作表現(xiàn)突出的個人或團隊，給予表彰和獎勵。

本制度的制定、修改和解釋權歸公司防疫工作領導小組。自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。各部門應認真貫徹執(zhí)行，共同做好會議防疫工作。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，同時兼顧防疫安全，本章將詳細闡述會議從籌備到結束的整個流程。

一、會議籌備

1.會議申請：申請人需提前填寫會議申請表，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議形式（線上或線下）等內容，并提交至相關部門審批。

2.審批流程：會議申請表經部門負責人審批通過后，提交至防疫工作領導小組備案。備案通過后，申請人方可安排會議。

3.會議室預約：申請人應根據(jù)會議需求，通過預約系統(tǒng)預約合適的會議室。預約成功后，系統(tǒng)自動生成會議通知，并發(fā)送至參會人員。

4.防疫物資準備：會議組織者應提前準備防疫物資，如口罩、消毒液、測溫儀等，并確保會議室內的防疫物資充足。

二、會議召開

1.會前防疫檢查：會議開始前，工作人員應對參會人員進行體溫檢測，并要求佩戴口罩。體溫正常、佩戴口罩方可進入會議室。

2.會議室消毒：會議開始前，工作人員應對會議室進行全面消毒，特別是桌面、座椅、話筒等高頻接觸部位。

3.會議簽到：參會人員進入會議室后，需進行簽到。簽到方式可采用電子簽到、紙質簽到等形式。

4.會議議程：會議主持人應嚴格按照議程進行，確保會議內容充實、高效。

5.防疫提醒：會議過程中，主持人應提醒參會人員保持安全距離，減少不必要的肢體接觸，并注意個人衛(wèi)生。

三、會議結束

1.會議記錄：會議結束后，記錄人應整理會議紀要，包括會議主題、議程、討論內容、決策結果等。

2.會議室整理：會議結束后，參會人員應將個人物品帶走，工作人員負責檢查并關閉會議室門窗，確保會議室整潔。

3.防疫措施：會議結束后，工作人員應對會議室進行再次消毒，確保下一個會議的防疫安全。

四、會議后續(xù)工作

1.會議紀要發(fā)布：會議紀要應在會議結束后的一定時間內發(fā)布，以便參會人員了解會議內容。

2.決策落實：會議決策事項應明確責任人，并制定落實計劃，確保決策事項的推進。

3.防疫工作總結：防疫工作領導小組應定期對會議防疫工作進行總結，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提升會議防疫水平。

本章所述會議流程，旨在確保會議的順利進行，同時保障參會人員的防疫安全。各部門應嚴格按照本章規(guī)定執(zhí)行，共同做好會議防疫工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議內容的總結和記錄，對會議決策的落實至關重要。本章將詳細闡述會議紀要的編寫、發(fā)布、跟蹤及落實流程，確保會議成果轉化為實際行動。

一、會議紀要編寫

1.紀要內容：會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論內容、決策結果等關鍵信息。

2.紀要格式：會議紀要應采用統(tǒng)一的格式，清晰、簡潔、條理分明，便于閱讀和理解。

3.紀要編寫：會議記錄人應在會議結束后盡快整理紀要，確保內容準確、完整。

二、會議紀要發(fā)布

1.發(fā)布時間：會議紀要應在會議結束后的一定時間內完成，并盡快發(fā)布。

2.發(fā)布范圍：會議紀要的發(fā)布范圍應涵蓋所有參會人員及相關責任人，確保相關人員了解會議內容。

3.發(fā)布方式：可采用電子郵件、企業(yè)內部通訊平臺、公告等形式發(fā)布會議紀要。

三、會議決策跟蹤

1.責任分配：會議決策事項應明確責任人，并將責任分解到具體人員。

2.跟蹤機制：建立會議決策跟蹤機制，對決策事項的落實情況進行定期檢查和評估。

3.進度反饋：責任人需定期向上級領導匯報決策事項的落實進度，確保決策事項的推進。

四、會議紀要落實

1.落實計劃：責任人應根據(jù)會議紀要，制定詳細的落實計劃，明確時間節(jié)點、目標成果等。

2.協(xié)同合作：各部門應加強溝通與協(xié)作，共同推進會議決策的落實。

3.效果評估：會議決策落實完成后，應對實際效果進行評估，總結經驗教訓，為今后類似工作提供借鑒。

五、會議紀要歸檔

1.歸檔要求：會議紀要應按照規(guī)定進行歸檔，便于查詢和追溯。

2.歸檔時間：會議紀要應在發(fā)布后的一定期限內完成歸檔。

3.歸檔形式：可采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式，確保會議紀要的安全保存。

本章所述會議紀要的跟蹤落實，旨在確保會議成果的轉化和執(zhí)行。各部門應高度重視會議紀要的編寫、發(fā)布、跟蹤和落實，共同推動公司業(yè)務發(fā)展。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室是公司重要的溝通交流場所，為保障會議室的高效使用和防疫安全，特制定以下管理規(guī)定。

一、會議室預約管理

1.預約流程：員工需通過公司指定的預約系統(tǒng)提前預約會議室，填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

2.預約原則：會議室預約遵循“先到先得”的原則，特殊重要會議可由管理部門進行協(xié)調安排。

3.預約確認：預約成功后，系統(tǒng)自動發(fā)送確認信息至預約人，同時會議室狀態(tài)更新為已預約。

二、會議室使用規(guī)范

1.使用要求：會議室使用過程中，應保持室內整潔，不得損壞設施設備。

2.防疫措施：會議室內應配備必要的防疫物資，如口罩、消毒液等，并定期進行消毒。

3.人數(shù)控制：根據(jù)會議室面積和防疫要求，嚴格控制參會人數(shù)，保持安全社交距離。

三、會議室設備管理

1.設備檢查：會議開始前，工作人員應對會議室內的設備進行檢查，確保設備正常運行。

2.設備操作：參會人員應按照規(guī)定操作會議室設備，如遇問題，及時聯(lián)系技術人員處理。

3.設備維護：定期對會議室設備進行維護保養(yǎng)，確保設備性能良好。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.清潔衛(wèi)生：會議結束后，工作人員應及時清理會議室，保持室內環(huán)境整潔。

2.消毒工作：根據(jù)疫情防控要求，定期對會議室進行消毒，特別是高頻接觸部位。

3.通風換氣：確保會議室定時通風換氣，提高室內空氣質量。

五、會議室安全管理

1.安全檢查：會議前，工作人員應檢查會議室的安全設施，如消防設備、緊急疏散通道等。

2.安全培訓：定期組織會議室安全培訓，提高員工的安全意識。

3.應急處置：遇突發(fā)事件，按照公司應急預案及時處置，確保人員安全。

本章所述會議室管理規(guī)定，旨在提高會議室使用效率，確保會議的順利進行，同時保障參會人員的防疫安全。各部門應嚴格遵守相關規(guī)定，共同維護會議室的正常秩序。

第五章附則

為確保會議室使用防疫管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權歸公司防疫工作領導小組所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。

三、各部門應認真組織學習本制度，確保