檔案管理制度草稿

檔案管理制度一、

總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸企管中心。二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求1、檔案劃分及管理部門1.1檔案是指本公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。1.2公司設(shè)立檔案室，隸屬于企管中心，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)（附件1），檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。1.3公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。2、各部門資料管理2.1公司授權(quán)各部門對(duì)其本部門資料進(jìn)行管理。各部門必須設(shè)兼職的資料管理員（附件2），制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。2.2各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。2.3檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。2.4會(huì)計(jì)資料按照《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。三

、檔案分類1、檔案質(zhì)量1.1檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。1.2檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。1.3檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。1.4檔案盒表面為《檔案目錄》（附件3），檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。1.5檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。2、立檔2.1檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2.2檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā) 3.1檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。3.2公司檔案大致分為以下幾類：3.2.1證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；3.2.2文件類：分外來(lái)文件（政府職能部門的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件；3.2.3制度類：管理制度匯編；3.2.4合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種；3.2.5計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；3.2.6會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等。4、檔案編號(hào)4.1檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。4.2檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。4.3公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。四、歸檔及保存年限1、歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。2、歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。2.1、永久保存：2.1.1公司章程、合同4.2檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。4.3愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。六、罰則1、各部門責(zé)任人不按規(guī)定歸檔、備份文件資料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，責(zé)令改正并限期三日內(nèi)整理歸檔，否則對(duì)所在部門經(jīng)理罰款100元～500元，并在公司通報(bào)批評(píng)。2、公司員工凡違反本制度第五條第1項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并在公司通報(bào)批評(píng)。3、公司員工凡違反本制度第五條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成嚴(yán)重后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。七、附則1、在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)企管中心備案后，與本制度具有同等效力。2、本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。附件1：檔案管理員崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。附件2：授權(quán)各部門管理檔案目錄（包括但不限于表格內(nèi)容）部門檔案種類保管人（暫）備注企管中心1、會(huì)議紀(jì)要2、公司發(fā)文3、會(huì)議資料4、年度計(jì)劃5、工商登記資料6、對(duì)外投資資料7、對(duì)外合作協(xié)議時(shí)磊人力資源部人事檔案考核評(píng)估工資福利黃付斌物資招標(biāo)部樣本檔案供方合同供方資質(zhì)行政事務(wù)部房產(chǎn)證營(yíng)業(yè)執(zhí)照組織機(jī)構(gòu)代碼李新娜8S服務(wù)中心客戶檔案部門檔案王瑞珍鑒定培訓(xùn)站技能鑒定許可證。學(xué)員資料學(xué)員試卷王亞南市場(chǎng)戰(zhàn)略規(guī)劃部技術(shù)資料競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料市場(chǎng)信息工作總結(jié)龐躍先品牌宣傳部廣告及市場(chǎng)推介合同；合作協(xié)議。合同風(fēng)險(xiǎn)部訴訟文件客戶信函往來(lái)內(nèi)部文件梅萬(wàn)丞國(guó)際營(yíng)銷部銷售合同運(yùn)輸合同代理協(xié)議王金尚研發(fā)中心產(chǎn)品藍(lán)圖、存檔底圖技術(shù)文件鑒定證書圖書資料專利證書夏蕓生產(chǎn)中心物資臺(tái)帳采購(gòu)合同設(shè)備技術(shù)資料管理制度新廠項(xiàng)目部項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的政府批文工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工及設(shè)備采購(gòu)合同工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；附件3：檔案歸檔目錄格式（例）2011年司發(fā)文歸檔目錄序號(hào)名稱內(nèi)容摘要日期備注1司發(fā)〔2011〕01號(hào)關(guān)于下發(fā)《陸德公司行政處罰辦法》的通知1.102…附件4：《檔案借閱登記表》陸德公司××部門檔案借閱登記表序號(hào)檔案名稱借閱事由借閱日期歸還日期借閱人簽名備注12…附件5：《檔案銷毀清冊(cè)》檔案銷毀清冊(cè)序號(hào)銷毀檔案名稱領(lǐng)導(dǎo)意見銷毀人監(jiān)銷人銷