檔案資料室管理制度

檔案資料室管理制度（一）總則

第一條為加強對駐地辦各類檔案的綜合管理，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、系統(tǒng)化和標準化，更好地為駐地辦管理各項工作提供服務(wù)，依據(jù)國家《檔案法》、《云南省公路公路工程竣工文件編制實用范本》及《云南龍瑞高速公路建設(shè)項目管理辦法》的有關(guān)部分，結(jié)合本項目工作實際情況，特制訂本檔案管理制度。

第二條工程建設(shè)監(jiān)理資料是項目監(jiān)理組對工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的,是工程建設(shè)過程真實、全面的反映;工程建設(shè)監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項目監(jiān)理組的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。本制度對各個施工階段監(jiān)理檔案、資料的收集、整理、歸檔作重點要求

第三條本制度適用于云南云嶺高速公路工程咨詢有限公司龍瑞高速公路項目監(jiān)理駐地辦。

（二）建立切實可行的工程監(jiān)理檔案管理辦法

第一條在檔案學(xué)中，檔案、文件材料、資料是三種不同的概念。檔案是在項目監(jiān)理工作活動中直接形成的原始記錄，經(jīng)過整理、鑒定、組卷辦理了歸檔手續(xù)的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光盤等不同載體的歷史記錄；文件材料是在本公司現(xiàn)行工作活動中直接形成的原始記錄，處于運轉(zhuǎn)、承辦過程中，還沒有轉(zhuǎn)化為檔案；資料是指為了工作參考的目的而搜集來的文獻材料，不是本公司工作活動中直接形成的文件材料。檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、安全，便于開發(fā)利用。

第二條檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的一個重要組成分，是維護公司合法權(quán)益、經(jīng)濟利益和歷史真實面貌的一項工作，檔案應(yīng)按照文件的種類和形成的時間順序進行全面的收集和認真的整理、編制。

第三條要做好檔案管理工作，首先要建立實可行的工程監(jiān)理檔案管理辦法。首先結(jié)合工程實際，制定《監(jiān)理計劃》和《監(jiān)理實施細則》等規(guī)范性文件，以及各分部（分項）工程的檢查、驗收、簽證、報表、質(zhì)量記錄等質(zhì)量監(jiān)督制度和工程進度計劃、工程支付、設(shè)計變更、工程索賠、標外合同項目審批、安全文明施工、協(xié)調(diào)等管理制定，使監(jiān)理的各項工作規(guī)范化、標準化、制度化。在此基礎(chǔ)上，同時建立工程監(jiān)理文件檔案管理辦法，指導(dǎo)工程項目監(jiān)理的全過程檔案管理工作。在工程項目建設(shè)的過程中，總監(jiān)辦配備專職檔案人員，充分利用計算機，采用文字、圖表、聲音、圖像等多種形式和手段，對工程監(jiān)理進行全方位、全過程的信息收集、整理、匯總和歸檔、傳遞與利用，并注重立足于施工現(xiàn)場，加強動態(tài)信息管理，對施工現(xiàn)場的信息進行詳細的分析和記錄，做到以文字為基礎(chǔ)，用數(shù)據(jù)來說明問題。（三）工程監(jiān)理檔案文件分類及其組成

根據(jù)高速公路建設(shè)項目的情況，常用監(jiān)理文件的分類及其組成如下：

第一條監(jiān)理文件類。第五條對隱蔽工程、特種工程，原則上要求報送聲像材料，錄音材料包括領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、重要會議的錄音等；錄像材料（包括影片）要能反映工程建設(shè)的全過程，如原貌、奠基、施工過程、竣工驗收等內(nèi)容。錄音帶、錄像帶、影片均要附有注明工程項目名稱及錄音、錄像、影片內(nèi)容的文字材料。

第六條

駐地辦信息資料員分管檔案，其主要職：

1.執(zhí)行國家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃各部門檔案管理工作。

2.負責收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計部門各類檔案及有關(guān)資料。

3.配合公司檔案主管部門，把需要歸檔（具有一定保存價值）文件材料進行歸檔。

4.積極與各部門一同進行對公司及項目檔案、資料等管理辦法的研究。

5.開展檔案的利用工作。負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具。積極開發(fā)檔案信息資源，逐步達到檔案信息資源共享。

6.進行檔案的鑒定工作。對已超過保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后進行處理。

（五）工程監(jiān)理文件資料的歸檔保管與管理

第一條凡已辦理完畢的來文、已發(fā)送的文件，駐地辦綜合部及時派專職人員收集、分類、編號、歸檔，卷內(nèi)文件材料應(yīng)按時間順序排列;并進入計算機中的文件庫，以便檢索和查閱。文件資料的調(diào)閱、借用必須履行借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)退還。其原件一律不借出，必要時經(jīng)批準可復(fù)制。次年初對上年歸檔工程文件進行正式立卷、建檔、歸檔。監(jiān)理工程項目竣工移交后，按監(jiān)理委托合同規(guī)定將經(jīng)整理的工程文件移交業(yè)主單位。在此之前，駐地辦對案卷的組合合理性、卷內(nèi)排列、題名、外觀的總體嚴格審查，仔細核對卷內(nèi)題名與卷內(nèi)文件是否已概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容、頁次是否有錯誤、備考表是否簽字、裝訂是否規(guī)范牢固等。不合格的進行返工處理，直到符合要求后完整的上交業(yè)主。

第二條駐地辦應(yīng)將符合要求的檔案整理整理規(guī)檔并交到公司的檔案室。檔案室對已超過保管期限的檔案進行鑒定，報請公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理決定。未經(jīng)鑒定和批準，任何單位或個人不得銷毀任何檔案。對銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊永久保存。

第三條各類檔案都是公司及駐地辦的重要財富，由檔案室集中統(tǒng)一管理，嚴格按照審批程序借閱，任何部門或個人都不得視檔案為私有。監(jiān)理檔案文件及資料未經(jīng)允許不得外借其它單位人員傳閱及使用。全體監(jiān)理人員都有保護檔案的義務(wù)。各類檔案移交時，必須經(jīng)檔案人員清點檢查，辦好交接手續(xù)。

第四條檔案室按便于保管、方便利用為原則，對檔案進行分類、編號和排列。

第五條檔案室應(yīng)研究和改進檔案的保護，對已破損、蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。

第六條文件處理做到“四及時”即：及時登記、及時傳閱、及時催（承）辦、及時歸卷；“四不”即：文件材料不積壓、不錯漏、不遺失、不外傳。

第七條各類檔案按其內(nèi)容、價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。（五）

工程監(jiān)理文件資料的總體要求

要做好檔案管理工作，首先要使監(jiān)理的“質(zhì)量、進度、投資、安全”控制工作和信息與合同管理工作以及協(xié)調(diào)工作等規(guī)范化、標準化、制度化;然后，在實踐中不斷完善建立一套具有很強的實用性和可操作性的工程文件檔案管理辦法，使駐地辦的工程監(jiān)理文件檔案做到真實、完整、規(guī)范、科學(xué)、查閱方便的基本要求。

（1）《云南省公路公路工程竣工文件編制實用范本》對監(jiān)理竣工文件的編制基本原則、方法步驟、標準要求、資料整理、圖表編制、組卷歸檔、驗收移交等做出了明確和系統(tǒng)的闡述，駐地辦的檔案資料管理必須以此為標準。

（2）高速公路建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作涉及到整個建設(shè)工程的方方面面，在日常工作中，要注意對資料的復(fù)核，同時檢查資料是否符合規(guī)范要求，發(fā)現(xiàn)問題及時督促有關(guān)單位進行整改。

（3）對一些需連續(xù)產(chǎn)生的監(jiān)理信息，在歸檔過程中應(yīng)對該類信息建立相關(guān)的統(tǒng)計匯總表格以便進行核查和統(tǒng)計，并及時發(fā)現(xiàn)錯漏之處，從而保證該類信息的完整性。