郵政公司會(huì)議管理制度

郵政公司會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為了加強(qiáng)郵政公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，制定本制度。

2.會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、高效、節(jié)儉的原則，注重會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中討論和會(huì)后落實(shí)。

3.本制度適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。

二、會(huì)議類型及組織

1.公司會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

定期會(huì)議：如董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等，按照規(guī)定的時(shí)間和議程召開。

臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的專題會(huì)議。

2.各類會(huì)議的組織工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)場布置、會(huì)議記錄等工作。

三、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前一定時(shí)間發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員做好會(huì)前準(zhǔn)備。

3.會(huì)議通知可通過電話、郵件、短信等方式進(jìn)行。

四、參會(huì)人員

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類會(huì)議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.參會(huì)人員應(yīng)充分準(zhǔn)備會(huì)議議題，積極參與討論，并提出建設(shè)性意見和建議。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場秩序，不得隨意離場或交頭接耳。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄應(yīng)全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議程、討論情況、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理、歸檔。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行傳閱，以便參會(huì)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

六、保密工作

1.會(huì)議涉及的公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

2.會(huì)議記錄、會(huì)議材料等應(yīng)妥善保管，防止泄露。

3.違反保密規(guī)定，造成不良影響的，將依法追究相關(guān)人員責(zé)任。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)，修改權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會(huì)。各部門可根據(jù)本制度制定具體實(shí)施細(xì)則，并報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審批。本制度的實(shí)施情況納入公司績效考核。

八、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇特殊情況，需臨時(shí)調(diào)整本制度的，由公司總經(jīng)理辦公會(huì)決定。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議主題、討論事項(xiàng)、預(yù)計(jì)時(shí)間等內(nèi)容，并在會(huì)前征求參會(huì)人員意見。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會(huì)議所需的報(bào)告、數(shù)據(jù)、案例等材料，并在會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人開場：會(huì)議主持人簡要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，并對會(huì)議紀(jì)律提出要求。

3.按議程進(jìn)行討論：會(huì)議主持人按照議程安排，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議內(nèi)容有序進(jìn)行。

4.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員在會(huì)議主持人允許的情況下，可就會(huì)議議題發(fā)表自己的觀點(diǎn)和意見。

5.會(huì)議表決：對于需要決策的事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，確保決策的民主性和合法性。

三、會(huì)議記錄與整理

1.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議程、討論情況、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄整理會(huì)議紀(jì)要，并在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

3.會(huì)議紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議主持人審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人應(yīng)對會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的執(zhí)行和落實(shí)。

2.參會(huì)人員反饋：參會(huì)人員應(yīng)對會(huì)議效果、組織等方面提出意見和建議，以不斷提高會(huì)議質(zhì)量。

3.會(huì)議改進(jìn)：會(huì)議主持人根據(jù)參會(huì)人員的反饋，對會(huì)議組織、流程等方面進(jìn)行改進(jìn)。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對參會(huì)人員表示感謝。

2.會(huì)后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要、表決結(jié)果等材料歸檔，并按照規(guī)定進(jìn)行傳閱。

3.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決議，認(rèn)真履行職責(zé)，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)完成整理，并由會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、公告欄等方式發(fā)布，確保所有相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取。

3.重要會(huì)議紀(jì)要應(yīng)抄送公司高層領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)了解會(huì)議內(nèi)容和決策執(zhí)行情況。

二、會(huì)議決議的分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議決議分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任部門和個(gè)人。

2.對于每一項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)明確完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3.責(zé)任部門和個(gè)人應(yīng)簽署確認(rèn)，以保證對會(huì)議決議的理解和承諾。

三、會(huì)議決議的執(zhí)行監(jiān)控

1.設(shè)立專門的監(jiān)控機(jī)制，對會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.責(zé)任部門定期匯報(bào)行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)展情況，會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)匯總。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)分析原因，制定解決方案，并報(bào)告給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

四、會(huì)議決議的調(diào)整與反饋

1.如遇特殊情況，影響會(huì)議決議執(zhí)行的，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)會(huì)議主持人批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。

2.會(huì)議決議的調(diào)整情況應(yīng)及時(shí)通知所有相關(guān)人員，并重新確定責(zé)任分配和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

3.定期收集參會(huì)人員對會(huì)議決議執(zhí)行情況的反饋，持續(xù)優(yōu)化執(zhí)行過程。

五、會(huì)議決議的驗(yàn)收與評價(jià)

1.完成會(huì)議決議的行動(dòng)計(jì)劃后，由會(huì)議主持人或指定專人進(jìn)行驗(yàn)收。

2.驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)記錄在案，并作為對責(zé)任部門和個(gè)人績效考核的依據(jù)。

3.對會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)評價(jià)，提出改進(jìn)措施，以提高未來會(huì)議的決策質(zhì)量和執(zhí)行力。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.鼓勵(lì)員工查閱會(huì)議紀(jì)要，了解公司決策和執(zhí)行情況，提高透明度和參與度。

3.對于涉及敏感信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議申請人提前向行政部門或指定人員提交會(huì)議室申請。

2.申請應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.行政部門根據(jù)申請情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室合理利用。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模進(jìn)行適當(dāng)配置，包括但不限于座椅、音響、投影儀等設(shè)備。

2.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、光線適宜，確保會(huì)議環(huán)境舒適。

3.定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換損壞設(shè)備。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議申請人應(yīng)在會(huì)議開始前到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否齊全、功能正常。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，保持安靜，不隨意離開座位。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，不得亂丟垃圾，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如消防設(shè)備、安全出口等。

2.會(huì)議期間，應(yīng)確保會(huì)議室門窗關(guān)閉，防止外部干擾。

3.對于涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議，應(yīng)采取加密通信、限制記錄等措施，確保會(huì)議內(nèi)容不被泄露。

五、會(huì)議室清理與維護(hù)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議申請人或指定人員負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保場地整潔。

2.若會(huì)議使用過程中出現(xiàn)設(shè)備損壞或其他問題，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，以便及時(shí)處理。

3.定期對會(huì)議室進(jìn)行深度清潔和保養(yǎng)，確保會(huì)議室長期保持良好狀態(tài)。

六、會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與改進(jìn)

1.行政部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用情況反饋，了解存在的問題和不足。

2.根據(jù)反饋意見，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定，提高會(huì)議室使用效率和滿意度。

3.對于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)給予相應(yīng)處罰，并通報(bào)全公司，以維護(hù)會(huì)議室管理秩序。

第五章附則

1.本制度的解釋權(quán)歸郵政公司董事會(huì)所有。

2.