會(huì)議室管理制度醫(yī)院

會(huì)議室管理制度醫(yī)院”

第一章總則

為確保醫(yī)院會(huì)議室使用的高效、規(guī)范，提高會(huì)議質(zhì)量，保障醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，特制定本會(huì)議室管理制度。

一、本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有會(huì)議室的使用、管理和維護(hù)。

二、醫(yī)院會(huì)議室的主要用途為召開各類院內(nèi)、院際會(huì)議，舉辦學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)等活動(dòng)。使用會(huì)議室應(yīng)遵循“高效、節(jié)約、環(huán)?！钡脑瓌t。

三、醫(yī)院設(shè)立會(huì)議室管理部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及預(yù)約工作。

四、醫(yī)院各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本會(huì)議室管理制度，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和環(huán)境。

五、醫(yī)院會(huì)議室的使用實(shí)行預(yù)約制度，各部門需提前向會(huì)議室管理部門提交預(yù)約申請(qǐng)。

六、會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備完好，為會(huì)議提供良好的條件。

七、違反本制度規(guī)定的，將按醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，解釋權(quán)歸醫(yī)院會(huì)議室管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題及目的：會(huì)議發(fā)起人需明確會(huì)議的主題、目的及預(yù)期成果，以便于會(huì)議通知的準(zhǔn)確傳達(dá)和會(huì)議議程的制定。

2.擬定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題及目的，擬定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、主持人等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人需提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

4.會(huì)議資源準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議需求，提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料、設(shè)備、茶水等。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，確保參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議開場(chǎng)：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、目的、議程及參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律及要求。

3.會(huì)議討論：按照議程安排，逐項(xiàng)進(jìn)行會(huì)議討論。會(huì)議期間，主持人需確保會(huì)議秩序，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論內(nèi)容，包括主要觀點(diǎn)、結(jié)論及待解決問題等。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)論：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議結(jié)論和下一步行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、結(jié)論等。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審批后，發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟進(jìn)事項(xiàng)落實(shí)：會(huì)議結(jié)束后，由專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)會(huì)議確定的行動(dòng)計(jì)劃，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

2.反饋與評(píng)估：會(huì)議發(fā)起人需定期對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行評(píng)估，了解工作進(jìn)展，對(duì)存在的問題進(jìn)行改進(jìn)。

3.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：每次會(huì)議結(jié)束后，組織相關(guān)人員總結(jié)會(huì)議過程中的優(yōu)點(diǎn)和不足，為下一次會(huì)議提供借鑒。

五、會(huì)議變更與取消

1.會(huì)議變更：如需變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前通知參會(huì)人員，確保相關(guān)人員及時(shí)調(diào)整工作安排。

2.會(huì)議取消：如需取消會(huì)議，會(huì)議發(fā)起人需提前通知參會(huì)人員，并說明原因。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范醫(yī)院會(huì)議流程，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議流程，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論的主要議題、達(dá)成的共識(shí)、決策和分配的任務(wù)等。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審核。

4.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門，確保信息共享。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確分配的任務(wù)應(yīng)具體到個(gè)人，并設(shè)定明確的完成時(shí)限。

2.任務(wù)責(zé)任人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后確認(rèn)任務(wù)，并按期推進(jìn)任務(wù)執(zhí)行。

3.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確任務(wù)完成的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，以便于后續(xù)評(píng)估。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度匯報(bào)

1.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)由會(huì)議發(fā)起人或指定專人負(fù)責(zé)，定期檢查任務(wù)進(jìn)展情況。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度，遇到問題時(shí)及時(shí)溝通，尋求解決方案。

3.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)定期組織會(huì)議，對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)存在的問題進(jìn)行討論和解決。

四、效果評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)

1.任務(wù)完成后，應(yīng)對(duì)照會(huì)議紀(jì)要中設(shè)定的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行效果評(píng)估。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)未達(dá)到預(yù)期效果的部分分析原因，并提出改進(jìn)措施。

3.改進(jìn)措施應(yīng)在下一次會(huì)議中進(jìn)行討論，并納入新的會(huì)議紀(jì)要中，形成持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制。

五、檔案管理與查詢

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行管理，保存期限按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)建立索引，便于相關(guān)人員查詢。

3.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的人員，應(yīng)按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和查閱。

本章內(nèi)容旨在確保會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行力和效果，通過有效的跟蹤落實(shí)機(jī)制，提高醫(yī)院決策的執(zhí)行力和工作效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)約管理

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)約制度，各部門或個(gè)人需提前向會(huì)議室管理部門提交預(yù)約申請(qǐng)。

2.預(yù)約申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)施設(shè)備等信息。

3.會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)約申請(qǐng)的先后順序及會(huì)議性質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室高效利用。

4.如有特殊原因需變更或取消預(yù)約，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門，以便于及時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，不隨意離開會(huì)議室。

3.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，如有損壞，需照價(jià)賠償。

4.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)施設(shè)備安全。

三、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備維護(hù)

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查、維護(hù)會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并通知會(huì)議室管理部門。

3.會(huì)議室管理部門可根據(jù)實(shí)際需要，定期更新會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，提高會(huì)議質(zhì)量。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定會(huì)議室安全管理制度，包括防火、防盜等措施。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期進(jìn)行消防安全檢查。

3.會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門應(yīng)確保會(huì)議室的安全，禁止無關(guān)人員進(jìn)入。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室管理部門可根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，制定會(huì)議室開放時(shí)間。

2.如有特殊需求，在保證不影響正常工作秩序的前提下，可適當(dāng)調(diào)整會(huì)議室開放時(shí)間。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范醫(yī)院會(huì)議室的管理和使用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供有力保障。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常秩序。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，醫(yī)院各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二、本管理