礦山企業(yè)會(huì)議管理制度

礦山企業(yè)會(huì)議管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)礦山企業(yè)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，確保決策的科學(xué)性、合理性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于礦山企業(yè)召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)、部門例會(huì)等。

三、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)；

2.預(yù)約、準(zhǔn)備、總結(jié)；

3.及時(shí)、準(zhǔn)確、全面；

4.遵守保密原則，嚴(yán)格控制會(huì)議信息傳播。

四、會(huì)議的組織、召開、記錄、跟蹤和落實(shí)等工作，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。任何單位和個(gè)人不得擅自變更會(huì)議管理制度，確需變更的，需提交公司董事會(huì)審批。

五、會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議主要包括董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議主要包括專題會(huì)、緊急會(huì)議等。

六、會(huì)議的召開應(yīng)提前做好以下準(zhǔn)備工作：

1.確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等；

2.準(zhǔn)備會(huì)議材料，提前發(fā)送給參會(huì)人員；

3.確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，做好會(huì)場(chǎng)布置；

4.會(huì)前通知參會(huì)人員，確保按時(shí)參加。

七、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、全面地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論情況、決策結(jié)果等。

八、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行，確保會(huì)議決策落到實(shí)處。

九、違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

十、本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如國(guó)家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度發(fā)生變化，本制度應(yīng)相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)約與通知

1.召開會(huì)議前，由會(huì)議發(fā)起人向會(huì)議管理部門提交會(huì)議申請(qǐng)，內(nèi)容包括會(huì)議主題、目的、議程、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、所需設(shè)施設(shè)備等。

2.會(huì)議管理部門根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)，合理安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，確保參會(huì)人員有足夠時(shí)間準(zhǔn)備。

二、會(huì)議簽到

1.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，并在會(huì)議簽到表上簽到。

2.會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員簽到情況，及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告。

三、會(huì)議議程與主持人

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照預(yù)定議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容緊湊、有序進(jìn)行。

2.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論，控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議高效、務(wù)實(shí)。

四、會(huì)議討論與決策

1.會(huì)議討論應(yīng)圍繞主題展開，參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見(jiàn)，做到有理有據(jù)。

2.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行表決或決策。

3.對(duì)于重要決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括表決結(jié)果、參會(huì)人員意見(jiàn)等。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成，并提交給會(huì)議主持人審核。

六、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放與反饋

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過(guò)后，由會(huì)議管理部門在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

2.參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出，由會(huì)議管理部門協(xié)調(diào)解決。

七、會(huì)議總結(jié)與改進(jìn)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理部門應(yīng)收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。

2.根據(jù)總結(jié)結(jié)果，會(huì)議管理部門提出改進(jìn)措施，不斷完善會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。

八、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理部門應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、簽到表、會(huì)議通知等相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行保存，確保資料的安全、完整。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審核與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，由會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議管理部門統(tǒng)一發(fā)布，并明確紀(jì)要的執(zhí)行期限和責(zé)任人。

二、任務(wù)分解與責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)分解，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和期限。

2.會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)將分解后的任務(wù)分配給相關(guān)部門和人員，并跟蹤任務(wù)執(zhí)行情況。

三、任務(wù)執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任部門和個(gè)人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，積極推進(jìn)任務(wù)的執(zhí)行。

2.會(huì)議管理部門應(yīng)定期對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)決策落到實(shí)處。

四、進(jìn)度報(bào)告與問(wèn)題反饋

1.責(zé)任部門在執(zhí)行任務(wù)過(guò)程中，應(yīng)定期向會(huì)議管理部門報(bào)告任務(wù)進(jìn)度，遇到問(wèn)題及時(shí)反饋。

2.會(huì)議管理部門對(duì)收集到的問(wèn)題和反饋進(jìn)行分析，提出解決方案，協(xié)助責(zé)任部門解決問(wèn)題。

五、跨部門協(xié)作與溝通

1.對(duì)于涉及多個(gè)部門的任務(wù)，會(huì)議管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保協(xié)作順暢。

2.各部門之間應(yīng)保持良好溝通，共同推進(jìn)任務(wù)完成。

六、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的評(píng)估與總結(jié)

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行期限屆滿后，會(huì)議管理部門應(yīng)組織對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)落實(shí)效果好的部門和個(gè)人給予表?yè)P(yáng)，對(duì)未完成任務(wù)的部門和個(gè)人進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

七、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.會(huì)議管理部門應(yīng)不斷總結(jié)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

2.通過(guò)優(yōu)化流程、提高溝通效率、加強(qiáng)協(xié)作等方式，持續(xù)提升會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)效果。

八、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的公示

1.會(huì)議管理部門定期將會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況公示，提高透明度，接受全體員工的監(jiān)督。

2.公示內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、責(zé)任人、完成時(shí)間等，以確保全體員工了解會(huì)議決策的執(zhí)行情況。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議發(fā)起人提前向會(huì)議管理部門提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.會(huì)議管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議預(yù)訂簿上做好記錄。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和維護(hù)，保證會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，保持安靜，不隨意離席。

2.愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，避免造成設(shè)備損壞或污染。

四、會(huì)議保密工作

1.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和涉密信息。

2.會(huì)議室內(nèi)不得使用不具備保密功能的通訊設(shè)備，防止信息泄露。

五、會(huì)議室準(zhǔn)入與安保

1.會(huì)議室使用期間，未經(jīng)允許，非參會(huì)人員不得擅自進(jìn)入會(huì)議室。

2.會(huì)議管理部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的安保工作，確保會(huì)議安全順利進(jìn)行。

六、會(huì)議室使用記錄

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理部門應(yīng)記錄會(huì)議室使用情況，包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員等。

2.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為會(huì)議室管理和優(yōu)化提供依據(jù)。

七、會(huì)議室預(yù)約與使用優(yōu)先級(jí)

1.會(huì)議室預(yù)約遵循先到先得原則，特殊情況下可根據(jù)會(huì)議重要性和緊急程度調(diào)整優(yōu)先級(jí)。

2.會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決會(huì)議室使用沖突，確保重要會(huì)議的順利進(jìn)行。

八、會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案

1.會(huì)議管理部門應(yīng)制定會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案，包括設(shè)備故障、突發(fā)情況等，確保會(huì)議不受影響。

2.參會(huì)人員應(yīng)熟悉應(yīng)急預(yù)案，遇到問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并協(xié)助處理。

九、會(huì)議室管理評(píng)估與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議室管理工作進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

2.針對(duì)評(píng)估結(jié)果，會(huì)議管理部門提出改進(jìn)措施，不斷提升會(huì)議室管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸礦山企業(yè)