會務(wù)管理辦法

PAGE第5頁共5頁會務(wù)管理制度會務(wù)管理規(guī)定：召開會議是集團(tuán)公司加強服務(wù)和信息暢通管理、有效地完成好各項任務(wù)的手段之一。適時召開各種會議，可以起到上情下達(dá)、溝通、交流信息、研究工作、做出決策。確保集團(tuán)公司運營正常運轉(zhuǎn)，提高工作與管理效率。會務(wù)管理規(guī)定如下：會議類型：總裁/董事會總裁經(jīng)營活動分析會專題工作會（業(yè)務(wù)、技術(shù)、研討會）中高管周辦公例會員工大會會議安排：董事會（一小時內(nèi)）會議內(nèi)容：總裁代表董事會匯報工作情況；提出需研究決定集團(tuán)公司營運、人事、財務(wù)等方案及戰(zhàn)略部署決策。召開時間：每月不定期/次會議主持：集團(tuán)總裁辦主任與會人員：公司高管人員（特殊情況的列席人員）開會地點：董事長小會議室開會方式：匯報、研究、決策、指令會議準(zhǔn)備：由總裁助理提交需要匯報、研究的各項內(nèi)容會議記錄：集團(tuán)總裁辦助理其他事項：必要時做出會議決定、或有關(guān)通知并下發(fā)到各部門、分公司/店第一責(zé)任人、集團(tuán)總裁辦備案。經(jīng)營活動分析會（二小時內(nèi)）會議內(nèi)容：各運營、業(yè)務(wù)、人事、財務(wù)第一負(fù)責(zé)人，匯報月完成工作目標(biāo)進(jìn)展及績效情況，提交下月工作計劃；財務(wù)提交盈利報表分析；人資提出考核評比結(jié)果、總裁對工作重大問題提出進(jìn)行討論、決策；召開時間：每月初15日前上午9時正會議主持：營運副總裁與會人員：各部、分公司負(fù)責(zé)人開會地點：集團(tuán)會議室開會方式：總結(jié)、計劃、商討、部署、決策會議準(zhǔn)備：與會人員準(zhǔn)備一月工作述職報告會議記錄：集團(tuán)總裁辦營運助理其他事項：必要時做出會議紀(jì)要或有關(guān)通知，并下發(fā)到相關(guān)部門第一責(zé)任人、集團(tuán)總裁辦備案；專題工作會議（業(yè)務(wù)、技術(shù)、研討會——二小時內(nèi)）會議內(nèi)容：研究討論某一項重要專業(yè)技術(shù)工作或課題，并提出落實（解決）措施及動作方案。召開時間：不定期召開部門：各業(yè)務(wù)版塊負(fù)責(zé)人會議主持：業(yè)務(wù)部門專業(yè)負(fù)責(zé)人與會人員：有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家，以及相關(guān)協(xié)助工作人員開會地點：集團(tuán)會議室或臨時定點開會方式：研討、決議、方案會議準(zhǔn)備：由主會部門提出需要研究的工作或課題會議記錄：業(yè)務(wù)部門行政文秘其他事項：必要時做出會議紀(jì)要或有關(guān)通知，并下發(fā)到相關(guān)部門第一責(zé)任人、集團(tuán)總裁辦備案；中高管周辦公例會（一點半小時內(nèi)）會議內(nèi)容：各自匯報工作中需協(xié)調(diào)的問題與下周工作計劃，集團(tuán)總裁辦主任點評本周督辦檢查或某項工作（活動）完成情況并提出表揚與批評，CEO對特別問題做出明確指示，安排部署協(xié)調(diào)配合集團(tuán)運營、業(yè)務(wù)的工作或具體活動（任務(wù)）；開會時間：每周五下午14:30分召開/次召開部門：集團(tuán)行政部會議主持：行政經(jīng)理與會人員：集團(tuán)各部、分公司/店中、高管人員開會地點：集團(tuán)會議室開會方式：匯報、總結(jié)、協(xié)調(diào)、部署會議準(zhǔn)備：行政部準(zhǔn)備周工作總結(jié)、計劃及表彰材料會議記錄：集團(tuán)總裁辦文秘其他事項：會后兩天內(nèi)做出會議紀(jì)要并下發(fā)到各部各分公司/店第一責(zé)任人，集團(tuán)總裁辦備案；員工大會（二點小時內(nèi)）會議內(nèi)容：通報集團(tuán)運營工作進(jìn)展，表彰先進(jìn)部門、分公司個人、通報特別的問題，以及下步員工奮斗的短期目標(biāo)、協(xié)調(diào)配合集團(tuán)運營的工作、活動方向；召開時間：集團(tuán)每季度/次不定期；各部、分公司/店每月/次；召開部門：集團(tuán)行政部；各部、分公司/店自行；會議主持：集團(tuán)行政部經(jīng)理；各部、分公司/店第一責(zé)任人；與會人員：全體員工開會地點：集團(tuán)員工大會臨時通知；各下屬員工會自行確定；開會方式：總結(jié)匯報、表彰、部署、會議準(zhǔn)備：集團(tuán)由行政部收集提交需要匯報、表彰的各項材料；各下屬單位自行準(zhǔn)備好了會議記錄：總裁辦助理其他事項：做出會議紀(jì)要下發(fā)到各部門、分公司部門周會（10——30分鐘內(nèi)）會議內(nèi)容：總結(jié)上周工作安排下周任務(wù)及需解決的問題；召開時間：每周一早9:00——9:30分會議主持：各部主要管理人與會人員：集團(tuán)、分公司各部員工開會地點：各單位開會方式：總結(jié)、部署、會議準(zhǔn)備：各自工作進(jìn)展會議記錄：部門行政專員其他事項：重大的事件可做筆記備案；會議管理：（違反者扣績效5分/次；罰款100元/人、次。）按時召開和參加會議，規(guī)定的參會者不得缺席，遲到、早退；（年休、輪休期間除外）特殊因工作緊急出差實不能參加，必須委派第二責(zé)任人參會；會議召開人應(yīng)提前做好各項會議準(zhǔn)備，記錄人員應(yīng)做好會議記錄、擬出會議紀(jì)要、會議決定、通知等。集團(tuán)行政部應(yīng)建立專項檔案，保存好各會議資料、文件，確保有椐可查。為提高公司管理的透明度、信息暢通，召開各類辦公會、（除保密會以外）中、高管會后，各部、分公司必須以會議形式，及時傳達(dá)集團(tuán)公司會議決議精神給所屬員工，并做好傳達(dá)會議人員簽到、會議記錄；任何會議須按規(guī)定時限召開，凡超時會儀集團(tuán)總裁辦將給予主持人責(zé)任50元/次；相關(guān)上級連帶責(zé)任100元/次的處罰；會議傳達(dá)流程：董事會或重大保密會除外董事長/CEO經(jīng)營活動分析會高管人員督促分管部門經(jīng)理部門主管 中、高管辦公會分管領(lǐng)導(dǎo)督促部門經(jīng)理各部門、分公司員工集團(tuán)總裁辦隨人隨即抽查員工作為考核管理人依據(jù)；會議紀(jì)律（違反者扣績效分5分/次；罰款：100元/人、次）任何會議與會者必須做好會議筆記。做好人事會議的保密工作，會后不能讕言、自由主義。手機(jī)一律調(diào)至靜音或振動上、接聽電話必須退出會場處理；任何會議的接待、安排會議室、發(fā)送通知工作均由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)。會議獎罰：——遲到、早退、缺席。遲到：參會人在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。扣績效分5分/次的處罰。100元的罰款取消年度評優(yōu)評獎資格。早退：參會人，未經(jīng)主持人同意中途或會議結(jié)束前5分鐘離開會場為早退?？劭冃Х?0分/次；100元的罰款，取消年度評優(yōu)評獎資格。缺席：必須參會人無故請假、擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)的，計為缺席?？劭冃Х?0分/次，200元的罰款，并納入個人年度考核總評比，取消一切評獎資格。會議事務(wù)管理：人力資源招聘普通、中高管員工面試，一律在集團(tuán)會議室舉辦；行政部專員履行：接待、投影、茶水、記錄管理；核心崗位、中高管單獨約見CEO/董事長復(fù)試，一律在董事長辦公室進(jìn)行，董事長助理接待茶水；凡集團(tuán)舉辦大型對外新聞發(fā)布會，一律由集團(tuán)總裁辦全權(quán)負(fù)責(zé)籌備、議程、接待等管理；凡集團(tuán)各類活動舉辦，一律由舉辦公司全權(quán)負(fù)責(zé)籌備、方案的提交，接待等管理由集團(tuán)總裁辦全權(quán)負(fù)責(zé)安排，活動中協(xié)助的部門、人員全力配合執(zhí)行；會議類型：序號會議名稱主題/內(nèi)容類別會議時限主持人參會人1CEO/董事會對集團(tuán)公司營運、人事、財務(wù)等戰(zhàn)略部署決策。月度不定期2小時董事會秘書/主任、董事長、股東、CEO、副總裁、總裁辦主任、董助、2經(jīng)營活動會經(jīng)營、財務(wù)狀況月報表的分析、解決、部署工作；月度專題會2小時集團(tuán)CEO或指定代理人董事長、CEO、副總裁、各業(yè)務(wù)單元、職能部門第一責(zé)任人、列席參會人序號會議名稱主題/內(nèi)容類別會議時限主持人參會人3集團(tuán)中高管辦公會匯報總結(jié)、點評，提出問題，解決并部署各部門需協(xié)調(diào)配合的工作每周例會1.5小時行政經(jīng)理集團(tuán)中、高管層4專題工作會集團(tuán)各部、分公司各業(yè)務(wù)、技術(shù)、研討隨時專題會2小時分管副總裁董事長、CEO、及甲、乙方人員，相關(guān)負(fù)責(zé)人、列席參會人5員工大會集團(tuán)月經(jīng)營狀況及人事表彰公司近期目標(biāo)每月/次2.5小時行政部經(jīng)理集團(tuán)全體員工6部門周會總結(jié)、部署每周六/次早：9:00——9:30分30分鐘內(nèi)各部門/分公司第一責(zé)任人全體員工會議準(zhǔn)備：召集會議部門應(yīng)提前做好會議資料（議程議題、提案、匯報材料、計劃、決議決定草案、與會人提交資料、發(fā)言時間等）準(zhǔn)備組織工作；集團(tuán)行政部提供一切會務(wù)服務(wù)工作：提前做好會務(wù)準(zhǔn)備、落實會場、布置、備好座位、會議器材、接待用茶水果等會議所需品；部門、分公司召開會議需用集團(tuán)會議室，向集團(tuán)行政部提出，由行政部統(tǒng)籌安排。會議通知：例行會議，每月無調(diào)整、定時召開，不再另行通知，主持部門定時組織參加。專題、辦公、員工大會等會議通知、接待均由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)。會議通知應(yīng)提前一天以上通知到與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；會議通知形式一般為QQ、短信、電話、傳真通知。并對會議議題、準(zhǔn)備資料、會務(wù)安排等作特別說明會議組織：——主持人：會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。會議開始，點明會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、等進(jìn)行必要的說明。根據(jù)會議進(jìn)程，對會議進(jìn)行適時、必要的控制，規(guī)定發(fā)言時間、中止與議題無關(guān)的發(fā)言，確保議程順利推進(jìn)及會議質(zhì)量。屬討論、決策性議題會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確?！c會人：準(zhǔn)時到會，并《會議簽到表》簽到。會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。遵循會議主持人對議程控制的要求。屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。遵守會議紀(jì)律，與會期間將手機(jī)調(diào)到振動或呼叫轉(zhuǎn)移至部門，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。做好本人的會議記錄。會議記錄：公司辦公會議均由集團(tuán)總裁辦專職文秘進(jìn)行會議記錄。專題會議由相關(guān)部門內(nèi)務(wù)文員記錄。以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，并整理會議紀(jì)要。會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。對會議決議事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“決議”字樣。會議記錄的整理、會議紀(jì)要、會議工作部署跟蹤表最遲于次日下午呈報會議主持人審核簽名，并下發(fā)相關(guān)部門。做好會議原始記錄日常歸檔、保管工作，及時將主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時會議的會議紀(jì)要須報集團(tuán)總裁辦一份存檔備查。會議原始記錄備檔：集團(tuán)的各