新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考

對(duì)人員進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化的管理，以及對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，能夠使優(yōu)秀人才得到重用，為工作單位提供人才支撐，因此，在新時(shí)期內(nèi)，我們對(duì)人事干部的規(guī)范管理是每一個(gè)企業(yè)工作的重中之重。因?yàn)槿耸聶n案的管理水平的高低直接影響著工作崗位人才的儲(chǔ)備問題，還影響著崗位人員的工作積極性和效率。所以在新時(shí)期必須重視人事管理的科學(xué)性和合理性，加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)和利用，使檔案更加科學(xué)化、合理化和人性化，從而提高人事檔案的質(zhì)量。一、人事檔案管理的重要性人事檔案的管理不僅可以將人員的工作能力、經(jīng)驗(yàn)、年限分為不同的等級(jí)，還可以為后期人員的提拔任用和調(diào)轉(zhuǎn)提供有效的參考，另外，對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化、合理化的整理，有利于促進(jìn)人員的工作積極性和熱情，同時(shí)，員工也可以參考自己在人事檔案中的位置，來評(píng)估自己近段時(shí)間的工作狀況，以及在后期工作中需要改進(jìn)的地方，人事檔案主要包括人員的工作能力、學(xué)歷水平、工作經(jīng)驗(yàn)和政治身份等，其中最為重要的就是人員的學(xué)歷水平和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)人員的調(diào)轉(zhuǎn)、提升都非常重要[1]。總而言之，人事檔案包括了員工所有的資料，為后期人員的調(diào)動(dòng)和提升提供參考意見，另外做好人事檔案管理工作可以為公司把好關(guān)，把握工作的細(xì)節(jié)，從而提升工作效率和質(zhì)量，為人事部的提升和調(diào)轉(zhuǎn)提供參考依據(jù)。二、人事檔案管理工作呈現(xiàn)出的特點(diǎn)（一）服務(wù)對(duì)象、管理對(duì)象和管理機(jī)構(gòu)的社會(huì)性人事檔案管理工作具有服務(wù)對(duì)象，管理對(duì)象和管理機(jī)構(gòu)社會(huì)性的特點(diǎn)。眾所周知，在我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，很多與之相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)組織形式以不斷地產(chǎn)生，都加快了我國人才的流動(dòng)性，因此也出現(xiàn)了新型的人事管理制度，對(duì)人事檔案管理工作就非常重要，因此它被賦予了社會(huì)化的性質(zhì)，在新時(shí)期我國建立了更具有社會(huì)性的檔案管理制度，這不僅局限于管理本單位的人事檔案，而是面向整個(gè)社會(huì)服務(wù)的對(duì)象，也包含了整個(gè)社區(qū)的工作人員為他們進(jìn)行檔案管理的服務(wù)。（二）對(duì)人事檔案要求的多樣性在新時(shí)期機(jī)關(guān)單位對(duì)人才的需求越來越多，只有擁有了高水平的人才單位才可以提高工作質(zhì)量和工作效率，因此就會(huì)認(rèn)為要引進(jìn)各方面的專業(yè)人才，但是在人才引入的工作實(shí)際工作中會(huì)存在很多的不確定性，這就涉及了人事檔案管理工作，另外對(duì)于檔案的使用者來說，他們的用途和目的存在著很大的差異性，因此他們就需要不同類型的人事檔案[2]。（三）檔案來源的廣泛性和復(fù)雜性人事檔案管理工作的來源具有廣泛性和復(fù)雜性的重點(diǎn)，眾所周知，傳統(tǒng)的人事檔案工作是非常單一的，只有歸納檔案、收集整理、加工、提供使用的職能，因?yàn)檫@些檔案只提供企業(yè)內(nèi)部的使用。三、在人事檔案管理過程中存在的主要問題（一）對(duì)人事檔案管理工作的重視程度比較低在目前的大多數(shù)企業(yè)中，很多管理者不重視人事檔案管理這一部分，大多數(shù)員工都是通過面試進(jìn)入工作崗位之后再完善個(gè)人資料，也不是后期對(duì)所有工作員工的資料進(jìn)行歸納和整理，這樣就缺乏了員工之間的良性競(jìng)爭(zhēng)和對(duì)比。因此，從這一方面來講，員工的工作積極性就得不到提高，另一方面，員工工作都比較忙，休息時(shí)間少，人事部員工也缺乏精力和時(shí)間去對(duì)其他員工的檔案進(jìn)行歸納，總的來說，由于各種因素的存在，大部分企業(yè)都對(duì)人事檔案管理工作都不夠重視且忽略。（二）人事檔案歸納和查閱率并不高員工的檔案一般是由人事部門進(jìn)行管理和歸納，一般存檔于公司的總部，因此會(huì)造成在一些特殊情況下，需要調(diào)動(dòng)員工的檔案時(shí)，由于地點(diǎn)、時(shí)間和空間上的不便，調(diào)用檔案效率比較低下，這是人事檔案查閱不高的主要原因之一，另外，調(diào)用員工的檔案都需要一道道的審批，流程比較復(fù)雜，使得相關(guān)的人員并不能及時(shí)的查閱到員工的檔案，這都是影響人事檔案查閱不高的重要因素[3]。此外，管理人事檔案的部門對(duì)人事檔案歸納整理工作重視程度比較低，因此人事部的員工也不會(huì)對(duì)員工的檔案進(jìn)行仔細(xì)的歸類和整理，很多新上任的新員工并沒有人事檔案，或者存在檔案不及時(shí)更新等狀況，這都造成了人事檔案狀態(tài)混亂的狀況。（三）人事檔案管理考核制度并不完善每一個(gè)企業(yè)都會(huì)對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核，其根本目的都是為了提高公司員工的工作效率和積極性，在企業(yè)的員工績(jī)效考核制度中，人資檔案管理方面所占的比重不高，這也造成了相關(guān)工作領(lǐng)域的員工對(duì)人事檔案管理出現(xiàn)了懈怠心理，而人事檔案管理考核制度不完善是受到各因素的影響，其根本原因是由于企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的不重視，從而造成了后續(xù)一系列問題的出現(xiàn)。四、加強(qiáng)人事檔案管理規(guī)范化和合理化的對(duì)策（一）要提高管理層對(duì)人事檔案管理工作的重視程度從根本上要提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率，就要求企業(yè)管理層要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，只有人事檔案管理工作得到了重視，大家從意識(shí)上提升了人事檔案管理工作的重要性，才能夠采取相應(yīng)的有效措施來提高人事管理工作的效率。比如：要篩選出工作能力強(qiáng)，態(tài)度認(rèn)真，專業(yè)化水平高的綜合人才，讓他們來從事人事檔案管理工作[4]。一旦企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層足夠的重視人事檔案管理工作時(shí)，大家才會(huì)投入到更多的人力、物力、財(cái)力、時(shí)間和精力去完成人事檔案的發(fā)展和進(jìn)步，另外，提高企業(yè)管理層對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，最根本的方法就必須加強(qiáng)宣傳力度，通過媒體的作用使企業(yè)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度。（二）要強(qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)人事檔案查率低下的重要原因是由于信息不通暢，因此在人事檔案管理工作中，要使用現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢員工檔案，但是為了避免信息泄露，應(yīng)該在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，設(shè)置專門的網(wǎng)站，使相關(guān)的工作人員擁有密碼才能登錄信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢，通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的科學(xué)化、合理化的管理，方便大家能夠?qū)嵉剡M(jìn)行查詢，從而極大提高了人事檔案管理工作的效率，但是需要重視的是相關(guān)的領(lǐng)域人員，要確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性，這樣人事檔案管理工作才會(huì)存在實(shí)質(zhì)的意義。（三）要加強(qiáng)人事檔案管理制度的建設(shè)人事檔案管理工作具有工作量大的特點(diǎn)，在企業(yè)中對(duì)工作人員的業(yè)績(jī)一定要進(jìn)行及時(shí)的記錄，同時(shí)要對(duì)他們完成的工作實(shí)際情況進(jìn)行歸納和存檔，這樣可以為以后的評(píng)選提供重要的依據(jù)。（四）要規(guī)范人事檔案管理工作的方式我們不僅要制定相應(yīng)的制度，還要嚴(yán)格的履行制度，在制度的基礎(chǔ)上，要制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案接收轉(zhuǎn)移工作可以符合本企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性，及時(shí)性和完整性。同時(shí)在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，還可以進(jìn)行人才檔案信息的跟蹤收集和反饋體系，這是一種動(dòng)態(tài)化的管理，可以保證人事檔案的時(shí)效性。五、結(jié)束語