河鋼股份會(huì)議管理制度

河鋼股份會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的

為確保河鋼股份公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）會(huì)議的規(guī)范化、高效化，明確會(huì)議流程及管理要求，提高決策效率，特制定本會(huì)議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)等各類會(huì)議的管理。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉、民主的原則。

2.會(huì)議議題應(yīng)具有決策性、前瞻性、指導(dǎo)性和緊迫性。

3.會(huì)議應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見，確保決策的科學(xué)性。

四、會(huì)議分類

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期和議程召開的會(huì)議。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)決定召開的會(huì)議。

五、會(huì)議組織

1.會(huì)議的召集、主持、記錄、督辦等工作由公司辦公室負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議的組織、籌備、通知等工作由各部門協(xié)助完成。

六、參會(huì)人員

1.與會(huì)議議題相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員應(yīng)參加會(huì)議。

2.特殊情況下，可邀請(qǐng)外部專家、顧問參加會(huì)議。

七、保密原則

1.會(huì)議討論的內(nèi)容、決議等涉及公司商業(yè)秘密的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

2.會(huì)議紀(jì)要、資料等文件應(yīng)妥善保管，防止泄露。

八、制度修訂

本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂，報(bào)公司董事會(huì)審批后實(shí)施。

九、生效時(shí)間

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議召集人根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議主題和議題，確保議題具有針對(duì)性和可行性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議召集人制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)、順序和時(shí)間安排。

3.通知參會(huì)人員：會(huì)議組織者提前通知參會(huì)人員，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并提供相關(guān)背景資料。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者收集、整理與議題相關(guān)的資料，制作會(huì)議材料，并在會(huì)前分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前簽到，會(huì)議組織者統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員名單。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議討論：按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，各參會(huì)人員充分發(fā)表意見，會(huì)議主持人確保討論有序進(jìn)行。

4.形成決議：會(huì)議主持人總結(jié)討論意見，形成決議，并對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行表決。

5.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論過程、決議等內(nèi)容。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的執(zhí)行和落實(shí)。

2.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、討論內(nèi)容、決議等，并在會(huì)議結(jié)束后盡快整理、分發(fā)至參會(huì)人員。

3.提醒參會(huì)人員關(guān)注會(huì)議紀(jì)要，確保對(duì)會(huì)議決議的準(zhǔn)確理解和執(zhí)行。

四、會(huì)議決議執(zhí)行

1.各部門按照會(huì)議決議要求，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督促，確保決議落到實(shí)處。

3.對(duì)于重大事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況。

五、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、議題討論、決議執(zhí)行等方面提出意見和建議。

2.會(huì)議組織者收集、整理反饋意見，不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要初稿應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核，會(huì)議主持人對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行修改、補(bǔ)充。

3.審核通過的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議組織者以書面形式發(fā)放給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決議的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決議事項(xiàng)分解為具體工作任務(wù)，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.各責(zé)任部門應(yīng)對(duì)照會(huì)議紀(jì)要，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)公司辦公室備案。

3.會(huì)議組織者定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保各部門按計(jì)劃推進(jìn)。

三、會(huì)議決議的跟蹤督促

1.公司辦公室設(shè)立專門的會(huì)議決議跟蹤督促崗位，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2.跟蹤督促人員通過現(xiàn)場(chǎng)檢查、詢問、查閱資料等方式，了解決議執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

3.對(duì)于執(zhí)行進(jìn)度滯后或遇到困難的事項(xiàng)，跟蹤督促人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并提出解決建議。

四、會(huì)議決議的反饋與評(píng)估

1.各責(zé)任部門在完成會(huì)議決議事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)向公司辦公室反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.公司辦公室對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，形成評(píng)估報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。

3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行獎(jiǎng)懲，激勵(lì)各部門提高執(zhí)行效率。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核通過后，由公司辦公室負(fù)責(zé)歸檔，確保資料的安全、完整。

2.公司員工有權(quán)查閱會(huì)議紀(jì)要，了解公司決策過程和會(huì)議內(nèi)容。

3.公司辦公室應(yīng)提供便捷的查閱渠道，如電子文檔、紙質(zhì)文件等，以滿足不同員工的查閱需求。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向公司辦公室提出申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.公司辦公室根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議室資源得到充分利用。

3.如遇特殊情況，會(huì)議組織者可臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室預(yù)訂，需提前通知公司辦公室。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型、參會(huì)人數(shù)等因素進(jìn)行合理配置。

2.會(huì)議桌椅、話筒、投影儀等基本設(shè)備應(yīng)保持完好，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議組織者可根據(jù)需要，提前布置會(huì)議室，如擺放名牌、準(zhǔn)備會(huì)議材料等。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由公司辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)、管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，防止設(shè)備損壞。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司辦公室，由專業(yè)人員維修。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，將廢棄物品投入指定垃圾桶。

3.公司辦公室定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，確保會(huì)議環(huán)境良好。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格控制進(jìn)出人員。

2.會(huì)議期間，禁止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議室，確保會(huì)議內(nèi)容保密。

3.會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議資料的保管，防止泄露公司機(jī)密。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用費(fèi)用由公司承擔(dān)，會(huì)議組織者無需支付額外費(fèi)用。

2.如因特殊情況需要使用外部會(huì)議室，會(huì)議組織者需提前報(bào)批，并按照公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。

七、會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與改進(jìn)

1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

2.鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議室管理工作提出意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理流程，提高使用效率。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸河鋼股份公司辦