學(xué)校行政會議室管理制度

學(xué)校行政會議室管理制度學(xué)校行政會議室管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在加強(qiáng)學(xué)校行政會議的管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實(shí)。

第二條本制度適用于學(xué)校行政會議室的各類會議，包括校務(wù)會議、行政辦公會議、專題會議等。

第三條會議管理制度遵循以下原則：

（一）民主集中制原則：充分發(fā)揮集體智慧，保證決策的科學(xué)性、民主性；

（二）分工負(fù)責(zé)原則：明確會議組織、籌備、實(shí)施等各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保會議的順利進(jìn)行；

（三）高效務(wù)實(shí)原則：簡化會議程序，縮短會議時(shí)間，提高會議效率；

（四）保密原則：嚴(yán)格保密會議內(nèi)容和參會人員，確保會議安全。

第四條會議管理制度主要包括會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第五條全體參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第六條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由學(xué)校行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。如有修訂，須報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后予以公布。

第二章會議流程

第一節(jié)會議的籌備

一、會議議題的征集

1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前向行政辦公室提交會議議題，議題應(yīng)明確、具體，具有決策性質(zhì)；

2.行政辦公室負(fù)責(zé)對提交的議題進(jìn)行篩選、整理，形成會議議程。

二、會議通知

1.行政辦公室根據(jù)會議議程，提前至少三天向參會人員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容；

2.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如有特殊情況不能參會，需提前向行政辦公室請假。

第二節(jié)會議的召開

一、會議簽到

1.參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到；

2.會議簽到表由行政辦公室負(fù)責(zé)保管，會議結(jié)束后，行政辦公室對簽到情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

二、會議主持

1.會議由主持人負(fù)責(zé)召集和主持，主持人應(yīng)確保會議按照議程進(jìn)行；

2.主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，保持會議秩序，控制會議時(shí)間。

第三節(jié)會議的決策與表決

一、議題討論

1.會議主持人按照議程順序組織議題討論，各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員就議題進(jìn)行發(fā)言；

2.發(fā)言人應(yīng)簡明扼要地陳述觀點(diǎn)，嚴(yán)格控制發(fā)言時(shí)間。

二、決策表決

1.討論結(jié)束后，主持人組織參會人員進(jìn)行表決；

2.表決方式分為：口頭表決、舉手表決、無記名投票等；

3.表決結(jié)果由行政辦公室記錄在案，并在會議紀(jì)要中予以體現(xiàn)。

第四節(jié)會議的總結(jié)與閉幕

一、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，歸納共識，明確決策；

2.主持人對未決事項(xiàng)進(jìn)行說明，并提出下一步工作要求。

二、會議閉幕

1.會議結(jié)束后，主持人宣布會議閉幕；

2.行政辦公室負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后的一周內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送至參會人員。

第五節(jié)緊急會議的召開

1.如遇緊急事項(xiàng)，需召開緊急會議，行政辦公室應(yīng)提前至少一天通知參會人員；

2.緊急會議的籌備、召開、決策等流程，參照本章節(jié)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一節(jié)會議紀(jì)要的編寫與分發(fā)

一、會議紀(jì)要編寫

1.行政辦公室負(fù)責(zé)在會議結(jié)束后及時(shí)編寫會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容；

3.會議紀(jì)要編寫過程中，如涉及敏感或爭議性問題，應(yīng)征求相關(guān)人員意見。

二、會議紀(jì)要審批與分發(fā)

1.會議紀(jì)要編寫完成后，由行政辦公室提交給主持人審批；

2.審批通過后，行政辦公室將會議紀(jì)要分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門；

3.分發(fā)方式包括紙質(zhì)版、電子版等形式，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解會議內(nèi)容。

第二節(jié)會議決策的落實(shí)

一、責(zé)任分解

1.行政辦公室根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，對任務(wù)進(jìn)行分解，明確責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.各責(zé)任人應(yīng)按照任務(wù)分解要求，制定具體實(shí)施方案，確保決策的落實(shí)。

二、進(jìn)度跟蹤與反饋

1.行政辦公室負(fù)責(zé)對會議決策的落實(shí)情況進(jìn)行定期跟蹤，了解工作進(jìn)度；

2.各責(zé)任人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)，向行政辦公室報(bào)告任務(wù)完成情況；

3.如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)反饋，由行政辦公室協(xié)調(diào)解決。

第三節(jié)落實(shí)情況的評估與匯報(bào)

一、落實(shí)情況評估

1.行政辦公室根據(jù)跟蹤了解到的信息，對會議決策的落實(shí)情況進(jìn)行評估；

2.評估內(nèi)容包括：任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、存在問題等。

二、匯報(bào)與總結(jié)

1.行政辦公室定期向校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會議決策的落實(shí)情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考；

2.對于落實(shí)效果較好的決策，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為今后類似工作提供借鑒；

3.對于落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題，分析原因，制定改進(jìn)措施，確保問題得到及時(shí)解決。

第四節(jié)落實(shí)結(jié)果的運(yùn)用

1.會議決策落實(shí)結(jié)果作為各部門及個(gè)人工作績效考核的依據(jù)；

2.對于落實(shí)不力的部門和個(gè)人，視情況給予通報(bào)批評、績效扣減等處理；

3.對于落實(shí)效果顯著的部門和個(gè)人，給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

第四章會議室管理規(guī)定

第一節(jié)會議室預(yù)訂

一、預(yù)訂原則

1.會議室預(yù)訂實(shí)行“先申請、先安排”的原則；

2.優(yōu)先保障學(xué)校重要會議和緊急會議的需求。

二、預(yù)訂流程

1.需要使用會議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向行政辦公室提交會議室預(yù)訂申請；

2.申請書中應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人數(shù)等信息；

3.行政辦公室根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請人。

第二節(jié)會議室使用

一、使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食；

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得私自拆卸、搬運(yùn)；

3.會議室內(nèi)不得隨意張貼、懸掛物品。

二、會場布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和參會人數(shù)進(jìn)行合理規(guī)劃；

2.會場布置應(yīng)包括座位安排、投影設(shè)備、音響設(shè)備等；

3.會場布置工作由行政辦公室負(fù)責(zé)，必要時(shí)可協(xié)調(diào)相關(guān)部門協(xié)助。

第三節(jié)會議室設(shè)備管理

一、設(shè)備維護(hù)

1.行政辦公室負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好設(shè)備維修記錄；

3.定期對會議室設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備性能良好。

二、設(shè)備使用培訓(xùn)

1.行政辦公室組織定期對會議室設(shè)備使用進(jìn)行培訓(xùn)，提高相關(guān)人員操作技能；

2.新進(jìn)員工或首次使用會議室設(shè)備的員工，應(yīng)接受設(shè)備使用培訓(xùn)；

3.培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備操作、注意事項(xiàng)等。

第四節(jié)會議室衛(wèi)生與安全

一、衛(wèi)生管理

1.行政辦公室負(fù)責(zé)會議室的衛(wèi)生管理，確保會議室衛(wèi)生整潔；

2.定期對會議室進(jìn)行清潔，包括地面、桌面、設(shè)備等；

3.會議室內(nèi)垃圾桶應(yīng)及時(shí)清理，保持環(huán)境整潔。

二、安全管理

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常；

2.會議室內(nèi)禁止私拉亂接電源，嚴(yán)禁使用大功率電器；

3.行政辦公室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保會議室安全使用。

第五章附則

一、本制度的解