《ISO56001-2024創(chuàng)新管理體系 - 要求》之20：“7支持-7.5成文信息”解讀和應(yīng)用指導(dǎo)材料(雷澤佳編制-2024)

“7.5成文信息”理解和應(yīng)用指導(dǎo)材料ISO56001-2024《創(chuàng)新管理體系—要求》之20：“7支持-7.5成文信息”理解和應(yīng)用指導(dǎo)材料(雷澤佳編制，2024年9月)“7.5成文信息”條文“7.5成文信息”標準條文理解和應(yīng)用指導(dǎo)7.5成文信息7.5.1總則組織的創(chuàng)新管理體系應(yīng)包括：a）本標準要求的成文信息；b）組織所確定的、為確保創(chuàng)新管理體系有效性所需的成文信息。注：對于不同組織，創(chuàng)新管理體系成文信息的多少與詳略程度可以不同，取決于：——組織的規(guī)模、成熟度，以及活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；——過程及其相互作用的復(fù)雜程度；——人員的能力。7.5成文信息7.5.1總則成文信息定義和涵義；成文信息的定義；成文信息：指組織在運營過程中需要管理和維護的、以書面形式或其他可存儲形式存在的信息及其載體。這些信息不僅限于紙質(zhì)文檔，還包括電子文件、數(shù)據(jù)庫記錄、電子郵件、圖片、視頻等多種形式。成文信息的核心在于其正式性和可追溯性，能夠作為組織決策、操作和管理的重要依據(jù)。成文信息的存在形式與來源；存在形式；任何格式：成文信息不受限于特定的文件格式，可以是Word文檔、Excel表格、PDF文件、圖片、視頻等任何能夠被記錄和存儲的格式；任何載體：載體同樣不固定，可以是紙質(zhì)文件、電子設(shè)備（如硬盤、U盤、云存儲等）、甚至是一些特定的存儲設(shè)備（如光盤、磁帶等）。來源：成文信息可以來自組織內(nèi)部，如各部門提交的工作報告、會議紀要、內(nèi)部通知等；也可以來自組織外部，如政策法規(guī)、行業(yè)標準、客戶反饋、市場調(diào)研報告等。成文信息的分類。創(chuàng)新管理體系及其相關(guān)過程：主要涉及創(chuàng)新管理體系的構(gòu)建、實施、維護和改進過程中產(chǎn)生的文件，包括但不限于創(chuàng)新戰(zhàn)略、創(chuàng)新目標、創(chuàng)新組合規(guī)劃、創(chuàng)新過程文檔等。這些文件是組織進行創(chuàng)新活動的重要指導(dǎo)和參考;為組織運行而產(chǎn)生的信息：這類信息通常是以文件的形式存在，記錄了組織日常運營中的各種活動、決策和結(jié)果。例如，業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報告、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制記錄等。這些文件對于保障組織正常運行、追溯問題根源具有重要意義。實現(xiàn)結(jié)果的證據(jù)（記錄）：記錄是成文信息的一種特殊形式，它詳細記載了組織在特定活動中采取的措施、取得的成果以及遇到的問題等。例如，產(chǎn)品測試報告、客戶滿意度調(diào)查、內(nèi)部審核報告等。這些記錄不僅是組織實現(xiàn)特定目標的證據(jù)，也是持續(xù)改進和創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)。組織的創(chuàng)新管理體系應(yīng)包括：ISO56001標準要求的成文信息：這部分成文信息直接對應(yīng)于ISO56001標準中明確規(guī)定的需要形成文件的信息。這些成文信息是標準強制執(zhí)行的部分，組織應(yīng)按照標準的要求進行編制、保存和管理；ISO56001標準要求的成文信息成文信息名稱分類功能或用途說明條款成文信息核心要求創(chuàng)新管理體系手冊文件類描述創(chuàng)新管理體系的總體框架、方針、過程和要求，為組織提供創(chuàng)新管理的總體指導(dǎo)無直接條款提供創(chuàng)新管理體系的全面概述，包含管理體系的范圍、方針、過程和關(guān)鍵要求創(chuàng)新意圖聲明文件類明確表達創(chuàng)新活動如何為組織的宗旨和戰(zhàn)略方向做出貢獻的愿景4.3.1創(chuàng)新意圖創(chuàng)新意圖應(yīng)以成文信息的形式提供，表達創(chuàng)新活動如何為組織的宗旨和戰(zhàn)略方向做出貢獻的愿景。它可以包括在機遇領(lǐng)域可以實現(xiàn)的價值情景。創(chuàng)新管理體系范圍描述文件類確定創(chuàng)新管理體系的邊界和適用性，說明涵蓋的產(chǎn)品、過程和運行等內(nèi)容4.3.2創(chuàng)新管理體系的范圍范圍應(yīng)說明產(chǎn)品、過程和運行、組織結(jié)構(gòu)和職能以及地理位置（如適用）所涵蓋的內(nèi)容，并以成文信息的形式提供。創(chuàng)新方針文件類表述對創(chuàng)新活動的承諾，與組織宗旨相適應(yīng)，為制定創(chuàng)新戰(zhàn)略和目標提供框架5.2.2溝通創(chuàng)新方針應(yīng)作為成文信息提供，并在組織內(nèi)進行溝通并得到理解，適宜時可為相關(guān)方所獲取創(chuàng)新戰(zhàn)略聲明文件類明確創(chuàng)新活動的目的、戰(zhàn)略創(chuàng)新目標及其實現(xiàn)方式，提供必要的支持5.3.2溝通創(chuàng)新戰(zhàn)略應(yīng)作為成文信息提供，并在組織內(nèi)進行溝通并得到理解和應(yīng)用，適宜時可為相關(guān)方所獲取創(chuàng)新目標文件類創(chuàng)新目標應(yīng)與創(chuàng)新方針和創(chuàng)新戰(zhàn)略保持一致，可測量（如果可行），慮適用的要求6.2.1創(chuàng)新目標組織應(yīng)在相關(guān)職能和層次上建立創(chuàng)新目標。創(chuàng)新目標應(yīng)作為成文信息可獲得創(chuàng)新組合描述文件類明確創(chuàng)新組合中的創(chuàng)新行動及其優(yōu)先級、風(fēng)險與回報平衡等準則6.4創(chuàng)新組合組織應(yīng)建立、實施并保持一個或多個創(chuàng)新行動組合作為成文信息提供，考慮創(chuàng)新組合與其他組合的協(xié)同效應(yīng)組織結(jié)構(gòu)描述文件類描述支持創(chuàng)新管理體系的組織結(jié)構(gòu)，考慮適應(yīng)性和創(chuàng)新活動需要6.5組織結(jié)構(gòu)應(yīng)建立、實施并保持具有適應(yīng)性的組織結(jié)構(gòu)合作管理方法描述文件類明確合作的目的、合作目標以及如何實現(xiàn)這些目標，考慮合作方之間的尊重、開放和信任6.6合作應(yīng)建立一種管理內(nèi)部和外部合作的方法，并在組織內(nèi)部溝通和理解資源管理計劃文件類描述確定、提供和監(jiān)視創(chuàng)新管理體系所需的資源（包括人力資源、時間、財務(wù)資源、基礎(chǔ)設(shè)施、知識和知識產(chǎn)權(quán)、工具和方法等）的方法7.1.1總則應(yīng)確定并提供建立、實施、保持和持續(xù)改進創(chuàng)新管理體系所需的資源。人員發(fā)展計劃文件類描述與創(chuàng)新活動相關(guān)的人員發(fā)展計劃，包括培訓(xùn)、激勵和認可等7.1.2人員應(yīng)確定并提供有效實施創(chuàng)新管理體系所需的人員時間分配計劃文件類分配和保護人員參與創(chuàng)新活動的時間7.1.3時間適當(dāng)分配和保護人們參與創(chuàng)新活動和培訓(xùn)的時間財務(wù)資源管理計劃文件類包括資金分配原則和準則，保留成文信息作為財務(wù)資源管理的證據(jù)7.1.4財務(wù)資源應(yīng)確定、提供并監(jiān)視有效實施創(chuàng)新管理體系所需的財務(wù)資源基礎(chǔ)設(shè)施管理計劃文件類包括物理和虛擬基礎(chǔ)設(shè)施，定期評價其進步并保留成文信息7.1.5基礎(chǔ)設(shè)施組織應(yīng)確定、提供并維護有效實施創(chuàng)新管理體系所需的基礎(chǔ)設(shè)施知識管理辦法文件類描述知識識別、獲取、分類、保護(含保密）、分享和利用的方法7.1.6知識組織應(yīng)建立有效實施創(chuàng)新管理體系所需的知識管理辦法知識產(chǎn)權(quán)管理辦法文件類描述知識產(chǎn)權(quán)的識別、保護、維護和評審，并保留成文信息7.1.7知識產(chǎn)權(quán)應(yīng)建立有效實施創(chuàng)新管理體系所需的知識產(chǎn)權(quán)管理辦法知識產(chǎn)權(quán)清單記錄類描述知識產(chǎn)權(quán)基本信息（如專利信息、商標信息、著作權(quán)信息、商業(yè)秘密）、法律狀態(tài)、經(jīng)濟價值評估、管理和維護信息、合作與許可信息、相關(guān)文檔和證據(jù)等7.1.7知識產(chǎn)權(quán)應(yīng)維護并定期評審知識產(chǎn)權(quán)清單工具和方法清單文件類描述各種支持創(chuàng)新活動的工具和方法7.1.8工具和方法包括各種支持創(chuàng)新活動的工具和方法，并提供適當(dāng)?shù)某晌男畔⑷藛T能力評估記錄記錄類記錄對創(chuàng)新管理體系相關(guān)人員的能力評估7.2能力保留適當(dāng)?shù)某晌男畔?，作為人員能力的證據(jù)。創(chuàng)新行動管理文件文件類描述每項創(chuàng)新行動的范圍、目標、資源分配、崗位和職責(zé)、時間表、預(yù)期結(jié)果和評價指標、決策過程等8.2創(chuàng)新行動組織應(yīng)管理每一項創(chuàng)新行動，創(chuàng)新行動可以是非正式或正式控制的，并可以采取項目、程序或任何其他形式的方法創(chuàng)新過程描述文件類描述識別機會、創(chuàng)建概念、驗證概念、開發(fā)方案和部署方案等創(chuàng)新過程8.3創(chuàng)新過程組織應(yīng)建立、實施并保持創(chuàng)新過程監(jiān)視和測量計劃文件類描述需要創(chuàng)新績效監(jiān)視和測量的內(nèi)容、方法和頻次、時間和責(zé)任人，確保創(chuàng)新績效的有效評價9.1.1監(jiān)視、測量、分析和評價-總則應(yīng)提供適當(dāng)?shù)某晌男畔?，以作為結(jié)果的證據(jù)內(nèi)部審核方案文件類描述內(nèi)部審核的頻次、方法、職責(zé)、策劃要求和報告方式實施審核方案以及審核結(jié)果的證據(jù)包括審核方案、審核員的資質(zhì)與選擇、審核執(zhí)行過程的記錄、不符合項的報告、審核總結(jié)報告、審核跟蹤與驗證和審核相關(guān)方的反饋等9.2.2內(nèi)部審核方案組織應(yīng)策劃、制定、實施和保持審核方案，包括審核的頻次、方法、職責(zé)、策劃要求和報告應(yīng)提供成文信息作為實施審核方案以及審核結(jié)果的證據(jù)。管理評審報告記錄類記錄管理評審的輸入、過程和結(jié)果，包括改進決策9.3管理評審應(yīng)提供成文信息作為管理評審結(jié)果的證據(jù)。不符合與糾正措施記錄記錄類包括不符合的性質(zhì)、原因、采取的糾正措施及其任何糾正措施的結(jié)果果10.2不符合與糾正措施成文信息應(yīng)作為以下內(nèi)容的證據(jù)：——不符合的性質(zhì)及隨后采取的任何措施；——任何糾正措施的結(jié)果。組織自定的成文信息（組織所確定的、為確保創(chuàng)新管理體系有效性所需的成文信息）：組織還需要根據(jù)自身特點和需要，確定并編制額外的成文信息，以確保創(chuàng)新管理體系的有效運行。這些自定的成文信息可能包括但不限于：創(chuàng)新政策與戰(zhàn)略文件：包括創(chuàng)新方針、創(chuàng)新戰(zhàn)略及其支持性文件，這些文件明確了組織的創(chuàng)新方向和長期目標，以及為實現(xiàn)這些目標所采取的策略；創(chuàng)新流程與程序手冊：詳細描述創(chuàng)新過程中各個環(huán)節(jié)（如機會識別、概念創(chuàng)建、概念驗證、方案開發(fā)和部署等）的步驟、責(zé)任分配、關(guān)鍵控制點以及所需遵循的標準和程序；創(chuàng)新項目管理文檔：針對具體的創(chuàng)新項目，包括項目計劃、時間表、資源分配、風(fēng)險評估與應(yīng)對措施、溝通計劃等，確保項目按時、按質(zhì)完成；知識產(chǎn)權(quán)管理文件：包括專利、商標、版權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)的申請、維護、許可和轉(zhuǎn)讓記錄，以及保護知識產(chǎn)權(quán)的策略和程序。創(chuàng)新績效指標與評估報告：設(shè)定并跟蹤創(chuàng)新績效指標，定期編制創(chuàng)新活動的績效評估報告，以衡量創(chuàng)新活動的成效并指導(dǎo)改進方向；內(nèi)部與外部合作協(xié)議：與合作伙伴、供方、研究機構(gòu)等簽訂的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)、合作模式及知識產(chǎn)權(quán)歸屬等事項；風(fēng)險管理與應(yīng)急預(yù)案：識別創(chuàng)新過程中可能遇到的風(fēng)險，制定風(fēng)險管理策略和應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對不確定性和突發(fā)事件。員工培訓(xùn)與發(fā)展計劃：為提高員工的創(chuàng)新能力和技能，制定培訓(xùn)計劃、學(xué)習(xí)資源清單、職業(yè)發(fā)展路徑等，支持員工持續(xù)學(xué)習(xí)和成長；創(chuàng)新激勵與認可機制：設(shè)立創(chuàng)新獎勵制度、表彰優(yōu)秀創(chuàng)新成果和員工貢獻的機制，激發(fā)員工的創(chuàng)新積極性和創(chuàng)造力；溝通與反饋機制文件：建立內(nèi)外部溝通渠道和反饋機制，確保創(chuàng)新信息在組織內(nèi)部及相關(guān)方之間順暢流通，及時調(diào)整創(chuàng)新方向和策略。組織的規(guī)模與成熟度，以及活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型對創(chuàng)新管理體系成文信息詳略程度的影響；組織的規(guī)模與成熟度：小型初創(chuàng)企業(yè)可能傾向于簡潔明了的體系，而大型跨國企業(yè)則可能需要更詳盡、復(fù)雜的體系來支撐其廣泛的業(yè)務(wù)活動和復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)；活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型：行業(yè)特性決定了創(chuàng)新管理的側(cè)重點不同。例如，高科技企業(yè)可能更注重研發(fā)創(chuàng)新，而制造業(yè)則可能更關(guān)注生產(chǎn)流程的優(yōu)化；過程及其相互作用的復(fù)雜程度：組織內(nèi)部流程的復(fù)雜性和它們之間的相互作用程度直接影響IMS的設(shè)計和實施難度。高度集成的流程網(wǎng)絡(luò)需要更精細的管理和控制；人員的能力：員工的專業(yè)技能和創(chuàng)新能力是IMS成功的關(guān)鍵。組織應(yīng)根據(jù)員工的能力水平調(diào)整IMS的復(fù)雜度和培訓(xùn)需求，確保體系的有效運行。成文信息的管理原則。完整性：成文信息應(yīng)全面覆蓋創(chuàng)新管理體系的各個方面，確保信息的完整性和系統(tǒng)性。組織應(yīng)對所有與創(chuàng)新管理體系相關(guān)的活動、過程和結(jié)果進行記錄，避免信息缺失或遺漏；準確性：成文信息應(yīng)真實反映組織的創(chuàng)新管理實踐和成果，避免虛假記錄或誤導(dǎo)性信息。組織應(yīng)建立健全的信息審核機制，確保成文信息的準確性和可靠性；可追溯性：成文信息應(yīng)具有可追溯性，能夠清晰地展示創(chuàng)新管理體系的演進過程和變化歷史。組織應(yīng)采用適當(dāng)?shù)臉俗R和編碼方式，對成文信息進行有序管理，便于查詢和追溯；保密性：對于涉及商業(yè)秘密或敏感信息的成文信息，組織應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止信息泄露或被非法獲取。同時，組織應(yīng)建立健全的信息安全管理機制，確保成文信息的安全存儲和傳輸。7.5.2成文信息的創(chuàng)建和更新在創(chuàng)建和更新成文信息時，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模篴）標識和說明（如標題、日期、版本、作者、索引編號）；b）形式（如語言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；c）評審和批準，以保持適宜性和充分性。7.5.2成文信息的創(chuàng)建和更新在創(chuàng)建和更新成文信息時，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模簶俗R和說明（如標題、日期、版本、作者、索引編號）；標題：每條成文信息都應(yīng)有明確的標題，以概括其主要內(nèi)容或主題。標題應(yīng)簡潔明了，能夠迅速傳達信息的主旨；日期：成文信息的創(chuàng)建和更新日期是確保其時效性的重要依據(jù)。通過日期標識，可以清晰地了解信息的最新狀態(tài)，避免使用過時的信息；版本：在成文信息的修訂過程中，版本號的更新是追蹤信息變化的關(guān)鍵。通過版本號，用戶可以清楚地知道當(dāng)前查看的是哪個版本的信息，以及該版本與前一版本之間的區(qū)別；作者：標識成文信息的作者有助于明確信息的來源和權(quán)威性。同時，在出現(xiàn)問題時，也可以方便地聯(lián)系到作者進行進一步的咨詢或澄清；索引編號：對于大量的成文信息，索引編號是一種高效的檢索手段。通過為每條信息分配唯一的索引編號，可以快速地定位到所需的信息，提高工作效率。形式（如語言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；形式要求；語言：成文信息的語言應(yīng)清晰、準確、簡潔，避免歧義。根據(jù)組織的實際情況和需要，可選擇使用中文、英文或其他語種，但需確保所有相關(guān)方都能準確理解；軟件版本：若成文信息以電子形式存在，需明確所使用的軟件版本，確保兼容性，避免因軟件更新導(dǎo)致的格式混亂或信息丟失；圖表：適當(dāng)使用圖表、流程圖、示意圖等輔助說明，可以使成文信息更加直觀易懂，提高信息傳遞效率。圖表的設(shè)計應(yīng)符合行業(yè)標準，標注清晰，易于理解。載體要求。紙質(zhì)載體：傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在保存、攜帶和傳閱方面具有一定優(yōu)勢，特別是對于需要簽字確認或長期保存的重要文件。組織應(yīng)確保紙質(zhì)文件的印刷質(zhì)量，合理排版，便于閱讀和存檔。電子載體：隨著信息化的發(fā)展，電子文檔因其易于編輯、存儲和共享的特點，越來越受到組織的青睞。組織應(yīng)建立完善的電子文件管理系統(tǒng)，確保電子文檔的保密性、完整性和可用性。同時，應(yīng)定期備份電子文檔，防止數(shù)據(jù)丟失。評審和批準，以保持適宜性和充分性。評審的必要性；目的：評審的目的是確保成文信息的內(nèi)容與組織的實際情況、戰(zhàn)略方向以及管理體系要求保持一致，從而確保其適宜性和充分性。內(nèi)容：評審應(yīng)涵蓋成文信息的各個方面，包括但不限于政策、程序、指導(dǎo)書、記錄等。評審過程中應(yīng)特別關(guān)注信息是否反映了最新的組織環(huán)境、戰(zhàn)略目標、業(yè)務(wù)流程以及法律法規(guī)要求等；參與方：評審應(yīng)由具有相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗的人員進行，包括但不限于管理體系負責(zé)人、相關(guān)部門主管、關(guān)鍵崗位員工等。必要時，可邀請外部專家參與評審。批準的職責(zé)與作用；職責(zé)：成文信息的批準通常由組織中具有決策權(quán)的高級管理人員負責(zé)，如最高管理者或其授權(quán)代表。他們負責(zé)確認成文信息已經(jīng)過充分評審，并符合組織的戰(zhàn)略方向和管理體系要求；作用：批準是成文信息生效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。經(jīng)過批準的成文信息具有正式的法律效力，是組織內(nèi)部員工和外部相關(guān)方必須遵守的規(guī)則。同時，批準也標志著成文信息已經(jīng)過全面審查，達到了適宜性和充分性的要求。保持適宜性和充分性：適宜性：成文信息應(yīng)與組織的實際情況、外部環(huán)境和內(nèi)部管理需求相匹配，能夠指導(dǎo)實際工作并解決實際問題；充分性：成文信息應(yīng)涵蓋管理體系的所有方面，無遺漏、無矛盾，確保管理體系的完整性和一致性。7.5.3成文信息的控制應(yīng)控制創(chuàng)新管理體系和本標準所要求的成文信息，以確保：a）在需要的場合和時機，均可獲得并適用；b）予以妥善保護（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。7.5.3成文信息的控制應(yīng)控制創(chuàng)新管理體系和本標準所要求的成文信息，以確保：在需要的場合和時機，均可獲得并適用；控制目標：成文信息的控制旨在確保這些文件在需要的時候能夠被快速找到并有效使用。這意味著組織必須建立一套完善的信息管理機制，以保證信息的可獲取性和適用性。需要的場合：指在組織運行的各個環(huán)節(jié)中，只要存在對成文信息的需求，就應(yīng)該能夠輕松找到并獲取這些信息。例如，在制定創(chuàng)新戰(zhàn)略、策劃創(chuàng)新舉措、評估創(chuàng)新績效等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都需要依據(jù)相應(yīng)的成文信息來做出決策。需要的時機：指當(dāng)組織需要這些信息來支持其決策或行動時。這要求組織必須實時更新并維護成文信息，確保其與實際運行情況保持一致，避免因信息滯后而導(dǎo)致的決策失誤；可獲得性：無論何時何地，只要組織內(nèi)部或外部的相關(guān)方需要查閱這些成文信息，都能夠快速準確地獲取到。為確保創(chuàng)新管理體系成文信息在需要的場合和時機均可獲得，組織可以采取以下措施：建立有效的文件管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如文檔管理系統(tǒng)（DMS）或企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（ECM），來集中存儲、組織和分類所有成文信息；制定文件訪問權(quán)限策略：根據(jù)員工的職責(zé)和需要，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠在需要時訪問相關(guān)文件；提供便捷的搜索工具：實施強大的搜索功能，使員工能夠快速定位所需文件，減少查找時間；定期審核和維護文件目錄：確保文件目錄是最新的，并且文件按照易于理解的方式進行分類和標記；培訓(xùn)員工：提供關(guān)于如何使用文檔管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，使員工熟悉系統(tǒng)的功能和操作流程；建立緊急訪問計劃：對于關(guān)鍵文件，制定緊急訪問計劃，以確保在緊急情況下能夠迅速獲取必要信息。適用性：成文信息不僅要能夠被獲取，還要確保其內(nèi)容與實際需求和情境相匹配，具有指導(dǎo)意義。這要求組織在編制成文信息時，充分考慮其適用性和可操作性，確保相關(guān)人員能夠理解和執(zhí)行。確保所獲得的創(chuàng)新管理體系成文信息在需要的場合和時機均可適用，組織可以采取以下策略：定期評審和更新：定期對成文信息進行評審，確保其仍然符合當(dāng)前業(yè)務(wù)需求和標準要求。必要時，及時更新或修訂文件內(nèi)容；建立反饋機制：鼓勵員工提出對成文信息的反饋意見，以便及時了解文件在實際應(yīng)用中的問題并進行改進；考慮相關(guān)方的需求和期望：在制定和更新成文信息時，充分考慮相關(guān)方的需求和期望，確保文件內(nèi)容能夠滿足他們的要求；確保文件的可理解性：使用清晰、簡潔的語言編寫文件，避免行業(yè)術(shù)語的濫用，以確保文件內(nèi)容易于理解；實施試點測試：在正式推廣使用新文件之前，可以在小范圍內(nèi)進行試點測試，以評估文件的適用性和效果；與標準保持一致：密切關(guān)注相關(guān)標準的更新和變化，及時調(diào)整成文信息，以確保其與最新標準要求保持一致。予以妥善保護（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。防止泄密：成文信息中可能包含敏感的商業(yè)機密、技術(shù)細節(jié)、客戶隱私等，這些信息一旦泄露，可能會對組織造成重大損失。為控制創(chuàng)新管理體系成文信息的保密并防止泄密，應(yīng)采取以下措施：建立保密制度：制定嚴格的保密政策，明確成文信息的保密等級、保密期限和保密責(zé)任；訪問控制：實施嚴格的訪問權(quán)限管理，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問敏感信息；數(shù)據(jù)加密：對敏感信息進行加密處理，防止信息在傳輸或存儲過程中被竊取或篡改；物理安全：加強存儲設(shè)備的物理安全，如使用防盜鎖、門禁系統(tǒng)等，防止設(shè)備被盜或破壞；定期審核：定期對保密措施進行審核和檢查，確保保密制度得到有效執(zhí)行。。防止不當(dāng)使用：應(yīng)防止成文信息被不當(dāng)使用。例如，某些信息可能僅適用于特定部門或崗位，如果未經(jīng)允許被其他部門或人員使用，可能會導(dǎo)致決策失誤、資源浪費甚至法律糾紛。為控制創(chuàng)新管理體系成文信息的正確合理使用并防止不當(dāng)使用，應(yīng)采取以下措施：制定使用規(guī)范：明確成文信息的使用目的、范圍和方式，確保信息被正確使用；培訓(xùn)與教育：對員工進行信息使用規(guī)范的培訓(xùn)和教育，提高他們的信息素養(yǎng)和合規(guī)意識；監(jiān)督與檢查：定期對信息使用情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不當(dāng)使用行為；建立反饋機制：鼓勵員工報告不當(dāng)使用行為，以便及時采取措施進行糾正；版本控制：對成文信息進行版本控制，確保員工使用的是最新、最準確的信息版本。防止缺失：成文信息的缺失同樣會對組織造成嚴重影響。例如，項目報告、會議紀要等文件的丟失可能導(dǎo)致工作重復(fù)、決策失誤或責(zé)任不清。為控制創(chuàng)新管理體系成文信息的完整性并防止缺失，應(yīng)采取以下措施：建立備份制度：定期對成文信息進行備份，確保在信息丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)；歸檔管理：對成文信息進行分類、編號和歸檔管理，確保信息的有序存儲和易于查找；防止篡改：采取技術(shù)手段防止信息被惡意篡改或刪除，如使用數(shù)字簽名、哈希校驗等方法；定期盤點：定期對成文信息進行盤點和檢查，確保信息的完整性和準確性；災(zāi)難恢復(fù)計劃：制定災(zāi)難恢復(fù)計劃，以應(yīng)對可能導(dǎo)致信息缺失的突發(fā)事件，如火災(zāi)、洪水等。為控制成文信息，適用時，組織應(yīng)進行下列活動：分發(fā)、訪問、檢索和使用注：對于成文信息的“訪問”可能意味著僅允許查閱或者意味著允許查閱和并授權(quán)修改。b）存儲和防護，包括保持可讀性；c）更改控制（如版本控制）；d）保留和處置。為控制成文信息，適用時，組織應(yīng)進行下列活動：分發(fā)、訪問、檢索和使用；分發(fā)；定義：分發(fā)指將成文信息按照既定的渠道和方式傳遞給相關(guān)的人員或部門；目的：確保信息能夠及時、準確地傳達給需要它的人員，以便他們能夠據(jù)此開展工作或做出決策；實施要點：組織應(yīng)明確信息的分發(fā)渠道和接收者，制定信息分發(fā)流程，并監(jiān)控分發(fā)過程，確保信息的準確性和及時性。訪問；定義：訪問指對成文信息的查看或修改權(quán)限管理；注意事項：查閱權(quán)限：對于某些敏感或機密信息，可能僅允許特定人員查閱，而不允許修改。這有助于保護信息的完整性和保密性；修改權(quán)限：對于需要更新或修正的信息，應(yīng)明確哪些人員有權(quán)進行修改，并遵循相應(yīng)的審批流程，確保信息的準確性和合規(guī)性。實施要點：組織應(yīng)建立成文信息的訪問控制機制，包括用戶身份驗證、訪問權(quán)限分配和審核日志記錄等，以確保訪問的安全性和可追溯性。檢索；定義：檢索是指通過特定的方式快速定位并獲取所需成文信息的過程。目的：提高信息利用效率，減少查找時間，支持創(chuàng)新活動的順利進行。實施要點：組織應(yīng)建立高效的信息檢索系統(tǒng)，包括分類目錄、搜索引擎等工具，并定期對信息進行整理和優(yōu)化，提高檢索的準確性和效率。使用。定義：使用是指將成文信息應(yīng)用于實際工作中的過程；注意事項；合規(guī)性：在使用成文信息時，應(yīng)確保遵守相關(guān)法律法規(guī)和組織內(nèi)部規(guī)定，避免泄露敏感信息或侵犯他人權(quán)益。準確性：在使用成文信息作為決策依據(jù)時，應(yīng)確認其準確性和時效性，避免因信息錯誤而導(dǎo)致決策失誤。實施要點：組織應(yīng)建立成文信息的使用規(guī)范，明確信息的使用范圍、目的和方式，并對使用過程進行監(jiān)督和評估，確保信息的有效利用和合規(guī)使用。存儲和防護，包括保持可讀性；存儲；存儲的定義：指將成文信息以適當(dāng)?shù)姆绞胶兔浇楸４嫫饋?，以便在需要時能夠迅速檢索和使用。組織應(yīng)根據(jù)成文信息的性質(zhì)、重要性和使用頻率，選擇合適的存儲介質(zhì)和存儲策略。常見的存儲介質(zhì)包括紙質(zhì)文檔、電子文檔、云存儲等。在選擇存儲介質(zhì)時，需要考慮介質(zhì)的穩(wěn)定性、可靠性、安全性以及長期可讀性；紙質(zhì)文檔：對于需要長期保存的重要文件，可以選擇耐久性好的紙張和墨水進行打印，并妥善存放在干燥、防潮、防蟲的環(huán)境中；電子文檔：對于電子文檔，應(yīng)選擇穩(wěn)定可靠的存儲設(shè)備和軟件，進行定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)注意文件格式的兼容性和可讀性，確保未來能夠輕松打開和查看；云存儲：利用云存儲技術(shù)可以實現(xiàn)遠程備份和訪問，但需要注意選擇安全可靠的服務(wù)提供商，并確保與云存儲服務(wù)的數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程符合相關(guān)法規(guī)和隱私政策。防護；防護的定義：指采取措施保護成文信息不被未授權(quán)訪問、篡改、丟失或損壞。組織應(yīng)建立健全的信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，采取必要的技術(shù)和管理措施，確保成文信息的安全；物理防護：對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)存放在上鎖的柜子或保險箱中，限制非授權(quán)人員接觸。對于電子文檔，應(yīng)設(shè)置訪問密碼、權(quán)限控制等安全措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改；技術(shù)防護：采用加密技術(shù)、防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等技術(shù)手段，確保存儲和傳輸過程中的信息安全。同時，定期進行安全審核和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞；制度防護：建立健全的信息安全管理制度，包括文檔管理、密碼管理、訪問控制等方面的規(guī)定，明確信息安全責(zé)任和工作流程，提高員工的信息安全意識。保持可讀性。保持成文信息可讀性的定義：指確保在存儲和傳輸過程中，信息的格式和內(nèi)容不會發(fā)生變化或損壞，以便在需要時能夠清晰地閱讀和理解；格式標準化：采用通用的文件格式和排版規(guī)范，確保在不同設(shè)備和環(huán)境下都能正常打開和閱讀；內(nèi)容完整性：在存儲和傳輸過程中，應(yīng)確保信息的完整性不被破壞。對于電子文檔，應(yīng)檢查文檔在打開時是否出現(xiàn)亂碼、格式錯亂等問題；定期維護：定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，如清理磁盤空間、更新防病毒軟件等，確保存儲環(huán)境的安全和穩(wěn)定。同時，對于長期保存的文檔，應(yīng)進行定期檢查和修復(fù)工作，確保文檔的可讀性不受影響。成文信息的更改控制與版本管理；更改控制的必要性：更改控制指對成文信息進行修改、更新或廢止時，必須遵循的一系列規(guī)定和程序。這是因為在企業(yè)創(chuàng)新管理過程中，外部環(huán)境、內(nèi)部條件、創(chuàng)新目標等都可能發(fā)生變化，導(dǎo)致原有的成文信息不再適用或需要調(diào)整。如果沒有嚴格的更改控制機制，就可能導(dǎo)致信息混亂、執(zhí)行不一致甚至誤導(dǎo)決策等問題。；版本控制的作用：版本控制是更改控制的一種有效手段，它通過對文件版本進行編號和管理，確保每次修改都有明確的記錄和標識。這樣，組織內(nèi)部成員可以清晰地了解當(dāng)前使用的文件版本，以及各個版本之間的區(qū)別。同時，版本控制還有助于在需要時回滾到舊版本，或?qū)Ρ炔煌姹局g的差異，為決策提供有力支持；實施版本控制的具體措施：版本控制是更改控制的一種重要手段，它通過為成文信息分配版本號，記錄每次更改的內(nèi)容和日期，確保信息的可追溯性和一致性。版本號的分配：每次對成文信息進行重要更改后，都應(yīng)分配一個新的版本號，以便區(qū)分不同版本之間的差異。版本號通常遵循一定的規(guī)則，如“主版本號.次版本號.修訂號”的形式，以清晰地反映更改的級別和重要性；更改記錄的維護：組織應(yīng)建立更改記錄，詳細記錄每次更改的內(nèi)容、原因、影響范圍以及執(zhí)行人等信息。這些記錄有助于跟蹤成文信息的演變過程，并在需要時提供審查依據(jù)；審批流程的遵循：任何對成文信息的更改都應(yīng)經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟鞒?。這包括提交更改申請、評估更改影響、審核更改內(nèi)容、批準更改實施等環(huán)節(jié)。通過審批流程，可以確保更改的合理性和合規(guī)性，避免隨意更改導(dǎo)致的問題；分發(fā)與通知：更改后的成文信息應(yīng)及時分發(fā)給所有相關(guān)人員，并通知他們有關(guān)更改的內(nèi)容和原因。這有助于確保所有人員都使用最新版本的成文信息，避免因信息滯后或不一致而引發(fā)的問題；存檔與備份：組織應(yīng)對舊版本的成文信息進行存檔和備份，以便在需要時進行查閱或恢復(fù)。這有助于保留歷史記錄，為后續(xù)的審計、追溯或分析提供依據(jù)。保留和處置。保留成文信息；保留成文信息的目的在于確保信息的可追溯性和完整性，為組織在未來的決策、審核、改進等活動中提供可靠的歷史數(shù)據(jù)支持。組織應(yīng)根據(jù)成文信息的重要性和使用頻率，制定適當(dāng)?shù)谋Ａ舨呗?。這包括但不限于：明確保留期限：根據(jù)成文信息的類型、用途以及相關(guān)法律法規(guī)的要求，確定合理的保留期限。例如，重要的政策文件、標準操作規(guī)程等可能需要長期保留，而日常的操作記錄則可能根據(jù)組織的規(guī)定設(shè)定較短的保留期限。安全存儲：確保成文信息在存儲過程中的安全性和完整性，防止信息的泄露、丟失或損壞。這可以通過使用安全的存儲介質(zhì)、設(shè)置訪問權(quán)限、定期備份等方式實現(xiàn)。版本控制：對于需要更新的成文信息，實施有效的版本控制策略，確保在需要時能夠迅速追溯到任一歷史版本。處置成文信息成文信息的處置指對不再需要保留的信息進行恰當(dāng)?shù)奶幚怼＿@不僅是資源管理的需要，也是確保組織信息安全的重要環(huán)節(jié)。成文信息的處置應(yīng)遵循以下原則：合規(guī)性：確保成文信息的處置符合相關(guān)法律法規(guī)和組織內(nèi)部政策的要求。例如，對于包含個人信息的成文信息，在處置時需要特別謹慎，避免侵犯個人隱私。保密性：在處置過程中，確保敏感或機密信息不被泄露。這可能需要對信息進行加密、粉碎或安全銷毀等處理。環(huán)境友好：考慮成文信息的環(huán)保處置方式，如回收、再利用等，以減少對環(huán)境的影響。對于組織所確定的策劃和運行創(chuàng)新管理體系所必需的來自外部的成文信息，組織應(yīng)進行適當(dāng)識別，并予以控制。對于組織所確定的策劃和運行創(chuàng)新管理體系所必需的來自外部的成文信息，組織應(yīng)進行適當(dāng)識別，并予以控制。