第三章-財務(wù)報表系統(tǒng)

第三章財務(wù)報表系統(tǒng)第一節(jié)報表格式設(shè)計第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理第三節(jié)報表模板每章一練第一節(jié)報表格式設(shè)計一、設(shè)計表樣設(shè)計表樣主要包括設(shè)計報表的表格，輸入報表的表間項目，以及定義報表中各項目的顯示風格，定義單元屬性。通過設(shè)置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。報表表樣設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括設(shè)置報表尺寸，定義報表行高和列寬，畫表格線，定義組合單元，輸入表頭、表體、表尾內(nèi)容，定義單元屬性等。

1.啟動UFO報表在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前，應(yīng)首先啟動UFO報表系統(tǒng)，并建立一張空自的報表，然后在這張空自報表的基礎(chǔ)上設(shè)計報表的格式。下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計2.定義報表的行高和列寬例2定義報表第1行行高為8mm;定義第1列(A列)和第4列(D列)列寬為4mm。操作步驟如下:將光標移動到A1單元單擊，施動鼠標至F單元(即選中第1行A1：F1)。單擊【格式】/【行高】，打開“行高”對話框，如圖3-3所示。直接輸入或單擊“行高”欄的微調(diào)按鈕選擇“8”。單擊【確認】按鈕。將光標移動到A1單元單擊，拖動鼠標至A21單元(即選中第1列)。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計單擊【格式】/【列寬】，打開“列寬”對話框。直接輸入或單擊“列寬”欄的微調(diào)按鈕選擇“40”。單擊【確認】按鈕。用同樣的方法繼續(xù)設(shè)置其他列的列寬。3.設(shè)置報表尺寸設(shè)置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)。例3將報表設(shè)置為21行6列。操作步驟如下:單擊【格式】/【表尺寸】，打開“表尺寸”對話框，如圖3-4所示。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計直接輸入或單擊“行數(shù)”欄的微調(diào)按鈕選擇“21”，單擊“列數(shù)”欄的微調(diào)按鈕選擇“6”。單擊【確認】按鈕。4.畫表格線報表的尺寸設(shè)置完成之后，在報表輸出時，該報表沒有任何表格線，為了滿足查詢和打印的需要，還需要在適當?shù)奈恢蒙袭嫳砀窬€。例4將A3;F21畫上表格線。操作步驟如下:將光標移動到A3單元單擊，施動鼠標至F21單元，選擇需要畫線的區(qū)域A3：F21。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計單擊【格式】/【區(qū)域畫線】，打開“區(qū)域畫線”對話框，如圖3-5所示。單擊“網(wǎng)線”選項，選擇畫線類型為“網(wǎng)線”。單擊【確認】按鈕。5.定義組合單元有些內(nèi)容，如標題、編制單位、日期及貨幣單位等，可能一個單元容納不下，為了實現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計例5將單元A1:F1組合成一個單元操作步驟如下:將光標移動到A1單元單擊，施動鼠標至F1單元，選擇需要合并的區(qū)域A1:F1。單擊【格式】/【組合單元】，打開“組合單元”對話框，如圖3-6所示。單擊【整體組合】或【按行組合】按鈕。6.輸入報表表間項目報表表間項目是指報表的固定文字內(nèi)容，主要包括表頭、表體項目、表尾項目等。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計

7.設(shè)置單元屬性單元屬性主要指單元類型、數(shù)據(jù)格式、對齊方式、字型、字體、字號及顏色、邊樞樣式等內(nèi)容的設(shè)置。例7選擇區(qū)域B4:C21，設(shè)置其單元屬性中的單元類型為數(shù)值，數(shù)字格式為逗號。操作步驟如下:將光標移動到B4單元單擊，施動鼠標至C21單元(即選中B4;C21)。單擊【格式】/【單元屬性】，打開“單元格屬性”對話框，如圖3-7所示。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計單擊選中“格式”中的“逗號”復(fù)選框單擊【確定】按鈕。二、設(shè)置關(guān)鍵字設(shè)置關(guān)鍵字主要包括設(shè)置關(guān)鍵字和調(diào)整關(guān)鍵字在表頁上的位置。關(guān)鍵字主要有六種:單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還包括自定義關(guān)鍵字，可以根據(jù)用戶的實際需要任意設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。

1.設(shè)置關(guān)鍵字例9定義以下關(guān)鍵字:在A2單元中定義“單位名稱”，在C2單元中定義“年”，在D2單元中定義“月”，在E2單元中定義“日”。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計操作步驟如下:將光標移動到A2單元單擊。單擊【數(shù)據(jù)】/【關(guān)鍵字】/【設(shè)置】，打開“設(shè)置關(guān)鍵字”對話框。選擇“單位名稱”選項，單擊【確定】按鈕，完成A2單元關(guān)鍵字的設(shè)置。將光標移動到C2單元單擊。單擊【數(shù)據(jù)】/【關(guān)鍵字】/【設(shè)置】，打開“設(shè)置關(guān)鍵字”對話框。選擇“年”選項，單擊【確定】按鈕，完成C2單元關(guān)鍵字的設(shè)置。用同樣方法繼續(xù)設(shè)置其他關(guān)鍵字。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計

2.調(diào)整關(guān)鍵字位置關(guān)鍵字位置是指關(guān)鍵字在某單元或組合單元中的起始位置。同一個單元或組合單元的關(guān)鍵字定義完成以后，可能會重疊在一起，所以還需要對關(guān)鍵字的位置進行調(diào)整。調(diào)整關(guān)鍵字的位置必須錄入關(guān)鍵字的相對偏移量。偏移量負數(shù)值表示向左移，正數(shù)值表示向右移。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計三、編輯報表公式

1.單元公式單元公式是指為報表單元進行賦值的公式，利用它可以將單元賦值為數(shù)值，也可以賦值為字符。對于需要從報表本身或其他模塊(如總賬、工資、固定資產(chǎn)等模塊)中取數(shù)以及一些小計、合計、匯總等數(shù)據(jù)的單元，都可以利用單元公式進行取數(shù)。在定義公式時，可以直接錄入單元公式，也可以利用函數(shù)向?qū)Фx單元公式。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計

2.舍位平衡公式報表的數(shù)據(jù)生成后往往非常龐大，不方便讀者閱讀;另外在報表匯總時，各個報表的貨幣度量單位有可能不統(tǒng)一，這兩種情況下都需要將報表的數(shù)據(jù)進行位數(shù)轉(zhuǎn)換。將報表單位數(shù)據(jù)由個位轉(zhuǎn)換為“百”位、千位或萬位，如將“元”單位轉(zhuǎn)換為“千元”或“萬元”單位，這種操作稱為進位操作。進位操作以后，原來的平衡關(guān)系可能會因為末位四舍五入而被破壞，因此還需要對進位后的數(shù)據(jù)平衡關(guān)系重新調(diào)整，使舍位后的數(shù)據(jù)符合指定的平衡公式。上一頁下一頁返回第一節(jié)報表格式設(shè)計

3.審核公式由于報表中各個數(shù)據(jù)之間一般都存在某種鉤稽關(guān)系，可以利用這種鉤稽關(guān)系定義審核公式，進一步檢驗報表編制的結(jié)果是否正確。審核公式由驗證關(guān)系公式和提示信息組成。定義報表審核公式首先要分析報表中各單元之間的關(guān)系，確定審核關(guān)系，然后再定義審核公式。四、保存報表報表的格式設(shè)置完成之后，為了確保今后能夠隨時調(diào)出使用并生成報表數(shù)據(jù)，應(yīng)將會計報表的格式保存起來。上一頁返回第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理一、報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進入，也可以直接使用【數(shù)據(jù)/格式】切換按鈕進入。二、錄入關(guān)鍵字關(guān)鍵字是表頁定位的特定標志，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表間的取數(shù)提供依據(jù)。例16錄入關(guān)鍵字的內(nèi)容:單位名稱為“佳華股份有限公司”，年為“2008年”，月為“1月”，日為“31日”。下一頁返回第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理操作步驟如下:單擊【數(shù)據(jù)】/【關(guān)鍵字】/【錄入】，打開“錄入關(guān)鍵字”對話框。在錄入關(guān)鍵字對話框中，在單位名稱欄輸入“佳華股份有限公司”，在年、月、日欄分別輸入“2008”“1”“31”。單擊【確認】按鈕，系統(tǒng)彈出“是否重算第1頁?”信息提示對話框。如果此時需要生成有關(guān)報表數(shù)據(jù)，單擊【是】按鈕，否則單擊【否】按鈕退出。上一頁下一頁返回第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理三、整表重算當完成報表的格式設(shè)計并完成關(guān)鍵字的錄入之后，便可以計算指定賬套、指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行，既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。上一頁返回第三節(jié)報表模板在會計報表系統(tǒng)中，一般都提供了多種常用的會計報表格式及公式，稱為報表模板。利用報表模板可以迅速建立一張符合實際需要的財務(wù)報表。另外，對于一些本企業(yè)常用但報表模板中沒有提供標準格式的報表，在定義完這些報表以后可以將其定制為報表模板，以后使用時可以直接調(diào)用這個模板。一、調(diào)用報表模板用友UFO報表系統(tǒng)為用戶提供了16個行業(yè)的標準財務(wù)報表模板。如果用戶需要使用系統(tǒng)內(nèi)的報表模板，則可以直接調(diào)用。下一頁返回第三節(jié)報表模板例18調(diào)用新會計制度科目的利潤表的模板。操作步驟如下:在UFO報表系統(tǒng)中，單擊【文件】/【新建】，增加一張會計報表。在格式狀態(tài)下，單擊【格式】/【報表模板】，打開“報表模板”對話框，如圖3-18所示。單擊“您所在的行業(yè)”欄的下三角按鈕，選擇“新會計制度科目”單擊“財務(wù)報表”欄的下三角按鈕，選擇“利潤表”選項。單擊【確認】按鈕。上一頁下一頁返回第三節(jié)報表模板系統(tǒng)彈出“模板格式將覆蓋本表格式!是否繼續(xù)?”的信息提示對話框，單擊【確定】按鈕，出現(xiàn)“利潤表”模板，如圖3-19所示。二、自定義報表模板用戶除了使用系統(tǒng)中的會計報表模板外，還可以根據(jù)本單位的實際需要定制內(nèi)部報表模板，并將自定義的模板加入系統(tǒng)提供的模板庫內(nèi)，也可以根據(jù)本行業(yè)的特征，增加或刪除某些行業(yè)及其內(nèi)置的模板。自定義報表模板主要需要定義報表的所屬行業(yè)及報表名稱。例19自定義報表模板。操作步驟如下:上一頁下一頁返回第三節(jié)報表模板在UFO報表系統(tǒng)中設(shè)計出要定制為模板的會計報表。在【格式】菜單中單擊【自定義模板】，打開“自定義模板”對話框，如圖3-20所示。單擊【增加】按鈕，打開“定義模板”對話框，錄入模板所屬的行業(yè)名稱，單擊【確定]按鈕，返回“自定義模板”對話框。單擊【下一步】按鈕，再單擊【增加】按鈕，選擇要定義為報表模板的報表路徑，并錄入報表模板名稱。單擊【添加】按鈕，再單擊【完成】按鈕，該報表便定制為一個會計報表模板。上一頁返回每章一練1.設(shè)計表樣具體包括哪幾部分內(nèi)容