保密管理制度會議記錄

保密管理制度會議記錄第一章總則

為確保保密管理制度會議的有序進行，保障會議內(nèi)容的機密性與安全性，提高會議效率，制定以下會議管理制度。

一、會議性質(zhì)

1.保密管理制度會議（以下簡稱“會議”）是公司內(nèi)部就保密管理制度建設(shè)、完善及執(zhí)行情況進行的研討、決策和協(xié)調(diào)的重要活動。

2.會議分為定期會議和臨時會議。定期會議原則上每季度召開一次，臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

二、會議目的

1.分析當(dāng)前保密工作面臨的形勢和問題，提出改進措施和建議。

2.審議保密管理制度修訂草案，完善保密管理體系。

3.傳達上級有關(guān)保密工作的指示精神，部署下一階段保密工作。

4.提高全體參會人員的保密意識和能力。

三、參會人員

1.會議主持人：由公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)人擔(dān)任。

2.必須參會人員：公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組全體成員、相關(guān)部門負責(zé)人及保密工作人員。

3.邀請參會人員：根據(jù)會議議題，可邀請相關(guān)部門人員、外部專家等參加。

四、會議紀(jì)律

1.會議內(nèi)容涉及公司機密，參會人員必須嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和討論情況。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場安靜，不得隨意離場。

3.會議記錄應(yīng)詳實、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造。

五、會議資料的準(zhǔn)備與管理

1.會前，會議組織者應(yīng)收集、整理與會議議題相關(guān)的資料，確保資料準(zhǔn)確、完整。

2.會議資料應(yīng)在會前分發(fā)至參會人員，會后收回并妥善保管。

3.會議資料涉及機密，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行管理，嚴禁私自留存、傳播。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。參會人員應(yīng)嚴格遵守本管理制度，共同維護會議的嚴肅性和有效性。

第二章會議流程

為確保保密管理制度會議的高效有序進行，明確會議各階段任務(wù)，現(xiàn)將會議流程規(guī)定如下：

一、會前準(zhǔn)備

1.確定議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司保密工作需要，提前收集議題，明確會議討論的重點和目標(biāo)。

2.發(fā)送通知：會議組織者應(yīng)提前至少一周向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議題及參會要求等。

3.準(zhǔn)備資料：會議組織者負責(zé)準(zhǔn)備與議題相關(guān)的資料，確保資料準(zhǔn)確、完整，并于會前分發(fā)至參會人員。

4.會場布置：根據(jù)會議規(guī)模和需求，安排合適的會議室，并確保會場設(shè)施齊全、布局合理。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到，會議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹參會人員，明確會議主題和議程。

3.專題報告：針對會議議題，相關(guān)部門或人員作專題報告，匯報當(dāng)前保密工作情況、存在的問題及改進措施。

4.討論與決策：參會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見，形成決策。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括議題討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀(jì)要。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項進行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時限。

2.會議組織者負責(zé)將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，并要求相關(guān)人員按照會議決策執(zhí)行。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，提醒參會人員注意會議保密紀(jì)律。

2.會議組織者負責(zé)收集、整理會議資料，確保資料安全。

六、會議反饋

1.參會人員應(yīng)就會議效果、組織等方面提出意見和建議，會議組織者應(yīng)及時改進。

2.會議組織者應(yīng)跟蹤了解會議決策的執(zhí)行情況，對未按期完成的任務(wù)進行催辦。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保保密管理制度會議決策的有效執(zhí)行，加強對會議紀(jì)要的跟蹤落實，制定以下規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后24小時內(nèi)，會議記錄人應(yīng)完成會議紀(jì)要的整理，確保內(nèi)容詳實、準(zhǔn)確。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、參會人員、議題討論情況、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限等。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核通過后，由會議組織者及時發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各執(zhí)行部門應(yīng)按照會議紀(jì)要明確的決策事項和完成時限，制定詳細的執(zhí)行計劃，并迅速落實。

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保各項工作按期完成。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，相關(guān)部門應(yīng)及時向會議組織者反饋，尋求協(xié)調(diào)和支持。

三、會議紀(jì)要的督辦與反饋

1.會議組織者應(yīng)對未按期完成的決策事項進行督辦，了解原因，協(xié)助解決問題，確保工作進度。

2.各執(zhí)行部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)，向會議組織者報告決策事項的執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)和未完成的任務(wù)及原因。

3.會議組織者應(yīng)定期向公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，以便領(lǐng)導(dǎo)層了解工作進展和存在的問題。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)由會議組織者進行歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定妥善保存。

2.會議紀(jì)要涉及公司機密，查閱需遵循公司保密規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

3.對于涉及重要決策和重大問題的會議紀(jì)要，會議組織者應(yīng)根據(jù)需要，定期進行回顧和總結(jié)，以提高會議管理效果。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障保密管理制度會議的順利進行，提高會議室使用效率，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.需要召開會議的部門應(yīng)提前向會議室管理部門提交預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請統(tǒng)籌安排會議室，確保會議需求得到滿足。

3.若會議室預(yù)訂發(fā)生沖突，會議室管理部門應(yīng)與相關(guān)各方協(xié)商解決，必要時可調(diào)整會議時間或地點。

二、會議室布置與服務(wù)

1.會議室管理部門應(yīng)確保會議室設(shè)施齊全、設(shè)備正常運行，包括音響、投影儀、白板等。

2.根據(jù)會議需求，會議室管理部門負責(zé)會前布置會議室，包括座位安排、資料發(fā)放等。

3.會議期間，會議室管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)會場服務(wù)，包括茶水供應(yīng)、設(shè)備調(diào)試等，確保會議順利進行。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議紀(jì)律，保持會場整潔。

2.會議期間，嚴禁在會議室吸煙、進食，不得隨意移動會議室設(shè)備。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶離會場，不得遺留。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)加強對會議室的安全管理，確保會議期間人員和資料的安全。

2.會議涉及機密內(nèi)容時，會議室應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如使用加密通訊設(shè)備、限制會議資料傳播等。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，排除安全隱患。

五、會議室維護與更新

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)施進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

2.根據(jù)公司發(fā)展需要，會議室管理部門應(yīng)適時更新會議室設(shè)施，提升會議體驗。

3.對于會議中出現(xiàn)的設(shè)施故障，會議室管理部門應(yīng)及時修復(fù)，以免影響會議的正常進行。

第五章附則

為確保保密管理制度會議相關(guān)規(guī)定的有效執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本管理制