信息化時代電子檔案規(guī)范化管理、開發(fā)、利用路徑探究

摘要：社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術在檔案行業(yè)中的不斷推廣應用，極大地促進了我國檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)變與改革創(chuàng)新。在此背景下，形成以電子檔案管理為主、紙質(zhì)檔案管理為輔的現(xiàn)代化管理模式，實現(xiàn)信息化時代電子檔案的標準化、規(guī)范化管理已成為各機關事業(yè)單位面臨的重要課題。本文以電子檔案規(guī)范化管理為切入點，從思想建設、管理體系、干部隊伍、信息化應用等角度進行分析研究，找準現(xiàn)存問題，探索可行性解決方案，一起為相關部門單位提供工作支持與決策參考。關鍵詞：信息化時代；電子檔案；規(guī)范化隨著檔案行業(yè)進入大數(shù)據(jù)時代，工作模式已由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，其管理內(nèi)容與工作方式隨之發(fā)生較大變化，在一定程度上帶動了我國檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。電子檔案管理是借助信息化技術實現(xiàn)檔案在歸檔、分類、開發(fā)、利用、存儲等流程的智能化處理過程，涉及行業(yè)發(fā)展的各個方面。這就需要各部門單位檔案管理人員立足時代發(fā)展與自身工作需要，不斷適應新時代、新發(fā)展、新要求，創(chuàng)新工作形式，進一步提升電子檔案規(guī)范化、標準化水平，確保各項工作任務保質(zhì)保量完成。1信息化時代電子檔案管理綜述電子檔案在行業(yè)內(nèi)廣泛應用以及公眾檔案意識與檔案需求的不斷提升，在信息化技術的加持下，電子檔案管理過程得到進一步優(yōu)化。不僅實現(xiàn)了檔案高效管理與安全存儲，而且促進了檔案價值的體現(xiàn)與社會公眾滿意度的提升，充分彰顯檔案存史資政育人作用。1.1電子檔案管理內(nèi)容1.1.1規(guī)范化收集。檔案材料散布在單位內(nèi)部各個業(yè)務科室，實現(xiàn)電子檔案的精細化管理，首要因素在于完整收集。一旦有缺頁、缺項、丟失、損壞的情況，將會形成連鎖反應，影響后期各項工作的開展。對于電子檔案而言，需要最大程度上實現(xiàn)在線歸檔、線上加密傳輸，不斷提升檔案的整合程度。1.1.2標準化管理。電子檔案管理過程需要分類、著錄等流程，需要管理人員將收集的各類電子文件資料按照相關標準制度進行分類組合、重新編制，并對其真實性、完整性進行檢測，使其更加條理化，從而能夠建立科學有序、合理順暢的檔案數(shù)字資源體系，為后期開發(fā)利用奠定良好基礎。1.1.3深度化鑒定。電子檔案的存放期限一般由實際價值來判斷。過去，各單位對檔案文件開展鑒定工作較少，其中摻雜各種重復、無用的信息，應集中對其進行銷毀，從而提升整體數(shù)字檔案資源的利用價值。1.1.4安全化保管。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，各單位需要不斷更新優(yōu)化電子檔案的保管介質(zhì)及安全防護手段，采用光盤柜、存儲器、云存儲、移動硬盤、光盤等方式做好本單位檔案數(shù)字資源的保管與備份工作，從而避免因自然因素或人為因素對電子檔案文件造成破壞[1]。1.2電子檔案規(guī)范化管理的必要性1.2.1順應時代發(fā)展。在政策方面，國家頒布的《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中對檔案數(shù)字化建設、信息化管理、智慧化應用、安全化保障等方面提出了明確要求，要逐步建立以電子檔案為主導的檔案數(shù)字資源體系。由此可見，無論在宏觀國家發(fā)展戰(zhàn)略還是在檔案行業(yè)發(fā)展規(guī)劃上，都將檔案的轉(zhuǎn)型升級與改革創(chuàng)新納入重點，從而為其提供了較好的發(fā)展環(huán)境。在技術方面，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等現(xiàn)代化技術的興起，使得各機關、企事業(yè)單位逐漸實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”和“在線辦公”的工作場景，相當數(shù)量的行業(yè)及單位通過計算機網(wǎng)絡的途徑開展工作，檔案管理由“雙套制”向“單套制”轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)全流程電子化流轉(zhuǎn)管理，從而對于電子檔案管理的質(zhì)量及實效性也提出了較高的要求。1.2.2推動長足發(fā)展。檔案作為各部門單位各項工作及社會活動最原始的真實記錄，具有較強的憑證價值與情報價值。部分檔案在輔助單位決策、提高服務水平、弘揚傳統(tǒng)文化等方面發(fā)揮著重要作用，內(nèi)含較大的社會效益、經(jīng)濟價值和文化意義。這就需要檔案管理部門加強電子文件管理，在遵循相關政策及制度的前提下，不斷提高規(guī)范化與標準化程度，進而做好檔案基礎性整理工作、數(shù)字化工作及信息化管理工作[2]。2信息化時代電子檔案規(guī)范化管理、開發(fā)、利用過程存在問題目前，電子檔案在檔案行業(yè)中的占比已逐漸上升，“存量數(shù)字化，增量電子化”的模式也在不斷根深蒂固。面對龐大的數(shù)字資源，做好其管理工作尤為重要。但是在實際工作開展過程中，在發(fā)展理念、管理體系、技術應用、人才培養(yǎng)等方面仍然存在各種各樣的問題，需要相關部門單位加以重視。2.1管理意識薄弱，整體缺乏合理性當前，檔案工作面臨著較多矛盾。例如，對于利用者而言希望能夠得到集中、精確、清晰、完整的檔案資料，可實際上檔案資源庫雜亂無章、分散無序。主要原因在于部分單位檔案管理者電子檔案管理思維不夠。認為檔案管理屬于“臨時性”工作，沒有充分意識到檔案管理與檔案服務之間的矛盾，在政策支持、財政資金、人力配備等方面沒有針對檔案工作給予支持幫助。隨著工作業(yè)務量的增加，大多單位檔案數(shù)量呈幾何級數(shù)上升，造成管理難度的加大。檔案信息化、數(shù)字化相關工作開展不到位，即使開展了也僅僅以應付檢查為目的，得過且過的現(xiàn)象較為明顯。使得檔案資源電子化程度遠遠滯后于其他行業(yè)的綜合水平，難以滿足新時代社會公眾對檔案工作的需求。2.2管理體系混亂，整體缺乏科學性一是組織建設力度不夠。由于存在檔案“邊緣化”的思想，大多部門單位認為僅僅安排一兩位同志負責即可。只要確保各類檔案能夠安全放置庫房，無需進行調(diào)度。導致領導力度較弱，檔案工作的整體規(guī)劃與實施方案嚴重缺失，對于各部門的各項業(yè)務統(tǒng)籌力度較小，難以達到協(xié)同發(fā)展的目的。二是制度建設力度不夠。部分單位忽視了標準體系建設的重要性，規(guī)范化與科學化管理落實較少。已出臺的制度往往“紙上談兵”，執(zhí)行力不高，并且存在