采購員崗位管理制度

采購員崗位管理制度采購員崗位管理制度為加強(qiáng)對(duì)采購工作管理，做到有章可循，以保證公司工程項(xiàng)目管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。一、實(shí)行統(tǒng)一采購物資的范圍

公司所有的外購物品實(shí)行統(tǒng)一采購管理，具體范圍包括：1、生產(chǎn)所用原材料、輔助材料（含圓鋼、角鋼、避雷針、支架、螺絲等）；2、采購的指定廠家。二、相關(guān)部門的工作職責(zé)1、銷售部門的工作職責(zé)（1）根據(jù)銷售訂單編制銷售計(jì)劃并下發(fā)相關(guān)部門。（2）根據(jù)產(chǎn)品銷售趨勢(shì)，擬訂材料采購價(jià)格要求。2、生產(chǎn)技術(shù)部門的工作職責(zé)（1）根據(jù)本廠產(chǎn)品特點(diǎn)，編制產(chǎn)品材料、輔助材料耗用定額，作為原輔材料采購的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。（2）根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，編制材料需求清單。（3）根據(jù)本廠產(chǎn)品銷售趨勢(shì)、生產(chǎn)加工能力，為降低采購成本，減少采購費(fèi)用，會(huì)同銷售、供應(yīng)、倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)部門擬訂大宗消耗原輔材料的庫存儲(chǔ)備安全定額，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、供應(yīng)部門的工作職責(zé)（1）向供貨廠商詢價(jià)，篩選供貨單位，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批確認(rèn)。（2）對(duì)經(jīng)總經(jīng)理審批確認(rèn)的供貨廠商，供應(yīng)部門應(yīng)與其協(xié)商，草擬采購合同，其中涉稅事務(wù)處理，須先經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核確認(rèn)，然后報(bào)經(jīng)總理審批后確認(rèn)。（3）根據(jù)生產(chǎn)部門報(bào)送的材料需求清單，核實(shí)倉庫存量，結(jié)合材料庫存安全定額，編制材料請(qǐng)購單，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購。（4）采購物資運(yùn)抵本廠后，根據(jù)本廠內(nèi)部控制的流程規(guī)定，簽發(fā)入庫單或待檢驗(yàn)物資入庫單，交本廠有關(guān)部門辦理質(zhì)檢、點(diǎn)數(shù)入庫手續(xù)，并核銷采購計(jì)劃。（5）對(duì)現(xiàn)款采購的材料物資，付款時(shí)審核供貨廠商的結(jié)算憑證、本廠的入庫憑證，經(jīng)審核無誤后，簽字確認(rèn)，報(bào)送有關(guān)部門及總經(jīng)理審批付款。（6）對(duì)賒購物資在本廠規(guī)定的掛帳結(jié)算日，審核供貨廠商提交的入庫單、退貨憑證，根據(jù)采購合同規(guī)定條款，編制掛帳結(jié)算單，報(bào)送財(cái)務(wù)部門審核。4、財(cái)務(wù)部門的工作職責(zé)（1）設(shè)置供應(yīng)商、委托加工廠商資料檔案，做好采購合同備案管理工作。（2）認(rèn)真審核物資采購及銷售的貨款結(jié)算、物資出入庫手續(xù)制度的執(zhí)行結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（3）對(duì)貨款結(jié)算憑證進(jìn)行合理性、合法性審核，發(fā)現(xiàn)問題督促有關(guān)部門糾正，避免給本廠造成經(jīng)濟(jì)損失。（4）設(shè)置有關(guān)明細(xì)賬簿，及時(shí)辦理記賬手續(xù)，做到賬目清楚。（5）做好與倉庫、采購、銷售部門的賬賬、賬實(shí)的核對(duì)工作。5、質(zhì)檢部門的工作職責(zé)（1）根據(jù)供貨廠商的信譽(yù)度，分別采取抽檢或全檢的方式，及時(shí)檢驗(yàn)采購入庫的外購物資、委托加工交庫產(chǎn)品的質(zhì)量，并在入庫單上簽證確認(rèn)。（2）凡檢驗(yàn)不合格的物資、委托加工工件應(yīng)拒絕辦理簽證確認(rèn)手續(xù)，并及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。6、倉儲(chǔ)部門的工作職責(zé)（1）凡購進(jìn)的各種材料、委托加工收回的工件等物資，必須及時(shí)按入庫單驗(yàn)收點(diǎn)數(shù)，并填寫實(shí)收數(shù)，及時(shí)記入庫存臺(tái)賬。（2）對(duì)賒購采購的物資，在掛帳結(jié)算簽證時(shí)，認(rèn)真審核退貨資料，避免給本廠造成經(jīng)濟(jì)損失。7、其他部門的工作職責(zé)其他部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理需要，需采購相關(guān)物資時(shí)，必須編制請(qǐng)購單，報(bào)經(jīng)有關(guān)部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理，必要時(shí)董事會(huì)審批后，交供應(yīng)部門辦理采購事務(wù)。三、采購作業(yè)操作規(guī)程（一）基本規(guī)定1、本公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由供應(yīng)部門負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購。2、供應(yīng)部門應(yīng)根據(jù)銷售部門下達(dá)的銷售訂單計(jì)劃結(jié)合庫存物資的數(shù)量、生產(chǎn)耗用進(jìn)度的實(shí)際需要編制采購計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理（或其授權(quán)人員）批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、供應(yīng)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃組織采購，除零星采購?fù)?，批量采購業(yè)務(wù)必須先與供貨方簽訂采購合同，采購合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟(jì)處罰等項(xiàng)條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場(chǎng)行情發(fā)生較大變化時(shí)，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)可以與供貨商簽訂《調(diào)價(jià)協(xié)議》，并報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)部門備案。4、采購物資運(yùn)到本公司時(shí)，先由供應(yīng)部門對(duì)照核對(duì)采購計(jì)劃，經(jīng)確認(rèn)無誤后開具《入庫單》或《代保管送檢入庫單》，交質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的入庫物資交倉庫進(jìn)行點(diǎn)數(shù)入庫。5、除現(xiàn)款購入的物資外，所有以賒銷方式購入的物資均必須由送貨廠商代表簽字確認(rèn)，以明確雙方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。賒購入庫物資實(shí)行代保管管理方式，供貨商持有的《代保管送檢入庫單》不得作為結(jié)算付款的憑證。6、入庫物資檢驗(yàn)過程中，對(duì)現(xiàn)款采購的物資實(shí)行全檢的方式進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，對(duì)賒銷采購的物資除新的供貨商需要實(shí)行全檢外，對(duì)信譽(yù)好的老的供貨商可以實(shí)行抽檢的方式進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)按照本公司規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣或封樣件的有關(guān)要求執(zhí)行。對(duì)于同一型號(hào)、多家供貨商的入庫物資，必須要求供貨商標(biāo)上辨認(rèn)標(biāo)志，否則將視為不合格產(chǎn)品令其退貨。7、對(duì)以賒銷方式購入的物資，采用“平時(shí)送貨、月末掛帳結(jié)算”的方式，在公司規(guī)定的掛賬日，供貨方須提交的本廠出具的《代保管送檢入庫單》、退貨出庫單，經(jīng)倉庫部門簽字確認(rèn)后，由供應(yīng)部門填開《掛帳結(jié)算單》，報(bào)財(cái)會(huì)部門審核后，分別交由供貨方收?qǐng)?zhí)及報(bào)送有關(guān)部門存查。8、賒銷方式購入物資的合同約定付款日，供應(yīng)部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門規(guī)定的結(jié)算要求，通知供貨方開具發(fā)票，收回《掛帳結(jié)算單》，并在扣除本期付款金額后重新填開《掛帳結(jié)算單》，經(jīng)財(cái)會(huì)部門審核后，交由供貨方收?qǐng)?zhí)。9、無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時(shí)均需由供應(yīng)部門填開《采購付款申請(qǐng)單》，連同有關(guān)憑證報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。10、財(cái)務(wù)部門在對(duì)采購物品結(jié)算付款時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核《請(qǐng)購單》、《采購合同》、《采購計(jì)劃單》、《采購付款申請(qǐng)單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財(cái)務(wù)部門不得辦理審核手續(xù)。11、出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時(shí)必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對(duì)簽章不起的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。若因付款時(shí)間較急，出納員可以先以電話請(qǐng)示的方式報(bào)經(jīng)總經(jīng)理同意后辦理付款手續(xù)，但必須在總經(jīng)理回到公司后補(bǔ)辦審批手續(xù)。12、采購物資除經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)直接交付使用部門使用及管理外，其他物料、工具等必須先經(jīng)過倉庫驗(yàn)收后由領(lǐng)用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。（二）操作流程圖1、現(xiàn)款采購質(zhì)檢部供應(yīng)內(nèi)勤供貨商

①送貨

②開單交付質(zhì)檢

③質(zhì)檢后點(diǎn)數(shù)入庫倉庫會(huì)計(jì)主管供應(yīng)內(nèi)勤

⑤填開付款申請(qǐng)單

④供貨商憑發(fā)票、入庫單審批付款

⑥審核報(bào)批出

納總經(jīng)理

⑦主管領(lǐng)導(dǎo)審批后付款2、賒銷采購質(zhì)檢部供應(yīng)內(nèi)勤供貨商

①送貨

②開單交付質(zhì)檢

③質(zhì)檢后點(diǎn)數(shù)入庫倉庫供貨商有關(guān)會(huì)計(jì)

⑤審核后掛賬單退供貨商

④掛賬日供貨商憑入庫單掛賬

⑥結(jié)算期供貨商憑掛賬單、發(fā)票（收據(jù)）結(jié)算貨款總經(jīng)理會(huì)計(jì)主管供應(yīng)內(nèi)勤

⑦填開付款申請(qǐng)單

⑧審核報(bào)批

⑨主管領(lǐng)導(dǎo)審批后付款出

納（三）物資采購環(huán)節(jié)所需單證格式及用途請(qǐng)購單制單日期：2003年

月

日請(qǐng)購部門：物品名稱規(guī)格用途單位數(shù)量需用日期估計(jì)價(jià)值備注

主管：

審核：

采購部門：

部門負(fù)責(zé)人：

經(jīng)辦人：聯(lián)別及用途：第一聯(lián)：存根聯(lián)

請(qǐng)購部門留存；第二聯(lián)：執(zhí)行聯(lián)

經(jīng)批準(zhǔn)后送供應(yīng)部門。物資采購計(jì)劃單

編制日期：

年

月

日

NO.000001車型品名規(guī)格型號(hào)單位現(xiàn)

有庫存數(shù)新

增需求數(shù)計(jì)

劃采購量單價(jià)金額預(yù)計(jì)到貨日

期結(jié)算方式

總經(jīng)理審批：

供應(yīng)部門主管審核：

制單：聯(lián)別及用途：第一聯(lián)存根聯(lián)

供應(yīng)部門留存，作為核銷采購計(jì)劃的依據(jù)。第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)

報(bào)財(cái)務(wù)部門，作為安排資金的依據(jù)。第三聯(lián)生產(chǎn)聯(lián)

報(bào)生產(chǎn)部門作為銜接生產(chǎn)計(jì)劃的依據(jù)。物資入庫單（或代保管送檢入庫單）入庫日期：

年

月

日

NO.000001供應(yīng)單位：

_____________________________________車型品名規(guī)格型號(hào)件數(shù)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量退貨數(shù)凈入庫數(shù)單價(jià)金額

合計(jì)（大寫）：

￥：__________元供貨商代表簽字：請(qǐng)供貨商注意：若本批送貨應(yīng)收數(shù)與實(shí)際點(diǎn)驗(yàn)數(shù)存在差異，本公司將按虛報(bào)數(shù)的10%予以扣款處罰。制單：

質(zhì)檢：

正常品倉庫：

不良品倉庫：聯(lián)別及用途：第一聯(lián)存根聯(lián)

供應(yīng)部門留存；第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)

報(bào)財(cái)務(wù)部門，作為記賬的依據(jù)；第三聯(lián)倉庫聯(lián)

留正常品倉庫，作為記載增加庫存物資、記載庫存臺(tái)賬的依據(jù)；第四聯(lián)退貨聯(lián)

留不良品倉庫，作為減少不良品庫存的依據(jù)；第五聯(lián)客戶聯(lián)

交客戶，作為掛賬結(jié)算貨款的依據(jù)。賒銷采購掛帳結(jié)算單日期：

年

月

日

NO.000001供貨單位

合同編號(hào)

開戶銀行

賬

號(hào)

合同規(guī)定描述：

物資編號(hào)品名規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（含稅價(jià)）金額

合

計(jì)

供應(yīng)部門主管意見：

簽字：

年

月

日財(cái)務(wù)部門主管意見：

簽字：

年

月

日聯(lián)別及用途：第一聯(lián)存根聯(lián)

供應(yīng)部門留存；第二聯(lián)客戶聯(lián)

交供貨廠商收?qǐng)?zhí)，在合同約定付款日作為付款的依據(jù)；第三聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)

報(bào)財(cái)務(wù)部門備查。廠付款申請(qǐng)單日期：

年

月

日

NO.000001供貨單位

合同編號(hào)

憑證張數(shù)

開戶銀行

賬

號(hào)

付款理由：

付款金額（大寫）：

￥：____________元賒銷采購應(yīng)付帳款動(dòng)態(tài)期初應(yīng)付帳款余額本期新增應(yīng)付帳款本期付款額期末應(yīng)付帳款語額

供應(yīng)部門主管意見：

簽字：

年

月

日財(cái)務(wù)部門主管意見：

簽字：

年

月

日總經(jīng)理（或其授權(quán)人員）意見：

簽字：

年

月

日聯(lián)別及用途：第一聯(lián)存根聯(lián)

供應(yīng)部門留存；第二聯(lián)審批聯(lián)

在辦理審核、審批手續(xù)后作為付款的依據(jù)。四、統(tǒng)計(jì)報(bào)表1、采購計(jì)劃執(zhí)行情況表采購計(jì)劃執(zhí)行情況表編制日期：

年

月

日物資編號(hào)品名規(guī)格型號(hào)單位月初計(jì)劃本月新增計(jì)劃本月執(zhí)行計(jì)劃結(jié)轉(zhuǎn)下月計(jì)劃

報(bào)送范圍：除報(bào)送供應(yīng)部門主管外，還應(yīng)分別報(bào)送總經(jīng)理、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門。2、應(yīng)付帳款動(dòng)態(tài)表賒銷采購應(yīng)付帳款動(dòng)態(tài)情況表編制日期：

年

月

日供貨商名稱期初應(yīng)付帳款余額本期新增應(yīng)付帳款本期付款額期末應(yīng)付帳款語額

報(bào)送范圍：除報(bào)送供應(yīng)部門主管外，還應(yīng)分別報(bào)送總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門。五、經(jīng)濟(jì)責(zé)任處罰1、財(cái)產(chǎn)、物品使用部門（車間）必須依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)管理實(shí)際需要，認(rèn)真填制請(qǐng)購單。對(duì)貪圖省事、亂報(bào)采購計(jì)劃，造成本公司流動(dòng)資金使用浪費(fèi)的，依照銀行貸款利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對(duì)有關(guān)責(zé)任人處以罰款。2、供應(yīng)部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場(chǎng)變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實(shí)供貨單位。并對(duì)采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項(xiàng)，有關(guān)采購人員負(fù)有無條件的清收責(zé)任。3、財(cái)務(wù)部門必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對(duì)審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及