招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范

招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范本文件規(guī)定了招標(biāo)投標(biāo)交易平臺形成電子文件歸檔的一般方法。本文件適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織(以下簡稱“單位”)通過電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)形成的電子文件的歸檔管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。DA/T46—2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T54—2014照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T63—2017錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T92電子檔案單套管理一般要求DA/T97電子檔案證據(jù)效力維護(hù)規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。電子招標(biāo)投標(biāo)c-bidding根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)章，以數(shù)據(jù)電文為主要載體，應(yīng)用信息技術(shù)完成招標(biāo)投標(biāo)活動的過程。招標(biāo)人tenderee依法提出招標(biāo)項(xiàng)目、進(jìn)行招標(biāo)的法人或者其他組織。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)hiddingagency依法設(shè)立、從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù)并提供相關(guān)服務(wù)的社會中介組織。投標(biāo)人tenderer響應(yīng)招標(biāo)、參加投標(biāo)競爭的法人或者其他組織。招標(biāo)投標(biāo)當(dāng)事人通過數(shù)據(jù)電文形式完成招標(biāo)投標(biāo)交易活動的信息平臺。除招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)之外，運(yùn)營電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺的第三方機(jī)構(gòu)。招標(biāo)投標(biāo)電子文件eletroniedocumentoftenderingandbidding單位通過電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺開展招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)(定標(biāo))等招標(biāo)投標(biāo)活動全過程中形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄招標(biāo)投標(biāo)電子檔案eletronierecordoftenderingandbiding具有保存價(jià)值并歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件標(biāo)段(包)bidsection(package)根據(jù)實(shí)際需要，依據(jù)一定的約束條件及標(biāo)準(zhǔn)，對招標(biāo)項(xiàng)目構(gòu)成內(nèi)容進(jìn)行合理劃分，成為最基本的交易管理單元?dú)w檔信息包archivingsubmissioninformationpackage:ASIP不具備在線歸檔條件時(shí)，電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺向電子檔案管理系統(tǒng)傳輸歸檔電子文件的信息包。4總體要求4.1應(yīng)按照全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一原則對招標(biāo)投標(biāo)電子文件進(jìn)行歸檔管理，來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)、安全可用且符合DA/T92或者DA/T97要求的招標(biāo)投標(biāo)電子檔案，可僅以電子形式歸4.2招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、投標(biāo)人、第三方平臺機(jī)構(gòu)均應(yīng)對各自參與的部分電子文件進(jìn)行歸檔；招標(biāo)人應(yīng)落實(shí)主體責(zé)任，歸檔全套招際投標(biāo)電子文件；電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺應(yīng)建設(shè)歸檔功能對相關(guān)電子文件進(jìn)行形成、收集與整理，或建設(shè)能夠與電子檔案管理系統(tǒng)相銜接的接口功能(歸檔功能與接口功能見附錄A)。4.3委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)的單位應(yīng)在合同或協(xié)議中確定歸檔事項(xiàng)，包括歸檔時(shí)間、歸檔方式、歸檔文件質(zhì)量等。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)將應(yīng)由招標(biāo)人歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件移交招標(biāo)人歸檔。4.4使用除招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)之外第三方運(yùn)營的電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺的單位，應(yīng)與電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺運(yùn)營機(jī)構(gòu)簽訂使用合同，約定歸檔事項(xiàng)，包括歸檔時(shí)間、日檔方式、歸檔文件質(zhì)量等。電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺運(yùn)營機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)將應(yīng)由招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)日檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件移交招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)歸檔。5.1招標(biāo)人的招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理招標(biāo)投標(biāo)電子文件，及時(shí)將整理好的電子文件歸檔至本單位檔案部門；招標(biāo)人的檔案部門負(fù)責(zé)接收招標(biāo)投標(biāo)電子檔案，并對整個(gè)歸檔過程予以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。5.2投標(biāo)人的招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理招標(biāo)投標(biāo)電子文件，及時(shí)將整理好的電子文件歸檔至本單位檔案部門；投標(biāo)人的檔案部門負(fù)責(zé)接收招標(biāo)投標(biāo)電子檔案，并對整個(gè)歸檔過程予以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。5.3招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件的形成、收集、整理、移交，負(fù)責(zé)形成應(yīng)由招標(biāo)人、投標(biāo)人歸檔的招標(biāo)投標(biāo)電子文件的歸檔信息包并移交招標(biāo)人、投標(biāo)人；招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的檔案部門負(fù)責(zé)接收本單位歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件，并對整個(gè)歸檔過程予以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。5.4第三方平臺機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件的形成、收集、整理、移交，按要求將應(yīng)由招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)白檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件移交招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。第三方平臺機(jī)構(gòu)的檔案部門負(fù)責(zé)接收本單位歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件，并對整個(gè)歸檔過程予以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。5.5招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、第三方平臺機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)在電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺的規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)維等過程中，落實(shí)招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔要求。并將歸檔要求在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。5.6招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、第三方平臺機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)招標(biāo)投標(biāo)電子文件與電子檔案的保密管理。6招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)(定標(biāo))等招標(biāo)投標(biāo)活動全過程產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)均應(yīng)納入歸檔范圍，各單位參照附錄B,結(jié)合工作實(shí)際編制本單位的招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍表，編制依據(jù)包括《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國民法典》中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例X中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例X機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定《企業(yè)檔案管理規(guī)定X企業(yè)文件材料日檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》。與招標(biāo)投標(biāo)活動相關(guān)，但不是由電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺產(chǎn)生的電子文件。可根據(jù)工作實(shí)際納人招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍。7招標(biāo)投標(biāo)電子文件的形成7.1招標(biāo)投標(biāo)電子文件源格式符合歸檔要求的直接采用源格式歸檔。源格式不符合歸檔要求的應(yīng)轉(zhuǎn)換為符合歸檔要求的格式，無法轉(zhuǎn)換的可以采用源格式白檔。不同的招標(biāo)投標(biāo)電子文件，根據(jù)其所屬檔案的類別要求確定歸檔格式，推薦如下，-本類電子文件宜以PDF/A、OFD為主格式歸檔，或以RTF、WPS,DOCX、XISX通用格式白檔：—二維矢量電子文件以SVG,SWF,WMF、EMF、EPS,DXF格式歸檔： 三維矢量電子文件以STEP.PDF/E格式歸格：——照片類電子文件以JPG、TIF、PNG格式歸檔；——錄音類電子文件以MP3.WAV格式歸檔；——錄像類電子文件以源格式和AVI,MP4、MPG、FLV格式歸檔。DA/T63—2017的要求形成元數(shù)據(jù)。招標(biāo)投標(biāo)電子文件元數(shù)據(jù)與DA/TDA/T63—2017部分元數(shù)據(jù)對照關(guān)系見附錄C。8招標(biāo)投標(biāo)電子文件的收集8.1招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔工作應(yīng)在標(biāo)段(包)招標(biāo)流程終結(jié)后定期進(jìn)行，終結(jié)節(jié)點(diǎn)既可為中標(biāo)通知書發(fā)出后，也可為合同簽訂后，根據(jù)各單位實(shí)際情況決定8.2標(biāo)段(包)招標(biāo)流程終結(jié)后，移交歸檔責(zé)任人按歸檔范圍(見附錄B)定期將招標(biāo)投標(biāo)形成的電子文件和元數(shù)據(jù)，通過接口傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)；不具備在線歸檔條件的，移交歸檔責(zé)任人應(yīng)形成離線的歸檔信息包(歸檔信息包結(jié)構(gòu)見附錄D),移交招標(biāo)人、投標(biāo)人及招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)部門。具體歸檔傳輸時(shí)間不晚于招標(biāo)投標(biāo)所在項(xiàng)目文件歸檔或采購年度的次年3月31日。移交時(shí)，電子檔案證據(jù)效力維護(hù)應(yīng)符合國家相關(guān)要求。8.3招標(biāo)投標(biāo)電子文件收集時(shí)參照DA/T70—2018的相關(guān)要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，經(jīng)檢測合格的方可接收，不合格的重新收集，再進(jìn)行檢測合格后方可接收。8.4招標(biāo)投標(biāo)電子文件收集時(shí)應(yīng)完整捕獲元數(shù)據(jù)8.5電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺形成的招標(biāo)投標(biāo)電子文件，無論是否納入歸檔范圍，均應(yīng)確定在原平臺上保留的時(shí)間，如國家相關(guān)法規(guī)無明確規(guī)定，則至少保留3年。9招標(biāo)投標(biāo)電子文件的整理9.1招標(biāo)人及投標(biāo)人應(yīng)將招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸入文書(管理類)/建設(shè)項(xiàng)目/產(chǎn)品(業(yè)務(wù))等相應(yīng)門類，按相應(yīng)門類檔案整理要求，參照GB/T18894,與該門類其他歸檔文件材料一并整理；也可根據(jù)實(shí)際情況，獨(dú)立形成招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案，按9.2的要求整理。9.2招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)及第三方平臺機(jī)構(gòu)按照國家有關(guān)產(chǎn)品(業(yè)務(wù))檔案整理要求，參照GB/T18894,以標(biāo)段(包)為單位進(jìn)行整理，一個(gè)標(biāo)段(包)為一卷，卷內(nèi)分階段整理文件。一階段為一個(gè)組合文件，如招標(biāo)階段歸檔文件為一個(gè)組合文件，組合文件順序根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)活動程序先后決定9.3招標(biāo)投標(biāo)電子檔案應(yīng)劃定保管期限。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的招標(biāo)投標(biāo)電子檔案保管期限定為永久、定期30年、定期10年。具體保管期限應(yīng)不低于關(guān)于工程、貨物、服務(wù)的行政管理、訴訟、審計(jì)等活動所需的追溯年限。各單位應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，編制本單位的招標(biāo)投標(biāo)電子檔案保管期限表。招標(biāo)人和投標(biāo)人招標(biāo)投標(biāo)電子檔案保管期限按照所歸入相應(yīng)門類檔案保管期限劃分。10招標(biāo)投標(biāo)電子檔案的歸檔10.1招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)及第三方平臺機(jī)構(gòu)應(yīng)將完成歸檔整理的招標(biāo)投標(biāo)電子文件在一次標(biāo)段(包)整理完成后向檔案部門歸檔，也可多個(gè)標(biāo)段(包)、一個(gè)項(xiàng)目的所有標(biāo)段(包)、多個(gè)項(xiàng)目的所有標(biāo)段(包)一起整理完成后向檔案部門歸檔，最遲不應(yīng)超過電子文件形成后的次年6月10.2招標(biāo)人及投標(biāo)人應(yīng)將完成歸檔整理的招標(biāo)投標(biāo)電子文件與文書(管理類)/建設(shè)項(xiàng)目/產(chǎn)品(業(yè)務(wù))等相應(yīng)門類檔案一并歸檔至本單位檔案部門。10.3檔案部門對接收到的招標(biāo)投標(biāo)電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，檢測方法和項(xiàng)目參照DA/T70—2018的相關(guān)要求。經(jīng)檢測合格的方能接收，檢測不合格的應(yīng)退回重新收集，待檢測合格后方可接收。(資料性)電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺歸檔功能、接口功能與電子檔案管理系統(tǒng)接口功能A.1電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺歸檔功能電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺可根據(jù)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》設(shè)置歸檔功能。歸檔功能參照下列要求：a)配置招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍，用于擬歸檔文件的歸類和聚合；b)自動、準(zhǔn)確、完整地捕獲到電子文件及其元數(shù)據(jù)c)支持移交歸檔責(zé)任人對白檔電子文件質(zhì)量進(jìn)行檢查，確認(rèn)是否滿足歸檔要求，不符合要求的應(yīng)支持文件的轉(zhuǎn)換、調(diào)整和更改；d)支持移交歸檔責(zé)任人對歸檔電子文件進(jìn)行整理；e)內(nèi)置信息包結(jié)構(gòu)，可將整理好的擬歸檔招標(biāo)投標(biāo)電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝成歸檔信息包；0支持對歸檔的招標(biāo)投標(biāo)電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行自動檢測(同時(shí)支持人工檢測),可設(shè)定檢測項(xiàng)目與檢測范圍，對不通過的予以退回至收集階段并反饋錯(cuò)誤原因，且支持重新推送：g)不存在已知的安全漏洞，有嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限控制手段，支持對歸檔過程中的所有操作及操作人員、時(shí)間和結(jié)果等日志信息進(jìn)行記錄和跟蹤審計(jì)：h)支持紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔，并建立二者之間的關(guān)聯(lián)。A.2電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺接口功能電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺接口功能參照下列要求：a)歸檔前將待歸檔招標(biāo)投標(biāo)電子文件及其元數(shù)據(jù)按推薦格式捕獲并轉(zhuǎn)換；b)將招標(biāo)投標(biāo)電子文件及其元數(shù)據(jù)傳輸至指定位置(或者調(diào)用對方接口),傳輸過程中招標(biāo)投標(biāo)電子文件及其元數(shù)據(jù)不丟失、不被非法更改c)接收電子檔案管理系統(tǒng)的反饋消息，包括歸檔成功消息與失敗消息、失敗故障代碼等；d)對歸檔成功的招標(biāo)投標(biāo)電子文件進(jìn)行已歸檔標(biāo)記，防止重復(fù)歸檔，并能取消標(biāo)記，在人工干預(yù)下重新歸檔：e)記錄歸檔電子文件類型、日檔時(shí)間、歸擋狀態(tài)，并能夠?qū)崿F(xiàn)按照歸檔招標(biāo)投標(biāo)電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)組合查詢。A.3電子檔案管理系統(tǒng)接口功能電子檔案管理系統(tǒng)接口功能參照下列要求a)接收電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺傳遞來的數(shù)據(jù)(或從指定位置提取數(shù)據(jù));b)對電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，檢測不合格的拒絕接收，并反饋相應(yīng)不合格的檢測結(jié)果及不合格原因c)將解析后的招標(biāo)投標(biāo)電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲在指定位置，并保存過程目志d)向電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺發(fā)送招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔成功或失敗消息，以及失敗故障代碼等；e)在數(shù)據(jù)接收和存儲等過程中，信息不丟失、不被非法更改：0記錄歸檔招標(biāo)投標(biāo)電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)，并能夠按照歸檔招標(biāo)投標(biāo)電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)組合查詢。(資料性)招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍表B.1給出了招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍參考表。表B.1招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍參考表1√2√3招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、45√√√√√6√√(中標(biāo)人)(中標(biāo)人)7√√(資料性)招標(biāo)投標(biāo)電子文件與DA/T46—2009、DA/T54—2014、DA/T63-2017部分元數(shù)據(jù)的對照表表C.1給出了招標(biāo)投標(biāo)電子文件與DA/T46—2009、D