贛州會議費(fèi)管理制度

贛州會議費(fèi)管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范贛州會議的管理工作，提高會議效率，確保會議資源的合理使用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，制定本會議費(fèi)管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于贛州公司在組織各類會議過程中涉及的費(fèi)用管理、預(yù)算控制、報銷審批等事項。

第三條會議分類

會議根據(jù)性質(zhì)和規(guī)模分為以下幾類：

1.公司級會議：涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃及全局性工作的會議。

2.部門級會議：涉及部門內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)的會議。

3.項目組會議：針對特定項目進(jìn)行討論、協(xié)調(diào)的會議。

4.其他臨時性會議：根據(jù)工作需要臨時組織的會議。

第四條預(yù)算管理

會議費(fèi)用的預(yù)算管理遵循公司財務(wù)預(yù)算管理制度，各部門應(yīng)按照實際需要，合理預(yù)估會議費(fèi)用，并納入年度預(yù)算。

第五條費(fèi)用報銷

會議費(fèi)用報銷需提供合法有效的原始憑證，嚴(yán)格按照公司財務(wù)報銷流程執(zhí)行。報銷內(nèi)容應(yīng)包括會議費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。

第六條責(zé)任追究

違反本制度規(guī)定，造成會議費(fèi)用浪費(fèi)、管理混亂的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第七條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和外部環(huán)境變化，適時進(jìn)行修訂。修訂后的制度報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。

第八條解釋權(quán)

本制度的最終解釋權(quán)歸贛州公司所有。實施過程中如有爭議，以公司領(lǐng)導(dǎo)解釋為準(zhǔn)。

第二章會議流程

會議籌備

一、會議計劃

1.各部門根據(jù)工作計劃，提前制定會議計劃，明確會議目的、議題、參會人員、時間、地點等。

2.會議計劃應(yīng)于會議召開前一周報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

二、會議通知

1.會議計劃審批通過后，由會議組織者負(fù)責(zé)發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等信息。

2.會議通知應(yīng)在會議召開前3天發(fā)送至參會人員。

三、會議材料準(zhǔn)備

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議議題，提前準(zhǔn)備會議材料，包括但不限于會議議程、相關(guān)文件、報告等。

2.會議材料應(yīng)于會議召開前1天發(fā)送至參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容。

會議召開

一、會議簽到

1.會議開始前，由會務(wù)組負(fù)責(zé)組織參會人員進(jìn)行簽到，確保會議出席情況的真實性。

2.簽到表需由參會人員簽字確認(rèn)，會后作為會議紀(jì)要的附件存檔。

二、會議議程

1.會議按照預(yù)定議程進(jìn)行，由主持人負(fù)責(zé)把控會議進(jìn)度。

2.各議題討論結(jié)束后，由主持人進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任人。

三、會議記錄

1.會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、結(jié)論和待解決問題。

2.會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地反映會議情況。

會議結(jié)束

一、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，由主持人或會議組織者對會議進(jìn)行總結(jié)，明確會議成果和改進(jìn)措施。

2.會議總結(jié)需在會議結(jié)束后1天內(nèi)形成書面材料，發(fā)送給參會人員。

二、會議紀(jì)要

1.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、會議議程、各議題討論情況、結(jié)論和下一步工作計劃等內(nèi)容。

2.會議紀(jì)要需在會議結(jié)束后3天內(nèi)完成，由會議組織者審核后發(fā)送給參會人員。

三、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)將會議資料進(jìn)行整理歸檔，包括會議通知、會議議程、會議紀(jì)要、簽到表等。

2.會議資料歸檔應(yīng)便于查閱，保證信息安全。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布

會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后3天內(nèi)完成，由會議組織者審核后通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或電子郵件形式發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。確保相關(guān)人員對會議內(nèi)容有清晰了解。

二、會議紀(jì)要的確認(rèn)

1.接收到會議紀(jì)要的參會人員應(yīng)在1個工作日內(nèi)進(jìn)行閱讀確認(rèn)，如有異議或補(bǔ)充意見，應(yīng)及時向會議組織者反饋。

2.會議組織者應(yīng)在收到反饋后1個工作日內(nèi)進(jìn)行核實，并根據(jù)實際情況對會議紀(jì)要進(jìn)行調(diào)整。

任務(wù)分配與執(zhí)行

一、任務(wù)分配

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任分工，應(yīng)由會議組織者或主持人進(jìn)行詳細(xì)分配，確保每一項任務(wù)都有明確的責(zé)任人。

2.任務(wù)分配應(yīng)考慮責(zé)任人的工作能力和資源，確保任務(wù)的合理性和可執(zhí)行性。

二、任務(wù)執(zhí)行

1.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)工作。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者或部門領(lǐng)導(dǎo)匯報任務(wù)進(jìn)度，確保工作按計劃推進(jìn)。

跟蹤與監(jiān)督

一、跟蹤機(jī)制

1.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要中確定的各項任務(wù)進(jìn)行跟蹤管理。

2.建立任務(wù)跟蹤表，記錄任務(wù)執(zhí)行情況、完成時間、遇到的問題及解決方案等。

二、監(jiān)督與評估

1.部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保工作進(jìn)度與會議紀(jì)要要求相符。

2.對任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施予以解決，并對責(zé)任人進(jìn)行必要的指導(dǎo)和支持。

3.任務(wù)完成后，應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似工作的開展提供參考。

反饋與改進(jìn)

一、反饋機(jī)制

1.鼓勵參會人員和責(zé)任人就會議紀(jì)要執(zhí)行過程中遇到的問題和改進(jìn)建議進(jìn)行反饋。

2.建立反饋渠道，如意見箱、在線反饋平臺等，便于收集各方面的意見和建議。

二、改進(jìn)措施

1.對收集到的反饋意見進(jìn)行整理和分析，提出針對性的改進(jìn)措施。

2.定期對會議管理制度進(jìn)行評估和優(yōu)化，以提高會議紀(jì)要的執(zhí)行效率和效果。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)訂

一、預(yù)訂原則

1.會議室預(yù)訂遵循“先申請、先使用”的原則，各部門應(yīng)提前預(yù)訂，確保會議資源合理分配。

2.會議室預(yù)訂需服從公司整體工作安排，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

二、預(yù)訂流程

1.預(yù)訂者需通過公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)提交會議室申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息。

2.預(yù)訂成功后，預(yù)訂者將收到確認(rèn)信息。如需變更或取消預(yù)訂，應(yīng)提前通知會務(wù)組。

會議室使用

一、使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，參會人員應(yīng)愛護(hù)公共設(shè)施，遵守會議紀(jì)律。

2.嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動室內(nèi)設(shè)備。

二、會議服務(wù)

1.會務(wù)組負(fù)責(zé)會議室的布置、設(shè)備檢查、茶水服務(wù)等，確保會議順利進(jìn)行。

2.如會議過程中出現(xiàn)設(shè)備故障或其他問題，會務(wù)組應(yīng)立即協(xié)調(diào)解決。

會議室設(shè)備管理

一、設(shè)備使用

1.會議室設(shè)備使用遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，使用人員應(yīng)確保設(shè)備安全、正確使用。

2.使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉設(shè)備電源，避免長時間待機(jī)耗電。

二、設(shè)備維護(hù)

1.定期對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

2.發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時報修，并記錄在案。

會議室安全

一、消防安全

1.會議室內(nèi)應(yīng)配置必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保消防設(shè)施正常使用。

2.會務(wù)組應(yīng)組織參會人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高消防安全意識。

二、信息安全

1.會議室內(nèi)應(yīng)采取必要的信息安全措施，如無線網(wǎng)絡(luò)加密、投影儀防窺等。

2.參會人員應(yīng)遵守公司信息安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)泄露涉密信息。

會議室環(huán)境衛(wèi)生

一、衛(wèi)生管理

1.會務(wù)組應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.參會人員應(yīng)自覺保持會議室衛(wèi)生，廢棄物應(yīng)投放到指定垃圾桶內(nèi)。

二、綠化布置

1.會議室可根據(jù)實際情況進(jìn)行綠化布置，提高室內(nèi)空氣質(zhì)量。

2.綠植應(yīng)由專人負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)，確保綠植生長良好。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸贛州公司所有。