合同審批與簽署管理制度

合同審批與簽署管理制度一、背景與目的本制度旨在規(guī)范公司合同審批與簽署流程，確保合同的審核、審批、簽署和存檔工作依照合法、合規(guī)的原則進(jìn)行，保障公司合同的有效性和公司利益的最大化。二、適用范圍本制度適用于公司全部部門、員工在進(jìn)行合同審批與簽署工作時(shí)的規(guī)范。三、流程概述合同審批與簽署流程包含以下步驟：合同申請、合同審批、合同簽署、合同存檔和合同跟蹤。1.合同申請合同申請人在公司內(nèi)部系統(tǒng)中填寫合同申請單，供應(yīng)相關(guān)合同信息、附件和所需的審批流程。合同申請單中應(yīng)包含合同的名稱、類型、金額、履行期限、簽約方等緊要信息，并附上合同正文和相關(guān)附件。合同申請人應(yīng)確保所供應(yīng)的信息真實(shí)準(zhǔn)確，并承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任。2.合同審批合同審批流程依據(jù)合同的金額、類型和相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行確定，由公司指定的審批人依次進(jìn)行審核。審批人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批，對合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)掌控等方面進(jìn)行評估，并作出審批看法。若審批人對合同內(nèi)容有異議或需要增補(bǔ)信息，應(yīng)及時(shí)與合同申請人進(jìn)行溝通。全部審批看法應(yīng)以書面形式記錄，并在公司內(nèi)部系統(tǒng)中進(jìn)行存檔。3.合同簽署經(jīng)過審批的合同應(yīng)由合同申請人將合同文本以書面形式發(fā)送給簽署方。簽署方應(yīng)認(rèn)真閱讀合同內(nèi)容，并確保合同的內(nèi)容、條款符合公司利益和法律法規(guī)的要求。簽署方應(yīng)依照公司的授權(quán)和程序進(jìn)行簽署，并在簽署時(shí)附上個(gè)人簽名和日期。4.合同存檔已經(jīng)簽署完成的合同應(yīng)盡快歸檔，由公司指定的部門負(fù)責(zé)合同存檔工作。合同存檔應(yīng)依照肯定的分類和編號進(jìn)行管理，確保合同的安全性和易查性。存檔部門應(yīng)定期檢查合同的有效期，并提前通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行續(xù)簽或停止合同。5.合同跟蹤合同簽署后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同履行進(jìn)展，確保合同的及時(shí)履行。若發(fā)現(xiàn)合同的履行存在問題或合同期滿需要續(xù)簽的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)方溝通并進(jìn)行協(xié)商。合同的履行過程中，如發(fā)生重點(diǎn)爭議或糾紛，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司高層，并啟動(dòng)相應(yīng)的解決程序。四、責(zé)任與義務(wù)1.合同申請人責(zé)任供應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確的合同信息，并確保所供應(yīng)的合同文件完整、合規(guī)。搭配合同審批和簽署過程的進(jìn)行，自動(dòng)供應(yīng)相關(guān)資料和解答問題。對本身供應(yīng)的合同信息和文件承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.審批人責(zé)任在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成合同審批，并依照相應(yīng)的合同授權(quán)和程序進(jìn)行評估和審批。對合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)掌控等方面進(jìn)行認(rèn)真審查，并作出明確的審批看法。盡職盡責(zé)地履行審批職責(zé)，不得有徇私舞弊行為或?yàn)E用職權(quán)的情況發(fā)生。3.簽署方責(zé)任認(rèn)真閱讀合同內(nèi)容，確保合同的內(nèi)容、條款符合公司利益和法律法規(guī)的要求。依照公司的授權(quán)和程序進(jìn)行簽署，并在簽署時(shí)附上個(gè)人簽名和日期。對本身簽署的合同內(nèi)容和后續(xù)履行承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)。4.存檔部門責(zé)任負(fù)責(zé)對已簽署的合同進(jìn)行分類、編號和存檔，并確保合同的安全性和易查性。定期檢查合同的有效期，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行續(xù)簽或停止合同。對存檔的合同進(jìn)行保密，并不得將合同信息披露給未授權(quán)的相關(guān)方。五、懲罰措施對違反合同審批與簽署管理制度的人員，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度和勞動(dòng)合同進(jìn)行懲罰，包含但不限于：警告、記過、降職、解聘等。六、制度的監(jiān)督與改進(jìn)公司將定期對合同審批與簽署管理制度進(jìn)行評估和改進(jìn)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行矯正和完善，并加強(qiáng)對該制度的監(jiān)督和培訓(xùn)。七、其他事項(xiàng)本制度自頒布之日起生效，并由公司指定的部門進(jìn)行解釋和管理。如有需要，可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和增補(bǔ)，全部修訂和增補(bǔ)事項(xiàng)應(yīng)經(jīng)公