合同審批與簽署管理制度

合同審批與簽署管理制度一、背景與目的本制度旨在規(guī)范公司合同審批與簽署流程，確保合同的審核、審批、簽署和存檔工作依照合法、合規(guī)的原則進行，保障公司合同的有效性和公司利益的最大化。二、適用范圍本制度適用于公司全部部門、員工在進行合同審批與簽署工作時的規(guī)范。三、流程概述合同審批與簽署流程包含以下步驟：合同申請、合同審批、合同簽署、合同存檔和合同跟蹤。1.合同申請合同申請人在公司內(nèi)部系統(tǒng)中填寫合同申請單，供應相關合同信息、附件和所需的審批流程。合同申請單中應包含合同的名稱、類型、金額、履行期限、簽約方等緊要信息，并附上合同正文和相關附件。合同申請人應確保所供應的信息真實準確，并承當相應的責任。2.合同審批合同審批流程依據(jù)合同的金額、類型和相關風險進行確定，由公司指定的審批人依次進行審核。審批人應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批，對合同的合法性、合規(guī)性、風險掌控等方面進行評估，并作出審批看法。若審批人對合同內(nèi)容有異議或需要增補信息，應及時與合同申請人進行溝通。全部審批看法應以書面形式記錄，并在公司內(nèi)部系統(tǒng)中進行存檔。3.合同簽署經(jīng)過審批的合同應由合同申請人將合同文本以書面形式發(fā)送給簽署方。簽署方應認真閱讀合同內(nèi)容，并確保合同的內(nèi)容、條款符合公司利益和法律法規(guī)的要求。簽署方應依照公司的授權和程序進行簽署，并在簽署時附上個人簽名和日期。4.合同存檔已經(jīng)簽署完成的合同應盡快歸檔，由公司指定的部門負責合同存檔工作。合同存檔應依照肯定的分類和編號進行管理，確保合同的安全性和易查性。存檔部門應定期檢查合同的有效期，并提前通知相關部門和人員進行續(xù)簽或停止合同。5.合同跟蹤合同簽署后，相關部門應及時跟蹤合同履行進展，確保合同的及時履行。若發(fā)現(xiàn)合同的履行存在問題或合同期滿需要續(xù)簽的，應及時與相關方溝通并進行協(xié)商。合同的履行過程中，如發(fā)生重點爭議或糾紛，應及時報告公司高層，并啟動相應的解決程序。四、責任與義務1.合同申請人責任供應真實、準確的合同信息，并確保所供應的合同文件完整、合規(guī)。搭配合同審批和簽署過程的進行，自動供應相關資料和解答問題。對本身供應的合同信息和文件承當相應的法律責任。2.審批人責任在規(guī)定的時間內(nèi)完成合同審批，并依照相應的合同授權和程序進行評估和審批。對合同的合法性、合規(guī)性、風險掌控等方面進行認真審查，并作出明確的審批看法。盡職盡責地履行審批職責，不得有徇私舞弊行為或濫用職權的情況發(fā)生。3.簽署方責任認真閱讀合同內(nèi)容，確保合同的內(nèi)容、條款符合公司利益和法律法規(guī)的要求。依照公司的授權和程序進行簽署，并在簽署時附上個人簽名和日期。對本身簽署的合同內(nèi)容和后續(xù)履行承當相應的責任和義務。4.存檔部門責任負責對已簽署的合同進行分類、編號和存檔，并確保合同的安全性和易查性。定期檢查合同的有效期，并及時通知相關部門和人員進行續(xù)簽或停止合同。對存檔的合同進行保密，并不得將合同信息披露給未授權的相關方。五、懲罰措施對違反合同審批與簽署管理制度的人員，將依據(jù)公司相關規(guī)章制度和勞動合同進行懲罰，包含但不限于：警告、記過、降職、解聘等。六、制度的監(jiān)督與改進公司將定期對合同審批與簽署管理制度進行評估和改進，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行矯正和完善，并加強對該制度的監(jiān)督和培訓。七、其他事項本制度自頒布之日起生效，并由公司指定的部門進行解釋和管理。如有需要，可以依據(jù)實際情況進行修訂和增補，全部修訂和增補事項應經(jīng)公