如何引導(dǎo)高效會(huì)議(二)-高效會(huì)議基本流程

如何引導(dǎo)高效會(huì)議（二）——高效會(huì)議基本流程如何引導(dǎo)高效會(huì)議（二）高效會(huì)議的基本流程知識(shí)點(diǎn)一、制定會(huì)議議程二、過程說明書三、明確角色分工四、制定明確的會(huì)議規(guī)則一、制定會(huì)議議程每次會(huì)議之前必須有一個(gè)會(huì)議議程并得到團(tuán)隊(duì)成員的認(rèn)可。通過事先通知的會(huì)議議程，成員能夠提前做一些功課并做好群策群力的準(zhǔn)備。會(huì)議議程應(yīng)該包括：每個(gè)議題的名稱，它的目的和預(yù)期的結(jié)果。會(huì)議議程中每個(gè)議題所需的時(shí)間。指定具體的人來主持每個(gè)議題的討論。每個(gè)議題討論所需的過程設(shè)計(jì)。如果因?yàn)槟承┰驔]有設(shè)計(jì)會(huì)議議程，那么會(huì)議上的第一件事就是制定會(huì)議議程。在這種會(huì)議中，參會(huì)者先設(shè)計(jì)當(dāng)天的會(huì)議議程。二、過程說明書將被使用，以及如何管理會(huì)議的參與者。（參考下面附有過程說明的會(huì)議議程示例）示例：會(huì)議議程過程說明書團(tuán)隊(duì)名稱：客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)

成員：偉偉、晶晶、道幾、長島冰茶、思?jí)?、里多多日期和地點(diǎn)：2021.6.12,10:00-12:00大會(huì)議室（自帶午餐）是什么和為什么如何做（過程說明）熱身（10分鐘）里多多：設(shè)置會(huì)議焦點(diǎn)每位成員分享一個(gè)自己最近與顧客交流的故事回顧會(huì)議議程和規(guī)則（5分鐘）里多多通過討論來確認(rèn)會(huì)議的議程和規(guī)則，增加需要的條目，明晰會(huì)議的整體目標(biāo)回顧上次會(huì)議確定的行動(dòng)計(jì)劃（25分鐘）所有成員：實(shí)施監(jiān)督所有成員簡要報(bào)告上一次開會(huì)制訂的行動(dòng)計(jì)劃，也同時(shí)看看有沒有計(jì)劃的更新各工作組通報(bào)情況（20分鐘）道幾、長島冰茶：找至到改進(jìn)的機(jī)會(huì)6個(gè)客戶服務(wù)工作組通報(bào)各自成果，使用力場分析法分析哪些做得好和哪些做得不夠好對客戶問題進(jìn)行優(yōu)先次序排序（20分鐘）里多多：設(shè)定優(yōu)先次序建立用于評估客戶問題的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)使用帶有評價(jià)指標(biāo)的矩陣來評價(jià)每個(gè)問題，并把客戶問題按優(yōu)先級(jí)次序排序解決優(yōu)先級(jí)高的問題（30分鐘）整個(gè)團(tuán)隊(duì)：制訂改進(jìn)計(jì)劃把參會(huì)者分成兩個(gè)小組，分別解決優(yōu)先級(jí)最高的前兩個(gè)問題，并寫出詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃，然后回到大組中分享，得到大家的認(rèn)可

下一步的計(jì)劃和議程設(shè)置（10分鐘）里多多：確保話題結(jié)束并設(shè)計(jì)下次會(huì)議確保大家都知道自己接下來要去做什么會(huì)議評估（10分鐘）里多多：檢查會(huì)議的效果為下次會(huì)議制定議程，在出門口處張貼評估表，請大家在出門時(shí)對會(huì)議做出評價(jià)，也能夠明確下次會(huì)議在哪些方面需要改進(jìn)三、明確的角色分工除了上述表格表格中的角色分工，在特殊的會(huì)議上或資源允許的前提下，可由一個(gè)中立的局外人在會(huì)議記錄人員。計(jì)時(shí)員：由參會(huì)者輪流擔(dān)任，其職責(zé)是控制好時(shí)間并定時(shí)提醒大家時(shí)點(diǎn)。任何重要的過論一旦到規(guī)定的時(shí)間限制時(shí)，就必須立即叫停。如果使用自動(dòng)計(jì)時(shí)器，那么計(jì)時(shí)員就可以參與討論了。板書員：由團(tuán)隊(duì)中的一名成員志愿幫助引導(dǎo)者在白板紙上記錄團(tuán)隊(duì)的一些引導(dǎo)者會(huì)更愿意在會(huì)議引導(dǎo)時(shí)讓別人在白板紙上做記錄引導(dǎo)者能夠聚焦在引導(dǎo)上，而不