關(guān)于建立OA辦公平臺的建議

關(guān)于建立OA辦公平臺的建議所謂OA，即辦公自動化，是辦公工作處理的自動化，改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。利用先進(jìn)的技術(shù)，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。OA辦公平臺是一個讓領(lǐng)導(dǎo)能夠高效的安排和監(jiān)督工作，讓員工能夠管理自我工作的平臺，可以為公司提供一個能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享、過程管理、結(jié)果查詢、內(nèi)外聯(lián)系提醒的工作環(huán)境，幫助公司提升管理水平，增強(qiáng)競爭力。OA辦公平臺的應(yīng)用價值：1.解決企業(yè)內(nèi)部跨地域上傳下達(dá)的問題，避免因?yàn)樾畔鬟f不暢給企業(yè)造成的損失。2.培養(yǎng)員工之間相互協(xié)作配合的精神，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。3.各項(xiàng)工作事務(wù)可生成個人待辦事宜，保證工作落實(shí)到人。4.提供工作跟蹤手段，便于監(jiān)督檢查，確保執(zhí)行力。5.完善的知識沉淀體系，讓企業(yè)知識資產(chǎn)不斷增值。6.嚴(yán)格的權(quán)限管理模式，確保企業(yè)資源在可控范圍內(nèi)有最高的利用效率。7.通過崗位職責(zé)體系提高企業(yè)管理的規(guī)范性。8.建立學(xué)習(xí)型的組織，降低培養(yǎng)新人和經(jīng)驗(yàn)傳播的成本。9.提高工作交接規(guī)范性和方便性，降低人員流動帶來的工作失誤及資源流失。10.溝通、匯報、申請等日常工作都在電腦上就能完成，降低管理費(fèi)用消耗。11.通過待辦事項(xiàng)、資料歸檔、日程安排、個人備忘等多種手段將個人工作變得井井有條。12.工作配合方便，無論是部門內(nèi)部還跨部門協(xié)作，都可以使用工作流來解決。13.多分類的公司資料庫，尋找公司資料、客戶資料更輕松有序。14.在通知公告發(fā)布后留下閱讀日志，改變了傳統(tǒng)白板通知不知道哪些人已閱，哪些人未閱的情況。15.科學(xué)的工作成果管理體系，將每個員工的工作成果自動記錄到個人信息中心，客觀的展現(xiàn)員工的工作業(yè)績。目前我公司信息化建設(shè)進(jìn)程已初步完善，因?yàn)殇N售網(wǎng)絡(luò)和生產(chǎn)基地覆蓋面廣，難免在信息溝通過程中造成一定程度的損失，另外在公告通知、信息發(fā)布、資料共享等方面也存在并不完善和不規(guī)范的管理模式，因此我公司信息化建設(shè)下一步目標(biāo)應(yīng)以財務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)為主，現(xiàn)階段公司完成了內(nèi)部財務(wù)電算化的功能，但是內(nèi)部協(xié)同辦公體系還不完善，接下來應(yīng)完善公司內(nèi)部的公文自動流轉(zhuǎn)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的收發(fā)文，電子郵件等，并逐漸實(shí)現(xiàn)OA+ERP系統(tǒng)的整合，以ERP建設(shè)為主，通過ERP系統(tǒng)整合公司內(nèi)部運(yùn)作的物流、資金流、信息流。OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢主要是信息流通快，文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，大大減少了工作量；信息發(fā)布平臺使無效會議減少；協(xié)作性、靈活性顯著提高，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素；OA系統(tǒng)不僅能夠幫助公司建設(shè)無邊界組織，消除公司的信息死角，成為公司上下左右溝通潤滑劑，而且能夠提高公司部門間的協(xié)作能力，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)精神；提高管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個職員的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率；規(guī)范性增強(qiáng)，在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運(yùn)行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進(jìn)行。同時，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營風(fēng)險，增加了監(jiān)督性；最重要的一點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)知識管理，文檔管理自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。在公司信息化建設(shè)中應(yīng)避免產(chǎn)生信息膨脹、信息孤島、非結(jié)構(gòu)化信息、非個性化信息、信息的非關(guān)聯(lián)性的情況，從而導(dǎo)致了信息流通不暢、工作運(yùn)轉(zhuǎn)不暢、整體效率低下、無法有效分析等弊病。OA系統(tǒng)往往涉及單位各個部門及人員．涉及面較廣。其引入的新的管理理念和模式．很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣。在推廣過程中。難免要遇到各種阻力．因此．要從制度上、人員上加以保證。首先．通過將OA系統(tǒng)的實(shí)施制度化，制定OA系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)定及一整套實(shí)施細(xì)則，明文要求系統(tǒng)的使用．尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式；同時．各部門之間也要充分協(xié)調(diào)配合．利用OA的信息共享平臺．把行政管理和業(yè)務(wù)實(shí)施在OA系統(tǒng)平臺上開展起來，以促進(jìn)系統(tǒng)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來。OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)方案中主要有以下內(nèi)容：1、OA的整體布局包含但不限於OA主體頁面模塊的設(shè)定；2、OA運(yùn)行過程中資源分配及權(quán)限界定；3、OA各模塊維護(hù)及內(nèi)容的日常更新；OA辦公系統(tǒng)建設(shè)總體思路：第一步，結(jié)合OA軟件現(xiàn)有功能的基礎(chǔ)上對OA進(jìn)行整體布局，在整體布局的基礎(chǔ)上進(jìn)行OA主頁面模塊的設(shè)定；第二步，各模塊正常、有序的運(yùn)行需要進(jìn)行資源的分配及權(quán)限的界定；第三步，通過對OA各模塊的維護(hù)和日常內(nèi)容的更新來創(chuàng)新OA的內(nèi)容，以期滿足大家的要求。OA系統(tǒng)主頁面功能模塊的設(shè)定：建議將“電子郵件、公告通知、待辦工作、會議管理、規(guī)章制度、新聞（中心）、企業(yè)論壇設(shè)定為OA主頁面功能模塊。OA系統(tǒng)運(yùn)行過程中資源分配及權(quán)限界定：1、OA系統(tǒng)后臺維護(hù)及系統(tǒng)管理員工作的界定：OA系統(tǒng)資源的分配通過系統(tǒng)管理員在后臺操作完成?？紤]到OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性和所含信息的安全性需要?dú)w口管理，建議編寫《OA系統(tǒng)辦公軟件系統(tǒng)管理員手冊》對系統(tǒng)管理員的工作進(jìn)行界定，該手冊至少包含：OA系統(tǒng)產(chǎn)品說明及功能簡介、OA系統(tǒng)資源的分配、OA系統(tǒng)日常維護(hù)與監(jiān)控等。OA系統(tǒng)產(chǎn)品說明及功能簡介針對用戶就現(xiàn)有功能模塊的使用和操作進(jìn)行說明與指導(dǎo)，OA系統(tǒng)資源的分配主要是用戶OA資源的分配界定及使用權(quán)限可對討論區(qū)的主題、所屬部門、發(fā)貼方式、開放范圍等進(jìn)行設(shè)定，用戶可就某個主題進(jìn)行發(fā)貼、回復(fù)，并可對帖子進(jìn)行排列、查詢，查看精華帖子等。4、在線人員查看系統(tǒng)中所有在線的員工，并且可以直接為在線人員發(fā)送內(nèi)部短信和內(nèi)部郵件。5、網(wǎng)絡(luò)硬盤網(wǎng)絡(luò)硬盤是針對在網(wǎng)絡(luò)硬盤設(shè)置中設(shè)置的共享空間中的文件等內(nèi)容根據(jù)允許權(quán)限進(jìn)行相關(guān)操作。10、快捷查詢方便快捷查詢新聞、個人文檔、公共文檔、內(nèi)部短信、內(nèi)部郵件、客戶、工作流、人力資源等信息。12、收藏夾方便用戶收藏和快捷打開自己關(guān)注的網(wǎng)頁，分為個人收藏夾和公共收藏夾。四、信息庫1、組織機(jī)構(gòu)信息可以查看本單位的單位信息和部門信息。2、人員信息查看員工的信息及在線、外出情況。3、RSS資訊資訊訂閱就是免費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)報紙，免費(fèi)的競爭情報！看到你關(guān)注的、每日最新的最全的信息！同時可以將信息放置首頁顯示，滿足領(lǐng)導(dǎo)層每日關(guān)注新聞的需求。4、新聞發(fā)布可編輯新聞并可與office組件進(jìn)行集成，進(jìn)行新聞的發(fā)布、修改、刪除、查詢和評論等操作，查看新聞列表，包括標(biāo)題、發(fā)布認(rèn)、發(fā)布時間、點(diǎn)擊次數(shù)、評論等。5、公告管理用于管理公告通知的發(fā)布。6、公共通訊錄管理和查看企業(yè)的公共通訊薄，并可按聯(lián)系人分組、姓氏索引、關(guān)鍵詞查詢等。7、我的助手提供實(shí)用的信息以對公司的辦公事務(wù)進(jìn)行支持，包括電話區(qū)號、郵政編碼、英漢查詢、列車時刻、公交線路、法律法規(guī)、萬年歷、世界時間等。五、系統(tǒng)管理1、組織機(jī)構(gòu)管理建立單位和部門信息，并建立上下級部門關(guān)系，形成企業(yè)的組織架構(gòu)；在部門中添加、編輯用戶信息；根據(jù)實(shí)際情況定義角色和權(quán)限，并賦給每位用戶，使用戶只能查看權(quán)限范圍內(nèi)的信息和執(zhí)行相關(guān)操作，保證企業(yè)的管理規(guī)范。2、角色權(quán)限管理提供對角色的快速定義，并把系統(tǒng)內(nèi)置的各種操作權(quán)限進(jìn)行組合分配給相應(yīng)的角色。當(dāng)某個用戶被分配角色的時候，他就自動擁有了角色所被定義的權(quán)限。3、印章管理設(shè)置word文檔的電子簽章圖片，管理圖片的使用人員及權(quán)限。用戶可以自制屬于自己的公章圖片，放入系統(tǒng)進(jìn)行個人文檔的簽名。4、界面設(shè)置自定義登錄界面，設(shè)置瀏覽器窗口標(biāo)題、主界面設(shè)置、底部狀態(tài)欄置、登錄界面圖片設(shè)置等。5、菜單設(shè)置為系統(tǒng)管理員提供一個自定義菜單的界面，使公司系統(tǒng)能夠按照需求和辦公規(guī)劃更改菜單的名稱，以及根據(jù)公司的需要添加自定義模塊，掛接在系統(tǒng)中?？梢浴熬庉嫛辈藛蚊Q、新建新菜單、新建下級子菜單、更換功能模