會議管理制度指引操作流程SOP

公司LOGO會議管理制度指引操作流程SOP/WI文件編號：頁碼：1/6版本：A.0注：受控文件，未經(jīng)特許，不得擅自復(fù)印或洩漏任何內(nèi)容生效日期：2016-12-01文件制/修訂履歷紀(jì)要記錄文件屬性□一階□二階■三階制定部門：分發(fā)部門：總經(jīng)辦受控狀態(tài)：文件履歷紀(jì)錄制/修訂日期追溯號內(nèi)容摘要修訂頁碼版本制定審核核準(zhǔn)***-發(fā)行--B.0***文件會審部門簽核部門簽核1.0目的：為加強(qiáng)集團(tuán)總經(jīng)辦會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議的效率，特制定本細(xì)則。2.0范圍/定義（或說明）：2.1范圍：先適用于中泰股份總經(jīng)辦全體成員。3.0權(quán)責(zé)：3.1總經(jīng)辦組織管理部：負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)制訂、修改、完善本流程，組織本部門對本流程適時檢討。3.2試行版本先在總經(jīng)辦內(nèi)部使用。4.0主要內(nèi)容描述4.1總經(jīng)辦例會4.1.1例會由總經(jīng)辦全體人員參加，主要為例行討論部門議題，直接向吳總匯報。4.1.2例會的時間：時間固定在每周一晚上19點開始，如有變動另行通知。4.1.3周例會的地點：原則上在離辦公地點最近的辦公室，具體由總經(jīng)辦助理負(fù)責(zé)。4.1.4會議記錄及追蹤：由組織管理部負(fù)責(zé)記錄，并于會后小組討論形成會議紀(jì)要。4.1.5存檔追蹤：由總經(jīng)辦助理打印后交組織管理部負(fù)責(zé)人審核后，吳總簽字存檔。4.2總經(jīng)辦每天晨會4.2.1晨會由總經(jīng)辦全體人員在操場參加，先集體進(jìn)行早操訓(xùn)練，然后分小組討論。4.2.2晨會的時間：時間固定在每天早上07:50分開始，如下雨則取消。4.2.3晨會小組討論以公司及部門或當(dāng)日重要事件為主，控制在10分鐘內(nèi)。4.3總經(jīng)理專題會議（人數(shù)不限）及公司跨部門中大型會議（超過30人及以上）4.3.1專題會議及中大型會議，會議組織過程包括以下幾個步驟：4.3.1.1確立會議議題：會議的議題包括但不限于公司各事業(yè)部提出、高層決議、總經(jīng)辦收集等。經(jīng)吳總或姚總同意，即可召開會議。4.3.1.2安排會議議程：對定期的常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應(yīng)提出會議企劃報告，該報告包括：1、會議名稱；2、會議主旨和目標(biāo)；3、會議議項；4、會議時間；5、會議議程；6、會議主持人；7、出席人員（名單）；8、會議財務(wù)（支出收入）預(yù)算；9、現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；10、籌劃備時間進(jìn)度等。該報告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。4.3.1.3發(fā)出會議通知。通知內(nèi)容包括：時間、地點、出席人、議題、議程、編組等；方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會召開的確認(rèn)；出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話、微信等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。通知時間：根據(jù)會議要項擬訂會議通知，并提前發(fā)送。4.3.1.4會務(wù)準(zhǔn)備。會務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容：會議場所布置座次布局、會議需用設(shè)備的準(zhǔn)備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、簽到簿、桌椅、投影儀和麥克風(fēng)及播放系統(tǒng)測試、錄音工具、飲料、水果或點心（有賓客才考慮）、白板筆等。根據(jù)會議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。4.3.1.5做會議記錄和攝像、錄音（保密會議及會議主持人明確指示取消攝像或錄音除外）：指定部門召集的會議，由指定部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的起草，如有需要總經(jīng)辦協(xié)助。幾個部門召開聯(lián)席會議，由幾個部門協(xié)商指定一個部門負(fù)責(zé)起草會議紀(jì)要，如有需要總經(jīng)辦協(xié)助。姚總或吳總要求召開的會議，默認(rèn)為總經(jīng)辦或人資負(fù)責(zé)紀(jì)要。4.3.1.6整理會議紀(jì)要、決議：必須全面記錄會議的內(nèi)容；必須準(zhǔn)確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的觀點；會議紀(jì)要必須做到全而精，要詳略得當(dāng)，重點突出；總經(jīng)辦負(fù)責(zé)的會議紀(jì)要，由總經(jīng)辦組織管理部負(fù)責(zé)記錄并錄音，會后一個工作日內(nèi)，小組討論形成初步紀(jì)要。由總經(jīng)辦助理打印后交組織管理部負(fù)責(zé)人審核后，姚總或吳總閱改、簽批。4.3.1.8發(fā)送有關(guān)部門、人員，并歸檔。重要決議必須經(jīng)所有參會人員閱讀簽字后存檔。5.0會議效率管理及提高會議效率的要領(lǐng)5.1要嚴(yán)格遵守會議的開始時間，要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明，要把會議事項的進(jìn)行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者。5.2在會議進(jìn)行中要注意如下事項：發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害?是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)?5.3應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論。5.4會議禁忌事項：不可取用不正確的資料；不可打斷他人的發(fā)言；不要中途離席；維護(hù)會議紀(jì)律，不得肆意喧嘩、吵鬧、討論與會議無關(guān)的話題而影響會議進(jìn)程。5.5會議管理技巧：控制出席人數(shù)，與會無關(guān)者不參加；每次會議須明確主題；對重大或有分歧的議題，在會議上爭執(zhí)不下時，主持人應(yīng)及時制止且擱置該問題，會后再議；會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時間；對