《辦公自動化》教材

/第一章辦公自動化根本概念辦公自動化(OfficeAutomation，簡稱OA)是70年代首先在工業(yè)興旺國家興起的一門技術(shù)科學(xué)。它是適應(yīng)信息化社會的需要，基于軟科學(xué)的理論和計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的普遍應(yīng)用而開展起來的。第一節(jié)辦公活動的形成辦公，是處理集體事務(wù)的一類活動，是信息處理的重要組成局部。在人類歷史上，辦公行為的出現(xiàn)，比人類有意識(而不是本能)地進(jìn)行信息活動晚得多。早在蒙昧?xí)r代，人類已經(jīng)懂得采用某些符號記錄信息，作為對自然現(xiàn)象的總結(jié)和生活經(jīng)驗的積累。但是，這樣的處理，僅囿于“私〞(個人或家庭)的范圍。而辦公活動，是以“公〞，也就是為“集體〞辦事作為基礎(chǔ)的。這種活動，開始于原始社會的早期。例如，人們在分配獵獲物時，便需要辦公了。這就是說，在人類蒙昧?xí)r代的中級階段，即人類從樹上活動為主轉(zhuǎn)移到地面的、以打獵為主的生活，有簡單的工具，有相對穩(wěn)定活動地點的時候，就出現(xiàn)辦公活動的萌芽。而形成一套正規(guī)的辦公行為，則可以追溯到國家出現(xiàn)之前的氏族社會。恩格斯在《家庭、私有制和國家的起源》一書中引用摩爾根的材料時指出，易洛魁人的氏族有下面的習(xí)俗：選舉或撤換酋長；公家出面處理死者的財產(chǎn)；相互保護(hù)平安；舉行氏族議事會，解決氏族間的糾紛；舉行宗教儀式；組成成年男女享有平等表決權(quán)的民主集會等等。而希臘人的氏族間的事務(wù)活動，比這更為完備。這些活動，看來都屬于辦公的范疇。根據(jù)我國歷史記載，距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社會中，土地、房屋、牲畜等，歸氏族公有，氏族成員共同勞動、共同消費。在處理這些問題時，也需要有“辦公〞活動。在國家形成之后，辦公活動更空前增多。無論是戰(zhàn)爭還是和平時期；無論是軍事、政治、外交、文化還是內(nèi)務(wù)，都充滿了辦公活動。這樣，經(jīng)歷了很長的一個歷史階段，雖然辦公的內(nèi)容和手段都在不斷變化，但辦公行為卻逐漸形成一套比較確定的形式。不同的國家，不同社會制度，甚至不同的部門或行業(yè)，辦公的體制、習(xí)慣、程式都不盡相同，但我們?nèi)匀豢梢钥偨Y(jié)出若干共同點，從幾個方面對辦公活動加以說明。第二節(jié)現(xiàn)代社會辦公活動的描述社會中各種活動單位，其活動內(nèi)容都可以用不同的流程來描述。例如，一個工廠，有三個主要環(huán)節(jié)：生產(chǎn)、動力、管理；對應(yīng)三個流程：物質(zhì)流、能量流、信息流。一個商店，有四個環(huán)節(jié)：購、銷、調(diào)、存；對應(yīng)兩個流程：物質(zhì)流和信息流。一個機(jī)關(guān)或管理部門，有兩個環(huán)節(jié)：事務(wù)處理和決策，對應(yīng)一個流程：信息流。當(dāng)然，這只是大致的說法，具體到某個單位，還可以作更具體和更細(xì)致的分析。從總的來看，辦公的核心是實現(xiàn)管理，大到國家(包括國際事務(wù))，小到基層單位，都是這樣。而實現(xiàn)管理是通過處理信息來進(jìn)行的，就是對應(yīng)信息這個流程。我們可以比較一下，工人的工作對象是產(chǎn)品，農(nóng)民工作的對象是農(nóng)作物，醫(yī)生工作的對象是病人，這些對象都是具體的；而辦公人員呢？他們的工作對象不是具體的物質(zhì)，而是反映人類社會活動的信息，他們從事各類與管理有關(guān)的信息處理，屬于腦力勞動者。他們固然不同于工作在生產(chǎn)第一線的體力勞動者，就是與從事科學(xué)研究的腦力勞動者也有很大區(qū)別，形成一類獨特的專業(yè)活動。那末，用什么來反映辦公的行為呢？就辦公活動的內(nèi)容來說，可以分為：書面信息的接收與處理：包括公文閱讀、文件批示、資料存檔、方案制訂、答復(fù)查詢等。書面信息的生成與處理：包括草擬文件、編制圖表、批閱公文、整理資料、記錄、拍照等。書面信息的傳遞和管理：包括電報、電傳、文件資料的收發(fā)、保存、復(fù)制和檢索?？陬^信息的生成和處理：包括開會、匯報、命令、談話、指示、報告、討論等?？陬^信息的傳遞和管理：包括電話、錄音及播送等。辦公資料的運用：包括時間安排、設(shè)施調(diào)度與方案執(zhí)行、檢查等。若從行為的性質(zhì)來看，在“辦公〞這個大前提下，辦公行為可分為兩大類型，即信息的事務(wù)性處理和信息的研究性處理。信息的事務(wù)性處理：即對信息進(jìn)行例行程式的辦理，規(guī)律性比較明顯。例如，公文的閱讀和傳遞、報表填寫、統(tǒng)計累計、資料整理、日常接待、答復(fù)查詢、完成一般的交辦任務(wù)等。這類活動一般由中下級辦公人員執(zhí)行。信息的研究性處理：即運用人的思維活動對信息進(jìn)行分析(也就是一種特殊的加工)，并作出指導(dǎo)行動的決擇。一般表示為決策過程：研究、分析、比較、判斷、決心、反應(yīng)、修正等行為。其結(jié)果是使信息大大增值。這類活動一般由職位較高的中上層領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行。辦公行為按表示方式來劃分：信息的采集與編輯：包括聽取匯報、閱讀報告、記錄；書寫起草公文，文字處理，計算，思考，討論；決策等。信息傳遞：依賴工具與載體進(jìn)行信息的分配與發(fā)送，包括聲音、文字、圖像等，屬于間接傳遞。而人與人的直接對話，如會議、面談等，屬于直接傳遞。信息整理與存檔：分類、總成、存儲、復(fù)印、歸檔等。檢索：根據(jù)提供的線索，從已保存的信息檔案中(包括人在自己腦海中建立起的無形的“檔案〞)，檢取需用的信息。以上這些，都只是辦公行為的靜態(tài)描述，當(dāng)把這些行為的動態(tài)過程表示出來，便構(gòu)成反映辦公過程的信息流。第三節(jié)辦公的根本要素從上面通過不同角度對辦公活動所作的說明，不難看到，辦公的內(nèi)容、表示方法和環(huán)境，都是十分復(fù)雜的，不易定量地、數(shù)學(xué)化地去描述。但不管什么樣的辦公體系，一般可歸結(jié)為六個要素：即人、機(jī)構(gòu)、制度、工具、空間、信息。一、辦公第一個要素：人辦公是人群的一種管理活動，是由人去執(zhí)行辦公任務(wù)的。所有辦公人員都必須具備按既定要求完成自身職務(wù)范圍內(nèi)的任務(wù)的能力，他們都組合在某一個系統(tǒng)中，既有分工又有合作，而且要與上、下、左、右進(jìn)行信息溝通。概括地說，辦公人員可以分為決策人員、中層管理人員、專業(yè)人員、輔助人員四個層次，他們各司其職，各盡其責(zé)?！妒酚洝吩?lt;陳丞相世家>中，有一段記載：“孝文皇帝既益明習(xí)國家，事朝而問右丞相勃(按指絳侯周勃)曰:‘天下一歲決獄幾何?’，勃謝曰:‘不知’。問:‘一歲錢彀出入幾何?’，勃又謝:‘不知’，汗出沾背，愧不能對。于是上亦問左丞相平。平曰:‘有主者’。上曰:‘主者謂誰?’，平曰:‘陛下即問決獄責(zé)廷尉；問錢彀責(zé)治粟史’。上曰:‘茍各有主者，而君主者何事也?’，平謝曰:‘主臣！陛下不知其駑下使待罪宰相。宰相者，上佐天子理陰陽、順?biāo)臅r，下育萬物之宜；外鎮(zhèn)撫四夷諸侯，內(nèi)親附百姓，使卿大夫各得任其職焉’。孝文帝乃稱善。右丞相大慚，出而讓陳平曰:‘君獨不素教我對？’，陳平笑曰:‘君居其位不知任邪？且陛下即問長安中盜賊數(shù)，君欲強對邪?’〞這一段記載，生動地說明當(dāng)時的左丞相陳平很清楚地認(rèn)識到，不同層次的辦公人員，有不同的職責(zé)，丞相作為最高級的辦公人員，并不必要去處理一些屬于中、下級人員所管轄的事情，而且實際上也處理不好。如長安中盜賊數(shù)，作為丞相是無須去弄清楚的，丞相只應(yīng)管理屬于全國性上、下、內(nèi)、外有關(guān)的大事。象陳平這樣劃分工作界面是十分重要的。決策人員是各部門(從大系統(tǒng)到各個子系統(tǒng))的領(lǐng)導(dǎo)人，如政府部門的各級領(lǐng)導(dǎo)、公司經(jīng)理和企業(yè)廠長等，他們需要運用自己的職權(quán)與智慧，應(yīng)用有關(guān)的科學(xué)原理、方法與經(jīng)驗，對各類事件和情況謀取眾多的對策，并在其中選取盡可能正確的決策，組織和指揮他所管轄的部屬，充分發(fā)揮他們的專長和力量，積極進(jìn)行活動，以到達(dá)或趨向于共同目標(biāo)。中層管理人員是系統(tǒng)內(nèi)某一部門的負(fù)責(zé)人，他們要協(xié)調(diào)專業(yè)人員的工作，綜合分析有關(guān)信息和情報，對本部門的問題作出判斷和決定。他們既要領(lǐng)導(dǎo)下屬單位的業(yè)務(wù)工作，又要及時為上級領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息和方案，起到承上啟下的作用。專業(yè)人員，在行政機(jī)關(guān)內(nèi)是指負(fù)責(zé)社會、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各項業(yè)務(wù)的工作人員;在企業(yè)內(nèi)是指負(fù)責(zé)生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售和技術(shù)開展的各類人員。他們要負(fù)責(zé)處理大量的信息和文件，直接管理大量業(yè)務(wù)工作，同時要為組織的決策人員提供輔助決策方案。輔助人員是行政機(jī)構(gòu)和企業(yè)的一般辦公人員和后勤人員，如打字員、通信員、保管員等。他們一般進(jìn)行比較單一性的、例行的工作。二、辦公的第二個要素：機(jī)構(gòu)無論從大系統(tǒng)或子系統(tǒng)來看，都有相對固定的機(jī)構(gòu)。它的作用，是確定系統(tǒng)內(nèi)全體辦公人員的崗位以及他們之間的相互關(guān)系，同時也確定信息的流向。機(jī)構(gòu)的內(nèi)容、規(guī)模、性質(zhì)與任務(wù)，是由辦公系統(tǒng)的總目標(biāo)決定的。但是，機(jī)構(gòu)的建立是否合理，優(yōu)劣如何，則嚴(yán)重影響著辦公效率。設(shè)立合理的機(jī)構(gòu)，是辦公中的重要問題。我國辦公機(jī)構(gòu)有多種劃分方法。行政機(jī)構(gòu)主要有按管理職能劃分法、按管轄區(qū)域劃分法、按行列和產(chǎn)品劃分法和按效勞對象劃分法等。三、辦公的第三個要素：制度制度可以看成是辦公知識、辦公經(jīng)驗的固定化。它是維系辦公人員的活動，確立辦公的流程，使全體人員在統(tǒng)一的目標(biāo)下有組織地、有條不紊地、高效率地工作的保證。和機(jī)構(gòu)一樣，制度是否合理、制度的優(yōu)劣，也嚴(yán)重地影響著辦公的效率。四、辦公的第四個要素：工具工具用于提高辦公的效率和質(zhì)量。減輕人的負(fù)擔(dān)，降低辦公的費用消耗。既然辦公是人們的一種腦力勞動，所以，計算機(jī)的應(yīng)用，在辦公活動中具有革命性的意義；又由于辦公活動是處理人與人之間的事情，是信息的頻繁交換，通訊工具的利用也占有十分重要的地位。此外，現(xiàn)代化的辦公工具還有錄音、錄相、復(fù)印、輕印刷等等。五、辦公的第五個要素：空間空間是人們(包括所利用的工具)進(jìn)行辦公的場所，最普通的便是辦公室。一般來說，辦公室是集中的、固定的。在特殊情況和特定環(huán)境下，也可以是活動的。近年來，也有人提出實行分布式的辦公，使辦公空間變成分散的或不定形的。不管什么樣的辦公室，都應(yīng)盡可能使辦公人員有一個舒適的、愿意停留的辦公環(huán)境，這才能使他們工作愉快，提高效率。六、辦公的第六個要素：信息信息是辦公內(nèi)容的反映，是辦公行為的對象和依據(jù)，是辦公活動所利用的資源。辦公室是信息的集散樞紐。辦公活動從信息處理角度看，就是對各類信息進(jìn)行采集、加工、處理和傳輸?shù)倪^程。辦公信息可分為數(shù)值信息和非數(shù)值信息兩大類。數(shù)值信息是指反映數(shù)量關(guān)系的數(shù)據(jù)，非數(shù)值信息是指文字信息、圖象信息和聲音信息。按信息的用途可分為經(jīng)濟(jì)信息、社會信息、內(nèi)部信息、外部信息、歷史信息和當(dāng)前信息等等，按信息的形式可分為聲音、數(shù)值、文字、圖形和圖像信息。圖形信息主要指圖表，如表格、直方圖、餅圖等；圖象信息主要指靜態(tài)的圖象，如照片、圖畫、動畫等和動態(tài)的圖象，如電視、電影等。在上述六個辦公要素中，機(jī)構(gòu)、制度和空間是相對穩(wěn)定不易變的，而人員、工具、信息是相對活潑易變的。辦公活動就是辦公人員在一定的辦公環(huán)境、機(jī)構(gòu)和制度下，通過使用辦公工具對辦公信息進(jìn)行采集、加工、處理和傳輸?shù)倪^程。這六個要素，對研究辦公自動化是很重要的。其中，工具這個要素，便是實現(xiàn)辦公自動化的突破口。第四節(jié)辦公自動化定義的討論辦公自動化雖然已開展了二十多年，但到目前為止，還沒有一個統(tǒng)一的定義，幾乎是“十個人有十個說法〞。當(dāng)前，在許多著作中，都采用美國麻省理工學(xué)院M.C.季斯曼教授的定義：“辦公自動化就是將計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)應(yīng)用于用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理的、量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項綜合技術(shù)。〞這個說法的最主要之點，是以計算機(jī)技術(shù)為中心的若干新技術(shù)在特定環(huán)境(即特定對象——業(yè)務(wù)，特定的方法——數(shù)據(jù)處理)下的運用。而所謂“量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的業(yè)務(wù)〞，正是指我們通常提到的辦公活動內(nèi)容。雖然辦公的機(jī)構(gòu)、制度、工具甚至空間都相對確定，使辦公行為有“例行公事〞這相對固定的一面，但辦公所要處理的信息是變化的，人的思維也是變化的，這就形成辦公業(yè)務(wù)中有很大的不確定性，因而，用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方法便不宜處理而必須求助于一套新的(特別是融匯進(jìn)軟科學(xué)的)方法和手段。這個說法在一定程度上反映了辦公自動化帶本質(zhì)性的東西，已為許多學(xué)者所接受。國內(nèi)外的學(xué)者還有另外的一些論述，如認(rèn)為辦公自動化是：“不斷將智能化的辦公工具電子化和機(jī)械化，將非智能化工具智能化，以便大幅度地提高工作人員的辦事效率〞；“用電子計算機(jī)或數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來處理一些例行事務(wù)性工作〞；“人們處理信息的一種現(xiàn)代化工具〞；“作為人們產(chǎn)生價值更高信息的一種輔助手段〞；“在辦公室中應(yīng)用計算機(jī)以支持那些有知識而又不是計算機(jī)專家的工作人員〞；“讓人們能夠利用現(xiàn)代技術(shù)更有效地管理信息并進(jìn)行信息交流〞。不難看出，在這許多的有差異的說法中，有如下共同點，它們都認(rèn)為辦公自動化；a是新技術(shù)，尤其是計算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的綜合利用；b用于管理信息，包括處理與交流(通信)；c其目的是提高工作效率。這幾點，確實在辦公自動化中占有重要地位。以上這眾多的說法，其優(yōu)點是比較簡練，缺乏之處是沒有把問題說透，或者只是強調(diào)了某一個側(cè)面。1985年，我國召開全國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會，出席會議的專家們對照國內(nèi)外流行的各種說法，經(jīng)過討論比較，傾向于如下的看法：“辦公自動化是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的一局部辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成效勞于某種辦公目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。〞在現(xiàn)階段，辦公自動化的支持理論是行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等；其直接利用的技術(shù)是計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、自動化技術(shù)等。一般來說，一個比較完整的辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括有信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存這四個根本環(huán)節(jié)，其核心任務(wù)是向它的主人(各領(lǐng)域、各層次的辦公人員)提供所需運用的信息。由此可見，辦公自動化系統(tǒng)，綜合表達(dá)了人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系。信息是被加工的對象；機(jī)器是加工的手段(工具)；人是加工過程的設(shè)計者、指揮者和成果的享用者。所以，辦公自動化，是一門綜合的科學(xué)技術(shù)，它是信息化社會的歷史產(chǎn)物，是在計算機(jī)、通信設(shè)備較普遍應(yīng)用，信息業(yè)務(wù)空前繁忙的情況下產(chǎn)生的。第五節(jié)辦公自動化開展簡史和許多科學(xué)技術(shù)相似，辦公自動化并不是由誰先給出定義，然后去補充它的內(nèi)容和建立這樣的實用系統(tǒng)，而是通過人們的實踐逐步形成較完整的概念。在本節(jié)中，將簡單介紹辦公自動化的開展過程。一、辦公自動化開展的一般過程上兩節(jié)介紹了辦公的一般情況。人類社會很長一段時間，辦公任務(wù)是通過人們的自身活動去完成的，即使運用了工具，也是極其簡單的。例如，多少年來，我國辦公用的就是所謂“文房四寶〞(筆、墨、紙、硯)，或者再加上古老的算盤，通訊也幾乎是靠人力或普通交通工具。但隨著社會的開展，生產(chǎn)、經(jīng)營、政治、戰(zhàn)爭、國際往來等活動規(guī)模越來越大，信息量空前增加，對決策正確性的要求也越高，單憑人力和簡單的工具已無法適應(yīng)。而技術(shù)上的開展，又為辦公行為提供了有效的工具。電報、電話、電傳打字機(jī)、輕印刷機(jī)械等設(shè)備便很快地相繼為辦公室所采用，形成辦公走向自動化的第一步。但即使到這個階段，人們還沒有形成辦公自動化的概念，辦公活動從內(nèi)容到形式上也未能起本質(zhì)性的變化。到本世紀(jì)60年代，人類社會出現(xiàn)了一次新的技術(shù)革命——信息革命，出現(xiàn)了所謂信息化社會。形勢瞬息萬變，事物相關(guān)因素大量增加，知識急速開展，社會信息迅猛膨脹，與原有的辦公方式形成了鋒利的矛盾。其表現(xiàn)有以下幾個方面：第一方面，辦公人員大量增加。據(jù)統(tǒng)計，在主要工業(yè)化國家，40%以上的工作人員在辦公室內(nèi)工作。在美國，從1975年起，白領(lǐng)職員就超過工人人數(shù)，大約有4500萬人從事管理。興旺國家都有類似趨勢，管理工作平均8～10年增長一倍。第二方面，是辦公的效率低。人員的增加并未解決辦公效率的提高，反而使通訊情況惡化，電話頻繁，文山會海，信息準(zhǔn)確性不高，判斷、決策緩慢。美國一家公司統(tǒng)計，許多辦公人員絕大局部的時間花費在通訊和談話上，只有5～8%的時間用于思考、方案和分析。從1968年到1978年，美國白領(lǐng)職員的勞動效率提高約4%，而同期內(nèi)農(nóng)業(yè)工人效率提高184%，工業(yè)工人效率提高90%，一些工業(yè)化國家辦公室工作人員平均17分鐘就要受到一次干擾。美國一些研究結(jié)果說明，會議、書寫、電話這類通訊性工作占去工作人員每天辦公時間約65%，只有35%的時間用來閱讀、思考、分析。日本企業(yè)負(fù)責(zé)人在其全部辦公時間中，判斷和決策時間僅占16%，而傳遞時間占39%，數(shù)據(jù)和文件處理時間占25%，移動和其他占20%，一般工作人員的文件處理時間就更長了。第三方面，是辦公費用不斷增加。據(jù)統(tǒng)計，全世界每年的辦公用紙連起來可達(dá)2億英里，美國政府紙面工作每年約100億張，為了書寫、打字、印刷，耗去大量人力。一封商務(wù)文件的價格1967年為2.49美元，1975年為3.79美元，1980年為6.07美元而1982年約7.11美元。美國1980年為辦公人員支付工資達(dá)6000億美元，辦公費用耗資達(dá)3000億美元，因此，降低辦公本錢已成為迫切的問題。以上情況說明，如果沿用舊有的(60年代以前的)辦公方式，勢必導(dǎo)致信息量的大量積壓和棄置，這樣，便談不上獲取合理、有效或令人滿意(更不用說是最正確)的決策了。或者，即使有較好的決策，也會因決策的周期過長而貽誤時機(jī)，無法實現(xiàn)有效的管理。然而，正是這個時期，電子計算機(jī)早已突破數(shù)值計算的應(yīng)用范圍，在非數(shù)值計算領(lǐng)域(如數(shù)據(jù)處理、過程控制、人工智能等)里取得驚人的進(jìn)展。尤其是70年代后期出現(xiàn)的個人計算機(jī)，為人們處理信息提供了最便捷的工具。另一方面，管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、行為科學(xué)、社會學(xué)、人機(jī)工學(xué)等一系列軟科學(xué)，從理論到應(yīng)用都取得了很大的成功，為人們改良辦公活動提供了強有力的理論基礎(chǔ)。早在1960年，美國著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家H.A.西蒙(1978年諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎金獲得者)發(fā)表《管理決策的新科學(xué)》(THENEWSCIENCEOFMANAGEMENTDECISION)一書，提出由計算機(jī)管理公司的重大命題。他指出：“人類知識的增長是產(chǎn)生改革的主要因素〞?！靶轮R實際上就在于對思維與學(xué)習(xí)過程的一種根本理解。我們現(xiàn)在可以給電子計算機(jī)編寫出控制程序，這些程序可以使計算機(jī)進(jìn)行思維與學(xué)習(xí)。這門學(xué)問正在并仍將在兩個方面具有實際影響：其一，因為我們現(xiàn)在有可能極其具體地模擬人類頭腦的一些重要過程，我們就具有在心理學(xué)研究中有巨大威力的技術(shù)；其二，因為我們現(xiàn)在有可能給計算機(jī)編寫出復(fù)雜的信息處理控制程序，我們就正在獲得有可能在‘思維‘與‘決策’工作的迅速而廣泛的范圍中用計算機(jī)來取代人的技術(shù)能力〞?！拔覀冋劦饺祟愔悄艿拈g接增長，指的是計算機(jī)的人工智能對人類智能的加強〞?！霸诓痪玫膶?，也許在下一代，我們將有用機(jī)器來取代企業(yè)組織中一切人類職能的技術(shù)能力〞。西蒙還進(jìn)一步談到，“工廠和辦公室都在迅速變成一個復(fù)雜的人-機(jī)系統(tǒng)〞，“人與機(jī)器的相互關(guān)系將變成(實際上已變成)一個設(shè)計課題。這個設(shè)計問題，其重要性就象設(shè)計人和人之間的相互關(guān)系的系統(tǒng)一樣重要〞。H.A.西蒙的這本書中許多論點和預(yù)言，無疑對辦公自動化的實現(xiàn)有重要的影響。尤其是他所描繪的人-機(jī)系統(tǒng)和日后出現(xiàn)的辦公自動化系統(tǒng)是十分吻合的。于是，當(dāng)人們以一整套的軟科學(xué)為理論基礎(chǔ)，以計算機(jī)為核心工具，引進(jìn)到辦公活動領(lǐng)域之后，連同原來通信技術(shù)、自動化技術(shù)，使辦公活動出現(xiàn)了本質(zhì)性的飛躍，形成一個新的概念——辦公自動化(OfficeAutomation)；也可以說，使辦公自動化進(jìn)入到一個新的階段，即逐步演變成為一整套新的技術(shù)門類的階段。因此辦公自動化是在人類社會活動有迫切需要，在技術(shù)和工業(yè)基礎(chǔ)上又具備了可能的條件下產(chǎn)生出來的。歸納起來，辦公自動化開展的一般過程可以分為三個階段：第一階段，是以通訊技術(shù)和自動化技術(shù)為支柱的辦公活動。第二階段，就是現(xiàn)階段，是在原來的基礎(chǔ)上引進(jìn)軟科學(xué)理論和計算機(jī)技術(shù)；第三階段，辦公自動化的未來，將廣泛采用不斷出現(xiàn)的新理論、新技術(shù)。二、工業(yè)興旺國家開展辦公自動化的幾個進(jìn)程工業(yè)興旺國家，如美國、日本等，開展本國的辦公自動化已有一段歷史，走過的道路也不盡相同。美國大致可分為三個階段：第一階段為單機(jī)階段(1975年以前)。主要表現(xiàn)為采用單機(jī)設(shè)備，如文字處理機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、專用交換機(jī)等，辦公活動的某些環(huán)節(jié)由機(jī)器來執(zhí)行，局部地、個別地實現(xiàn)自動操作以完成單項業(yè)務(wù)的自動化。第二階段為局域網(wǎng)階段(1975～1982年)。主要表現(xiàn)為個人計算機(jī)開始進(jìn)入辦公室，并形成局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在辦公室的關(guān)鍵局部出現(xiàn)信息采集、處理、保存的綜合系統(tǒng)，專用自動交換機(jī)和文字、語音的網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)等已廣泛使用，實現(xiàn)了關(guān)鍵局部業(yè)務(wù)運行的自動化。這一階段還陸續(xù)出版了有關(guān)辦公自動化技術(shù)的許多專著。第三階段為一體化階段(1983年以后)。主要表現(xiàn)為辦公設(shè)備的一體化、辦公系統(tǒng)綜合化，如可以與計算機(jī)連接的數(shù)碼相機(jī)、多媒體投影機(jī)等設(shè)備的出現(xiàn)與應(yīng)用，多功能工作站、電子郵件、衛(wèi)星和光纜數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)、全國性的和國際性的綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)的形成等，實現(xiàn)了辦公業(yè)務(wù)綜合管理自動化。日本的開展可以分為以下幾個時期：初期(1979年以前)，其特點是常規(guī)電信的調(diào)度，即“無主觀意識地〞引用電話、用戶電報、電傳打字機(jī)等設(shè)備。開展期(1979～1984年)，其特點是計算機(jī)廣泛地進(jìn)入辦公室領(lǐng)域，各種各樣的電子設(shè)備，如個人計算機(jī)、字處理機(jī)，智能數(shù)據(jù)終端，工作站和局域網(wǎng)絡(luò)都用來裝備辦公室，并推行辦公業(yè)務(wù)管理方式的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化。改良期(1984～)，將各種各樣的電子辦公信息管理功能綜合為統(tǒng)一工具，并使之用于任何辦公場所中。三、中國開展辦公自動化的簡況80年代初為啟蒙與準(zhǔn)備階段，這一時期做的主要工作是理論研討，在典型的試點上開展某些辦公自動化系統(tǒng)的建立，探討中國辦公自動化的模式，建立全國性的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)——國務(wù)院電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組所屬辦公自動化專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組，制定我國辦公自動化開展規(guī)劃等等。1981年國家公布了計算機(jī)漢字字符交換標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)——GB2312漢字字符交換集，開發(fā)了最早的計算機(jī)中文操作系統(tǒng)和漢字輸入方法。80年代末為開展階段，這一時期辦公自動化設(shè)備和軟件激增，有了國產(chǎn)計算機(jī)和比較優(yōu)秀的漢化辦公軟件，形成了單機(jī)和一體化辦公系統(tǒng)相互交錯的應(yīng)用局面。近年來，計算機(jī)技術(shù)開展非常迅速，銀行、稅務(wù)、海關(guān)、民航、鐵路等部門根本實現(xiàn)了電子化、網(wǎng)絡(luò)化。一些行政機(jī)關(guān)、大專院校、企事業(yè)單位的辦公自動化工作，也到達(dá)相當(dāng)高的水平。但應(yīng)該指出我國辦公自動化的總體水平還不高，有計算機(jī)的單位不少，但由于辦公人員素質(zhì)不高，絕大多數(shù)計算機(jī)還處于單機(jī)工作狀態(tài)，僅能完成打字和制表這樣一類最一般的辦公事務(wù)；就軟件而言，我國軟件業(yè)雖然有了很大的開展，但是國產(chǎn)優(yōu)秀大型軟件不多，國產(chǎn)軟件的市場占有率較低，成功的辦公軟件更是鳳毛麟角。

第二章辦公自動化硬件介紹一個比較完善的現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)由計算機(jī)、通信系統(tǒng)和各種現(xiàn)代化辦公硬件設(shè)備以及相應(yīng)的軟件組成，共同實現(xiàn)各種信息的處理功能。辦公設(shè)備一般可分為三類：第一類是獨立使用的辦公設(shè)備，如收錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、普通照相機(jī)、碎紙機(jī)等，這類辦公設(shè)備與系統(tǒng)中其他設(shè)備關(guān)系不大，可以單獨使用；第二類是與通信網(wǎng)絡(luò)連接使用的通信設(shè)備和系統(tǒng)，如電話、傳真、電報、無線尋呼系統(tǒng)、電視會議系統(tǒng)等；第三類辦公設(shè)備是與計算機(jī)連接使用的設(shè)備，例如打印機(jī)、掃描儀、多媒體投影機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、PC傳真機(jī)、語音處理系統(tǒng)、繪圖儀、光盤刻錄機(jī)等，這類辦公設(shè)備只能與計算機(jī)連接使用，才能發(fā)揮它應(yīng)有的功能。現(xiàn)代通信和計算機(jī)的開展使得這三類設(shè)備的關(guān)系日益密切，反過來也使計算機(jī)與通信日益成為不可分割的整體。從這一點上說，后兩種分類就不可能是一成不變的了。由于計算機(jī)的出現(xiàn)和開展，那些獨立使用的辦公設(shè)備已經(jīng)不能滿足人們提高辦公效率的需要，計算機(jī)被引入辦公活動中并成為辦公設(shè)備的主角?，F(xiàn)代化辦公活動主要是圍繞計算機(jī)展開的。下面介紹以計算機(jī)為中心的各類辦公設(shè)備。第一節(jié)計算機(jī)現(xiàn)代辦公自動化的主要標(biāo)志是采用計算機(jī)，辦公人員通過與計算機(jī)對話的方式進(jìn)行辦公活動，甚至經(jīng)理對辦公室的領(lǐng)導(dǎo)和管理也都是通過計算機(jī)來進(jìn)行。一、計算機(jī)系統(tǒng)組成計算機(jī)系統(tǒng)由硬件與軟件兩大局部組成，硬件是“看得見，摸得著〞的有形東西；而軟件是“看不見，摸不著〞的，它是數(shù)據(jù)、信息、指令等的有機(jī)的集合。只有硬件而沒有軟件的計算機(jī)稱為“裸機(jī)〞，“裸機(jī)〞是不能工作的，是軟件使“裸機(jī)〞變成有用的東西，成為人類改造自然的得力幫手。計算機(jī)是依靠硬件和軟件的協(xié)同工作來完成某一給定任務(wù)的。一個完整的計算機(jī)系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩大局部。二、計算機(jī)硬件系統(tǒng)構(gòu)成計算機(jī)硬件由主機(jī)和外部設(shè)備組成，主機(jī)又可以進(jìn)一步分為計算機(jī)中央處理器(CentralProcessorUnit，簡稱CPU)和內(nèi)部存儲器，CPU又可分為運算器和控制器；外部設(shè)備可分為輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、外部存儲器和一些輔助外部設(shè)備。運算器、控制器、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備和存儲器是計算機(jī)的五大根本部件。1.輸入設(shè)備用戶通過輸入設(shè)備把信息輸入到計算機(jī)。輸入設(shè)備包括鍵盤、鼠標(biāo)、書寫器、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等。通過一定的接口，錄音機(jī)、錄像機(jī)、話筒等也可以成為輸入設(shè)備。鍵盤和鼠標(biāo)是最常用的輸入設(shè)備。2.輸出設(shè)備輸出設(shè)備是指從計算機(jī)中取出信息的器件，如顯示器、打印機(jī)、繪圖儀等。顯示器和打印機(jī)是最常見的輸出設(shè)備。3.控制器控制器能對程序的每一條指令進(jìn)行分析、判斷，并發(fā)出各種控制信號，使計算機(jī)的有關(guān)設(shè)備協(xié)調(diào)工作，它是整個計算機(jī)的指揮中心。4.運算器運算器負(fù)責(zé)計算機(jī)中的各類運算，如四則運算、邏輯運算，另外還能進(jìn)行代碼的傳送、移位等操作。運算器和控制器一起組成了計算機(jī)的心臟，也就是中央處理器(CPU)。5.存儲器存儲器是計算機(jī)的記憶裝置，用來存放原始數(shù)據(jù)、中間結(jié)果、最終結(jié)果和解題步驟。存儲器可以區(qū)分為內(nèi)存儲器(內(nèi)存)和外存儲器(外存)。外存儲器是指硬盤、光盤、軟盤、磁帶等外部磁性存儲介質(zhì)，外存相對內(nèi)存而言讀取速度比較慢。內(nèi)存儲器包含隨機(jī)存取存儲器(RAM)和只讀存儲器(ROM)，它們用半導(dǎo)體材料做成，讀取速度快。只讀存儲器(ROM)是不可寫的，它內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息是由工廠輸入，并固定在里面，一般情況下用戶不能更改。ROM內(nèi)部存放的信息是計算機(jī)內(nèi)最原始的信息，它用來啟動和引導(dǎo)系統(tǒng)軟件，是它最初激活了計算機(jī)。隨機(jī)存取存儲器(RAM)是可讀可寫的，其中的數(shù)據(jù)會因斷電而喪失，故用來存放正在使用的數(shù)據(jù)信息；RAM還可分為兩類，DRAM(DynamicRAM，動態(tài)隨機(jī)存取存儲器)，即平時所稱內(nèi)存條；SRAM(StaticRAM，靜態(tài)存儲器)，又稱Cache(高速緩沖存儲器)，是介于CPU和DRAM之間的內(nèi)存，可以加速計算機(jī)的運行速度。第二節(jié)打印機(jī)打印機(jī)是計算機(jī)的輸出設(shè)備，是辦公自動化的必備工具。通過打印機(jī)可以將計算機(jī)內(nèi)的文件、圖表打印在紙介質(zhì)上或膠片上，便于保存和使用。一、打印機(jī)的分類與特點打印機(jī)的種類很多，按印字的方式來分，目前最普及的主要有針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī)三種；按打印文本的幅度可區(qū)分為窄行打印機(jī)和寬行打印機(jī)；按印字的色彩來分可分為單色打印機(jī)和彩色打印機(jī)?，F(xiàn)將其特點與功能介紹如下：1.針式打印機(jī)針式打印機(jī)根據(jù)打印頭針數(shù)的多少，可分為9針和24針等多種。9針的打印機(jī)一般只適用于打印西文字符，現(xiàn)已淘汰。由于漢字的筆畫比較多，一般要采用24針的打印機(jī)打印。針式打印機(jī)的實現(xiàn)原理比較簡單：打印針頭在計算機(jī)打印驅(qū)動程序和打印字庫字形信息的控制下按照一定的次序擊打在色帶上，通過色帶一點一點印到紙上，形成字符。針式打印機(jī)的優(yōu)點是打印機(jī)的價格比較廉價，打印材料的本錢比較低，有很好的易用性，且它是唯一一種可以用來打印蠟紙和多層紙的打印機(jī)；當(dāng)然針式打印機(jī)也有其自身難以克服的缺點，如打印質(zhì)量低、速度慢、工作噪聲大。這些都使其無法適應(yīng)當(dāng)今社會的需要，因而現(xiàn)在已很少使用它。2.噴墨打印機(jī)噴墨打印機(jī)使用噴墨來代替針打。噴墨打印機(jī)按工作原理可分為固體噴墨式和液體噴墨式兩種，目前較常見的是液體噴墨打印機(jī)。液體噴墨方式又可分為氣泡式(如佳能和惠普噴墨打印機(jī))與液體壓電式(如愛普生噴墨打印機(jī))兩種。氣泡技術(shù)是通過加熱噴嘴，使墨水產(chǎn)生氣泡，噴到打印介質(zhì)上的。而在壓電式噴墨技術(shù)中，墨水從一個類似熱感應(yīng)式噴墨技術(shù)的噴嘴噴出，但是墨滴由縮小墨水噴出的區(qū)域形成，而噴出區(qū)域由施加電壓到噴出區(qū)內(nèi)的一個或多個壓電板控制。由于墨水在高溫下易發(fā)生化學(xué)變化，性質(zhì)不穩(wěn)定，所以打出的色彩真實性就會受到一定程度的影響；另一方面由于墨水是通過氣泡噴出的，墨水微粒的方向性與體積大小不好掌握，打印線條邊緣容易參差不齊，在一定程度上影響了打印質(zhì)量，這都是它的缺乏之處。微壓電打印頭技術(shù)是利用晶體加壓時放電的特性，在常溫狀態(tài)下穩(wěn)定地將墨水噴出。它有著墨滴控制能力強的特點，容易實現(xiàn)高精度的打印質(zhì)量，且微壓電噴墨時無需加熱，墨水就不會因受熱而發(fā)生化學(xué)變化，故大大降低了對墨質(zhì)的要求。目前，愛普生、惠普和佳能這3家公司生產(chǎn)的液態(tài)噴墨打印機(jī)代表了市場的主流產(chǎn)品，而它們在技術(shù)方面也各有所長。噴墨打印機(jī)有許多優(yōu)點：價格比較廉價，打印速度比針式快，噪音比針式的要小，打印質(zhì)量比針式好，接近激光打印機(jī)的效果，可以打印彩色圖象。在打印介質(zhì)的選擇上，也具有一定的優(yōu)勢；既可以打印信封、信紙等普通介質(zhì)，還可以打印各種膠片、照片紙、卷紙、T恤轉(zhuǎn)印紙等特殊介質(zhì)。缺點是耗材貴。正因為有諸多優(yōu)點，噴墨打印機(jī)日益受到人們的喜愛，逐漸占領(lǐng)了廣闊的中低端市場。3.激光打印機(jī)激光打印機(jī)是比較先進(jìn)的打印機(jī)。它是集激光技術(shù)、微電子技術(shù)和精密機(jī)械于一體的現(xiàn)代科技產(chǎn)物。激光打印機(jī)工作噪音極低，可以產(chǎn)生高質(zhì)量的文本和圖像，其質(zhì)量可與鉛字印刷的質(zhì)量媲美。激光打印機(jī)的工作原理是利用計算機(jī)送來的字符信息調(diào)制激光束，被調(diào)制的激光束在有機(jī)感光鼓外表產(chǎn)生靜電潛像，靜電潛像吸附打印墨粉，顯影后形成真實的墨粉字符或圖像，然后把真實的墨粉字符或圖像轉(zhuǎn)印到紙上，最后將紙上的墨粉字符或圖像作加熱加壓定型，輸出永久性的文本，整個過程準(zhǔn)確而且高效。雖然激光打印機(jī)的價格要比噴墨打印機(jī)昂貴得多，但從單頁的打印本錢上講，激光打印機(jī)則要廉價很多，因此激光打印機(jī)的市場占有率是越來越高。除了上述3種最為常見的打印機(jī)外，還有熱轉(zhuǎn)印打印機(jī)和大幅面打印機(jī)等幾種應(yīng)用于專業(yè)方面的打印機(jī)機(jī)型。熱轉(zhuǎn)印打印機(jī)是利用透明染料進(jìn)行打印的，它的優(yōu)勢在于專業(yè)高質(zhì)量的圖像打印方面，可以打印出近于照片的連續(xù)色調(diào)圖片來，一般用于印前及專業(yè)圖形輸出。大幅面打印機(jī)，它的打印原理與噴墨打印機(jī)根本相同，但打印幅度一般都能到達(dá)24英寸(61cm)以上。它的主要用途一直集中在工程與建筑領(lǐng)域。但隨著其墨水耐久性的提高和圖形解析度的增加，大幅面打印機(jī)也開始越來越多地應(yīng)用于廣告制作、大幅攝影、藝術(shù)寫真和室內(nèi)裝璜等裝飾宣傳領(lǐng)域，成為打印機(jī)家族中重要的一員。二、打印機(jī)的安裝新購置的打印機(jī)一般都附帶有兩根線，一根是電源線，一根是數(shù)據(jù)線。把電源線插入插座中接通電源，再把打印機(jī)數(shù)據(jù)線兩頭分別插入打印機(jī)通信端口和計算機(jī)上的并行口(LPT端口)中。這樣就物理連接好了打印機(jī)，下一步將為其安裝驅(qū)動程序并進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置方可執(zhí)行打印操作。下面介紹在Windows2000中安裝打印機(jī)的操作。a在“開始〞菜單中選擇“設(shè)置〞|“打印機(jī)〞命令，翻開打印機(jī)對話框；b雙擊“添加打印機(jī)〞圖標(biāo),得到“添加打印機(jī)向?qū)Ж晫υ捒?然后單擊“下一步〞按鈕；c單擊“本地打印機(jī)〞不要選中“自動檢測并安裝我的即插即用打印機(jī)〞復(fù)選框，然后單擊“下一步〞按鈕，得到“選擇打印機(jī)端口〞對話框；d選擇LPT端口,然后單擊“下一步〞按鈕,可以得到選擇“制造廠商和型號〞對話框；e在對話框中找到你的打印機(jī)制造廠商和型號(如果沒有列出，可以單擊“從磁盤安裝〞按鈕)。然后單擊“下一步〞按鈕，在“命名你的打印機(jī)〞對話框中，給你的打印機(jī)起一個名字，再單擊“下一步〞按鈕，在“打印機(jī)共享〞對話框中，選擇“不共享這臺打印機(jī)〞單項選擇框，然后單擊“下一步〞按鈕，得到“打印測試頁〞對話框；f選擇是否打印測試頁，然后單擊“下一步〞按鈕，得到“正在完成添加打印機(jī)向?qū)Ж晫υ捒颍瑔螕簟巴瓿扫暟粹o，打印機(jī)圖標(biāo)就出現(xiàn)在打印機(jī)對話框上了，至此打印機(jī)安裝工作全部完成。三、打印機(jī)的日常維護(hù)打印機(jī)作為一種比較精密的設(shè)備，平時的維護(hù)工作顯得非常重要。尤其是打印機(jī)工作時，需要不斷地執(zhí)行進(jìn)紙、出紙操作，而打印紙不可防止地會帶有某些灰塵、雜物，這些都有可能對打印機(jī)造成損害。為了延長打印機(jī)的使用壽命，保證高質(zhì)量的打印效果，就要對其進(jìn)行有效的日常維護(hù)。考慮到針式打印機(jī)已逐步退出歷史舞臺，下面只對噴墨打印機(jī)與激光打印機(jī)的日常維護(hù)進(jìn)行介紹。1.噴墨打印機(jī)的日常維護(hù)噴墨打印機(jī)由于內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，出現(xiàn)故障的可能性和操作重點事項也較多，所以更應(yīng)在平時勤加維護(hù)。噴墨打印機(jī)的日常維護(hù)主要是進(jìn)行噴墨頭、墨水和墨水盒的維護(hù)。⑴噴墨頭的維護(hù)噴墨打印機(jī)的噴墨頭由很多細(xì)小的噴嘴組成。噴嘴的尺寸與灰塵顆粒差不多。如果灰塵或細(xì)小的雜物掉進(jìn)噴嘴中，就很有可能將噴嘴阻塞而使其無法噴出墨水來，同時還容易使噴嘴面板被墨水污染。此外，若噴嘴內(nèi)殘存有氣泡，也有可能發(fā)生墨水噴射不良的現(xiàn)象，所以在日常維護(hù)中應(yīng)該特別注意對噴墨頭的維護(hù)。維護(hù)噴墨頭應(yīng)該注意如下幾條：●不要將噴墨頭從主機(jī)上拆下并單獨放置。尤其是在高溫低濕狀態(tài)下，如果長時間單獨放置，墨水中所含的水分會逐漸蒸發(fā)，干涸的墨水容易導(dǎo)致噴嘴阻塞，從而形成永久性損害。如果噴嘴已出現(xiàn)阻塞現(xiàn)象，應(yīng)用清水進(jìn)行清洗。若清洗達(dá)不到目的，則應(yīng)更換新的噴墨頭。●防止用手指和工具碰撞噴嘴面,以防止噴嘴面損傷,或雜物、油質(zhì)等阻塞噴嘴。不要向噴嘴部位吹氣、不要將汗、油、藥品(酒精)等沾染到噴嘴上，否則墨水的成份、粘度將發(fā)生變化，造成墨水凝固阻塞。同時還要注意不要用面紙、鏡片紙、布條等擦拭噴嘴外表。●切記一定要先關(guān)掉打印機(jī)再切斷電源。先將打印機(jī)置于關(guān)機(jī)狀態(tài)，當(dāng)噴墨頭被蓋帽前方可關(guān)閉電源，最后拔下插頭。否則對于某些型號的打印機(jī)，打印機(jī)無法執(zhí)行蓋帽操作，噴嘴暴露于空氣中會導(dǎo)致墨水干涸。一旦出現(xiàn)非正常斷電，要及時讓打印頭回復(fù)到停機(jī)待命位置，以防止打印頭噴嘴干涸造成阻塞而形成永久性損害。⑵墨水盒及墨水的維護(hù)●墨水盒在使用之前應(yīng)儲于密閉的包裝袋中，溫度以室溫為宜。溫度太低會使盒內(nèi)的墨水凍結(jié)；而如果長時間置于高溫環(huán)境中，墨水成份有可能發(fā)生變化。●不要將墨水盒放在日光直射的地方，安裝墨水盒時注意防止灰塵混入墨水造成污染。不要用手觸摸墨水盒的墨水出口，以免雜質(zhì)混入?！駷楸ＷC打印質(zhì)量，墨水要盡量使用與打印機(jī)對應(yīng)的型號。墨水盒是一次性用品，用完后要更換，不能向舊墨水盒中注入墨水。●墨水具有導(dǎo)電性，因此應(yīng)防止廢棄的墨水濺到打印機(jī)的印刷電路板上，以免出現(xiàn)短路現(xiàn)象。如果印刷電路板上有墨水沾染，可用含酒精的紙巾將其擦掉?！癫灰S便拆開墨水盒，墨水盒安裝好后，也不要輕易用手去移動它，以免造成打印機(jī)故障。2.激光打印機(jī)的日常維護(hù)越來越多的用戶將激光打印機(jī)作為自己的首選打印機(jī)，而激光打印機(jī)相對噴墨打印機(jī)而言采用了較多的先進(jìn)技術(shù)，其部件也比較精密，所以在日常的使用過程中，同樣需要經(jīng)常對其進(jìn)行有效地維護(hù)，以維持激光打印機(jī)良好的打印效果。一般激光打印機(jī)在使用一段時間后，由于空氣中的灰塵與碎屑的侵蝕，有可能會損壞打印機(jī)，不能保證正常的打印效果，所以要養(yǎng)成定期清潔打印機(jī)的好習(xí)慣，清潔打印機(jī)的操作步驟如下：⑴斷開打印機(jī)電源。⑵用清水打濕干凈的布條，將布條擰成稍微有點濕，然后用來清潔打印機(jī)外部。⑶用毛刷或光滑的干布清潔打印機(jī)內(nèi)部，擦去打印機(jī)內(nèi)所有的灰塵和碎屑。⑷當(dāng)激光打印機(jī)硒鼓中的碳粉消耗盡后，打印出的文字就不清晰了，這時就要更換硒鼓。更換硒鼓的方法比較簡單：斷開電源，翻開打印機(jī)的外殼，捏住硒鼓上的手柄，將其拔出。然后抽出新硒鼓上的封條，安裝上新硒鼓即可。注意：清潔打印機(jī)時，若衣服上沾染了碳粉，可用干布將其擦掉，然后用冷水沖洗。切記不要用熱水，因為熱水會使碳粉固定在布料的織物纖維里。第三節(jié)掃描儀掃描儀是計算機(jī)的外部輸入設(shè)備。被廣泛應(yīng)用于檔案館、印刷業(yè)、平面設(shè)計、廣告、傳真、電子文檔的發(fā)送和Internet上信息共享等領(lǐng)域。掃描儀的掃描對象有反射類的印刷品、照片、手稿等和透射類的反轉(zhuǎn)膠片或負(fù)片。掃描儀的作用是將圖像、圖片、照片或文字材料(如簽字、手跡)等掃入計算機(jī)中，供計算機(jī)調(diào)用處理。有了掃描儀，用戶就可以將喜歡的圖畫或照片掃到計算機(jī)中，實現(xiàn)圖文混排，打印出圖文并茂的作品。利用掃描儀可將文字材料、圖形圖像掃描輸入，然后由打印機(jī)打印輸出，起到復(fù)制的效果；還可以通過光學(xué)字符識別(OpticalCharacterRecognition，簡稱OCR)軟件，將掃描輸入的以圖形形式保存的文字文檔轉(zhuǎn)化成可以編輯的字符型文檔；通過掃描儀和計算機(jī)傳真的配合使用，能像獨立式傳真機(jī)那樣發(fā)送文件“真跡〞；Internet的普及是掃描儀市場的主要驅(qū)動力，利用掃描儀，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布廣告照片。隨著掃描儀的大幅度降價，使掃描儀進(jìn)入家庭已成為現(xiàn)實。對于家庭用戶，可以使用掃描儀制作電子相冊、掛歷、T恤等充滿個性化的物品，也可以用它處理老照片使其煥發(fā)青春，還可以將照片掃描到計算機(jī)中用電子郵件發(fā)送給遠(yuǎn)方的親朋好友。正因為掃描儀有如此多的用途，它被稱之為辦公自動化的第三大件。一、掃描儀的原理目前常見的掃描儀根本采用兩種不同的制造原理。一種采用CCD(chargedcoupleddevice)技術(shù)，用電荷耦合器件(CCD)作為傳感元件，它是一種能夠根據(jù)照射在掃描物上的光線強度，輸出對應(yīng)于光強的模擬電壓的器件。掃描儀內(nèi)部，由一個帶光源的反射鏡、光學(xué)透鏡和CCD元件板的鏡頭組成，它連續(xù)地進(jìn)行縱向移動。從而將放置于工作臺板上的稿件掃描入計算機(jī)。另一種則采用CIS接觸式掃描原理，這種技術(shù)過去通常用來制造傳真機(jī)。它的圖像在用LED燈管掃過之后會直接通過CIS感光元件記錄下來，不需使用鏡片折射，因此整個機(jī)體能夠做得很輕薄。它比較適合對文件或一般平面圖文的掃描，而不適合掃描立體物品和膠片、幻燈片等光線可透射的掃描介質(zhì)。CCD技術(shù)與CIS技術(shù)相比更加成熟，圖像質(zhì)量更好，但是在制作上，由于其結(jié)構(gòu)非常精密，也使得掃描儀的體積較大，而采用CIS技術(shù)的掃描儀則可制作得非常薄，有的厚度只有4cm。二、掃描儀的分類目前市場上的掃描儀種類比較多。按照結(jié)構(gòu)大致可分為3類。即手持式掃描儀、平板式掃描儀(也稱平臺式)和滾筒式掃描儀(也稱饋紙式)。手持式掃描儀：體積較小、重量較輕、攜帶比較方便，但掃描精度較低、掃描質(zhì)量較差，幅面也小，隨著平板式掃描儀的大幅度降價，目前手持式掃描儀已經(jīng)銷聲匿跡了。滾筒式掃描儀：這種掃描儀通常應(yīng)用在需要大幅面掃描的地方，由于其掃描的圖稿幅面大，主要運用于一些專業(yè)領(lǐng)域，如工程圖紙輸入等，它通過旋轉(zhuǎn)的滾筒進(jìn)紙方式工作，因此適合平面圖文的掃描。滾筒式掃描儀價格昂貴，不適合一般辦公和家庭使用。平板式掃描儀：是掃描儀家族中用途最廣、種類最多、同時也是銷量最大的產(chǎn)品，是目前市場的主角，現(xiàn)在平板式掃描儀的分辨率一般為1200dpi或以上，高的可達(dá)6400dpi或更高。掃描的速度快、精度高、價格廉價，最適合辦公或個人使用。按照接口分類，掃描儀又可分為EPP、USB和SCSI三種。EPP掃描儀：這種掃描儀的最大特點是連接方便。而且現(xiàn)在的增強型EPP接口和USB、SCSI接口的速度已經(jīng)很接近，同時EPP接口對計算機(jī)硬件要求很低，486以上檔次的計算機(jī)就可以用，所以如果用戶還停留要486或586時代，那么EPP接口的掃描儀則是最好的選擇。USB掃描儀：這種接口的掃描儀最大的特點是速度較快，安裝方便，可以帶電拔插，即常說的熱插拔。USB掃描儀對計算機(jī)的性能要求很高，首先必須支持USB技術(shù)，另外主板的質(zhì)量也影響掃描儀的穩(wěn)定性；如果主板對USB設(shè)備供電缺乏，就有可能導(dǎo)致掃描時死機(jī)。隨著USB技術(shù)的成熟和普遍應(yīng)用，USB接口的掃描儀當(dāng)前已成開展的主流。SCSI掃描儀：這種掃描儀的最大優(yōu)點是速度快，掃描穩(wěn)定，掃描時占用系統(tǒng)資源少。但是本錢較高，且安裝麻煩，要求主板帶有SCSI接口，或者通過一塊SCSI卡連接。現(xiàn)在除高檔專業(yè)掃描儀外，使用SCSI技術(shù)的掃描儀越來越少了。三、掃描儀的性能指標(biāo)掃描儀的性能指標(biāo)是衡量掃描儀品質(zhì)優(yōu)劣的重要條件，主要指標(biāo)有分辨率、灰度、色彩位數(shù)、掃描速度和掃描幅度面等。分辨率：表示掃描儀對圖像細(xì)節(jié)表現(xiàn)的能力，指每英寸長度上掃描圖像所含有像素點的個數(shù)，單位是dpi。掃描儀的最高分辨率是指在光學(xué)分辨率上的軟件插值，也就是說通過軟件運算得到的。一般掃描儀的分辨率為1200dpi就已經(jīng)夠滿足一般辦公或家庭使用的需要了。灰度：表示灰度圖像亮度層次范圍的指標(biāo)，灰度級數(shù)越多表示掃描圖像的亮度范圍越大、層次越豐富，目前多數(shù)掃描儀的灰度為64～512級。這個指標(biāo)和復(fù)印機(jī)上灰度所表示的含義是一樣的。色彩位數(shù)：表達(dá)彩色掃描儀所能產(chǎn)生的顏色范圍，與計算機(jī)里用的單位一樣，也是采用位表示，如36位、48位，色彩位數(shù)越多表示所能掃描圖像的顏色越多，圖像也顯得越真實，如36位則表示236種顏色，即百萬種顏色；48位則表示248顏色，即億萬種顏色。掃描速度和幅面：表示掃描一定的圖像所需要的時間和掃描對象的最大尺寸，和打印機(jī)一樣，根本可分為A3、A4兩種。四、掃描儀的選購在3種類型的掃描儀中，手持式描儀雖然便于攜帶，但是由于精度差、分辨率低，已經(jīng)很難滿足人們的需要，已被淘汰；滾筒式掃描儀價格昂貴，適合于專業(yè)領(lǐng)域，在社會上很難見到，因此下面介紹平板式掃描儀。決定購置掃描儀時，必須搞清楚到底需要什么檔次的掃描儀。此時，首先應(yīng)根據(jù)實際需求來確定掃描儀應(yīng)具備的性能指標(biāo)，然后再根據(jù)經(jīng)濟(jì)狀況以及易用性等方面確定價位，最后根據(jù)這些要求選擇適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品。如果在辦公室使用，應(yīng)該選擇光學(xué)分辨率為1200dpi以上的產(chǎn)品，因為目前世界主要的掃描儀生產(chǎn)廠家已經(jīng)停止了1200dpi以下掃描儀的生產(chǎn)，不可再選用。而更高分辨率的產(chǎn)品由于受技術(shù)和生產(chǎn)本錢的影響，價格較高。1200dpi及以上的產(chǎn)品完全可滿足一般工作的需要。色彩位數(shù)是衡量掃描儀色彩復(fù)原能力的主要指標(biāo)。經(jīng)歷了24位到30位再到36位的過渡。36位實際是保證掃描儀實現(xiàn)色彩校正、準(zhǔn)確復(fù)原色彩的基礎(chǔ)。此外由于各主要掃描儀生產(chǎn)廠家已經(jīng)停止了較低色彩位數(shù)掃描儀的生產(chǎn)，因此目前不宜選用色彩位數(shù)較低的產(chǎn)品。42位等更高色彩位數(shù)的產(chǎn)品，價格較高，大多用于專業(yè)領(lǐng)域使用。目前市場上的一些廉價的48位掃描儀，由于與其他掃描儀的36位色彩位數(shù)的測量標(biāo)準(zhǔn)相同，因此無法直接比較。目前市場上的掃描儀根本有EPP接口、USB接口、IEEE1394接口和SCSI接口4種不同的接口類型。其中SCSI接口掃描儀安裝時由于必須首先在主板上安裝一塊SCSI接口卡，如果安裝不當(dāng)，可能還會出現(xiàn)地址沖突、中斷沖突等問題，因此比較復(fù)雜，最好由專業(yè)人員來安裝。此外由于SCSI接口能夠提供更快的速度以及其他技術(shù)原因，因此比采用其他接口但性能相同的產(chǎn)品價格略貴，采用EPP接口、IEEE1394接口和USB接口的掃描儀則不存在這些問題，相對來說使用更方便。CCD技術(shù)是目前最成熟的掃描技術(shù)，普遍被平臺式掃描儀所采用，使用范圍覆蓋了最低檔到頂極的掃描儀產(chǎn)品，性能非常優(yōu)越。而CIS或LIDE技術(shù)在掃描儀生產(chǎn)上還處于起步階段，采用這種技術(shù)的產(chǎn)品，本錢較低、重量輕、厚度薄、便于攜帶，適合于移動辦公環(huán)境。雖然其性能指標(biāo)到達(dá)了600dpi～2400dpi的分辨率，但掃描效果與采用CCD技術(shù)的掃描儀相比仍有較大的差異，因此不太適合于辦公室等固定的環(huán)境使用。一般來說，一等價格一等貨。從幾百元的低檔掃描儀到99萬元的高檔專業(yè)掃描儀。性能差距非常大。用于辦公室使用，選擇價位在500元～3000元的產(chǎn)品就足夠了。在挑選掃描儀時還需要注意以下幾點：a外觀檢查外觀不是看外觀是否漂亮。而是檢查外殼是否鞏固。因為掃描儀所有運動部件的支架都固定在外殼上，殼體的強度和剛度對掃描儀效果影響非常大。好的掃描儀外殼較厚，強度高不易變形，差的掃描儀外殼則只是一層薄薄的塑料殼，強度很低。此外有的掃描儀使用金屬外殼，但是也要注意，如果只是一層薄薄的鐵皮，使用時間一長，就可能分出現(xiàn)變形，影響掃描的精度。b掃描效果選購掃描儀時重要的還是看掃描效果，不要過分相信商家的演示，為了推銷自己的產(chǎn)品，商家可能專門選用適合自己掃描儀的圖片，如果掃描其它圖片則不一定能到達(dá)同樣的效果。所以在選購時，可拿一張報紙。分別將掃描儀設(shè)置在600dpi和1200dpi下進(jìn)行掃描，查看掃描后圖像背景是否有較多的黑點，文字是否有粘連現(xiàn)象，然后將圖片調(diào)整到1：1的大小，查看字體邊緣是否有鋸齒，如果沒有以上現(xiàn)象，或不嚴(yán)重，則說明掃描儀質(zhì)量尚可，可以選用。如果需要經(jīng)常掃描印刷圖片，掃描后的圖片可能會有一些明顯的花紋和斑點，這時還需要掃描儀具有去除網(wǎng)點的功能，并且在功能中有針對各種印刷品的選項。在這里去網(wǎng)點功能又分為兩種，一種為硬件去網(wǎng)點，一種為軟件去網(wǎng)點，判斷去網(wǎng)點方式，可在600dpi下掃描A4幅面的圖像，一般硬件去網(wǎng)點只需要1～3分鐘即可完成，軟件去網(wǎng)點需要較長的時間。c掃描程序一般要求掃描程序提供色彩校正功能，最好提供能夠根據(jù)不同的輸出設(shè)備進(jìn)行不同調(diào)整的選項。因為同一幅圖片使用不同的打印機(jī)可能會有不同的輸出效果，因此色彩校正選項是非常必需的。在選購時注意以上幾點，在真正了解了產(chǎn)品的性能后再進(jìn)行購置。第四節(jié)投影機(jī)使用投影機(jī)設(shè)備是為了向眾多觀眾展示文字、圖形圖像、影視等信息。早期人們使用幻燈機(jī)、膠片投影儀等設(shè)備展示文字、圖片資料，這種方式首先要制作膠片，費時費力，一經(jīng)制作就不易修改，而且播放時比較呆板，使用效率不高。近年來，投影機(jī)被廣泛用于娛樂場所、電化教學(xué)、小型會議和演示場所，逐漸成為辦公自動化領(lǐng)域的新寵。目前市場上的投影機(jī)從其實現(xiàn)技術(shù)上可分為視頻投影機(jī)、數(shù)據(jù)投影機(jī)和圖形投影機(jī)三種類型。⑴視頻投影機(jī)只能顯示視頻圖像，主要用于娛樂場所和電化教學(xué)，可接駁錄像機(jī)、影碟機(jī)、VCD、攝像機(jī)等電視圖像信號。⑵數(shù)據(jù)投影機(jī)可與計算機(jī)顯示器同步顯示相同的圖形圖像信號。⑶圖形投影機(jī)可與帶有高分辨率圖形卡的計算機(jī)、工作站顯示器同步顯示相同的圖形圖像信號。我們這里講的是最適合于辦公自動化，能與計算機(jī)相聯(lián)接的數(shù)據(jù)、圖形投影機(jī)，即通常講的多媒體投影機(jī)。數(shù)據(jù)、圖形投影機(jī)有CRT管投影機(jī)(也稱RGB三槍投影機(jī))、液晶(LCD)投影機(jī)和數(shù)字微鏡晶片(DLP)投影機(jī)等。CRT投影機(jī)具有高亮度、高清晰度、高分辨率、色彩豐富、適應(yīng)性強、壽命長等優(yōu)點，其缺點是體積大、笨重，因而只適合固定的場所，如配置在高檔會議室、指揮控制中心、電化教室等。由于其技術(shù)落后，現(xiàn)已逐步被市場淘汰。LCD投影機(jī)是采用了液晶控制透光度技術(shù)來實現(xiàn)色彩的投影系統(tǒng)。其優(yōu)點是亮度高、體積小、重量輕、自動調(diào)整功能強、使用簡單、攜帶方便、價格低，其缺點是光源壽命較短、分辨率較差。這類投影機(jī)多用于非固定演示的小型會議室和場所。DLP投影機(jī)是一種采用數(shù)字微鏡晶片（DMD）來做主要關(guān)鍵元件以實現(xiàn)數(shù)字光學(xué)處理過程。其原理是將光源藉由一個積分器（Integrator），將光均勻化，通過一個有色彩三原色的色環(huán)（ColorWheel），將光分成R、G、B三色，再將色彩由透鏡成像在DND上。以同步訊號的方法，把數(shù)字旋轉(zhuǎn)鏡片的電訊號，將連續(xù)光轉(zhuǎn)為灰階，配合R、G、B三種顏色而將色彩表現(xiàn)出來，最后在經(jīng)過鏡頭投影成像。它可以產(chǎn)生超高亮度、超高比照度、超高分辨率的高質(zhì)量畫面。目前，這種投影機(jī)價格較高。這類投影機(jī)是為多觀眾、強光環(huán)境設(shè)計的高性能投影系統(tǒng)，可用于規(guī)模較大的影院、會議室、電教室、現(xiàn)代控制指揮中心等場所。第五節(jié)數(shù)碼相機(jī)數(shù)碼相機(jī)最早出現(xiàn)在美國，20多年前美國曾利用它通過衛(wèi)星向地面?zhèn)魉驼掌：髞黼S著數(shù)碼相機(jī)的價格不斷下降，圖象質(zhì)量的不斷提高，在商業(yè)用戶和業(yè)余愛好者中開始流行起來。一、什么是數(shù)碼相機(jī)數(shù)碼相機(jī)是光、機(jī)、電一體化的產(chǎn)品。與傳統(tǒng)相機(jī)相比，二者最大的區(qū)別是它們使用的感光與存儲介質(zhì)不同。與傳統(tǒng)相機(jī)使用膠片不同，數(shù)碼相機(jī)是用一種特殊的半導(dǎo)體材料——電荷耦合器，簡稱CCD來記錄圖象，并用可擦寫的電子存儲介質(zhì)來保存圖象。CCD由數(shù)千個獨立的光敏元件組成，這些光敏元件通常排列成與取景器相對應(yīng)的矩陣。景象所反射的光透過鏡頭照射在CCD上，并被轉(zhuǎn)換成電荷，每個元件上的電荷量取決于它所受到的光照強度。當(dāng)你按動快門時，CCD將各個元件的信息傳送到一個模數(shù)轉(zhuǎn)換器上，模數(shù)轉(zhuǎn)換器將數(shù)據(jù)編碼后送到可擦寫存儲器中，這樣就可以得到一張完整的數(shù)碼圖片。數(shù)碼相機(jī)，也叫數(shù)字相機(jī)。它集成了影像信息的轉(zhuǎn)換、存儲、傳輸?shù)炔考哂袛?shù)字化存取模式、與計算機(jī)交互處理以及實時拍攝等功能。因此數(shù)碼相機(jī)可以輕而易舉地把圖像數(shù)據(jù)傳輸給計算機(jī)，并用計算機(jī)進(jìn)行圖像的處理和修改。它還能夠以無線方式利用電話線和因特網(wǎng)將圖像數(shù)據(jù)傳輸?shù)竭h(yuǎn)距離的計算機(jī)終端上。幾乎所有的數(shù)碼相機(jī)都有一個彩色顯示屏，用戶可以通過顯示屏即時查看所拍攝的圖像。數(shù)碼相機(jī)還具有演示功能，有些格式的圖像可以裝載到數(shù)碼相機(jī)中，所以數(shù)碼相機(jī)可用于幻燈片演示等。數(shù)碼相機(jī)拍攝到的圖像一般是以PC機(jī)文件格式存儲，可以把這些圖像文件插到文檔、圖像演示或web頁面中；還可以利用電子郵件把數(shù)字圖像傳給朋友、同事等。有了數(shù)碼相機(jī)，就用不著購置膠卷了，當(dāng)然更不會由于保存不當(dāng)而損壞膠卷了。由于不使用膠片，無需再沖洗膠片了，因此數(shù)碼相機(jī)的拍攝本錢幾乎為零，可以按喜好隨意拍攝，而且可以當(dāng)場查看拍攝效果。二、選購數(shù)碼相機(jī)應(yīng)參考的技術(shù)指標(biāo)數(shù)碼相機(jī)是一種較為高檔的輸入設(shè)備。目前，數(shù)碼相機(jī)的品牌非常多，不僅有柯達(dá)、富士、愛克發(fā)、佳能、尼康、美能達(dá)、奧林巴斯、理光等著名相機(jī)品牌，也有蘋果、愛普生、索尼、卡西歐、松下等計算機(jī)或電器廠商生產(chǎn)的品牌，競爭十分劇烈。而人們看到的數(shù)碼相機(jī)也已多過數(shù)十種，檔次不同，價格相差懸殊，從幾百元到幾萬元，性能差距也非常大。因此在選購時應(yīng)遵循實用的原則，只要能夠滿足工作需要就可以了。在選購時應(yīng)注意以下幾點。1.分辨率分辨率的上下決定了所拍攝影像的表現(xiàn)能力，分辨率越高，數(shù)碼相機(jī)的價格也就越高。目前有的相機(jī)利用一種軟件技術(shù)提高相機(jī)的分辨率，與通過硬件來實現(xiàn)的圖像分辨率相差無幾，因此大大降低了本錢和價格。在這些軟件中最有名的就是PHOTOGenie.這種特有人工智能技術(shù)可以防止圖像高反差色調(diào)、缺角和像素化等現(xiàn)象，圖像分辨率提升后比原相機(jī)分辨率的圖像效果有很大的改觀。2.變焦變焦范圍越大，相機(jī)所具有的廣角和望遠(yuǎn)功能越強。變焦范圍的大小和數(shù)碼相機(jī)的價格是正比關(guān)系。3.曝光補償有曝光補償?shù)臄?shù)碼的相機(jī)能在自動曝光的基礎(chǔ)上人為地改變相片的明暗度和彩色效果。4.近拍距離近拍距離越近，就越能清楚地拍攝到微小的文字或圖案。5.白平衡(人眼功能)由于人眼會根據(jù)氣候或光照條件的不同來調(diào)節(jié)色彩的感應(yīng)程度，這樣白色物體始終會呈現(xiàn)白色。白平衡校正則是為了讓相機(jī)具有人眼一樣的功能。通過計算不同光照平均值，自動調(diào)節(jié)內(nèi)部的色彩平衡，到達(dá)所有條件下均能真實再現(xiàn)白色的效果。6.鏡頭質(zhì)量數(shù)碼相機(jī)的鏡頭質(zhì)量也非常重要。鏡頭應(yīng)具有的分辨率水平，與CCD芯片的尺寸和像素有著很大的關(guān)系。由于一般的數(shù)碼相機(jī)均采用尺寸較小的CCD芯片，因而要求鏡頭有非常高的分辨率。7.存儲容量圖象的數(shù)字化存儲是數(shù)碼相機(jī)的特色，在選購高像素數(shù)碼相機(jī)時，要盡可能選擇高容量存儲媒體的數(shù)碼相機(jī)。此外，數(shù)碼相機(jī)還應(yīng)具有輸出功能、即拍即顯功能、影像和聲音記錄功能等。三、使用數(shù)碼相機(jī)的重點事項1.節(jié)省電池數(shù)碼相機(jī)彩色液晶顯示屏的電量消耗特別大，因此最好使用充電電池，而且拍攝結(jié)束時，盡量關(guān)閉電源。2.控制曝光使用數(shù)碼相機(jī)拍攝時要注意控制好曝光過度，這是因為照片在曝光缺乏的情況下我們還可以通過Photoshop之類的軟件進(jìn)行修正,如果是曝光過度，這張照片根本上也就作廢了。3.注意控制閃光燈在拍攝1米以內(nèi)的近距離物體時一定要注意防止使用閃光燈，這是因為在拍攝近距離物體時，物體會將閃光燈的光線全部反射回來，造成曝光過度，破壞圖片質(zhì)量。如果一定要使用閃光燈,我們可以用一塊均勻的白紗布包住閃光燈，以使閃光燈的光線發(fā)散，從而降低反射。4.防止隔著玻璃拍攝在室內(nèi)或車內(nèi)拍攝外景時應(yīng)翻開窗戶，這是因為數(shù)碼相機(jī)的自動對焦功能會將眼前的玻璃當(dāng)成拍攝的目標(biāo)，從而造成對焦不準(zhǔn)。在不能翻開窗戶的情況下，為防止這一情況發(fā)生，要注意盡量與窗玻璃成一定角度。5.小心刪除使用數(shù)碼相機(jī)有很多優(yōu)點，其中之一就是隨時可以刪除不滿意照片，在進(jìn)行刪除操作時一定要小心謹(jǐn)慎，以免誤操作將有用的照片刪除。四、數(shù)碼相機(jī)的維護(hù)1.防潮防潮就是防潮濕，防水分。自然環(huán)境中含有一定比例的水分，對照相機(jī)十分不利。遇此情況，就得采取防潮措施。數(shù)碼相機(jī)還要防水，如果是下雨天攝影，隨時都得注意不要讓雨水淋濕相機(jī)（防水相機(jī)例外）。2.防震防震就是防止數(shù)碼相機(jī)受到劇烈震動。劇烈震動會使數(shù)碼相機(jī)的內(nèi)部零件移位、松動、脫落，外出拍攝乘車途中要注意不要將相機(jī)隨便扔在車上，應(yīng)背在肩上減少震動，確保平安。3.防塵相機(jī)總得在空氣中工作，而空氣中多少總有些灰塵，特別是在北方，氣候枯燥，風(fēng)沙較多，因此在這些地方拍攝防塵尤為重要。4.防污防污就是防止臟物沾污，相機(jī)要經(jīng)常拿在手中使用，鏡頭很容易被沾污，尤其是指紋，一不小心就印在鏡頭上，相機(jī)上沾有污物后應(yīng)及時清洗，每次用畢后應(yīng)給予清潔處理，然后妥善存放。5.防冷熱不要讓相機(jī)長時間在太陽下暴曬，應(yīng)存放在通風(fēng)枯燥處。通常數(shù)碼相機(jī)的使用溫度在零攝氏度到四十?dāng)z氏度之間，低于或超過這個溫度對數(shù)碼相機(jī)的壽命都有影響。6.防霉防霉主要是防止鏡頭電子元器件霉變，在我國南方各省，氣溫高，濕度大，如果保管不善，很容易造成相機(jī)內(nèi)部電子元器件和鏡頭等產(chǎn)生霉變。7.防靜電數(shù)碼相機(jī)內(nèi)部有著復(fù)雜電路裝置，在使用數(shù)碼相機(jī)時應(yīng)注意身上所產(chǎn)生的靜電。尤其是在冬天，氣候枯燥，身上的化纖織物能產(chǎn)生大量的靜電，這些靜電很容易造成相機(jī)內(nèi)部電子元器件的損壞。第六節(jié)傳真機(jī)傳真技術(shù)誕生于19世紀(jì)40年代，到20世紀(jì)20年代才逐漸成熟起來，60年代后得到了迅速開展。近十幾年來，傳真已經(jīng)成為使用最為廣泛的通信工具之一。一、傳真機(jī)的特點與分類傳真機(jī)按價格上下可分為高、中、低檔3類傳真機(jī)，不管是高檔、中檔還是低檔傳真機(jī)都具有復(fù)印、發(fā)送傳真和接收傳真3項根本功能。要實現(xiàn)這3項功能，就離不開掃描與記錄。而采用的掃描方式與記錄幅面的大小，再加上所能實現(xiàn)的附加功能就根本上決定了傳真機(jī)的價格。下面就對傳真機(jī)的掃描方式與記錄方式進(jìn)行簡要介紹。傳真機(jī)為了傳送文件，必須將文件處理成圖像，這個過程稱為掃描。目前傳真機(jī)按采用的掃描方式可分為電荷耦合掃描(CCD掃描)和接觸式圖像掃描(CIS掃描)兩種方式。CCD掃描方式使用一種專用器件實現(xiàn)圖像轉(zhuǎn)換，采用CCD掃描方式的中間色調(diào)(灰度級)一般為16級～64級。CIS是將感光器件和光學(xué)系統(tǒng)集成在一起的一種掃描方式，采用CIS掃描方式的中間色調(diào)一般為8級～32級。對具有圖像的稿件進(jìn)行復(fù)印和發(fā)送時，CCD掃描方式優(yōu)于CIS掃描方式，得到的圖像更加清晰，層次更加豐富。傳真機(jī)按記錄方式主要可分為熱敏紙記錄方式和普通紙記錄方式兩種。熱敏紙記錄方式是以熱敏紙作為載體，依靠熱敏頭發(fā)熱使熱敏紙變色而記錄傳真內(nèi)容。采用熱敏紙記錄方式的優(yōu)點是費用廉價，缺點是文件保存時間不長。普通紙記錄方式又可分為激光靜電復(fù)印方式、噴墨記錄方式和熱傳導(dǎo)方式等。激光靜電復(fù)印方式是靠激光束照射硒鼓，將墨粉附著在復(fù)印紙上；噴墨記錄方式使用液體墨水通過噴墨頭記錄在復(fù)印紙上；而熱傳導(dǎo)方式則是通過熱敏頭加熱色帶，將內(nèi)容印在復(fù)印紙上。采用普通紙記錄方式的本錢稍高，但文件可長期保存。目前采用普通紙記錄的傳真機(jī)普遍采用激光靜電復(fù)印方式。采用普通紙記錄方式已是傳真機(jī)開展的主流。二、選購傳真機(jī)應(yīng)參考的技術(shù)指標(biāo)目前，市場上的傳真機(jī)種類繁多，既有國產(chǎn)的，也有進(jìn)口的；既有價格低廉的，也有價格昂貴的。面對眾多的品牌，就需掌握選購一臺既適用又物美價廉的傳真機(jī)的技巧。傳真機(jī)的技術(shù)指標(biāo)有許多項，不同的傳真機(jī)所具有的功能也不盡相同。一般在選購傳真機(jī)時需要考慮以下4項根本技術(shù)指標(biāo)：分辨率、有效記錄幅面、發(fā)送時間、中間色調(diào)(灰度級)級數(shù)。1.分辨率又稱掃描密度，可分為垂直分辨率和水平分辨率。垂直分辨率是指垂直方向上每毫米的像素點數(shù)。傳真機(jī)國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的水平掃描密度為8像素/毫米。垂直方向的掃描密度則可分為標(biāo)準(zhǔn)：3.85線/毫米；精細(xì)：7.7線/毫米；超精細(xì)：15.4線/毫米。在選購時應(yīng)注意傳真機(jī)是否具備超精細(xì)功能，一般而言，中高檔傳真機(jī)均具有超精細(xì)功能。無超精細(xì)功能的傳真機(jī)在復(fù)印或發(fā)送時，對細(xì)小文字、復(fù)雜圖像的處理可能會丟掉某些細(xì)節(jié)，造成副本的可讀性不強。2.有效記錄幅面可分為A4(210毫米)和B4(252毫米)。一般來說，有效記錄幅面為A4的，其有效掃描寬度為216毫米；有效記錄幅面為B4的，其有效掃描寬度為256毫米(有些還可對A3/280毫米幅面的文件進(jìn)行掃描)。A4幅面每行為1728像素，B4幅面每行為2048像素。有效記錄幅面與有效掃描寬度是決定傳真機(jī)價格的一個主要因素。同等功能條件下，B4幅面的傳真機(jī)往往比A4幅面的價格要高出許多。B4幅面的傳真機(jī)比較適合于辦公室用，可用于B4幅面文件的復(fù)印與收發(fā)傳真。3.發(fā)送時間指傳真機(jī)發(fā)送1頁國際標(biāo)準(zhǔn)樣張所需要的時間，發(fā)送時間一般在2s～30s。發(fā)送時間的長短，取決于傳真機(jī)所采用的調(diào)制解調(diào)器速度、電路形式及軟件編程。中低檔傳真機(jī)的調(diào)制解調(diào)器速度最高為14400bit/s，可自動調(diào)節(jié)為9600/7200/4800/2400bit/s，而高檔傳真機(jī)的調(diào)制解調(diào)器的最高速度為33600bit/s，發(fā)送時間最快可達(dá)2s，發(fā)送時間在9s以下的為高檔傳真機(jī)。4.中間色調(diào)又稱灰度級，它是反映圖像亮度層次、黑白比照變化的技術(shù)指標(biāo)。傳真機(jī)具有的中間色調(diào)級數(shù)越多，其所記錄與傳輸?shù)玫礁北镜膱D像層次就越豐富、越逼真。采用CCD作為掃描器的傳真機(jī)，其中間色調(diào)可達(dá)64級；而采用CIS作為掃描器的傳真機(jī)，其中間色調(diào)最多可達(dá)32級，一般均在16級以下。因此，對于經(jīng)常需要對圖像信息進(jìn)行傳真和復(fù)印的用戶來說,采用CCD掃描方式的傳真機(jī)當(dāng)為首選，并且應(yīng)選擇具有64級中間色調(diào)的傳真機(jī)。上面介紹的是需要考慮的幾項關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)，購置傳真機(jī)時還要注意其他方面的因素：●是否具有自動送紙器(ADF)。ADF不是每臺傳真機(jī)都具有的，使用ADF后，一般可放置5頁～50頁的原稿。這項功能對于經(jīng)常需要進(jìn)行多頁復(fù)印與發(fā)送的用戶來說非常有用，在進(jìn)行多頁原稿復(fù)印與發(fā)送時，可免去一頁一頁放置原稿的麻煩。只需將原稿疊放整齊，放入自動送紙器，傳真機(jī)便可自動搓紙，自動分頁復(fù)印或發(fā)送?！袷欠窬哂凶詣忧屑埞δ堋τ趶?fù)印與接收傳真文件業(yè)務(wù)量大的用戶，擁有自動切紙功能可省去每次復(fù)印或接收傳真后撕紙的麻煩?！袷欠窬哂袉斡|鍵撥號功能。如要經(jīng)常與某固定用戶聯(lián)絡(luò)，采用單觸鍵撥號聯(lián)絡(luò)方便、快捷，輕輕一按即可自動撥號●是否具有存儲發(fā)送及接收功能。在發(fā)送傳真時，如果線路出現(xiàn)故障，可從發(fā)送中斷的頁開始重新?lián)芴柌l(fā)送。在接收傳真時，如記錄紙用完、發(fā)信方還在發(fā)信時，傳真時機(jī)把接收到的信息存儲在內(nèi)存中。重新裝上記錄紙后，它會自動把存儲的內(nèi)容打印出來，這樣可免去發(fā)信方重新發(fā)送的麻煩，從而節(jié)省時間和費用?！袷欠窬哂蠩CM方式：擁有ECM方式的傳真機(jī)，在線路不良造成接收干擾而產(chǎn)生誤碼時，會自動要求對方重新發(fā)送，直到文件清晰無誤為止。此外，在選購傳真機(jī)時還應(yīng)檢查是否具有應(yīng)答錄音、免提通話、發(fā)送標(biāo)志、定時發(fā)送、縮位撥號、查詢等功能。對于這些功能，可根據(jù)實際需要進(jìn)行選擇。三、傳真機(jī)的操作在買回新傳真機(jī)后，接好電源線和電話線，裝好傳真機(jī)記錄紙，即可執(zhí)行復(fù)印和收發(fā)傳真的操作。1.發(fā)送傳真發(fā)送傳真可按如下步驟進(jìn)行：⑴將原稿按規(guī)定放置于傳真機(jī)進(jìn)紙口處，然后提起電話機(jī)撥打?qū)Ψ絺髡鏅C(jī)的電話號碼。⑵聽到對方準(zhǔn)備好接收傳真的信號后，按下傳真機(jī)上的【啟動】按鈕(有的是【開始】按鈕)，即可開始發(fā)送傳真。發(fā)送完傳真后，會自動在傳真機(jī)內(nèi)的傳真紙上記錄下發(fā)送傳真的時間、撥打的電話號碼等內(nèi)容。2.接收傳真接收傳真可按如下步驟進(jìn)行：⑴聽到傳真機(jī)上的電話鈴響后，提起電話機(jī)；⑵如果對方要求發(fā)送傳真，可按下傳真機(jī)上的【啟動】按鈕(有的是【開始】按鈕)，即可接收傳真。接收到的傳真會自動復(fù)印在傳真紙上。如果傳真機(jī)具有自動切紙功能，就可以自動切下復(fù)印有傳真內(nèi)容的紙張；如果沒有，則需要自己將其撕下。3.復(fù)印傳真機(jī)還具有復(fù)印功能，可以執(zhí)行一些簡單的復(fù)印操作，其操作步驟如下：⑴將要復(fù)印的稿件按規(guī)定放置于傳真機(jī)進(jìn)紙口處；⑵按下傳真機(jī)上的【復(fù)印】按鈕，即可開始復(fù)印。注意：應(yīng)盡量防止用傳真機(jī)的復(fù)印功能來復(fù)印資料，對于熱敏紙記錄方式的傳真機(jī)更是如此。因為熱敏紙記錄方式的傳真機(jī)完成復(fù)印功能的主要部件是熱敏頭，它是傳真機(jī)最重要的部件之一，靠自身發(fā)熱工作。因此應(yīng)盡量減少其工作時間，以延長傳真機(jī)的使用壽命。此外，熱敏紙記錄的文件不宜長期保存。這是因為傳真紙上的化學(xué)染料不穩(wěn)定，時間長了或受陽光照射后，傳真紙上的字會逐漸褪色。因此，對于重要的、需要長期保存的文件，最好采用靜電復(fù)印機(jī)進(jìn)行復(fù)印。傳真機(jī)還具有許多其他很有用的功能，鑒于不同品牌的傳真機(jī)其操作方法可能會有所不同，有興趣可參閱傳真機(jī)所附帶的說明書或相應(yīng)的技術(shù)資料。四、傳真機(jī)的日常維護(hù)傳真機(jī)使用過程中，要經(jīng)常進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，勤擦拭，保持傳真機(jī)清潔干凈。由于各種型號的傳真機(jī)都有各自獨特的結(jié)構(gòu)，所以維護(hù)的方法不盡相同。我們在平時的使用中，應(yīng)該養(yǎng)成良好的操作習(xí)慣，以延長傳真機(jī)的使用壽命，保證傳真機(jī)高質(zhì)量地收發(fā)傳真。下面總結(jié)了一些傳真機(jī)日常使用中應(yīng)該注意的問題。1.不要頻繁地翻開/關(guān)閉傳真機(jī)。每次翻開/關(guān)閉傳真機(jī)都會使傳真機(jī)的電子元件發(fā)生冷、熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導(dǎo)致傳真機(jī)內(nèi)元器件提前老化，每次開機(jī)的沖擊電流也會縮短傳真機(jī)的使用壽命。保持傳真機(jī)于通電狀態(tài)是最好的保養(yǎng)方法。2.使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真紙劣質(zhì)的傳真紙光潔度不夠，使用時可能會對熱敏頭和輸紙輥造成磨損。此外，如果記錄紙上的化學(xué)染料配方不合理，會造成印字質(zhì)量不佳，同時還會使保存時間變短。3.不宜在高溫、強磁、強腐蝕性氣體環(huán)境中使用傳真機(jī)高溫、強腐蝕性氣體不但會影響傳真機(jī)記錄紙的印字質(zhì)量，而且會對電子線路造成不良影響或毀壞。強磁場不僅會干擾通話，還有可能使傳送的圖像失真。4.不要傳送帶有裝訂針、大頭針之類硬物的圖文資料，以及墨跡或膠水未干的稿件因為這些硬物容易劃傷掃描玻璃或其它裝置，引起傳真機(jī)故障；稿件上的墨跡或膠水未干時，容易弄臟掃描玻璃，造成傳真機(jī)發(fā)送傳真質(zhì)量下降。5.不宜在雷雨天使用傳真機(jī)下雨打雷時容易通過電話線損壞傳真機(jī)，因此在雷雨天氣如不使用傳真機(jī)，除關(guān)掉電源外，還應(yīng)將電話線插頭拔掉。在傳真機(jī)使用過程中，可能還會出現(xiàn)一些異?，F(xiàn)象，可對照下面介紹的知識找到相應(yīng)的解決方法。1.發(fā)送、接收或復(fù)印的傳真不清晰●如果接收的傳真不清晰，首先要確認(rèn)發(fā)送的傳真是否清晰，然后對自己的傳真進(jìn)行熱敏頭的測試，測試方法在傳真機(jī)的說明書中有介紹。如果熱敏頭損壞，應(yīng)及時更換。●如果發(fā)送或復(fù)印的傳真不清晰，應(yīng)檢查熱敏頭是否損壞，此外還應(yīng)檢查CIS或CCD掃描器及機(jī)器的鏡片是否干凈。如果傳真機(jī)使用的是CIS掃描器，還應(yīng)檢查記錄