圖書資料與檔案管理制度

圖書資料與檔案管理制度1.前言本制度的訂立旨在規(guī)范和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部圖書資料和檔案的管理，提高信息的準(zhǔn)確性和可訪問性，確保各部門能夠快速有效地取得所需的圖書資料和檔案信息，以支持企業(yè)的日常運(yùn)營和發(fā)展。本制度適用于全體員工及相關(guān)管理人員。2.定義和分類2.1圖書資料圖書資料是指企業(yè)內(nèi)部收集、購買、編撰的書籍和文檔，包含但不限于企業(yè)發(fā)行的內(nèi)部刊物、技術(shù)手冊、規(guī)章制度、行業(yè)研究報(bào)告等。2.2檔案檔案是指企業(yè)內(nèi)部緊要的文件、資料和記錄，包含但不限于合同、協(xié)議、出書物、報(bào)告、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、電子郵件等。檔案依照其保管期限和價(jià)值可分為永久檔案、長期檔案和臨時(shí)檔案。3.負(fù)責(zé)人和管理責(zé)任3.1負(fù)責(zé)人公司負(fù)責(zé)人為圖書資料和檔案的最終責(zé)任人，負(fù)責(zé)圖書資料和檔案的采購、分類、歸檔和保管。3.2管理責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的圖書資料和檔案的管理工作，包含但不限于：確保圖書資料和檔案的完整性和準(zhǔn)確性；監(jiān)督員工遵守本制度，妥當(dāng)保管圖書資料和檔案；定期進(jìn)行圖書資料和檔案的清點(diǎn)和盤點(diǎn)；供應(yīng)必需的培訓(xùn)和引導(dǎo)，確保員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定；4.圖書資料的采購與管理4.1采購流程部門負(fù)責(zé)人依據(jù)本部門的需求提出圖書資料采購申請；采購部門負(fù)責(zé)人依據(jù)采購申請進(jìn)行評估，并供應(yīng)采購建議；負(fù)責(zé)人審核采購申請，并依據(jù)采購預(yù)算進(jìn)行決策；采購部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行洽談和簽訂采購合同；采購部門負(fù)責(zé)人收到圖書資料后，進(jìn)行驗(yàn)收并記錄入庫。4.2分類與編號部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對收到的圖書資料進(jìn)行分類和編號，并建立相應(yīng)的分類和編號系統(tǒng)；分類和編號系統(tǒng)需要在企業(yè)內(nèi)部通知和培訓(xùn)，以確保員工能夠正確使用和查找圖書資料。4.3借閱與歸還員工在借閱圖書資料之前，需要填寫借閱申請表，并經(jīng)主管審批；借閱期限為30天，到期前員工需申請續(xù)借，每次續(xù)借期限不得超出30天；借閱圖書資料需嚴(yán)格依照資料登記冊進(jìn)行登記，包含借閱日期、借閱人、借閱期限等信息；借閱圖書資料需保證資料的完整和安全，不得私自涂寫、損壞或遺失；歸還圖書資料時(shí)，員工需要填寫歸還單，并由部門負(fù)責(zé)人或主管進(jìn)行確認(rèn)。4.4保管與傾銷圖書資料應(yīng)妥當(dāng)保管，避開遺失、損壞或泄露；對于已過期或長期未被使用的圖書資料，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和傾銷，確保企業(yè)資料庫的更新和有效性。5.檔案的管理與保管5.1歸檔流程涉及檔案的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依照保管期限和價(jià)值對檔案進(jìn)行分類和編號，并建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)；在檔案歸檔前，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對檔案進(jìn)行備份和整理，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性；檔案管理人員負(fù)責(zé)將檔案進(jìn)行依照檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，并填寫相關(guān)歸檔登記表。5.2檔案的借閱與歸還員工在借閱檔案之前，需要填寫借閱申請表，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或主管審批；檔案借閱期限依據(jù)檔案的價(jià)值和緊要性進(jìn)行設(shè)定，并在借閱申請表上明確注明；借閱檔案需嚴(yán)格依照檔案登記表進(jìn)行登記，包含借閱日期、借閱人、借閱期限等信息；在借閱檔案期間，員工需妥當(dāng)保管檔案，不得私自涂寫、損壞或遺失；歸還檔案時(shí)，員工需要填寫歸還單，并由部門負(fù)責(zé)人或主管進(jìn)行確認(rèn)。5.3檔案的保密與銷毀檔案應(yīng)妥當(dāng)保密，嚴(yán)禁泄露涉及企業(yè)的機(jī)密、商業(yè)秘密以及員工個(gè)人隱私；涉及到檔案的銷毀，需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門的審批，并依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并留有銷毀記錄。6.監(jiān)督與違規(guī)處理6.1監(jiān)督公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對圖書資料和檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督，包含但不限于定期檢查、抽查、調(diào)查等方式，確保各部門和員工遵守本制度。6.2違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將按公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于提示、警告、記過、停職、開除等紀(jì)律處分。同時(shí)，如涉及到違法行為，將移交給相關(guān)部門進(jìn)行處理。7.改進(jìn)與更新為了不絕提升圖書資料和檔案管理的效率和規(guī)范化水平，本制度將依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和改進(jìn)，并在有需要時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的更新和修訂。8.附則本制度于訂立后立刻生效，并對全部員工和相關(guān)管理人員具有管束力。如有需要，本制度可依據(jù)