辦公室事務(wù)管理課件：辦公用品管理

辦公用品管理

本章由四節(jié)組成，分別為辦公用品的界定、辦公用品的采購(gòu)、辦公用品的保管和辦公用品的使用。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)辦公用品的范圍，熟悉辦公用品的采購(gòu)流程，掌握辦公用品的保管工作，掌握辦公用品的使用規(guī)則。【職場(chǎng)小故事】辦公用品，多少浪費(fèi)在繼續(xù)

在你的生活經(jīng)驗(yàn)中，有哪些辦公用品浪費(fèi)現(xiàn)象？

為何會(huì)有這些現(xiàn)象？

如何治理這些現(xiàn)象？

一、辦公用品的含義二、辦公用品的管理第一節(jié)辦公用品的界定第一節(jié)辦公用品的界定第一節(jié)辦公用品的界定第一節(jié)辦公用品的界定一、辦公用品的含義

辦公用品是指機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常工作中所耗費(fèi)的各種物材、工作設(shè)備等輔助用品，主要包括辦公用具、辦公設(shè)備、辦公書(shū)籍及日雜百貨等。這些用品是確保辦公管理活動(dòng)正常有序進(jìn)行的必要條件，缺少必要的用品，就會(huì)影響辦公效率和組織業(yè)績(jī)。辦公用品歸類(lèi)

辦公文具（1）文件檔案管理類(lèi)

辦公文具（2）辦公本簿

辦公文具（３）辦公用紙

辦公文具（４）書(shū)寫(xiě)修正用品

辦公文具（5）財(cái)務(wù)用品

辦公文具（6）桌面用品

辦公文具（7）輔助用品

辦公設(shè)備（1）事務(wù)設(shè)備

辦公設(shè)備（2）IT設(shè)備

辦公設(shè)備（3）辦公電器

辦公設(shè)備（4）辦公家具

辦公設(shè)備（5）電腦周邊用品

辦公書(shū)籍及日雜百貨（1）辦公必備的圖書(shū)資料

辦公書(shū)籍及日雜百貨（2）日用品

辦公書(shū)籍及日雜百貨（3）杯具

辦公書(shū)籍及日雜百貨（4）其他

當(dāng)然，這個(gè)界定是開(kāi)放的，辦公用品種類(lèi)繁多，隨著工作需要和時(shí)代發(fā)展，也會(huì)不斷充實(shí)與增減。同時(shí)，由于各種組織的工作任務(wù)存在差異，在辦公用品的使用方面也可能存在一些差別，但是總體而言，不會(huì)超出這些大類(lèi)。

1980年以來(lái)

辦公桌上辦公用品的變遷

二、辦公用品的管理

辦公用品種類(lèi)繁多，辦公室人員要對(duì)辦公用品做好嚴(yán)格、合理的管理。不同類(lèi)型的辦公用品也需區(qū)別管理目的，如辦公設(shè)備的管理要確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，主要涉及定期維護(hù)保養(yǎng)，清除設(shè)備內(nèi)部的污垢，在必要的部件上加注潤(rùn)滑油等；辦公文具的管理主要是確保夠用、不至于因缺少文具而耽誤工作進(jìn)展；辦公書(shū)籍及日雜百貨的管理主要是確保其符合工作需求，及時(shí)更新。

管理人員要有較強(qiáng)的責(zé)任感，應(yīng)該本著認(rèn)真嚴(yán)肅的態(tài)度，本著節(jié)約、物盡其用的原則，建立完善的辦公用品管理制度，確保工作需要，達(dá)到“有效使用和維護(hù)管理辦公用品，降低辦公用品經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，提高經(jīng)濟(jì)和工作效益”的管理目的。在實(shí)務(wù)中，辦公用品的管理一般是由辦公室或者后勤、總務(wù)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)。管理過(guò)程中，重點(diǎn)抓好辦公用品的采購(gòu)、保管和使用三個(gè)環(huán)節(jié)。一、制定采購(gòu)計(jì)劃二、選擇供應(yīng)商三、選購(gòu)四、驗(yàn)收入庫(kù)第二節(jié)辦公用品的采購(gòu)第二節(jié)辦公用品的采購(gòu)第二節(jié)辦公用品的采購(gòu)第二節(jié)辦公用品的采購(gòu)辦公用品采購(gòu)是辦公用品管理環(huán)節(jié)的第一步，一個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位需要哪些辦公用品、如何取得這些用品，都是通過(guò)這個(gè)環(huán)節(jié)得來(lái)的。所以，做好辦公用品的采購(gòu)工作很重要，它關(guān)涉到后續(xù)的保管與使用環(huán)節(jié)。一般而言，采購(gòu)工作需要根據(jù)單位庫(kù)存及消耗情況，按照采購(gòu)計(jì)劃、對(duì)照采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)，做到既能夠保障工作所需又不會(huì)占用過(guò)多資金與庫(kù)房空間。

辦公用品采購(gòu)的一般程序制定采購(gòu)計(jì)劃選購(gòu)選擇供貨商驗(yàn)收入庫(kù)一、制定采購(gòu)計(jì)劃摸清庫(kù)存量向各部門(mén)征集需求報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)辦公用品明細(xì)辦公用品名稱(chēng)規(guī)格使用目的備注領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：公章辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表填表日期：年月日二、選擇供貨商選擇信譽(yù)良好的供貨商簽訂單

三、選購(gòu)

選擇合適產(chǎn)品保存好票據(jù)

四、驗(yàn)收入庫(kù)

按質(zhì)按量清點(diǎn)入庫(kù)

總之，在辦公用品采購(gòu)過(guò)程中，要嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，做到單據(jù)、賬目和手續(xù)完整、清楚，采購(gòu)物品合乎需求與規(guī)格、價(jià)格合理、及時(shí)保障供應(yīng)。一、辦公用品保管的目的和要求二、辦公用品保管的方法第三節(jié)辦公用品的保管第三節(jié)辦公用品的保管第三節(jié)辦公用品的保管第三節(jié)辦公用品的保管

辦公用品的保管是指管理人員對(duì)辦公用品進(jìn)行登記、收存和分配以及使用責(zé)任的簽認(rèn)和盤(pán)點(diǎn)、交換和養(yǎng)護(hù)等。一般而言，大型機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都會(huì)設(shè)置獨(dú)立的保管部門(mén)和專(zhuān)門(mén)人員，如后勤部、總務(wù)部等，中小型乃至微型機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位需根據(jù)自身情況來(lái)決定是否設(shè)置獨(dú)立部門(mén)或者由單位綜合辦公室兼負(fù)保管任務(wù)。一、辦公用品保管的目的和要求

目的：是要確保辦公用品的效能，防患辦公用品在庫(kù)房?jī)?chǔ)存過(guò)程中毀損、受潮、蟲(chóng)蛀等人為或自然損壞。

要求：

第一，提高做好保管工作的自我意識(shí)。努力學(xué)習(xí)單位制定的辦公用品保管制度，不斷提高自我覺(jué)悟，增強(qiáng)做好保管工作的主動(dòng)性和自覺(jué)性。

第二，要付諸實(shí)際行動(dòng)，落實(shí)保管任務(wù)。對(duì)購(gòu)入的辦公用品要合理分類(lèi)、精心保管，做到經(jīng)常入庫(kù)檢查，及時(shí)登記保管卡，定期清理庫(kù)存，使得賬物相符。第三，對(duì)庫(kù)存用品要有預(yù)測(cè)性。保管員要善于根據(jù)庫(kù)存和需求情況，草擬采購(gòu)計(jì)劃，為采購(gòu)部門(mén)制定最終計(jì)劃提供方便。平時(shí)，保管員要善于觀察與統(tǒng)計(jì)各部門(mén)對(duì)各類(lèi)辦公用品的使用需求量，把握哪些消耗大，需要大量購(gòu)入，哪些消耗少，減少購(gòu)入量。

第四，要重視庫(kù)房的實(shí)體安全。辦公用品的保管需要安全的庫(kù)房，儲(chǔ)物架或物品柜要上鎖，同時(shí)也要確保庫(kù)房防火、防潮、防蛀、防霉等，使得存放的物品符合保管標(biāo)準(zhǔn)，減少不必要的損失。二、辦公用品保管的方法

專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)

單位里設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)，配備專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理。保管員要熟悉辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，及時(shí)、認(rèn)真地將全部用品登記入賬入庫(kù)。

登記保管為便于及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握辦公用品的存儲(chǔ)情況，要及時(shí)登記庫(kù)存的辦公用品，定期（月、季度或半年）進(jìn)行庫(kù)房盤(pán)存，確保賬物相符。記好辦公用品登記明細(xì)賬簿，如要寫(xiě)明購(gòu)入時(shí)間、品名、數(shù)量、規(guī)格等，及時(shí)更新庫(kù)存數(shù)量，確保保管賬簿更新。

合理擺放

不同物品需求的存放空間不盡一致，要根據(jù)不同類(lèi)型的辦公用品的存儲(chǔ)要求進(jìn)行合理擺放，確保其不變質(zhì)、不變形。

分類(lèi)存放

不同辦公用品的保存環(huán)境不盡一致，要根據(jù)各自特性進(jìn)行分類(lèi)管理，并在每一類(lèi)物品上清晰地張貼標(biāo)簽，標(biāo)明類(lèi)別和存儲(chǔ)地，做到不混淆、不亂放，便于迅速找到。一、辦公用品的使用規(guī)范與原則二、辦公用品的發(fā)放與領(lǐng)用第四節(jié)辦公用品的使用第四節(jié)辦公用品的使用第四節(jié)辦公用品的使用第四節(jié)辦公用品的使用一、辦公用品的使用規(guī)范與原則

辦公用品是單位或組織完成特定任務(wù)時(shí)所消耗的各類(lèi)使用品。單位或組織要制定明確的辦公用品使用制度與規(guī)范，確保保管員有規(guī)可循。保管員要明確辦公用品領(lǐng)取與使用制度與規(guī)范，做到嚴(yán)格掌控辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際需求進(jìn)行發(fā)放、避免浪費(fèi)。使用辦公用品遵循的原則

效益化原則

要規(guī)范工作人員的行為，做到辦公用品的消耗數(shù)量與其工作效益成正比例。盡管行政上自然消耗的辦公用品不能任意浪費(fèi)，但也不應(yīng)一概縮減，只要使用得當(dāng)，即使花費(fèi)多也不能惜。

制度化原則

要從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，制定辦公用品的使用規(guī)范與程序，并確保嚴(yán)格執(zhí)行，形成穩(wěn)定的制度，以保障規(guī)范行事。

二、辦公用品的發(fā)放與領(lǐng)用

一般采取審批制度，非經(jīng)辦公室和主管領(lǐng)導(dǎo)同意任何人不得私用、外借、處理或挪用。不見(jiàn)審批手續(xù)，保管人員不能隨意發(fā)放辦公用品。保管人員發(fā)放和使用部門(mén)領(lǐng)用需要遵守相關(guān)規(guī)章制度，履行嚴(yán)格的手續(xù)。一般可以參考以下規(guī)范：屬于使用部門(mén)按慣例需用的辦公用品，實(shí)行定期定量分配，使用人自行領(lǐng)用并登記。如文具消耗品可依據(jù)歷史記錄、經(jīng)驗(yàn)設(shè)定領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，隨部門(mén)或人員的工作情況適當(dāng)調(diào)整發(fā)放時(shí)間與數(shù)量。屬于使用部門(mén)非慣例使用的物品，應(yīng)填報(bào)領(lǐng)物單或借用單，由主管人員審核批準(zhǔn)，交保管人核實(shí)手續(xù)，完成發(fā)放。如使用相機(jī)、攝影機(jī)等設(shè)備。屬于新進(jìn)職工使用的辦公用品，需要其職能部門(mén)統(tǒng)一提出申請(qǐng)領(lǐng)取單，憑單據(jù)到保管處領(lǐng)取。

各部門(mén)要設(shè)置部門(mén)辦公用品使用登記制度，以備保管部門(mén)適時(shí)檢查使用情況，若發(fā)生物品毀損，還需要當(dāng)事人賠償。

保管人員發(fā)放辦公用品時(shí)要做好登記，并定期統(tǒng)計(jì)，送主管領(lǐng)導(dǎo)查閱，讓其了解辦公用品使用情況。保管處發(fā)放登記簿要與使用部門(mén)辦公用品領(lǐng)用單相符，領(lǐng)用單應(yīng)包括用品名稱(chēng)、申領(lǐng)數(shù)量、實(shí)領(lǐng)數(shù)量、用途、領(lǐng)用人、審批人、審核人和發(fā)放人等項(xiàng)目。本章結(jié)束，謝謝！本章結(jié)束，謝謝！本章結(jié)束，謝謝！本章結(jié)束，謝謝！〖思考題〗1.如何理解“辦公用品”的含義？2.辦公用品的采購(gòu)需要完成哪些程序？3.辦公用品的保管工作需要注意哪些事項(xiàng)？可采取哪些方法？4.如何做到辦公用品的規(guī)范化使用？〖案例分析〗請(qǐng)認(rèn)真閱讀材料，完成以下問(wèn)題：1．概括材料中描述的辦公用品管理中所存在的問(wèn)題。2．你如何看待大量“辦公用品發(fā)票”被開(kāi)出的現(xiàn)象？3．你覺(jué)得材料3對(duì)材料1、2有何意義？4．材料4主要是闡明了什么道理？〖實(shí)踐活動(dòng)〗

領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)批準(zhǔn)了你的休假請(qǐng)求，時(shí)間是15天，從這個(gè)周末你就可以不用來(lái)公司上班了。作為辦公室主任助理，你