辦公室事務(wù)管理課件：旅行安排

公務(wù)出差安排

本章由兩節(jié)組成，分別為國(guó)內(nèi)公務(wù)出差、國(guó)外公務(wù)出差。通過本章的學(xué)習(xí)，了解公務(wù)出差的基本內(nèi)容，能夠擬定公務(wù)出差計(jì)劃，掌握常見的公務(wù)出差類型及關(guān)于護(hù)照、簽證的知識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)出差，“難”壞秘書

【職場(chǎng)小故事】

工作中，為了洽談業(yè)務(wù)、參觀訪問、出席會(huì)議或?qū)嵉乜疾榈饶康亩疆惖剡M(jìn)行的旅行，即是公務(wù)旅行，又稱出差，企業(yè)中又稱為商務(wù)旅行。公務(wù)旅行的種類劃分標(biāo)準(zhǔn)有很多種，按旅行時(shí)間的長(zhǎng)短來(lái)劃分，可分為短期公務(wù)旅行與長(zhǎng)期公務(wù)旅行；按陪同人員來(lái)劃分，可分為個(gè)人公務(wù)旅行與秘書全程陪同的公務(wù)旅行；按旅行地點(diǎn)來(lái)劃分，可分為國(guó)內(nèi)公務(wù)旅行和國(guó)外公務(wù)旅行等，不管是哪一種旅行，秘書都需要為領(lǐng)導(dǎo)做好相關(guān)的輔助工作，這也是秘書日常事務(wù)中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。第一節(jié)國(guó)內(nèi)公務(wù)出差第一節(jié)國(guó)內(nèi)公務(wù)出差第一節(jié)國(guó)內(nèi)公務(wù)出差第一節(jié)國(guó)內(nèi)公務(wù)出差一、了解情況二、選擇、預(yù)訂交通工具三、預(yù)訂旅館四、準(zhǔn)備資料和行裝五、預(yù)支差旅費(fèi)六、制定公務(wù)旅行計(jì)劃和日程表七、臨行前的工作安排八、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身的當(dāng)天秘書的工作九、隨行秘書的工作十、上司出差后留在單位的秘書的工作十一、上司出差回來(lái)后秘書應(yīng)做的工作原因不同，需準(zhǔn)備的資料不同；許多細(xì)節(jié)問題也有差異。（二）地點(diǎn)秘書一定要弄清地點(diǎn)問題，越詳細(xì)越好。

一、了解情況

（一）公務(wù)出差的原因（三）時(shí)間恰當(dāng)?shù)匕才艜r(shí)間是旅行順利的保障。如果上司最近身體不適，秘書在時(shí)間的安排上就要適當(dāng)?shù)囟嗔粢恍┯嗟?，不要安排得太滿、太擠，留給上司一些休息調(diào)節(jié)的時(shí)間。另外，時(shí)間還是秘書預(yù)訂飛機(jī)票、車票和安排接送的依據(jù)。

（四）人員及事務(wù)安排明確參加會(huì)談的主要人員、公務(wù)考察時(shí)的主要接待人員、外出活動(dòng)的主陪人員等人員安排。此外，對(duì)公務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容及性質(zhì)、有關(guān)部門的聯(lián)絡(luò)方式等，也應(yīng)該有較詳細(xì)的了解。（五）出差地區(qū)的歷史、地理、氣候、交通、風(fēng)土人情等情況。

（一）選擇交通方式秘書人員先要明確領(lǐng)導(dǎo)的目的地，而且還要與領(lǐng)導(dǎo)商定，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的喜好來(lái)選擇出行的交通工具，并且考慮時(shí)間、費(fèi)用、安全度、舒適度等因素。二、選擇、預(yù)訂交通工具一般來(lái)說(shuō)，短程、路況好的地方，選擇汽車；其次選擇火車，安全舒適，價(jià)格便宜；路程遠(yuǎn)的、道路崎嶇的地方一般選擇飛機(jī)，方便、快捷，只是費(fèi)用較高。乘船旅行速度慢，在公務(wù)活動(dòng)中不太受歡迎，但是可欣賞沿途風(fēng)景。

（二）購(gòu)票領(lǐng)導(dǎo)同意后，開始購(gòu)票。方法：秘書或其他工作人員去車站、碼頭或民航局購(gòu)票；或請(qǐng)飯店、旅社代購(gòu)，不過要付手續(xù)費(fèi)；此外還可以電話預(yù)訂或網(wǎng)上預(yù)訂。

預(yù)訂車票要明確告訴對(duì)方目的地、日期、車次、座位檔次。有一些車次可以預(yù)訂返程車票，需要時(shí)可以將返程車票一并預(yù)訂。

預(yù)訂飛機(jī)票所需信息一般包括目的地、日期、時(shí)間、航班、座位、人名。乘客的姓名一定要清楚地報(bào)給對(duì)方，避免因同名同姓而造成誤會(huì)。要根據(jù)公司的規(guī)定確定機(jī)票的等級(jí)。飛機(jī)票一定要提前預(yù)購(gòu)，至少提前一周。如有需要可同時(shí)預(yù)訂返程票。提前預(yù)訂的返程票，應(yīng)該在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向航空公司確認(rèn)座位。

取票時(shí)要確認(rèn)票的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤。有些售票處會(huì)派人送票，要提醒他們把發(fā)票一并帶來(lái)。

三、預(yù)訂旅館（一）賓館類型給上司預(yù)訂什么等級(jí)的旅館和房間，首先要根據(jù)公司的規(guī)定（上司的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)），然后還要照顧到上司的個(gè)人習(xí)慣與愛好。住宿位置要方便業(yè)務(wù)工作的開展。

（二）預(yù)訂

1．預(yù)訂途徑可以通過旅行社、各旅游網(wǎng)、目的地的商會(huì)或當(dāng)?shù)嘏c我方有合作關(guān)系的公司預(yù)訂。某些航空公司也有旅館預(yù)訂業(yè)務(wù)。

2．預(yù)訂方法告訴旅館客人姓名、性別、到達(dá)和離開的時(shí)間，預(yù)訂房間的類型、朝向以及其他要求。有時(shí)需要提前幾個(gè)月預(yù)訂。有些旅館要求在旅客入住前幾天或一兩周再確認(rèn)預(yù)訂，否則會(huì)取消預(yù)訂房間。另外，一定要向旅館索要確認(rèn)預(yù)訂的收據(jù)或認(rèn)可書，與上司的旅行日程表放在一起，以便在到達(dá)時(shí)即可拿出，否則一些不負(fù)責(zé)任的旅館經(jīng)理會(huì)輕易否定你的預(yù)訂，你的上司將無(wú)處可住。如果要取消預(yù)訂，應(yīng)在旅館結(jié)帳前通知對(duì)方，否則就要付當(dāng)天的費(fèi)用。

支付住宿費(fèi)用時(shí)政府機(jī)關(guān)或國(guó)企工作人員需使用公務(wù)卡，其他組織或公司企業(yè)人員需留存好票據(jù)。（一）根據(jù)公務(wù)活動(dòng)內(nèi)容選擇所需資料、文件演講稿、談判提綱、合同草本、意向書草本、備忘錄、報(bào)價(jià)資料、工程圖表、公司宣傳資料、對(duì)方公司的背景資料、領(lǐng)導(dǎo)層人事資料等。

四、準(zhǔn)備資料和行裝所去地方的地圖或城區(qū)交通圖、請(qǐng)柬、介紹信、通知、日程表，與此次公務(wù)旅行相關(guān)的人的通訊錄，旅館預(yù)訂的確認(rèn)憑證。

（二）旅行資料

筆記本電腦、空白的和裝有資料的磁盤和光盤、幾支筆、筆記本、印有公司標(biāo)志的信箋和信封、郵票、快譯通等。

（三）辦公用品

包括機(jī)票（車票、船票）、身份證、工作證、手機(jī)、手機(jī)備用電池及充電器、照相機(jī)或攝像機(jī)、信用卡、旅行支票、現(xiàn)金、換洗衣物、洗漱用品、常用藥品（感冒藥、暈車藥、止瀉藥等）。關(guān)于衣物，秘書要做的不是具體整理，而是根據(jù)上司的公務(wù)旅行日程建議他應(yīng)該帶何類服裝。（四）個(gè)人用品

有些公司采取預(yù)支差旅費(fèi)制度。秘書事先要寫申請(qǐng)才能預(yù)支差旅費(fèi)。支付差旅費(fèi)采用現(xiàn)金、旅行支票、信用卡等方式都可以。到經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，可以少帶現(xiàn)金，用信用卡、支票更安全方便。差旅費(fèi)一定要準(zhǔn)備充足。要明確哪些費(fèi)用是由接待方出，哪些需要己方付，這樣才好計(jì)劃帶多少錢，用什么形式。五、差旅費(fèi)

（一）公務(wù)旅行計(jì)劃的內(nèi)容1．出差的時(shí)間段、啟程及返回的日期、接站安排。2．出差的路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排。3．會(huì)晤計(jì)劃、會(huì)晤人員的名單及背景、會(huì)晤主題。

六、制定公務(wù)旅行計(jì)劃和日程表

4．交通工具的選擇。

5．需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料6．領(lǐng)導(dǎo)或接待人的特別要求7．領(lǐng)導(dǎo)旅行區(qū)域的天氣狀況8．差旅費(fèi)用

下表只列了一天的活動(dòng)，如果有多日活動(dòng)，可以把每天日程各列一頁(yè)，按先后順序裝訂起來(lái)。與旅行計(jì)劃一起，等領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)之后，各復(fù)印三份。一份存檔，一份給上司及其家屬，一份秘書存留。（二）日程表日期時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容服裝要求5月5日7：30-8：00

世紀(jì)飯店第一餐廳早餐隨意9：00-11：30

世紀(jì)飯店四層第二會(huì)議室會(huì)議開幕式、演講（演講稿在公文包第一層）西服套裝、皮鞋、白色襯衣、深色領(lǐng)帶11：40-12：40世紀(jì)飯店第一餐廳午餐隨意14：30-16：30世紀(jì)飯店四層第三會(huì)議室分組交流（名片盒在公文包第二層、公司宣傳資料在大出差箱里）襯衫或帶領(lǐng)T恤。便裝褲日程表日期時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容服裝要求5月5日16：30-18：00自由活動(dòng)、游泳、網(wǎng)球、保齡球等隨意18：00-19：30世紀(jì)飯店第二餐廳晚宴西服套裝、皮鞋、白色襯衣、深色領(lǐng)帶20：00-22：00世紀(jì)飯店五層多功能廳舞會(huì)同上日程表

（一）對(duì)上司應(yīng)過目的文件或應(yīng)（需要）裁決的事件，請(qǐng)上司出差前過目和決斷。（二）領(lǐng)導(dǎo)出行不需保密的話，應(yīng)通知有關(guān)部門，上司將出差一段時(shí)間，有無(wú)要事請(qǐng)示上司，以免上司出差后要事難決。

七、臨行前的工作安排

（三）上司出差期間，應(yīng)安排代理人并予以授權(quán)，以便代行管理，維持組織活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（四）隨同上司出差的秘書應(yīng)與留在單位的同事約定聯(lián)絡(luò)方式，甚至長(zhǎng)途通話的時(shí)間，以便上司出差期間與本單位保持密切聯(lián)系。

動(dòng)身當(dāng)天，不論領(lǐng)導(dǎo)是從公司走還是直接從家里走，都要安排好送站的車。動(dòng)身當(dāng)天，要最后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī)因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生，因此，如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場(chǎng)方面詢問一下當(dāng)天的航班情況。

八、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身的當(dāng)天秘書的工作動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘記帶了，如果有，這時(shí)還來(lái)得及補(bǔ)上。起程之后，把領(lǐng)導(dǎo)送上火車或飛機(jī)，就要立即打電話通知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變?cè)ǖ能嚧位蚝桨嗟那闆r下，一定要將新的變化告訴對(duì)方。隨領(lǐng)導(dǎo)人外出期間的秘書工作，具有流動(dòng)性、綜合性和復(fù)雜性等特點(diǎn)，要熟悉出差地區(qū)的歷史、地理、氣候、交通、風(fēng)土人情等情況，以辦理好日常事務(wù)，保證領(lǐng)導(dǎo)的生活和休息，多觀察多思考，輔助上司完成出行任務(wù)。

（一）出差途中1．向上司介紹與出差目的地有關(guān)的情況2．看好行李3．搞好途中的生活服務(wù)九、隨行秘書的工作

（二）到達(dá)出差目的地后1．安排住宿2．盡快熟悉出差目的地的交通、郵電等基本情況3．及時(shí)向本單位通報(bào)行蹤4．搞好生活服務(wù)5．做好出差日志的記錄

（三）返程前1．做好返程準(zhǔn)備2．向本單位通報(bào)返程日期、車次3．結(jié)清住宿費(fèi)和伙食費(fèi)4．收拾好行李物品和文件資料5．與出差目的地的有關(guān)單位和個(gè)人告別負(fù)責(zé)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)人臨行前交辦的事項(xiàng)。詳細(xì)記錄領(lǐng)導(dǎo)出差期間單位內(nèi)發(fā)生的主要事件，以便領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后匯報(bào)。隨時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤，以便保持聯(lián)系。領(lǐng)導(dǎo)返回時(shí)做好迎接工作。十、上司出差后留在單位的秘書的工作

向出差目的地的有關(guān)單位發(fā)出感謝信。在單位值班秘書匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)人出差后的有關(guān)情況。整理領(lǐng)導(dǎo)人帶回的各類文件、物品和資料。代領(lǐng)導(dǎo)人整理各種出差票證，到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。幫助領(lǐng)導(dǎo)人整理出差報(bào)告或考察（調(diào)查）報(bào)告。十一、上司出差回來(lái)后秘書應(yīng)做的工作第二節(jié)國(guó)外公務(wù)出差第二節(jié)國(guó)外公務(wù)出差第二節(jié)國(guó)外公務(wù)出差第二節(jié)國(guó)外公務(wù)出差一、國(guó)外出差手續(xù)二、出入境手續(xù)三、其他準(zhǔn)備（一）辦理護(hù)照

護(hù)照是一個(gè)國(guó)家的公民出入本國(guó)國(guó)境和在外旅游或居留時(shí)，由本國(guó)發(fā)給的，證明該公民身份的合法證件。我國(guó)的分為：外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照三種。普通護(hù)照又可分為因公的和因私的兩種。在得知領(lǐng)導(dǎo)要國(guó)外公務(wù)出差后，秘書首先要抓緊時(shí)間為他辦理護(hù)照。

一、國(guó)外出差手續(xù)

（二）辦理簽證辦理簽證時(shí)，要由出國(guó)人員本人親自持護(hù)照、對(duì)方公司邀請(qǐng)信和其他申請(qǐng)簽證的材料，到所去國(guó)駐我國(guó)大使館或領(lǐng)事館申請(qǐng)辦理簽證；或是委托可靠的簽證代辦機(jī)構(gòu)（如中國(guó)旅行總社簽證代辦處）代辦；也可以委托發(fā)出邀請(qǐng)的公司在其所在國(guó)的有關(guān)部門辦理。

辦理簽證有時(shí)要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，所以要注意：一要在時(shí)間上留出余地，盡量提前辦理；二要抓緊每一個(gè)環(huán)節(jié)。領(lǐng)到簽證后，要注意查看簽證有效期和是否蓋章簽字。要在有效期內(nèi)入境。因?yàn)樵撟C書是黃色封皮，所以俗稱“黃皮書”。在辦理完護(hù)照、簽證以后，出國(guó)人員持單位介紹信到所在地的衛(wèi)生檢疫部門進(jìn)行檢疫和預(yù)防接種，接種的疫苗根據(jù)所去國(guó)家的不同，疫情的變化有所不同。檢疫和接種后，領(lǐng)取黃皮書。領(lǐng)到黃皮書后，要認(rèn)真檢查，看姓名等內(nèi)容是否與護(hù)照一致，檢疫機(jī)關(guān)的蓋章、醫(yī)生的簽字是否清晰，已經(jīng)接種的疫苗是否記錄在案。

（三）辦理《國(guó)際預(yù)防接種證書》

（四）辦理出境登記卡辦理完上述手續(xù)后，需攜帶出國(guó)人員的護(hù)照、簽證、戶口本、身份證等證件辦理臨時(shí)出國(guó)登記手續(xù)。

（五）訂購(gòu)機(jī)票可到國(guó)內(nèi)各航空公司和可靠的售票代理點(diǎn)辦理訂票手續(xù)，也可到國(guó)外航空公司駐我國(guó)辦事處訂票。訂購(gòu)機(jī)票時(shí)要出示出國(guó)人員的護(hù)照。拿到機(jī)票后，一定要認(rèn)真檢查機(jī)票上填寫的內(nèi)容，核對(duì)姓名的拼音是否與護(hù)照上的一致；是否有每個(gè)航班的乘機(jī)聯(lián)、每個(gè)航班的起落時(shí)間、機(jī)場(chǎng)名稱；座位欄內(nèi)是否填好“OK”；各項(xiàng)內(nèi)容是否清晰，是否蓋有公章。

（六）辦理保險(xiǎn)通過代理人由保險(xiǎn)公司辦理出國(guó)人員有關(guān)保險(xiǎn)，以便在發(fā)生意外事故、疾病、行李丟失等問題時(shí)，把損失降到最少。還應(yīng)該購(gòu)買航空意外險(xiǎn)，如果訂票時(shí)沒有此項(xiàng)內(nèi)容，可在登機(jī)前到機(jī)場(chǎng)有關(guān)窗口辦理。由于國(guó)外的醫(yī)療費(fèi)用頗為昂貴，所以秘書應(yīng)建議上司及出行人員另行投保陸路施行醫(yī)療保險(xiǎn)，以保障在旅途中萬(wàn)一遇到意外時(shí)，亦不致有太大的金錢損失或開支。（一）邊防檢查出入境者要填寫出入境登記卡片，卡片的內(nèi)容有姓名、性別、國(guó)籍、護(hù)照種類和號(hào)碼、有效期限等，還要交驗(yàn)護(hù)照和簽證。

二、出入境手續(xù)（二）海關(guān)檢查海關(guān)有權(quán)檢查出入境者的行李物品，但不是對(duì)所有旅客的行李都一一檢查。有的國(guó)家要求出入境者填寫攜帶物品申報(bào)單。各國(guó)對(duì)出入境物品的管理限制不一樣，一般會(huì)對(duì)煙、酒等物品限額放行。有的國(guó)家還要求填寫外幣申報(bào)單。

（三）安全檢查登機(jī)旅客絕不可以攜帶武器、兇器、爆炸物、劇毒品等登機(jī)。檢查方式有：過安全門、探測(cè)器近身檢查、檢查隨身攜帶的手提包等物品，甚至搜身、脫鞋檢查等。檢查的目的是為了所有乘客的安全，所以盡管會(huì)占用一些時(shí)間，但還是必要的。

（四）檢疫檢疫就是交驗(yàn)黃皮書。對(duì)來(lái)自疫區(qū)的旅客，檢查特別嚴(yán)格。對(duì)未進(jìn)行必要接種的旅客，有時(shí)會(huì)采取強(qiáng)制隔離、強(qiáng)制接種等措施。

秘書要清楚各國(guó)之間的時(shí)差轉(zhuǎn)換方法。國(guó)際上規(guī)定以英國(guó)格林威治時(shí)間為世界標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間。地球的兩個(gè)半球分為東八區(qū)和西八區(qū)，東八區(qū)時(shí)間比標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間早，西八區(qū)比標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間晚。對(duì)于出國(guó)人員來(lái)說(shuō)，調(diào)整時(shí)差必不可少。飛機(jī)航班時(shí)刻表上一般注有兩種時(shí)間，當(dāng)?shù)貢r(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間。而機(jī)場(chǎng)標(biāo)出的飛機(jī)起飛和降落的時(shí)間都是當(dāng)?shù)貢r(shí)間。三、其他準(zhǔn)備（一）掌握時(shí)差的換算與國(guó)內(nèi)公務(wù)旅行一樣，資料準(zhǔn)備要充分。小宗的紙質(zhì)資料盡量做到隨身攜帶，大宗的紙質(zhì)資料要做好防潮措施；對(duì)于存在手提電腦里的有關(guān)資料，一定要備份；對(duì)其中的機(jī)密文件、資料，還需要加密保護(hù)；與此次公務(wù)無(wú)關(guān)的絕不要帶出去，以免泄露商業(yè)機(jī)密。（二）準(zhǔn)備資料和各種證件在國(guó)際公務(wù)旅途中，為便于工作方便，應(yīng)將護(hù)照交與某一固定人員統(tǒng)一保管，以免因個(gè)人疏忽或不慎造成遺失與損壞給自己帶來(lái)麻煩甚而影響整個(gè)出行團(tuán)的行程。

（三）準(zhǔn)備行裝秘書要查看對(duì)方的日程安排，針對(duì)不同的活動(dòng)確定并建議上司及其隨行出訪人員的應(yīng)帶服裝。必要時(shí)把此項(xiàng)內(nèi)容列入日程表中。乘飛機(jī)可以免費(fèi)托運(yùn)20kg的行李，頭等艙可以托運(yùn)30kg。有的國(guó)家的航空公司可以托運(yùn)30kg或更多。超過規(guī)定的部分要交超重費(fèi)。

貴重物品（錢、信用卡、支票、各種證件、貴重首飾、通信簿、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等）一定不要放在托運(yùn)的行李里。手提包的重量不受限制，但是體積不能太大，否則行李架將放不下。一人頂多帶兩件手提行李，過多占用行李架就侵犯了其他旅客的利益，服務(wù)員也會(huì)干涉。自己隨身攜帶的指甲刀，水果刀等物品，一定要放入托運(yùn)的行李中去，要不然安檢的時(shí)候會(huì)被沒收。要根據(jù)國(guó)家規(guī)定的數(shù)額兌換外幣。如果能換一點(diǎn)零錢更好，因?yàn)榈竭_(dá)目的地后有零錢會(huì)比較方便，此外，人民幣及港幣在國(guó)外并不通用，故出國(guó)公務(wù)旅行時(shí)，請(qǐng)預(yù)備一些當(dāng)?shù)刎泿偶懊澜穑蓱?yīng)付許多場(chǎng)合之需要，比如在街上打電話、去洗手間、乘坐公共汽車或地鐵等等。（四）兌換外幣

（五）了解所到國(guó)的背景資料要對(duì)所到國(guó)的文化、風(fēng)俗、禮儀、基本國(guó)情有所了解，使我們?cè)趪?guó)際交往中既不失尊嚴(yán)，又彬彬有禮，不卑不亢。秘書應(yīng)該建議自己的上司，讓全體出國(guó)人員都學(xué)習(xí)一些基本的國(guó)際交往禮儀和出訪常識(shí)，這