會議室場地管理制度

會議室場地管理制度第一章總則

為確保會議的順利進行，提高會議效率，規(guī)范會議室的使用與管理，特制定本會議室場地管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有會議的組織、召開及管理。

一、目的

1.規(guī)范會議室使用，提高會議效率，確保會議的順利進行。

2.合理分配會議室資源，降低會議成本，提高會議室利用率。

3.保障會議設施設備完好，提升會議質(zhì)量。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于：董事會、管理層會議、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

2.本制度適用于會議室的預訂、使用、管理及維護。

三、原則

1.公平公正：會議室資源分配遵循公平、公正、公開的原則，確保各部門、各項目的需求得到合理滿足。

2.效率優(yōu)先：以提高會議效率為核心，簡化會議流程，縮短會議時間。

3.環(huán)保節(jié)約：提倡綠色會議，減少會議資源浪費，降低會議成本。

四、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、召開、主持及會議紀要的整理。

2.會議室管理員：負責會議室的預訂、協(xié)調(diào)、管理及設施設備維護。

3.與會人員：積極參與會議，遵守會議紀律，按時參加會議。

五、制度修訂

本會議室場地管理制度可根據(jù)公司發(fā)展及實際需求進行修訂，修訂方案由會議室管理員提出，報公司領導審批后實施。

六、制度執(zhí)行

1.各部門及員工應嚴格遵守本會議室場地管理制度，如有違反，將按照公司相關規(guī)定予以處理。

2.會議室管理員應加強對會議室的管理，定期檢查設施設備，確保會議室的正常使用。

本章節(jié)旨在明確會議室場地管理制度的目的、適用范圍、原則、責任主體及制度修訂和執(zhí)行要求，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供總體指導。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，本章將詳細闡述會議的預訂、召開、進行及結束等流程。

一、會議預訂

1.預訂途徑：會議組織者通過公司內(nèi)部會議預訂系統(tǒng)提交會議室預訂申請。

2.預訂時間：會議組織者需至少提前三個工作日預訂會議室，以便管理員進行協(xié)調(diào)安排。

3.預訂信息：會議組織者需提供以下信息：（1）會議主題；（2）會議時間；（3）會議地點；（4）參會人員；（5）會議所需設備。

4.預訂確認：會議室管理員收到預訂申請后，應在兩個工作日內(nèi)完成審核，并通過郵件或系統(tǒng)通知會議組織者。

二、會議通知

1.會議組織者應在會議召開前至少兩天，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等。

2.會議通知可通過郵件、企業(yè)微信、短信等多種形式發(fā)送，確保參會人員及時了解會議信息。

三、會議召開

1.會議組織者應提前到達會議室，檢查會議設備，確保設施正常運行。

2.會議開始前，會議組織者簡要介紹會議主題、議程及預期目標。

3.會議期間，會議組織者應控制會議節(jié)奏，確保會議內(nèi)容緊扣主題，避免跑題。

四、會議進行

1.與會人員應積極參與討論，遵守會議紀律，不隨意打斷他人發(fā)言。

2.會議記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括討論要點、決策結果等。

3.會議期間，如需使用投影儀、音響等設備，會議組織者應提前與會議室管理員聯(lián)系，確保設備正常運行。

五、會議結束

1.會議組織者在會議結束時，對會議內(nèi)容進行總結，明確下一步行動計劃及責任主體。

2.會議紀要：會議結束后，會議組織者應在兩個工作日內(nèi)完成會議紀要的整理，并發(fā)送至參會人員及相關部門。

3.會議組織者應關注會議決策的落實情況，對未按期完成的任務進行跟蹤、催辦。

本章詳細闡述了會議流程的各個階段，旨在為會議組織者、與會人員及會議室管理員提供明確的操作指導，確保會議的順利進行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，本章將重點闡述會議紀要的整理、發(fā)布、跟蹤落實及反饋等環(huán)節(jié)，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

一、會議紀要整理

1.會議組織者負責整理會議紀要，內(nèi)容包括但不限于：會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決策結果等。

2.會議紀要應簡潔明了，突出重點，便于理解和執(zhí)行。

3.會議紀要整理完成后，會議組織者應將初稿發(fā)送給與會人員及相關部門進行審核。

二、會議紀要發(fā)布

1.會議紀要經(jīng)過審核確認后，由會議組織者通過郵件、企業(yè)微信等渠道發(fā)布。

2.會議紀要發(fā)布范圍應包括所有與會人員及與會議決策相關的部門。

3.會議紀要發(fā)布后，如有修改或補充，應及時通知相關人員。

三、會議決策跟蹤落實

1.會議組織者應建立會議決策跟蹤表，明確每項決策的責任主體、完成時限等。

2.會議組織者定期檢查會議決策的落實情況，對未按期完成的任務進行跟蹤、催辦。

3.責任部門應在規(guī)定時限內(nèi)完成會議決策相關工作，并及時向會議組織者反饋進展情況。

四、會議紀要反饋與評估

1.與會人員及相關部門在收到會議紀要后，如有疑問或建議，可在規(guī)定時間內(nèi)向會議組織者反饋。

2.會議組織者根據(jù)反饋意見，對會議紀要進行調(diào)整，確保會議決策的準確性和可行性。

3.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，為后續(xù)會議提供改進方向。

五、會議紀要歸檔

1.會議紀要經(jīng)過確認無誤后，由會議組織者進行歸檔，以備查閱。

2.會議紀要歸檔應按照公司規(guī)定進行分類、編號，便于管理和檢索。

本章對會議紀要的跟蹤落實進行了詳細闡述，旨在確保會議決策的執(zhí)行力度，提高公司內(nèi)部管理水平，推動各項工作有序開展。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的高效利用，本章將詳細闡述會議室的管理規(guī)定，包括會議室的使用、維護、清潔及安全等方面。

一、會議室使用規(guī)定

1.會議室使用應遵循預訂優(yōu)先原則，未經(jīng)預訂的會議室不得擅自使用。

2.會議組織者應在預訂時間內(nèi)使用會議室，如需提前或延時，需提前與會議室管理員溝通。

3.會議室使用期間，與會人員應愛護設施設備，遵守會議室使用規(guī)范。

4.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室整潔。

二、會議室維護與保養(yǎng)

1.會議室管理員負責定期檢查設施設備，確保設備正常運行。

2.如發(fā)現(xiàn)設備故障或損壞，會議室管理員應及時報修，并通知會議組織者。

3.會議組織者在使用會議室前，應對所需設備進行測試，確保會議順利進行。

4.會議室管理員應定期對會議室進行保養(yǎng)，包括但不限于空調(diào)、照明、音響等設備的維護。

三、會議室清潔衛(wèi)生

1.會議室管理員負責安排會議室的清潔工作，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.清潔工作應在會議結束后及時進行，避免影響下一場會議的使用。

3.清潔人員應嚴格按照清潔規(guī)范操作，保持會議室整潔、衛(wèi)生。

四、會議室安全措施

1.會議室管理員應定期檢查會議室的安全設施，如消防器材、安全出口等。

2.會議組織者在使用會議室期間，應確保會議室的安全通道暢通，避免發(fā)生安全事故。

3.會議室應配備必要的急救藥品及設備，以應對突發(fā)狀況。

4.與會人員應遵守會議室安全規(guī)定，如發(fā)生緊急情況，聽從會議組織者或會議室管理員的指揮，迅速疏散。

本章針對會議室的管理規(guī)定進行了詳細闡述，旨在為會議室管理員、會議組織者及與會人員提供明確的指導和要求，確保會議室的高效利用和良好環(huán)境。

第五章附則

為確保會議室場地管理制度的實施效果，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權歸公司所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，如有修訂，將及時通知相關部門和員工。

三、各部門應結合本制度，制定具體的實施細則，并報公司審批后執(zhí)行。

四、違反本制