公關(guān)管理制度

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公關(guān)接待管理制度

第一章總則

第一條為了樹立公司良好的外部形象，促進(jìn)公共關(guān)系，擴(kuò)大宣傳效果，兼顧公司

機(jī)密，特制訂本制度。

第二條本制度合用于集團(tuán)公司及所屬各分（子）公司。

第二章具體內(nèi)容

第三條來訪種類：

（一）按是否約定時(shí)間分為：

1.預(yù)約來訪：先以公文、傳真或者電話預(yù)先約定了來訪的時(shí)間、來訪人員、來訪的

目的等。

2.暫時(shí)來訪：因業(yè)務(wù)需要暫時(shí)決定來公司參觀。

（二）按來訪的層次級(jí)別分為：

1.特級(jí)來訪：指國家、省、部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的來訪；

2.一級(jí)來訪：指廳級(jí)、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、與公司有重要業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶的來訪；

3.二級(jí)來訪：指處級(jí)、區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的來訪；

4.三級(jí)來訪：指科級(jí)及以下的領(lǐng)導(dǎo)的來訪。

5.四級(jí)來訪：普通客戶、業(yè)務(wù)人員等來公司參觀者。

（三）按境內(nèi)外客人分為：

1.外賓

2.內(nèi)賓

第四條接待原則：

（-）凡是到公司來訪者都是客人，我們必須熱情接待，給客人以賓至如歸的感覺；

（二）所有的客人都必須及時(shí)提供茶水，并每隔十分鐘添加一次；

（三）不得以任何理由拒絕善意的來訪者，若因人數(shù)太多不便一次接待的，在條件

允許的情況下，應(yīng)通過分批形式接待；

（四）對(duì)于暫時(shí)來訪的客人，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)身份無誤后，賦予熱情安排；

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（五）堅(jiān)決拒絕惡意競爭的同行或者間諜以來訪為名竊取公司的機(jī)密；

（六）因工作需要安排客人用餐、住宿、訂票的，必須提前一天通知辦公室；

（七）因工作需要安排客人在酒店用餐的，到經(jīng)辦公室洽談可自備酒水的酒店用餐

的，由負(fù)責(zé)接待人員在辦公室領(lǐng)取酒水；否則由責(zé)任人承擔(dān)超出部份費(fèi)用；

（八）凡是用餐時(shí)領(lǐng)用香煙的，公司一律不給報(bào)銷，若確有必要，須提前在辦公室

（企管辦）領(lǐng)用。

（九）入住酒店的客人，公司只負(fù)責(zé)其住房費(fèi)用、早餐費(fèi)；此間發(fā)生的洗衣費(fèi)、小

酒巴費(fèi)用、有價(jià)電視費(fèi)等其他費(fèi)用，原則上公司不予支付；負(fù)責(zé)接待的人員需事先與客

人交待清晰。

第五條接待環(huán)境要求：

（一）所有廠區(qū)環(huán)境必須干凈整潔；

（二）附近社區(qū)的環(huán)境必須整齊有序；

（三）必須確保社區(qū)內(nèi)的安全；

（四）必須確保廠區(qū)內(nèi)部的安全；

（五）公司領(lǐng)導(dǎo)、員工行為符合規(guī)范，無不良行為；

（六）張貼歡迎標(biāo)語牌；

（七）提前檢查外部綠化、鮮花擺放是否按標(biāo)準(zhǔn)。

第六條會(huì)議室內(nèi)部布置：

（一）按人數(shù)要求安排桌椅、茶水、水果、企業(yè)介紹資料；

（二）提前控制好室內(nèi)溫度；

（三）提前準(zhǔn)備好企業(yè)錄相片，并試放，確保無誤；

（四）提前準(zhǔn)備好產(chǎn)品展示；

（五）提前準(zhǔn)備好需展示的材料幻燈片；

（六）提前在會(huì)議室準(zhǔn)備好幻燈片歡迎標(biāo)語；

（七）會(huì)議室內(nèi)部的綠化、鮮花擺放。

第七條責(zé)任劃分：

（一）辦公室（企管辦）：負(fù)責(zé)掌握所有的來訪信息：包括來訪人名單、人員級(jí)別，

人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，來訪目的，水果采購安排來訪需做的準(zhǔn)備工作；負(fù)責(zé)擬定接待日程通知相

關(guān)部門提前做好接待準(zhǔn)備并對(duì)接待安排進(jìn)行考核；禮品準(zhǔn)備，用餐安排、住宿安排、機(jī)

票預(yù)訂等；

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（三）總務(wù)部（科）：負(fù)責(zé)廠區(qū)內(nèi)環(huán)境和安全，保證所有通道暢通無阻；負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)

備好接待室內(nèi)開水，衛(wèi)生，水果購買、擺放，室溫，錄相的試放及準(zhǔn)備；重要接待時(shí)總

務(wù)部第一負(fù)責(zé)人必須在場，負(fù)責(zé)整個(gè)接待現(xiàn)場的協(xié)調(diào)安排工作；

（四）策劃科（企管辦）：集團(tuán)總部公關(guān)接待由策劃科負(fù)責(zé)聯(lián)系產(chǎn)品展示，按辦公室

提供的文字資料制作歡迎標(biāo)語牌，提供最新的公司宣傳片；分（子）公司公關(guān)接待中產(chǎn)

品展示與歡迎標(biāo)語由該公司企管辦負(fù)責(zé)。

（五）生產(chǎn)部（科）：負(fù)責(zé)所參觀通道的安全、衛(wèi)生、干燥，通道暢通；車間內(nèi)部秩

序井然有序（如有需要）；負(fù)責(zé)接待室內(nèi)部衛(wèi)生、空氣新鮮，無異味，茶水供應(yīng)，監(jiān)控鏡

頭播放；

（六）人資部（企管辦）：負(fù)責(zé)來訪事宜的文化宣傳；包括拍照、攝像；與前來參預(yù)

的新聞媒體認(rèn)識(shí)，并索要音像資料保存。

（七）各聯(lián)系接洽部門：來訪預(yù)約負(fù)責(zé)接待部門必須安排專人負(fù)責(zé)與對(duì)方接洽，確

定來訪人數(shù)、具體到訪時(shí)間及相關(guān)事宜并及時(shí)通知協(xié)助接待各相關(guān)部門，應(yīng)提前擬定接

待具體日程交辦公室存檔（含人員名單、職務(wù)、聯(lián)系電話、具體日程、禮品安排等）；

第八條接待相關(guān)事項(xiàng)：

（一）提前了解天氣情況，如有雨必須準(zhǔn)備好雨傘；

（二）提前將車輛安排好；

（三）安排好來訪的隨同人員，如司機(jī)、保衛(wèi)、秘書等；

（四）其他突發(fā)事項(xiàng)。

（五）接待人員應(yīng)注意個(gè)人的衣著及整體形象。

第九條按不同的分類確定接待級(jí)別：

（一）特級(jí)來訪：由集團(tuán)公司總裁辦公會(huì)成員負(fù)責(zé)接待，并提前在門口迎接，且全

程培同；

（二）一級(jí)來訪：指廳級(jí)、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、與公司有重要業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶的來訪；由集

團(tuán)公司總裁辦公會(huì)成員（或者分、子公司總經(jīng)理級(jí)成員）負(fù)責(zé)接待，并提前在門口迎接,

且全程陪同；

（三）二級(jí)來訪：指處級(jí)、區(qū)級(jí)、銀行領(lǐng)導(dǎo)的來訪；由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待，

提前在門口迎接；

（四）三級(jí)來訪：指科級(jí)以下的領(lǐng)導(dǎo)的來訪；由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待，提前在

門口迎接;

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約，到指定地點(diǎn)迎接；

4、辦公室（企管辦）或者具體負(fù)責(zé)部門應(yīng)隨時(shí)掌握來訪客人到達(dá)公司的時(shí)間，并及

時(shí)通知接待領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)在客人到達(dá)公司之前，提前在公司門口迎接；

5、由負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)將來訪客人迎接到接待室，安排客人入坐；

（九）總務(wù)部門禮儀小姐負(fù)責(zé)給客人泡茶，并確保10分鐘添加一次開水；

（十）人資部（企管辦）工作人員負(fù)責(zé)拍照、攝像，將歷史的瞬間載入公司發(fā)展的

史冊(cè);

（十一）由領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)客人來訪的目的，帶領(lǐng)客人參觀我公司產(chǎn)品展示，介紹公司發(fā)

展的相關(guān)情況，如有需要，放映公司的錄相片；

（十二）如有安排，由接待領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)客人參觀公司車間；

（十三）陪同客人到預(yù)訂好的酒店用餐；

（十四）客人如果完成此次來訪，需要預(yù)訂返程車票、機(jī)票的，由辦公室（企管辦）

與具體負(fù)責(zé)接待部門溝通，由辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)按客人要求安排；如需要送至車站、

機(jī)場的，具體負(fù)責(zé)接待部門應(yīng)按公司規(guī)定提前預(yù)約，辦公室（企管辦）賦予認(rèn)真安排配

合；

（十五）對(duì)接待工作進(jìn)行總結(jié)：將來訪人員名單、來訪具體事項(xiàng)、此次來訪入住酒

店、用餐、準(zhǔn)備禮品等具體情況詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，作為檔案資料保存。

第十一條用餐和住宿標(biāo)準(zhǔn)

（一）特級(jí)客人（國家、省、部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），原則上住五星級(jí)酒店套間以上標(biāo)準(zhǔn)的房間，

用餐每人標(biāo)準(zhǔn)500元以上；

（二）一級(jí)客人（廳級(jí)、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），原則上住四一一五級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)房間，用餐每人

按300擺布標(biāo)準(zhǔn)；

（三）二級(jí)客人（處級(jí)、區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），原則上住三一一四星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)房間，用餐標(biāo)

準(zhǔn)每人按100-200元標(biāo)準(zhǔn)；

（四）三級(jí)客人（科級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)），原則上住三星級(jí)酒店以下標(biāo)準(zhǔn)房間，用餐標(biāo)準(zhǔn)每

桌按500元標(biāo)準(zhǔn)（8-10人/桌）；

（五）普通客戶、業(yè)務(wù)人員，原則上在公司四樓用餐，我公司不安排房間，或者房

間費(fèi)用由客人自行支付。

第十二條各子（分）公司應(yīng)針對(duì)每次接待必須提前擬定接待日程，具體格式見（附

件），并提前反饋至集團(tuán)辦公室。

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第十三條各子（分）公司將區(qū)級(jí)以上接待資料包括（接待日程安排、、接待過程

的影像資料（照片）、接待過程的匯報(bào)材料）在每月20日前反饋至集團(tuán)辦公室郵箱

（.cn）,若當(dāng)月無重要接待，請(qǐng)發(fā)郵件注明。

第三章附則

第十四條本制度解釋權(quán)及監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸集團(tuán)公司辦公室。

第卜三條本制度自頒布之口起正式執(zhí)行。

附件：

青島市政府考察雨潤接待方案

一、時(shí)間：20Q4年6月11日下午17：00

二、來訪領(lǐng)導(dǎo)（一行十人擺布）：

青島市國資辦主任王安明

青島市國資辦副主任王建輝

青島市國資辦處長李茂喜

青島市國資辦主任科員（女）高衛(wèi)紅

青島市財(cái)政局處長王振海

青島市體改辦副處長陳軍

青島市勞動(dòng)局主任科員趙同遠(yuǎn)

青島市經(jīng)委處長王子路

三、接待領(lǐng)導(dǎo)：江蘇雨潤集團(tuán)祝義才董事長

江蘇雨潤集團(tuán)總裁畢國祥、董事張帆（全程陪同）

地華徐總

四、具體日程安排：

6月11日

13：00畢總裁、張總南京出發(fā)乘飛機(jī)至北京（航班號(hào)：MU5137）

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16：00畢總裁、張總北京機(jī)場迎接，聯(lián)系北京公司安排車輛接機(jī)

17：30入住酒店住宿

18：30北京公司安排酒店晚餐，由畢總、張總陪同

20：30晚餐結(jié)束，酒店歇息

6月12日

8：00酒店早餐

8：30酒店出發(fā)至北京公司參觀，畢總裁、張總陪同

9：00公司參觀座談，由北京雨潤李愛彬總經(jīng)理介紹公司情況

11：00結(jié)束參觀返回酒店

12：00午餐，畢總裁、張總、北京公司李愛彬總經(jīng)理陪同午餐

13：30酒店歇息

16：05乘座北京至黃山的飛機(jī)，請(qǐng)北京公司安排車輛送至機(jī)場

18：00到達(dá)黃山機(jī)場，黃山高爾夫酒店安排車輛及人員至機(jī)場迎接

18：30晚餐并歇息

6月13日

06：30早餐

07：00酒店出發(fā)至黃山風(fēng)景區(qū)，黃山高爾夫酒店安排車輛及人員全程陪同（乘覽車前山

上到達(dá)玉屏峰），下午乘最晚一班覽車下山

18：30酒店晚餐

20：30酒店歇息

6月14日

8：00酒店早餐

9：00祝義才董事長陪同客人參觀高爾夫酒店并介紹酒店情況

12：00午餐，由祝義才董事長宴請(qǐng)

13：30黃山出發(fā)至南京

18：30到達(dá)南京入住僑鴻皇冠酒店

19：00僑鴻貴賓樓（金龍廳）

21：00回酒店歇息

注：青島國資辦主任王安明將于15日到達(dá)南京（08：05青島起飛），9：00安排車輛到

機(jī)場接機(jī)（接回僑鴻皇冠酒店歇息）。另14日紅星集團(tuán)副總楊廠軍及總經(jīng)理助理夏有波

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將從貴州乘飛機(jī)到達(dá)南京（時(shí)間待定），請(qǐng)安排車輛接機(jī)。

6月15

8：30酒店早餐

9：00酒店出發(fā)至南京市內(nèi)游玩i中山陵、總統(tǒng)府）

11：30僑鴻貴賓樓午餐（衡山廳），由畢總裁、張總陪同

13：30中午歇息

14：30酒店出發(fā)至雨潤集團(tuán)總部參觀，請(qǐng)集團(tuán)做好接待安排

15：30到月安花園康居示范工程參觀

16：00月安花園至地華房地產(chǎn)會(huì)議室座談，由畢總介紹雨潤集團(tuán)情況

18：30夫子廟金陵春晚餐，由畢總裁、張總陪同

20：30返回酒店，歇息

6月16日

結(jié)束行程，離開南京。

江蘇雨潤食品產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司

2004-6-10

禮（贈(zèng)）品管理工作

第一章總則

第一條為規(guī)范公司禮（贈(zèng)）品的管理，特制訂本制度。

第二條本制度合用于集團(tuán)公司及所屬各分（子）公司、部門禮（贈(zèng)）品的管理，

各子（分）公司也可參照本制度精神自行制訂相關(guān)規(guī)定。

第二章管理?xiàng)l例

第三條禮品請(qǐng)購

（一）禮品保管員根據(jù)禮品的日常用量，制訂出禮品的最高、最低庫存量。

（二）保管員要關(guān)注庫存量，當(dāng)禮品庫存量達(dá)到的最低庫存量時(shí)，要及時(shí)做好禮品采

購計(jì)劃，將計(jì)劃報(bào)辦公室（企管辦）。

（三）節(jié)日期間的禮品用量要提前做禮品計(jì)劃，由辦公室確定采購數(shù)量。

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（四）辦公室根據(jù)禮品采購計(jì)劃，權(quán)衡時(shí)限緩急，安排采購。

第四條禮品采購

（一）辦公室（企管辦）安排用車，指定人員上市場采購，其采購員對(duì)采購質(zhì)量、價(jià)

格和全過程負(fù)責(zé)。

（二）禮品的采購員須對(duì)購買的禮品貨比三家，進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)。

（三）凡公司派車的市內(nèi)禮品購買，駕駛員須同行，并由駕駛員在采購禮品發(fā)票上簽

字證明。

（四）各公司的禮品采購由辦公室（企管辦）報(bào)計(jì)劃至該公司供應(yīng)科統(tǒng)一采購。

第五條禮（贈(zèng)）品的繳庫

（一）所有因工作關(guān)系獲贈(zèng)的、價(jià)值超過30元（含）的禮品應(yīng)交到辦公室統(tǒng)一管理。

對(duì)于獲贈(zèng)價(jià)格超過2000元（含）以上的禮品，應(yīng)按公司固定資產(chǎn)管理辦法的要求（具體

參照《固定資產(chǎn)管理制度》）,辦理繳庫和出庫手續(xù)。

（二）采購的禮品與獲贈(zèng)的禮品繳庫時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格填寫繳庫單。

（三）繳庫單填寫要求：對(duì)繳庫部門或者個(gè)人、時(shí)間、禮品名稱及規(guī)格、單位、數(shù)量

逐項(xiàng)詳細(xì)填寫，不得遺漏。驗(yàn)收人、記帳、繳庫人簽字生效。繳庫單一式四聯(lián)、一聯(lián)留

存、一聯(lián)記帳（保管員登臺(tái)帳用）、一聯(lián)交繳庫部門或者個(gè)人。

（四）保管員必須在貨物入庫后方可辦理繳庫手續(xù)，手續(xù)的辦理必須在采購當(dāng)天辦清，

不得遲延，否則責(zé)任由采購員承擔(dān)。

（五）對(duì)非購禮（贈(zèng)）品的退庫，應(yīng)視為特殊繳庫，保管員當(dāng)日填寫繳庫單，詳細(xì)備

注原因，經(jīng)過辦公室負(fù)責(zé)人審核后，對(duì)該禮品單獨(dú)存放，建立贈(zèng)品臺(tái)帳。各分（子）公

司必須在贈(zèng)品繳庫單上注明贈(zèng)送禮品的單位、人員職務(wù)等，并要求在書面臺(tái)帳上登記清

楚、完整。

第六條禮品庫管理

（一）禮品保管人員在其任職期間，對(duì)因管理不當(dāng)造成的損失負(fù)全部責(zé)任。

（二）在保管人員請(qǐng)假或者其它原因不在崗時(shí)，與暫時(shí)代理人員須有書面交接，沒有

交接或者交接不清的，責(zé)任仍由,呆管員負(fù)責(zé)。

（三）禮品庫保管員有權(quán)拒絕和阻撓閑雜人員進(jìn)入禮品庫。

（四）禮品要分類擺放整齊，嚴(yán)格將贈(zèng)品、與禮品分開存放，入柜上架防擠壓碰碎；

庫房門窗關(guān)嚴(yán)、柜櫥鎖好確保安全。

第七條禮品的領(lǐng)用

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（一）各部門根據(jù)需求到辦公室禮品庫開出庫單，由部門負(fù)責(zé)人簽字，辦公室（企管

辦）主任審核簽字（特殊緊急情況，可經(jīng)辦公室（企管辦）主任書面允許領(lǐng)用，但須在

一天內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)）。

（二）領(lǐng)料單須逐項(xiàng)填寫清晰，保管員應(yīng)嚴(yán)格查看是否有辦公室（企管辦）主任、領(lǐng)

料部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng)料經(jīng)辦人簽字，用途、品種、數(shù)量等內(nèi)容是否清晰，否則視為無效領(lǐng)

料單。保管員在單據(jù)不合要求或者沒有領(lǐng)料單的情況下發(fā)貨，責(zé)任由其本人承擔(dān)。

（三）領(lǐng)料單一式三聯(lián)：一聯(lián)留存、一聯(lián)記帳、一聯(lián)交領(lǐng)料經(jīng)辦人。

（四）禮品保管員根據(jù)已簽批的領(lǐng)料單，將禮品分門別類分級(jí)、分等，領(lǐng)料經(jīng)辦人當(dāng)

面清查禮品實(shí)物與領(lǐng)料單是否相符，確認(rèn)無誤后，方可包裝。

第八條禮品的退庫

（一）對(duì)沒實(shí)用完的禮品，原領(lǐng)料部門或者領(lǐng)料經(jīng)辦人要即將辦理退庫手續(xù)。

（二）退庫時(shí)，保管員認(rèn)真點(diǎn)驗(yàn)，準(zhǔn)確、完整地用紅字填制領(lǐng)料單，辦理退庫手續(xù)。

紅字領(lǐng)料單一式三聯(lián)：一聯(lián)留存，一聯(lián)記帳，一聯(lián)留退庫人存查，紅字領(lǐng)料單經(jīng)雙方簽

字確認(rèn)。

第九條禮品臺(tái)帳處理

（一）禮品臺(tái)帳由禮品保管員建立，按品名分頁建立數(shù)量金額多欄式臺(tái)帳。

（二）繳庫單、領(lǐng)料單、禮品退庫時(shí)的紅字領(lǐng)料單，要妥善保管，保管員按編號(hào)逐筆

記入臺(tái)帳，單據(jù)聯(lián)成冊(cè)存放，不得遺失。

（三）各類單據(jù)不得隨意涂改，發(fā)生涂改的單據(jù)作廢，必須注明原因并重新開單據(jù)。

（四）每日的禮品收、發(fā)、退等單據(jù)必須于當(dāng)日入帳，做到E清，確保帳實(shí)相符。

（五）保管員應(yīng)時(shí)常自行帳實(shí)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，查明原因，不得私自將帳做

平。

（六）每月21日，禮品保管員必須提交月結(jié)報(bào)告至各分（子）公司財(cái)務(wù)部（科）。

第三章考核辦法

第十條采購員、保管員、領(lǐng)料經(jīng)辦人，證明人作假者，一經(jīng)查出，十倍賠償經(jīng)濟(jì)

損失并開除。

第十一條請(qǐng)購單填寫不清晰，導(dǎo)致誤購的；禮品采購員未做到貨比三家，高價(jià)購

買的；禮品庫管理人員因工作失誤導(dǎo)致禮品虧損的。損失由責(zé)任人承擔(dān)。

第十三條浮現(xiàn)下列情形的，扣除責(zé)任人績效獎(jiǎng)金10-20元/次：

1、因庫存不足影響使用的；

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2、禮品的繳、領(lǐng)、退等手續(xù)不清的；

3、臺(tái)帳混亂不清，無月報(bào)表和庫存清單的；單據(jù)保管不善造成破損或者遺失的；

4、辦公室未實(shí)施監(jiān)督與定期盤存的；

5、未按要求領(lǐng)、退禮品的。

第十四條禮品保管員在包裝禮品時(shí)，若領(lǐng)料經(jīng)辦人不進(jìn)行現(xiàn)場清點(diǎn)，導(dǎo)致浮現(xiàn)誤

差的，責(zé)任全由領(lǐng)料經(jīng)辦人承擔(dān)。

第四章附則

第十五條本制度解釋權(quán)和監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸辦公室。

第卜六條本制度自頒布之口起正式執(zhí)行，前期相關(guān)規(guī)定自行廢止。

酒店預(yù)訂工作制度

第一章總則

第一條為規(guī)范公司訂房、訂餐的管理，特制訂本制度。

第二條本制度合用于集團(tuán)公司辦公室，各子（分）公司可參照制定相關(guān)的制度。

第二章訂房管理?xiàng)l例

第三條辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)公司客人的客房預(yù)訂工作，根據(jù)所訂客房的付款方

式，將訂房分為兩種：公司統(tǒng)一付款客房和客人自付款客房。

第四條公司統(tǒng)一付款。

1、各部門（各分公司）若有客人，需要安排住宿的，由各部門（各分公司）按客人

要求和具體情況通知辦公室，由辦公室（企管辦）統(tǒng)一安排訂房0

2、各部門（各分公司）必須將客人姓名、入住時(shí)間、我方愿承擔(dān)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)或者星

級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（若客人有自己的酒店喜好或者要求，也必須列明）、客房間數(shù)、客房標(biāo)準(zhǔn)、入住

天數(shù)、由公司統(tǒng)一付款所含事項(xiàng)，如：全付，除購物娛樂外所有費(fèi)用（普通情況下，我

方不支付購物和娛樂費(fèi)用）等以書面形式通知辦公室（企管辦）；

3、辦公室（企管辦）相關(guān)責(zé)任人根據(jù)需求部門（需求分公司）的要求辦理預(yù)訂手續(xù),

并以傳真形式發(fā)送至各酒店客房預(yù)訂處，傳真上必須加蓋辦公室（企管辦）公章；

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4、辦公室接到預(yù)訂回執(zhí)確認(rèn)無誤后，將回執(zhí)與原傳真裝訂歸類相應(yīng)文件夾（辦公室

按不同的酒店進(jìn)行歸類）；

5、對(duì)于所預(yù)訂的房間，必須根據(jù)要求在《辦公室住房登記表》完整登記，便于查找

和統(tǒng)計(jì)月末費(fèi)用劃分；

第五條客人自付款訂房。

1、辦公室（企管辦）根據(jù)需求部門要求，為客人預(yù)訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)住房（預(yù)訂程序同上,

可以口頭形式通知）；

2、辦公室相關(guān)責(zé)任人以傳真形式將所需預(yù)訂客房要求發(fā)送至相關(guān)酒店，無需加蓋辦

公室公章，同時(shí)注明費(fèi)用由客人自付，收到酒店回執(zhí)后，與原傳真一起留存，便于核查。

第六條更改訂房

1、各部門（各分公司）若因客觀需要或者其他任何原因需要更改訂房的，必須提前

通知辦公室（企管辦）；

2、辦公室（企管辦）責(zé)任人必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)通知酒店更改訂房；

3、有關(guān)更改訂房的書面文件必須留存?zhèn)洳椤?/p>

第七條例外情況

1、由于國際上的訂房（除了中國大陸）必須于兩至三天前確認(rèn)，一旦確認(rèn)后即無法

取銷，所以在聯(lián)系香港和國際訂房時(shí)，必須考慮到這個(gè)因素，必須提前三天將行程與當(dāng)

事人確認(rèn)并由當(dāng)事人簽字后，方可與酒店或者中介機(jī)構(gòu)確認(rèn)訂房；

2、國內(nèi)的酒店有一項(xiàng)規(guī)定，即早上6：00之前入住和下午12：00之后退房必須加收

半天房費(fèi)；有關(guān)這一點(diǎn)，我們?cè)谟喎炕蛘咭虿豢煽卦蜓舆t退房時(shí)必須事先或者及時(shí)與

酒店

的銷售人員聯(lián)系，要求減免半天的房費(fèi)；

第三章訂餐管理?xiàng)l例

第八條各部門（份子公司）根據(jù)業(yè)務(wù)辦理情況和其他情況，如需請(qǐng)客人在酒店用餐，

必須事先口頭通知辦公室（企管辦），由辦公室（企管辦）按需求部門的要求，負(fù)責(zé)預(yù)訂

包偶爾桌位，辦公室（企管辦）相關(guān)責(zé)任人必須問清需求部門或者責(zé)任人需預(yù)訂的酒店

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標(biāo)準(zhǔn)（如有具體酒店要求的，根據(jù)要求辦理；如有標(biāo)準(zhǔn)的，辦公室（企管辦）責(zé)任人根

據(jù)

標(biāo)準(zhǔn)自行確定）、用餐人數(shù)、就餐時(shí)間、桌位標(biāo)準(zhǔn)、就餐標(biāo)準(zhǔn)（如每人的用餐標(biāo)準(zhǔn)）等。

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第九條辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)預(yù)訂人員在確認(rèn)需求部門的具體要求后，根據(jù)要求進(jìn)

行預(yù)訂，如因客觀原因（如預(yù)訂較遲等）導(dǎo)致需求部門要求的桌位緊張或者缺少的，必

須征求需求部門責(zé)任人的意見后方可更改預(yù)訂；

第十條辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)預(yù)訂人員在預(yù)訂時(shí)必須確認(rèn)酒店負(fù)責(zé)人的姓名、預(yù)訂

地點(diǎn)（包間號(hào)或者桌牌號(hào)）；

第十一條普通情況下，為了避免浮現(xiàn)有私人用餐的情況，所有的用餐費(fèi)用由公司

或者分公司接待人員直接以現(xiàn)金形式支付，不允許簽單，辦公室（企管辦）人員必須

在當(dāng)事人預(yù)訂時(shí)交待清晰，特殊情況可經(jīng)確認(rèn)后定：

第十二條每次由辦公室（企管辦）預(yù)訂的宴會(huì)，辦公室（企管辦）負(fù)責(zé)安排的人

員必須根據(jù)要求進(jìn)行書面登記，以備查；

第四章費(fèi)用結(jié)算（訂房和訂餐）

第十三條公司與酒店簽有住房協(xié)議的，原則上每一個(gè)月結(jié)算一次；

第十四條酒店的帳務(wù)結(jié)算包括用餐和住房；

第十五條每月固定日期，由酒店負(fù)責(zé)聯(lián)系我公司的銷售工作人員將帳單和發(fā)票送

（寄）至公司責(zé)任人：

第十六條由責(zé)任人在一周內(nèi)與公司的訂房和訂餐記錄進(jìn)行核對(duì)（包括簽單、住房

的天數(shù)、住房的價(jià)格、電話、洗衣等），若有不相符的，除了與當(dāng)時(shí)的當(dāng)事人核對(duì)外，還

必須與酒店核對(duì)，若酒店計(jì)算有誤，必須進(jìn)行索賠，直至與記錄相符為止；

第十七條核對(duì)無誤后，向酒店索要同等金額的發(fā)票，由責(zé)任人按要求填寫資金計(jì)

劃單，交部門負(fù)責(zé)人審批后，交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)開具支票或者同城匯票，結(jié)清該月的帳務(wù)，

同時(shí)做好資金往來臺(tái)帳的登記工作；

第十八條責(zé)任人必須根據(jù)訂房和訂餐時(shí)的記錄，將所發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行分類,并在

財(cái)務(wù)上進(jìn)行劃分；

第十九條責(zé)任人根據(jù)公司規(guī)定手續(xù)，將發(fā)票和帳單整理好到財(cái)務(wù)報(bào)銷；

第二十條責(zé)任人將報(bào)銷完畢的發(fā)票交給財(cái)務(wù)開具支票或者匯票，由會(huì)計(jì)在《辦公室

往來帳務(wù)登記表》上簽字，同時(shí)在資金往來臺(tái)帳上做好注銷登記。

第五章附則

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江蘇雨潤集團(tuán)制度版號(hào)：1文mH號(hào)：YRBGS-2004-001分發(fā)號(hào):

第二十一條本制度解釋權(quán)利監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸辦公室。

第二十二條本制度自頒布之日起正式執(zhí)行，前期相關(guān)規(guī)定自行廢止。

票務(wù)處理工作制度

第一章總則

第一條為規(guī)范公司票務(wù)處理，明確票務(wù)處理的工作內(nèi)容，特制訂本制度。

第二條本制度合用于集團(tuán)公司辦公室，各子(分)公司可參照制定相關(guān)的制度。

第二章購買機(jī)票流程

第三條機(jī)票預(yù)訂

需乘座飛機(jī)的公司規(guī)定級(jí)別人員或者經(jīng)批準(zhǔn)的人員向辦公室提出訂購機(jī)票的要求，同

時(shí)提供所出差的時(shí)間、航空公司等。辦公室人員進(jìn)行以下操作：

1、辦公室工作人員按需求人的要求進(jìn)行航班、票價(jià)、機(jī)型等情況的查詢，并及時(shí)將

情況反饋至需求人員，得到確認(rèn)后，請(qǐng)需求人提供乘機(jī)人準(zhǔn)確姓名和證件號(hào)碼；

2、辦公室工作人員根據(jù)具體要求向航空售票處預(yù)訂機(jī)票，并要求申請(qǐng)最低折扣。一

般情況下，提前一天出票，若當(dāng)天出票，必須確保乘機(jī)人能乘上飛機(jī)；出票前再次征得

需求人的確認(rèn)；

3、國際機(jī)票的預(yù)訂原則上必須提前一個(gè)月至半個(gè)月，特殊情況可適當(dāng)調(diào)整；

(1)由于國際機(jī)票不同的路線和航班有不同的價(jià)格，為了節(jié)約成本，同時(shí)也為了乘

機(jī)人能安全舒適地乘機(jī)，必須在行程初步定好之前一個(gè)月至半個(gè)月內(nèi)預(yù)訂機(jī)票艙位；

(2)必須在不同的售票處進(jìn)行詢價(jià)，挑選最低價(jià)格購票，如有特殊需要訂頭等艙或

者公務(wù)艙的，也需在不同的售票處詢價(jià)；在最低價(jià)格的售票點(diǎn)先預(yù)訂艙位，并報(bào)上乘

機(jī)人姓名，并與對(duì)方談價(jià)，在最大可能的條件下獲得最合理的價(jià)格；

第四條機(jī)票確認(rèn)

1、客人機(jī)票的處理方法

(1)征得需求人(客人或者本公司負(fù)責(zé)接待的人員)的確認(rèn)后，通知航空售票處出票,

并根據(jù)需要，將票送至公司或者客人手中，同時(shí)確定好付款的方式；

(2)普通較為重要的客人，機(jī)票都由我公司付費(fèi)；商務(wù)方面的客人，費(fèi)用由客人自

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付；咨詢接待人員后確定；

(3)時(shí)間寬裕的情況下，機(jī)票送至公司，由辦公室工作人員負(fù)責(zé)現(xiàn)金結(jié)算，辦公室

工作人員按財(cái)務(wù)制度借款；

(4)辦公室工作人員請(qǐng)對(duì)方人員在現(xiàn)金(支票)簽收表上簽收；

(5)如機(jī)票不能收回，辦公室人員必須將報(bào)銷聯(lián)事先復(fù)印好，以備報(bào)銷，同時(shí)必須

在《訂票登記表》上注明該張機(jī)票以復(fù)印件報(bào)銷，原件不得再作為報(bào)銷憑證字樣；

(6)機(jī)票的報(bào)銷由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，辦公室工作人員負(fù)責(zé)將該筆費(fèi)用劃歸接待人所

在部門，同時(shí)經(jīng)當(dāng)事人簽字確認(rèn)：

(7)如因時(shí)間較緊，需將機(jī)票直接送到客人手中或者必須直接在機(jī)場取票，而費(fèi)用

又必須由我方支付，由接待人員支付，并憑機(jī)票或者機(jī)票復(fù)印件報(bào)銷，同時(shí)辦公室工

作人員必須在《訂票登記表》上注明詳細(xì)情況；

2、本公司人員機(jī)票的處理方法

(1)對(duì)于本公司總經(jīng)理助理及以上人員，如需訂購機(jī)票，普通情況下，機(jī)票送到公

司，由辦公室工作人員從財(cái)務(wù)上支取現(xiàn)金購票，并在《訂票登記表》上注明票款支付情

況，事后與當(dāng)事人要回現(xiàn)金抽條，或者收回機(jī)票由辦公室報(bào)銷后抽條，或者由當(dāng)事人事

先付款，或者直接將票送至當(dāng)事人手中；

(2)如遇緊急情況，需在機(jī)場直接取票的，由乘機(jī)人直接在機(jī)場付款后取票，辦公

室只負(fù)責(zé)前期的訂票工作；

(3)對(duì)于其他非總經(jīng)理助理級(jí)以上人員，如需訂機(jī)票，可先預(yù)訂，但必須與所指明

的授權(quán)委托人聯(lián)系，并得到證實(shí)后方可出票；

(4)此類票款由當(dāng)事人自行在財(cái)務(wù)上借款后交至辦公室，辦公室人員不得給其墊付

機(jī)票款：如遇緊急情況需直接在機(jī)場出票的.由當(dāng)事人直接支付：

(5)此類人員的機(jī)票報(bào)銷，必須有授權(quán)人的簽字，財(cái)務(wù)部方可報(bào)銷。

(6)無論何種情況下，訂票人必須做好訂票記錄，以備查；對(duì)于打折機(jī)票，訂票人

必須做好記錄，月底進(jìn)行匯總后，計(jì)入辦公室真實(shí)效益中。

3、國際機(jī)票的確認(rèn)

(1)國際機(jī)票普通情況下為往返機(jī)票，在出行的行程確定之后，通知售票處出票；

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江蘇雨潤集團(tuán)制度版號(hào)：1文件編號(hào)：YRBGS-2004-001分發(fā)號(hào)：

(2)國際票除了機(jī)票外，售票處還必須出具與我方所付金額相同的發(fā)票，由辦公室

支付票款，并報(bào)銷發(fā)票，費(fèi)用劃分至各相關(guān)人員所在部門，所有的國際機(jī)票票根不得在

財(cái)務(wù)上報(bào)銷；

第五條機(jī)票的改簽和退票

1、改簽

(1)機(jī)票已經(jīng)出票，但因客觀原因，乘機(jī)人不能乘機(jī)，當(dāng)事人必須事先通知辦公室,

辦公室在同一時(shí)間通知售票處，講明情況，通知不乘座此次航班；

(2)如果此乘機(jī)人時(shí)常往返于該票所示的兩個(gè)城市，或者定于最近幾天或者幾個(gè)月

內(nèi)肯定會(huì)再用此行程票，可將票留好，在下一次確認(rèn)行程后，在售票處改簽(改簽票

必須是同一航空公司、同一人乘座)；

(3)如不能確定何時(shí)能再去該城市，必須在飛機(jī)起飛前兩小時(shí)內(nèi)通知售票處退票；

2、退票

(1)如因客觀原因，乘機(jī)人不能乘坐所定航班，乘機(jī)人必須在飛機(jī)起飛前兩小時(shí)或

者更長的時(shí)間通知辦公室，辦公室工作人員應(yīng)在同一時(shí)間通知售票處；

(2)如該乘機(jī)人員不能確定乘坐此航班，辦公室工作人員應(yīng)及時(shí)通知售票處將此票

作退票處理；

(3)如有退票，公司應(yīng)承擔(dān)部份退票費(fèi)，按不同的時(shí)間分別為5