第六章-秘書的特殊能力(二)

第六章秘書的特殊能力秘書信息處理案例分析

總經(jīng)理一天三次電話詢問(wèn)辦公室信息秘書小王，了解南方市場(chǎng)的銷售情況。小王一連打了好幾次長(zhǎng)途電話，總公司南方辦事處主任都不在家，得不到答復(fù)。總經(jīng)理要外出辦事，臨出門還叮囑小王及時(shí)了解南方市場(chǎng)的情況，只要南方銷售形勢(shì)好，便可調(diào)整下一季度的生產(chǎn)任務(wù)，使企業(yè)再上一個(gè)臺(tái)階。小王中午也沒(méi)有休息，終于打通了長(zhǎng)途電話，接電話的正好是南方辦事處吳主任?！皡侵魅螁?我是總公司辦公室王秘書。總經(jīng)理急需了解你們的銷售情況?！薄拔覀兊匿N售形勢(shì)大好啊!我正忙著與港商洽談十萬(wàn)套西服的出口合同呢!面料和樣式與上次一樣?！薄澳翘昧?能成功嗎?”小王問(wèn)?！肮烙?jì)問(wèn)題不大!意向書已經(jīng)草簽，今天下午四時(shí)進(jìn)一步洽談細(xì)節(jié)，然后簽訂合同?！眳侵魅握f(shuō)。“那我下午四點(diǎn)半等您的準(zhǔn)確消息?！薄八狞c(diǎn)半我還有個(gè)應(yīng)酬。我讓辦事處小李給你回個(gè)電話?！毙⊥鮿偡畔码娫挘偨?jīng)理的秘書小劉又打來(lái)電話問(wèn)南方的銷售情況?！皡侵魅握f(shuō)，南方形勢(shì)大好，正在與港商洽談十萬(wàn)套西服的出口合同。”小王興高采烈地說(shuō)?！俺晒Φ陌盐沾髥?”小劉問(wèn)?！皡侵魅握f(shuō)，今天下午四點(diǎn)正式簽約。面料和樣式與上次一樣”?！澳蔷褪钦f(shuō)，只有簽約的手續(xù)了?”小劉又問(wèn)。“是的。”小王肯定地說(shuō)：“我接到簽約回電后馬上告訴你”。小劉接電話后，在總經(jīng)理寫字桌的記事本上寫道：“辦公室小王接到南方辦事處吳主任電話，與港商洽談出口十萬(wàn)套西服合同，面料和樣式與上次一樣。今天下午四點(diǎn)正式簽約。小劉記錄?！毕挛缥妩c(diǎn)二十分，總經(jīng)理回到辦公室，急忙翻閱記事簿，看了小劉的記錄后非常高興。他撥通電話，要求采購(gòu)員按上次要求購(gòu)進(jìn)面料，通知設(shè)計(jì)部門做好準(zhǔn)備，維修部門抓緊維護(hù)設(shè)備，生產(chǎn)部門準(zhǔn)備另外招收一批熟練技工……時(shí)間就是金錢，總經(jīng)理?yè)屧跁r(shí)間前面調(diào)兵遣將，一直忙到晚上七點(diǎn)半還沒(méi)有吃飯。下午四點(diǎn)半，辦公室小王一連接到北方辦事處、西北辦事處的兩個(gè)長(zhǎng)途電話，一直打到下午五點(diǎn)半。剛放下電話，上海的男朋友又打來(lái)長(zhǎng)途，商量結(jié)婚物資采購(gòu)和蜜月旅行路線，一直談了兩個(gè)多鐘頭，柔情蜜意中連吃飯的事也給忘了。直到男朋友掛斷電話，小王才想起南方辦事處的重要電話還未接到。這時(shí)已快八點(diǎn)了，她一撥通南方辦事處，小李開(kāi)頭一句就吼道：“怎么搞的?我撥了幾個(gè)鐘頭電話，總是占線，你的電話撥不通，總經(jīng)理的電話也撥不通“合同簽了嗎?”小王來(lái)不及解釋，打斷小李的話問(wèn)道?！皼](méi)簽成!生意讓深圳一家公司搶去了。人家更有優(yōu)勢(shì)，吳主任氣得高血壓病也犯了，住院去了。”小王趕快撥總經(jīng)理的辦公室電話。總經(jīng)理辦公室無(wú)人接，小劉也下班了。她又把電話打到總經(jīng)理家里，家里說(shuō)他沒(méi)回來(lái)。最后，好不容易在大富酒樓里找到了總經(jīng)理?！笆裁?談判失敗?”總經(jīng)理一聽(tīng)，手里的酒杯也落地了。他知道高檔面料已經(jīng)購(gòu)進(jìn)，現(xiàn)在只有壓在倉(cāng)庫(kù)里……重大的經(jīng)濟(jì)損失不可避免，總經(jīng)理、吳主任、小王、小劉、小李像害了一場(chǎng)大病。公司的前途，個(gè)人的去留，使他們忐忑不安……這個(gè)案例說(shuō)明了什么問(wèn)題？1．秘書給領(lǐng)導(dǎo)者提供信息一定要準(zhǔn)確可靠。2．秘書對(duì)重要信息的跟蹤與反饋一定要連續(xù)不斷。3．秘書對(duì)重要信息的傳輸渠道，一定要保持暢通。第三節(jié)秘書的信息處理能力一、信息及其特性

信息是一個(gè)社會(huì)概念，它是社會(huì)共享的人類一切知識(shí)、學(xué)問(wèn)以及從客觀現(xiàn)象提煉出來(lái)的各種消息總和。一、秘書處理信息的重要性

（1）秘書處理信息可以維持一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)（2）秘書處理信息可以全面掌握情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題（3）秘書處理信息是當(dāng)好參謀與助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一種有效方法。

二、

秘書收集信息的作用

(1)廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息)，起領(lǐng)導(dǎo)的耳目作用。

(2)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、計(jì)劃以及各種政策、法令，起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用。

二、

秘書收集信息的作用

(3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)宣傳貫徹領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各項(xiàng)決策，督促檢查決策的執(zhí)行情況，起到領(lǐng)導(dǎo)的喉舌作用和信息反饋?zhàn)饔谩?/p>

(4)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)與各方面取得工作聯(lián)系，起到橋梁作用。(5)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)性工作，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手作用。小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分配來(lái)的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽(tīng)人說(shuō)過(guò)信息是資源，是財(cái)富，但究竟它的價(jià)值有多大，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用，總感到說(shuō)不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)上，辦公室盧主任讓小張做記錄，他才對(duì)信息工作有了切身的理解。會(huì)上，管設(shè)備的副廠長(zhǎng)提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點(diǎn)投放到購(gòu)買機(jī)械設(shè)備上。管財(cái)務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長(zhǎng)都表示支持。當(dāng)廠長(zhǎng)正要拍板決斷時(shí)，盧主任說(shuō)他想向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一個(gè)新情況，供領(lǐng)導(dǎo)們參考。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向了他。秘書信息處理案例分析

“我先說(shuō)幾條信息請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國(guó)糧食進(jìn)入市場(chǎng)后，糧價(jià)上調(diào)的趨勢(shì)十分明顯；二是國(guó)際上幾個(gè)主要糧食進(jìn)口量大的國(guó)家今年均遭自然災(zāi)害，國(guó)際性糧食歉收趨勢(shì)已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料產(chǎn)量區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢(shì)從事投資少見(jiàn)效快的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計(jì)，近期糧價(jià)必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲0．2至0．5元之間；我廠每年工業(yè)原料用糧10萬(wàn)噸，按每千克原料用糧上漲0．3元計(jì)算，每噸將上漲300元，10噸就是3000元，全年就是3千萬(wàn)!因此，我建議當(dāng)務(wù)之急是在糧食漲價(jià)前購(gòu)進(jìn)原料，這樣可以降低成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力，獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。然后再把獲得的盈利投入技術(shù)改造；由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力增強(qiáng)了，我們進(jìn)行技術(shù)改造的起點(diǎn)可以更高些，最好能達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?！北R主任的發(fā)言結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算器仔細(xì)地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著腮在沉思……過(guò)了一會(huì)兒，廠長(zhǎng)的發(fā)言打破了寂靜：“盧主任提出了一個(gè)值得我們深思的問(wèn)題。我同意他對(duì)糧食價(jià)格變化所作的分析和預(yù)測(cè)。擺在我們面前的問(wèn)題，是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改造，還是先購(gòu)進(jìn)即將漲價(jià)的原料，取得經(jīng)濟(jì)效益后再以更大的投入進(jìn)行高起點(diǎn)的技術(shù)改造。請(qǐng)大家對(duì)這兩個(gè)方案再議一議?！贝蠹移咦彀松嘤懻撈饋?lái)，會(huì)議氣氛十分活躍。經(jīng)過(guò)反復(fù)比較、分析、論證，廠領(lǐng)導(dǎo)最后一致同意采納盧主任的建議：先購(gòu)進(jìn)糧食原料，再進(jìn)行技術(shù)改造。后來(lái)的事實(shí)證明，盧主任的預(yù)測(cè)是完全正確的，他的方案使企業(yè)獲得了巨大的利潤(rùn)，整整多賺了一個(gè)億!小張敬佩地對(duì)盧主任說(shuō)：“看來(lái)信息是金錢的說(shuō)法一點(diǎn)不假!您是怎樣獲得這些信息的呢?”盧主任說(shuō)：“信息變化極快，信息工作無(wú)止境。這次我們雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等待我們?nèi)ラ_(kāi)掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會(huì)從你眼皮底下溜走。淘金，把小張引入了對(duì)信息工作的深層思索從這件事中，你對(duì)信息工作有哪些啟發(fā)？參考答案1．信息是領(lǐng)導(dǎo)者正確決策的重要依據(jù)。2．信息具有重要的價(jià)值。3．信息是一種重要的資源，需要秘書人員努力開(kāi)發(fā)。4．信息是秘書發(fā)揮參謀咨詢作用的有效途徑。三、秘書處理信息的基本要求（1）信息的收集方面，秘書人員不應(yīng)該坐在辦公室里被動(dòng)地接受信息、等信息，而應(yīng)該積極主動(dòng)地去收集信息。（2）信息的歸納整理方面，秘書將收集整理來(lái)的信息進(jìn)行歸納分類，即要根據(jù)信息自身的特征將同一種類的信息集中在一起，這是信息加工的初級(jí)階段。三、秘書處理信息的基本要求（3）信息篩選鑒定方面，秘書人員必須能夠?qū)Ω鞣N信息進(jìn)行分析加工、概括和總結(jié)，這是信息處理的重要環(huán)節(jié)。（4）信息的提供利用方面，秘書人員收集信息、加工處理信息，七目的就是為了利用信息，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，為群眾服務(wù)。四、秘書信息處理能力的培養(yǎng)1、增強(qiáng)信息管理意識(shí)2、掌握科學(xué)的信息處理方法

案例：部門經(jīng)理之間的矛盾

李明是公司銷售部總經(jīng)理，劉峰是市場(chǎng)部的副總經(jīng)理。公司剛成立的時(shí)候，他倆都在銷售部，是工作上的搭檔。但他們兩個(gè)人工作作風(fēng)完全不同，李明在工作上一向大刀闊斧，而劉峰則精益求精。由于兩人性格上的差異，再加上一些個(gè)人之間的恩怨，所以幾年來(lái)他倆一直不和，這在公司內(nèi)部幾乎是公開(kāi)的秘密。老總剛從集團(tuán)總部調(diào)來(lái)不久，想打開(kāi)歐洲市場(chǎng)。于是準(zhǔn)備派李明和劉峰去參加下個(gè)月的萊比錫國(guó)際博覽會(huì)，同時(shí)考察歐洲市場(chǎng)。秘書于雪在與老總接觸過(guò)程中無(wú)意中知道了老總的這個(gè)想法。

面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？

案例：部門經(jīng)理之間的矛盾

現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：A、如果老總問(wèn)自己派他們兩人帶隊(duì)去歐洲是否合適，就說(shuō)自己不清楚。B、

主動(dòng)向老總報(bào)告：聽(tīng)銷售部于娜說(shuō)，劉峰與李明曾在飯?zhí)脛?dòng)手打過(guò)架。C、如果老總問(wèn)自己劉峰與李明的關(guān)系如何，就說(shuō)他們兩人因?yàn)樾愿竦确矫娴脑?，在工作中確實(shí)有些矛盾。D、如果老總不問(wèn)自己就不說(shuō)這件事。E、

如果老總問(wèn)自己，就說(shuō)他倆性格有些合不來(lái)，但并不影響他們一起帶隊(duì)去歐洲。參考：本題的最佳選擇是C。

選項(xiàng)A不太合適。對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，不卷入公司管理人員的是非恩怨的漩渦之中去是對(duì)的，這是秘書做人的一條基本原則。但是，在老總問(wèn)起這件事之后，對(duì)一件“公開(kāi)的秘密”仍裝聾作啞，明哲保身，不以公司利益為重，則是一種不負(fù)責(zé)任的行為。這種秘書不配稱之為“上司的助手”。

選項(xiàng)B則是走向了另一個(gè)極端。作為秘書，為上司收集信息是一項(xiàng)主要工作；在給上司提供信息的時(shí)候，既不能掐頭去尾，也不能添油加醋。所以，對(duì)“道聽(tīng)途說(shuō)”的“打架”事件，就不應(yīng)該匯報(bào)給上司。

選項(xiàng)D也不適合。如果沒(méi)有上司安排這兩人去歐洲這件事，作為秘書來(lái)說(shuō)的確沒(méi)有必要去主動(dòng)匯報(bào)這種事，因?yàn)樯纤久刻煲邮苣敲炊嘈畔?，如果再把這種管理人員個(gè)人之間的糾紛匯報(bào)給上司，那實(shí)際上就是對(duì)上司進(jìn)行“信息污染”。但是，在得知上司的這種意圖后，這種“雞毛蒜皮”的事就不再是無(wú)足輕重的了，它可能影響這次歐洲之行的實(shí)際效果，所以，知情不報(bào)是一種不負(fù)責(zé)任的行為。

選項(xiàng)E錯(cuò)就錯(cuò)在秘書在代替上司作判斷。讓上司了解這兩人性格不合