文書檔案立卷歸檔制度范文（2篇）

文書檔案立卷歸檔制度范文1.引言文書檔案是組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及個(gè)人在日常工作和活動(dòng)中產(chǎn)生的紙質(zhì)或電子化的文件和資料，是保留和傳承知識(shí)、保存歷史、維護(hù)權(quán)益的重要載體。為了確保文書檔案的完整性、真實(shí)性和可追溯性，須建立一套科學(xué)合理的文書檔案立卷歸檔制度。本制度旨在規(guī)范文書檔案的管理流程，規(guī)定文書檔案的立卷和歸檔要求，保障文書檔案的安全和有效利用。2.文書檔案的立卷要求2.1立卷范圍所有與組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位活動(dòng)有關(guān)的文書檔案，包括各類備忘錄、函件、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、合同、協(xié)議、核準(zhǔn)文件、決策文件等。2.2立卷原則（1）實(shí)行立卷分類管理原則，按照文書檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類立卷，確保立卷的全面和系統(tǒng)性。（2）實(shí)行立卷連續(xù)編號(hào)原則，根據(jù)立卷時(shí)間，給每份文書檔案進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，方便查找和管理。（3）實(shí)行立卷審查原則，對(duì)每份文書檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審查，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.文書檔案的歸檔要求3.1歸檔流程（1）收集：組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員將產(chǎn)生的文書檔案收集并匯總到檔案室。（2）整理：檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)收集到的文書檔案進(jìn)行整理，將其按照立卷分類進(jìn)行歸納整理。（3）審核：經(jīng)過整理的文書檔案由檔案管理員進(jìn)行審核，對(duì)文書檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審查。（4）編目：審核通過的文書檔案由檔案管理員進(jìn)行編目，并進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，包括文檔標(biāo)題、編號(hào)、出處、作者、日期等相關(guān)信息。（5）歸檔：編目完成后，經(jīng)過檔案管理員確認(rèn)無誤后，將文書檔案存放到專門的檔案柜中，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保其易于查找和保管。3.2歸檔要點(diǎn)（1）文書檔案的立卷分類應(yīng)根據(jù)具體的業(yè)務(wù)需要進(jìn)行分類，確保歸檔的系統(tǒng)性和實(shí)用性。（2）文書檔案的編目要準(zhǔn)確詳細(xì)，包括文檔的各項(xiàng)信息，便于后續(xù)的查找和整理。（3）歸檔的檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防塵等要求，確保文書檔案的安全保存。（4）歸檔的檔案室應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查，確保歸檔環(huán)境的整潔和檔案的安全。（5）文書檔案的查閱應(yīng)有相應(yīng)的程序和權(quán)限，確保文書檔案的安全和保密。4.文書檔案的利用要求4.1利用流程（1）申請(qǐng)：用戶按照規(guī)定的程序和方式向檔案室提交文書檔案利用申請(qǐng)。（2）審批：檔案管理員對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審查，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性后進(jìn)行審批。（3）提?。航?jīng)過審批的利用申請(qǐng)，用戶可到檔案室提取所需的文書檔案，并出具領(lǐng)取單。（4）歸還：用戶在利用完畢后，應(yīng)及時(shí)將歸還文書檔案，并由檔案管理員進(jìn)行確認(rèn)。4.2利用要點(diǎn)（1）文書檔案的利用申請(qǐng)應(yīng)明確具體的用途和理由，確保利用的合法性和合理性。（2）文書檔案的利用期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)置，不得超過規(guī)定的期限。（3）利用申請(qǐng)的審批程序要公開透明，審批結(jié)果及時(shí)告知申請(qǐng)人。（4）利用的文書檔案應(yīng)妥善保管，不得私自外借或轉(zhuǎn)交他人。（5）文書檔案的利用應(yīng)遵守機(jī)構(gòu)、單位的相關(guān)規(guī)章制度，確保文書檔案的安全和保密。5.檔案保管和安全措施5.1檔案保管（1）檔案室應(yīng)設(shè)有專門的保管人員，負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案進(jìn)行保管和管理。（2）文書檔案的保管柜和架要符合檔案保管的規(guī)范要求，確保檔案的安全保存。（3）文書檔案的保管室應(yīng)定期檢查，確保環(huán)境的整潔干燥，并進(jìn)行防火、防潮等安全措施。5.2檔案安全（1）文書檔案的保密級(jí)別應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行分類，并采取相應(yīng)的保密措施。（2）文書檔案的防火、防水、防盜等措施應(yīng)得到重視，保證檔案的安全性。（3）文書檔案的查閱要有嚴(yán)格的權(quán)限控制，明確文書檔案的查閱范圍和權(quán)限，防止非法查閱和泄露。（4）文書檔案的電子化管理要采用合適的技術(shù)手段和安全措施，保證電子文書檔案的可靠性和安全性。6.檔案的移交和銷毀6.1移交（1）文書檔案需要移交給其他單位或個(gè)人時(shí)，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)審批程序，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。（2）移交的文書檔案應(yīng)進(jìn)行登記記錄，明確移交的責(zé)任單位及人員，并在移交協(xié)議中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（3）移交的文書檔案應(yīng)保證其完整性和真實(shí)性，不得私自隱瞞或刪除相關(guān)信息。6.2銷毀（1）對(duì)于無繼續(xù)保管和利用價(jià)值的文書檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定和審批，并辦理相應(yīng)的銷毀手續(xù)。（2）銷毀的文書檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保銷毀的文書檔案不被恢復(fù)和利用。（3）銷毀的文書檔案應(yīng)有相應(yīng)的記錄和證明，包括銷毀的時(shí)間、方式、單位及人員等信息。7.文書檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估7.1監(jiān)督（1）文書檔案管理的監(jiān)督應(yīng)由上級(jí)主管部門或組織機(jī)構(gòu)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)進(jìn)行，確保文書檔案管理的規(guī)范和有效。（2）監(jiān)督部門或監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期進(jìn)行檔案管理的檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正并提出整改措施。7.2評(píng)估（1）文書檔案管理的評(píng)估應(yīng)定期進(jìn)行，評(píng)估目的是評(píng)估文書檔案管理的效果和質(zhì)量，為后續(xù)的改進(jìn)和提升提供參考。（2）評(píng)估結(jié)果應(yīng)有相應(yīng)的整改措施，并及時(shí)向相關(guān)人員和單位進(jìn)行通報(bào)。結(jié)語文書檔案立卷歸檔制度范文（二）目錄一、制度目的與依據(jù)二、適用范圍三、主要內(nèi)容1.立卷的原則與程序2.填寫檔案立卷審批表3.歸檔的方式與程序4.檔案保管與查詢四、責(zé)任與監(jiān)督五、附則一、制度目的與依據(jù)為了規(guī)范文書檔案的管理，保證文書的保存與使用，提高行政效能和工作質(zhì)量，制定本制度。本制度的制定依據(jù)：1.國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度；2.公司的相關(guān)文件、規(guī)定和制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有文書檔案的管理。三、主要內(nèi)容1.立卷的原則與程序a.立卷原則：所有行政文書必須按照立卷原則進(jìn)行歸檔，確保信息完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。b.立卷程序：按照文件的重要性和緊急程度確定是否需要立卷；結(jié)束每個(gè)行政活動(dòng)后，相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)將相關(guān)文件整理成卷，登記立卷審批表；將立卷審批表送經(jīng)辦人簽字；經(jīng)辦人簽字后，立卷責(zé)任人根據(jù)立卷審批表要求進(jìn)行整理和歸檔。2.填寫檔案立卷審批表a.填寫主要內(nèi)容：文件名稱、立卷時(shí)間、立卷人、文件類型、文件編號(hào)、文件責(zé)任者、文件種類、緊急程度等。b.表格填寫注意事項(xiàng)：填寫清楚、準(zhǔn)確、完整；立卷責(zé)任人簽字確認(rèn)后方可歸檔。3.歸檔的方式與程序a.歸檔方式：采用電子歸檔和實(shí)物歸檔相結(jié)合的方式，確保檔案的安全、完整和易于查詢。b.歸檔程序：按照文件立卷審批表的要求，將文書檔案整理成冊(cè)，編寫目錄；為每個(gè)檔案冊(cè)分配檔案編號(hào)，并進(jìn)行密封；將檔案冊(cè)交至指定的檔案室；按照檔案室管理制度進(jìn)行檔案的入庫存儲(chǔ)。4.檔案保管與查詢a.檔案保管：檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行保管，確保安全可靠；制定檔案保管制度、檔案借閱制度，明確借閱經(jīng)辦流程和權(quán)限。b.檔案查詢：檔案室收到查詢申請(qǐng)后，根據(jù)查詢范圍，按照規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供查詢結(jié)果；查詢過程中，不能損壞或丟失檔案。四、責(zé)任與監(jiān)督1.公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案的管理負(fù)全面責(zé)任，推動(dòng)并建立健全相應(yīng)的制度。2.各部門負(fù)責(zé)文書檔案的