湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司進貨費用控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計目錄1 湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司簡介 湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司進貨費用控制制度優(yōu)化設(shè)計湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司簡介湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司于2017年10月24日正式創(chuàng)立，該公司成立至今已三年有余，注冊資本為500萬元整，法定代表人為陳志高，注冊地址位于長沙市湘報傳媒中心301號。公司在長沙的第一家旗艦店位于湖南省長沙市金融中心,總營面積為4500平方米,總投金額為2500萬,擁有餐位數(shù)580余個,經(jīng)營范圍主要包括健康和餐飲管理（中餐和西餐，日本料理、韓國料理等），文化商業(yè)活動的組織和策劃，三年來公司立足在中南地區(qū)打造最地道的海鮮姿造，目標成為覆蓋整個中南地區(qū)成為一家頗具影響力的大型連鎖餐飲企業(yè)。2湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司進貨費用控制制度現(xiàn)狀分析大魚海堂公司的進貨管理流程主要分為采購、驗收、倉管和發(fā)放四個環(huán)節(jié)，根據(jù)對各餐飲企業(yè)的實際情況的全方位分析，務(wù)必切實做好采購進貨工作。為了規(guī)范公司的進貨費用控制制度、節(jié)約進貨費用以及提高企業(yè)的經(jīng)營效益，公司特別制定了三條基本制度（如表2-1所示）。表2-1基本制度方法目的加強進貨流程的事前管理，做好相關(guān)市場調(diào)查有效控制進貨采購成本并且保證相關(guān)貨品質(zhì)量。規(guī)范進貨采購流程，嚴格遵守及時采購，控制進貨成本對可能具備相同屬性的物品，要盡量集中進行進貨采購方便辦理相應(yīng)申購程序初選供貨商由表2-1可以看出：正確的市場調(diào)查，規(guī)范的采購流程以及合理的申購程序?qū)具M貨費用控制制度的重要性，但大魚海堂公司在做市場調(diào)查時有時隨意更改負責人員，沒有形成一個較為固定的調(diào)查體系（固定的調(diào)查人員和次數(shù)），從而影響后續(xù)分析程序的有效進行。另外，雖然進貨活動一般取決于進貨部門和采購人員，通常情況下，進貨部門配合相關(guān)負責人員完成采購合同的談判，做好相關(guān)記錄，確定部門合同，但在實際工作中，公司的采購流程受到了許多部門和機構(gòu)的影響。除此之外，為了進一步控制好進貨費用，供貨商的處理也是重中之重，具體流程如圖2-1所示初選供貨商找代表供應(yīng)商，市場考察找代表供應(yīng)商，市場考察初選供貨商對比類似商品供應(yīng)商試用供貨商成立審查小組，民主表決決定確定供貨商審查小組跟進處理，決定是否更換或者繼續(xù)使用后續(xù)處理 圖2-1處理供貨商流程圖結(jié)合上圖可見其一，大魚海堂公司在初選供貨商時，相關(guān)人員先對市場進行考察，從當?shù)靥暨x出具有一定代表性的商家，再進行總體考察，在考察過程中把工作重心放在了解供貨商的貨物來源方面，但在處理實際問題中，往往還要進行貨物來源的分類，如果公司沒有對不同的貨物進行不同的計量和處理，往往還會影響相關(guān)貨物的申購程序和采購流程，甚至導(dǎo)致錯誤工作報告的出現(xiàn)。

其二，公司在試用供貨商時，對具有相同屬性的商品先找到兩家同時進行供貨，然后主要從價格和質(zhì)量兩個方面展開對比。

其三，公司在確定供貨商時，由總經(jīng)理、廚師長、財務(wù)及采購人員形成審查小組，通過了解使用結(jié)果，采用民主表決的方式進行集中表決予以確定。

最后，公司在供貨商方面的后續(xù)跟進程序倘若沒有做好，在合作的過程中，如果供貨商一方違反合同約定，大魚海堂公司將會在合同到期之前，要求審查小組商討是否作出更改需求的決定。3湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司進貨費用控制制度存在的問題3.1市場調(diào)查及結(jié)果處理方法不到位從上述大魚海堂的現(xiàn)狀分析可以看到，公司做了一些加強進貨流程事前管理的工作，做了相關(guān)市場調(diào)查，但由于進貨費用涉及到方方面面，所以為了能更有效地控制和降低進貨采購成本和保證進貨采購質(zhì)量，公司在處理進貨費用的時候，應(yīng)該要考慮多方面具體因素，首先目前看來，大魚海堂雖然每個月都會進行市場調(diào)查，但是還沒有成立固定的調(diào)查體系，即沒有固定的調(diào)查人員以及調(diào)查次數(shù)。因為市場調(diào)查人員的變動以及調(diào)查次數(shù)的不足可能存在不嚴謹性和偶然性，其次，大魚海堂針對市場調(diào)查結(jié)果也沒有設(shè)定合理程序，僅僅設(shè)立由廚師長、質(zhì)檢員組成的尋價員，然后每月兩次（月初和月中）進入市場尋價，然而，公司只做到了重視調(diào)查過程而忽略結(jié)果的處理，所以在調(diào)查的方法和程序方面并沒有引起足夠重視，調(diào)查人員不固定，范圍不全面以及結(jié)果處理不當?shù)葐栴}的存在，導(dǎo)致了進貨質(zhì)量存在不當，從而大大增加了進貨采購跟進程序的繁瑣性，加重了不必要的麻煩，甚至影響其他相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。3.2進貨申購程序不合理大魚海堂公司在進行合理進貨采購之前，為了能更好地保證進貨質(zhì)量和進貨費用的處理，對耗用物品和自購菜品進行了相關(guān)的申購程序。首先，關(guān)于耗用物品，對經(jīng)常性項目的采購所需部門應(yīng)該每個月都在固定的時間進行計劃，但盡管如此，公司的申購程序還是存在一定缺陷，不完整的審批流程會導(dǎo)致公司進貨費用處理得不準確。除此以外，公司對臨時采購的零星低值物品雖然填寫了相關(guān)申購單，但是沒有確保每一次都是經(jīng)過部門負責人同意后再進行辦理的。而零星物品的采購又不得超過兩天，總經(jīng)理在申購單上寫明了需要急購的物品以方便及時購買，其次，關(guān)于自購菜品的申購程序，則需要根據(jù)具體情況填寫申購物品清單，然后在廚房負責人簽字后交給采購進行對應(yīng)辦理。同時，酒店管理人員與廚師長負責隨時檢查庫存情況，當下降到最低存貨點時，并沒有每次都及時地以書面的形式通知采購部門進貨，這樣一來，將會影響大魚海堂公司進貨費用處理的及時性。綜合以上分析，公司的申購程序還是稍有欠缺，申購程序不流暢完整，相關(guān)申購程序設(shè)計不合理，都是影響進貨質(zhì)量和進貨費用控制的一大重要因素。3.3采購流程不嚴謹大魚海堂公司采購流程大致分為前期調(diào)查、采購進貨、驗收入庫和庫存保管。為了降低進貨費用，提高工作質(zhì)量，根據(jù)實際情況來確定具體所需的進貨數(shù)量。例如，蔬菜、水一類材料需要每日進行定期采購，一般要求供貨商送貨以保證其質(zhì)量。然后相關(guān)原料的部門在每日營業(yè)結(jié)束之前根據(jù)當日具體情況，提出次日的采購數(shù)量。進貨采購?fù)瓿梢院?，公司將驗收單填寫完，再由采購部門負責人簽字完畢后實行入庫單的一式三聯(lián)(采購員或供貨商、財務(wù)部各一聯(lián))。在貨物入庫時，仔細檢查貨物的數(shù)量和質(zhì)量，其中對符合要求的物品才能辦理入庫。除此之外，采購員沒有及時登記帳卡則會影響每天結(jié)出數(shù)量的合計數(shù)，從而影響公司進貨費用的準確性。在驗收入庫之后，還應(yīng)該要合理利用倉庫具體條件，分門別類地保管好所有物品。否則稍不嚴謹?shù)牟少徚鞒虝绊懾浳锏拇嬖谕暾?，做不到先進先出，從而導(dǎo)致貨物積壓變質(zhì)。4湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司進貨費用控制制度優(yōu)化設(shè)計4.1優(yōu)化市場調(diào)查和結(jié)果處理方法針對上述大魚海堂公司市場調(diào)查方面存在的不足，為了能盡可能地避免市場調(diào)查人員的變動以及調(diào)查次數(shù)不足而帶來的不嚴謹性和偶然性，公司應(yīng)該設(shè)立以總經(jīng)理、財務(wù)人員、采購人員和廚師長組成的固定調(diào)查小組，然后由該小組進行每個月至少兩次的市場調(diào)查，在調(diào)查后還應(yīng)該有寫明調(diào)查人員和時間、具體地點及調(diào)查結(jié)果的調(diào)查記錄，由全體人員簽字后交給會計存檔（如圖4-1所示）?？偨?jīng)理總經(jīng)理成立調(diào)查小組財務(wù)人員采購人員廚師長定期市場調(diào)查進行調(diào)查記錄全體人員簽字交于會計存檔圖4-1市場調(diào)查流程圖綜上，大魚海堂公司可以通過這樣一套較為完整的市場調(diào)查體系，基本上避免了由于市場調(diào)查人員的變動以及調(diào)查次數(shù)的不足而帶來的不嚴謹性和偶然性的問題，從而讓市場調(diào)查的工作效率得到有效保障，提高調(diào)查結(jié)果的完整性和準確性。另外，針對調(diào)查結(jié)果，應(yīng)該由調(diào)查小組結(jié)合實地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進行綜合討論通過，這些優(yōu)化程序的實施能夠有效地減少公司進貨采購跟進程序的繁瑣性。4.2優(yōu)化進貨申購程序大魚海堂公司在進行合理進貨采購之前，為了更好地保證進貨質(zhì)量和進貨費用的處理，首先，在對耗用物品的申購程序處理時，不僅要對于經(jīng)常性項目的采購由所需部門每個月在固定時間進行計劃，申購單一式三聯(lián)，分別歸采購員、倉管員和財務(wù)部各所有，除此以外，還應(yīng)該寫明所需耗用物品的品種和規(guī)格，在總經(jīng)理進行審批后，交給采購人員辦理。而酒店管理人員與廚師長應(yīng)隨時檢查庫存，當下降到最低存貨點時，應(yīng)該每次都及時地以書面形式通知采購進貨，從而方便及時處理相關(guān)進貨程序，保證相關(guān)進貨質(zhì)量。其次，公司不僅要對耗用物品和自購菜品進行相關(guān)的申購程序，還應(yīng)該包括對供貨商送貨進行相關(guān)合理的申購程序（見圖4-2）進貨部門填寫申購物品清單進貨部門填寫申購物品清單部門負責人簽字采購部門進行辦理總經(jīng)理審批圖4-2供貨商送貨申購程序如表所示，對供貨商送貨進行這樣一個合理的申購程序，制定相關(guān)進貨審批流程，整體程序嚴謹，節(jié)約處理時間，從而提高了供貨商送貨效率。4.3優(yōu)化采購流程為了能更好地控制好大魚海堂公司進貨費用相關(guān)制度，應(yīng)該要在前期調(diào)查、采購進貨、驗收入庫和庫存保管的基礎(chǔ)上加以完善，首先，采購人員應(yīng)該嚴格按照“申購單”所列物品的數(shù)量和質(zhì)量標準進行采購。在采購過程中，由于市場因素等特殊原因而導(dǎo)致采購數(shù)量和質(zhì)量結(jié)果不合理，出現(xiàn)此類情形時要及時與相關(guān)部門取得聯(lián)系，征得其負責人同意后才能進行購買。

其次，在采購過程中，自購鮮活食品、蔬菜時，應(yīng)對每次所購菜品的數(shù)量、單價和金額等信息進行填寫；對采購過程中發(fā)生的數(shù)量差異而導(dǎo)致的非正常損失，應(yīng)當單獨列示并說明原因，經(jīng)過總經(jīng)理批準后才能進行報賬。除此之外，采購部還要進行詢價比價等工作，做好相關(guān)價格記錄，監(jiān)督控制好進貨進度，保證所購物品的數(shù)量和質(zhì)量。

最后，根據(jù)實際情況作出采購工作報告（相關(guān)程序如圖4-3所示）。退貨及擠壓物品的處理退貨及擠壓物品的處理前期調(diào)查出具工作報告單獨列示非正常損失采購進貨審核申購單驗收入庫考慮市場等因素填寫物品數(shù)量等信息庫存保管圖4-3具體采購流程圖結(jié)合上述采購流程，從前期調(diào)查到最后出具工作報告，程序嚴謹，一環(huán)扣一環(huán)，具體采購工作報告內(nèi)容如表4-1所示。表4-1采購工作報告內(nèi)容當月采購貨物的類別當月采購貨物具體所占比例當月因采購程序問題引起的退貨情況當月因其他問題導(dǎo)致的退貨次數(shù)各供應(yīng)商供貨的具體金額分布詢價與議價結(jié)果的差異金額供應(yīng)商的送貨效率各供應(yīng)商的差額分布情況如此一來，公司才算有一套較為完整嚴謹?shù)牟少徚鞒蹋拍芨玫靥岣吖镜慕?jīng)濟效益，減少資金占有，盡可能減少大魚海堂公司的進貨成本，從而降低整體成本。5總結(jié)湖南大魚海堂餐飲文化傳播有限公司的進貨費用制度經(jīng)過三點問題優(yōu)化之后，公司的經(jīng)營規(guī)模取得了可喜的成就，隨著進貨費用制度的合理控制，進貨費用得到有效降低，相關(guān)利潤也得到了增加，從而提高了大魚海堂公司的相關(guān)資金使用率，同時也促進了員工層和領(lǐng)導(dǎo)層的合作效率。總體來說，公司相關(guān)申購程序和進貨流程優(yōu)化設(shè)計的實施讓公司進貨費用得到了較為合理且嚴謹?shù)目刂?，有效控制了進貨費用的相關(guān)支出，全力以最低的成