2024年企業(yè)協(xié)議歸檔管理細(xì)則要點

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER專業(yè)合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER專業(yè)合同封面RESUMEPERSONAL

2024年企業(yè)協(xié)議歸檔管理細(xì)則要點本合同目錄一覽1.歸檔管理概述1.1歸檔范圍1.2歸檔標(biāo)準(zhǔn)1.3歸檔流程2.歸檔文件要求2.1文件格式2.2文件完整性2.3文件保密性3.歸檔時間節(jié)點3.1年度歸檔3.2季度歸檔3.3月度歸檔4.歸檔責(zé)任人4.1歸檔責(zé)任人職責(zé)4.2歸檔責(zé)任人變更5.歸檔管理監(jiān)督與檢查5.1監(jiān)督機(jī)制5.2檢查頻率5.3問題整改6.歸檔資料的借閱與復(fù)制6.1借閱手續(xù)6.2復(fù)制條件6.3借閱與復(fù)制記錄7.電子檔案管理7.1電子檔案建設(shè)7.2電子檔案安全7.3電子檔案備份8.歸檔資料的銷毀8.1銷毀條件8.2銷毀程序8.3銷毀記錄9.歸檔管理培訓(xùn)與指導(dǎo)9.1培訓(xùn)內(nèi)容9.2培訓(xùn)方式9.3指導(dǎo)與支持10.違約責(zé)任與處罰10.1違約行為10.2責(zé)任追究10.3處罰措施11.合同爭議解決11.1協(xié)商解決11.2調(diào)解程序11.3法律途徑12.合同的生效、變更與終止12.1合同生效條件12.2合同變更12.3合同終止13.保密條款13.1保密內(nèi)容13.2保密期限13.3泄露后果14.其他事項14.1合同的解釋14.2合同的修訂14.3合同的附件第一部分：合同如下：第一條歸檔管理概述1.1歸檔范圍本合同所述歸檔范圍包括企業(yè)所有正式文件、資料、檔案，包括但不限于：（1）企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、通知等；（2）與企業(yè)經(jīng)營活動相關(guān)的合同、協(xié)議、發(fā)票、收據(jù)等；（3）企業(yè)人事檔案、員工入職、離職等相關(guān)文件；（4）企業(yè)財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)報表等；（5）與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶檔案、項目檔案、案例分析等；（6）其他需要歸檔保存的文件和資料。1.2歸檔標(biāo)準(zhǔn)（1）文件格式規(guī)范，字跡清晰，易于閱讀；（2）文件內(nèi)容完整，不得遺漏重要信息；（3）文件分類準(zhǔn)確，便于檢索和查閱；（4）文件應(yīng)使用耐久性材料，確保長期保存不受損壞；（5）文件應(yīng)按照一定順序排列，便于歸檔和查閱；（6）文件應(yīng)標(biāo)注清晰的歸檔編號和日期。1.3歸檔流程（1）文件整理：對收到的文件進(jìn)行分類、篩選、整理，確定歸檔范圍；（2）文件審核：對整理后的文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性；（3）文件歸檔：將審核無誤的文件按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，并標(biāo)注歸檔編號和日期；（4）文件登記：對歸檔的文件進(jìn)行登記，記錄文件名稱、歸檔時間、歸檔人等信息；（5）文件查閱：如有查閱需求，按照查閱流程向歸檔責(zé)任人提出申請；（6）文件銷毀：對于超過保存期限的文件，按照銷毀程序進(jìn)行銷毀。第二條歸檔文件要求2.1文件格式歸檔文件應(yīng)采用國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，如：Word、Excel、PDF等電子文件格式。特殊情況下，可采用紙質(zhì)文件格式，但需保證文件清晰、可讀。2.2文件完整性歸檔文件應(yīng)保證內(nèi)容的完整性，包括文件、附件、簽名、日期等所有相關(guān)信息。如有缺失，應(yīng)盡快補(bǔ)充完整。2.3文件保密性歸檔文件中涉及企業(yè)秘密的，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。歸檔責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保文件不被泄露。第三條歸檔時間節(jié)點3.1年度歸檔企業(yè)應(yīng)在每年年底前完成當(dāng)年度所有文件的歸檔工作。3.2季度歸檔企業(yè)應(yīng)在每個季度結(jié)束前完成本季度文件的歸檔工作。3.3月度歸檔企業(yè)應(yīng)在每個月底前完成本月文件的歸檔工作。第四條歸檔責(zé)任人4.1歸檔責(zé)任人職責(zé)歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)企業(yè)文件的歸檔管理工作，包括文件整理、審核、歸檔、登記、查閱和銷毀等工作。歸檔責(zé)任人應(yīng)確保文件歸檔的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。4.2歸檔責(zé)任人變更如歸檔責(zé)任人發(fā)生變更，應(yīng)提前向上級管理部門報告，并辦理交接手續(xù)。新上任的歸檔責(zé)任人應(yīng)盡快熟悉歸檔管理工作，確保文件管理的連續(xù)性。第五條歸檔管理監(jiān)督與檢查5.1監(jiān)督機(jī)制企業(yè)應(yīng)建立健全歸檔管理監(jiān)督機(jī)制，對歸檔工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保歸檔工作的順利進(jìn)行。5.2檢查頻率企業(yè)應(yīng)每半年對歸檔工作進(jìn)行一次全面檢查，每年對歸檔工作進(jìn)行一次全面審計。5.3問題整改如在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，歸檔責(zé)任人應(yīng)立即進(jìn)行整改，并對整改結(jié)果進(jìn)行書面報告。檢查結(jié)果將作為歸檔責(zé)任人績效考核的依據(jù)之一。第六條歸檔資料的借閱與復(fù)制6.1借閱手續(xù)如需借閱歸檔資料，應(yīng)向歸檔責(zé)任人提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人應(yīng)遵守借閱制度，確保文件不被損壞或泄露。6.2復(fù)制條件如需復(fù)制歸檔資料，應(yīng)向歸檔責(zé)任人提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)制時應(yīng)確保復(fù)制品的質(zhì)量和保密性。6.3借閱與復(fù)制記錄歸檔責(zé)任人應(yīng)記錄借閱與復(fù)制情況，包括借閱人、借閱時間、復(fù)制數(shù)量等信息。如有損壞或遺失，應(yīng)按原價值賠償。第八條電子檔案管理8.1電子檔案建設(shè)企業(yè)應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件電子化、數(shù)字化管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件、、查閱、歸檔、統(tǒng)計等功能。8.2電子檔案安全（1）設(shè)置權(quán)限管理，限制非法訪問和操作；（2）定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失；（3）對電子檔案進(jìn)行加密處理，確保文件不被泄露；（4）建立防火墻，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。8.3電子檔案備份企業(yè)應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并標(biāo)明備份時間、備份人等信息。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢驗，確保其完整性和可恢復(fù)性。第九條歸檔資料的銷毀9.1銷毀條件對于超過保存期限的歸檔資料，歸檔責(zé)任人應(yīng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無保存價值后，方可進(jìn)行銷毀。9.2銷毀程序（1）歸檔責(zé)任人向上級管理部門提出銷毀申請，并說明銷毀理由和時間；（2）上級管理部門審批同意后，歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)組織銷毀工作；（4）銷毀完成后，歸檔責(zé)任人應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息。9.3銷毀記錄銷毀記錄應(yīng)歸檔保存，作為歸檔資料管理的一部分。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀文件名稱、銷毀時間、銷毀數(shù)量、銷毀方式等信息。第十條歸檔管理培訓(xùn)與指導(dǎo)10.1培訓(xùn)內(nèi)容企業(yè)應(yīng)對歸檔責(zé)任人進(jìn)行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：歸檔管理基礎(chǔ)知識、歸檔流程、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案管理等。10.2培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式包括：內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線培訓(xùn)等。企業(yè)可根據(jù)實際情況選擇適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)方式。10.3指導(dǎo)與支持企業(yè)應(yīng)提供必要的指導(dǎo)與支持，包括：提供相關(guān)教材、資料、技術(shù)支持等，幫助歸檔責(zé)任人提高歸檔管理能力。第十一條違約責(zé)任與處罰11.1違約行為（1）未按照規(guī)定時間完成歸檔工作；（2）歸檔文件不完整、不準(zhǔn)確、不規(guī)范；（3）泄露歸檔文件中的企業(yè)秘密；（4）未按照規(guī)定進(jìn)行檔案銷毀；（5）其他違反歸檔管理規(guī)定的行為。11.2責(zé)任追究對于歸檔責(zé)任人的違約行為，企業(yè)應(yīng)追究其責(zé)任，包括但不限于：警告、罰款、降職、解除勞動合同等。11.3處罰措施企業(yè)可根據(jù)實際情況制定具體的處罰措施，對歸檔責(zé)任人的違約行為進(jìn)行處罰。處罰措施應(yīng)明確、合理，并與企業(yè)內(nèi)部管理制度相一致。第十二條合同爭議解決12.1協(xié)商解決歸檔管理合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應(yīng)通過協(xié)商解決。協(xié)商不一致的，可向上級管理部門申請調(diào)解。12.2調(diào)解程序調(diào)解程序如下：（1）一方當(dāng)事人向上級管理部門提出調(diào)解申請；（2）上級管理部門在收到調(diào)解申請后，組織調(diào)解員進(jìn)行調(diào)解；（3）調(diào)解過程應(yīng)公開、公正、公平，雙方當(dāng)事人應(yīng)遵守調(diào)解結(jié)果。12.3法律途徑如協(xié)商和調(diào)解無法解決爭議，雙方可依法向人民法院提起訴訟。第十三條合同的生效、變更與終止13.1合同生效條件本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。13.2合同變更合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并書面確認(rèn)。13.3合同終止（1）雙方達(dá)成終止協(xié)議，并書面確認(rèn)；（2）合同有效期屆滿；（3）一方當(dāng)事人違反合同規(guī)定，導(dǎo)致合同無法履行；（4）其他符合法律、法規(guī)規(guī)定的終止條件。第十四條保密條款14.1保密內(nèi)容本合同涉及的歸檔管理信息、企業(yè)秘密等，歸檔責(zé)任人應(yīng)予以保密。14.2保密期限第二部分：其他補(bǔ)充性說明和解釋說明一：附件列表：附件1：歸檔管理細(xì)則詳細(xì)說明歸檔管理的具體實施細(xì)則，包括歸檔流程、歸檔時間節(jié)點、歸檔責(zé)任人職責(zé)等內(nèi)容。附件2：歸檔文件格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定歸檔文件的格式要求，包括文件、文件類型、文件字號、落款單位、日期等。附件3：歸檔文件完整性檢查表用于檢查歸檔文件的完整性，包括文件內(nèi)容、附件、簽名、日期等各項信息。附件4：歸檔文件保密性規(guī)定詳細(xì)闡述歸檔文件保密性的要求，包括保密等級、保密期限、保密措施等。附件5：電子檔案管理系統(tǒng)使用手冊詳細(xì)說明電子檔案管理系統(tǒng)的使用方法，包括登錄權(quán)限、文件、查閱歸檔、統(tǒng)計等功能操作。附件6：歸檔資料借閱申請表用于歸檔資料的借閱申請，包括借閱人信息、借閱文件名稱、借閱時間、借閱原因等。附件7：歸檔資料復(fù)制申請表用于歸檔資料的復(fù)制申請，包括復(fù)制人信息、復(fù)制文件名稱、復(fù)制數(shù)量、復(fù)制原因等。附件8：歸檔資料銷毀申請表用于歸檔資料的銷毀申請，包括銷毀人信息、銷毀文件名稱、銷毀數(shù)量、銷毀原因等。附件9：歸檔管理培訓(xùn)資料包括歸檔管理基礎(chǔ)知識、歸檔流程、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，用于對歸檔責(zé)任人進(jìn)行培訓(xùn)。附件10：違約行為認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)列舉各種違約行為，并規(guī)定相應(yīng)的責(zé)任認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。說明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：2.歸檔不完整：歸檔文件內(nèi)容不完整，缺少重要信息，視為違約。例如，歸檔文件未附帶相關(guān)附件，或附件信息缺失。3.歸檔不規(guī)范：歸檔文件格式不規(guī)范，未按照規(guī)定的格式要求進(jìn)行整理，視為違約。例如，文件未按照規(guī)定格式編寫，文件字號不清晰等。4.保密泄露：未經(jīng)許可，擅自泄露歸檔文件中的企業(yè)秘密，視為違約。例如，將歸檔文件內(nèi)容告知無關(guān)人員，或未經(jīng)批準(zhǔn)將文件內(nèi)容公開。5.未按要求銷毀：未按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案銷毀，視為違約。例如，未經(jīng)過審批程序，私自銷毀歸檔文件。6.未參加培訓(xùn)：歸檔責(zé)任人未參加企業(yè)組織的歸檔管理培訓(xùn)，視為違約。例如，企業(yè)組織年度歸檔管理培訓(xùn)，歸檔責(zé)任人未參加且無合理理由。說明三：法律名詞及解釋：1.歸檔：指將企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的文件、資料、檔案等按照一定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、分類、編號并保存的過程。2.歸檔責(zé)任人：指企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)歸檔管理工作的責(zé)任人，負(fù)