湖南友緣塑料包裝有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u1湖南友緣塑料包裝有限公司簡介及公司規(guī)模 湖南友緣塑料包裝有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)湖南友緣塑料包裝有限公司簡介及公司規(guī)模湖南友緣塑料包裝有限公司有限公司是湖南一所小規(guī)模納稅人企業(yè)，法人代表是陳志平，注冊資本是人民幣200萬元，公司現(xiàn)地址已搬遷至長沙市開福區(qū)秀峰街道興聯(lián)路669號高嶺國際商貿(mào)城一期4號交易中心夾層645號房，主要經(jīng)營范圍有塑料制品、日用百貨、農(nóng)產(chǎn)品的銷售；塑料制品的研發(fā)、咨詢；日用塑料品制造等等。公司組織結(jié)構(gòu)如圖所示（每一個(gè)部門都包含一個(gè)部門經(jīng)理）：圖1公司組織架構(gòu)總經(jīng)理（1人）：主持公司全面經(jīng)營管理工作，審核文件等工作。財(cái)務(wù)部（2人）：負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)核算，編制報(bào)表等工作。倉儲部（4人）：主要負(fù)責(zé)公司產(chǎn)出產(chǎn)品的保存，以及收發(fā)貨物的運(yùn)輸。銷售部（6人）：主要經(jīng)營門店并負(fù)責(zé)尋找、發(fā)展客戶生產(chǎn)部（6人）：按訂單要求生產(chǎn)產(chǎn)品并移交至倉儲部湖南友緣塑料包裝有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷現(xiàn)狀2.1公司差旅費(fèi)報(bào)銷的原則公司差旅費(fèi)報(bào)銷的原則是為了增強(qiáng)公司差旅費(fèi)用分配的合理性，報(bào)銷方案是根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要以及各部門的規(guī)章制度設(shè)計(jì)的，主要講究實(shí)事求是。該體系適用于湖南友緣塑料包裝有限公司所有的員工。目前原則如表所示：表1公司差旅費(fèi)報(bào)銷原則差旅費(fèi)種類報(bào)銷原則交通費(fèi)用憑票報(bào)銷住宿費(fèi)憑票報(bào)銷餐費(fèi)補(bǔ)助固定金額、節(jié)約歸己2.2當(dāng)前公司報(bào)銷的范圍及標(biāo)準(zhǔn)差旅費(fèi)的報(bào)銷范圍主要包括公司工作人員出差住宿，城市交通，伙食津貼以及其他合理的零星費(fèi)用。酒店費(fèi)用是根據(jù)實(shí)際出差天數(shù)產(chǎn)生的費(fèi)用計(jì)算，城市的交通費(fèi)用按報(bào)銷當(dāng)天提交的票據(jù)金額報(bào)銷，餐飲按規(guī)定報(bào)銷，并且超過部分不予報(bào)銷，多出金額返還公司。公司只會報(bào)銷相應(yīng)類型的差旅費(fèi)：其中包括交通運(yùn)輸費(fèi)用，食宿費(fèi)，材料消耗費(fèi)用等等。在外辦公期間，必須坐公共汽車或乘坐地鐵，出租車費(fèi)不予報(bào)銷。如果遇到事情緊急需要乘坐更快速便捷的交通工具，需要部門經(jīng)理審核再予以報(bào)銷。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)具體如下表：表2公司差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)職位交通住宿費(fèi)用餐飲費(fèi)用業(yè)務(wù)人員及其他工作人員憑具體發(fā)票和單據(jù)報(bào)銷按實(shí)際天數(shù)憑票據(jù)計(jì)算50/天，超過部分不予報(bào)銷部門經(jīng)理憑具體發(fā)票和單據(jù)報(bào)銷按實(shí)際天數(shù)憑票據(jù)計(jì)算50/天，超過部分不予報(bào)銷總經(jīng)理憑具體發(fā)票和單據(jù)報(bào)銷按實(shí)際天數(shù)憑票據(jù)計(jì)算50/天，超過部分不予報(bào)銷湖南友緣塑料包裝有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷存在的問題3.1差旅費(fèi)用偏高在公司管理過程中有多次發(fā)現(xiàn)報(bào)銷的費(fèi)用偏高的現(xiàn)象。經(jīng)審查發(fā)現(xiàn)部分員工利用公司憑票報(bào)銷的制度來毫無節(jié)制的消費(fèi)。比如可以坐火車高鐵到的地方，為了貪圖自己方便選擇搭乘飛機(jī)，一些200-300就可以的路費(fèi)卻花了500以上，或者說能坐公交的全按打的等貴的方式計(jì)算。酒店住宿為了自己舒適選擇住一些高級別的酒店等等。這就導(dǎo)致了公司費(fèi)用開銷過大，增加了公司的成本。3.2差旅費(fèi)報(bào)銷方式過于依賴外來憑證目前湖南友緣塑料包裝有限公司主要基于發(fā)票或其他付款證明實(shí)施出差報(bào)銷方法。這不夠嚴(yán)謹(jǐn)。比如有些出差人員可以低價(jià)購買別家公司的發(fā)票來報(bào)銷自己差旅費(fèi)的金額，從中獲利。更有可能打著差旅費(fèi)的幌子來報(bào)銷差旅費(fèi)以外的金額?；蛘呤怯行┫M(fèi)并不能獲取到憑證，公司就以沒有憑證為由不予報(bào)銷，從而導(dǎo)致員工發(fā)生一些不必要的消費(fèi)。對于差旅費(fèi)的實(shí)事求是這一準(zhǔn)則就得不到保障。3.3差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及流程不合理公司報(bào)銷流程不嚴(yán)謹(jǐn)以目前的情況來說，出差費(fèi)用憑票報(bào)銷方法過于簡單。出差人員拿到發(fā)票或者能證明自己的付款憑證后直接找部門經(jīng)理報(bào)銷，部門經(jīng)理每過一段時(shí)間統(tǒng)計(jì)金額再統(tǒng)一上報(bào)到財(cái)務(wù)。如此一來，財(cái)務(wù)并不能準(zhǔn)確及時(shí)了解發(fā)票的報(bào)銷時(shí)間和消費(fèi)地點(diǎn)?；蛘哌@次報(bào)銷是否符合規(guī)定。這樣的做法首先是給財(cái)務(wù)人員增加了工作難度，更不能保證差旅費(fèi)的真實(shí)性。公司報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不合理報(bào)銷沒有一個(gè)特定合理的標(biāo)準(zhǔn)。如住宿是按票報(bào)銷，會有人貪圖自己的舒適選擇定價(jià)格更高更舒適的酒店。又如餐飲補(bǔ)助費(fèi)固定一天50元，而有些地方物價(jià)貴導(dǎo)致出差人員自己要墊付。有些地方客戶提供餐飲，出差人員還會按照餐飲補(bǔ)助費(fèi)來報(bào)銷。因此，需要設(shè)置一個(gè)更完善的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和流程。湖南友緣塑料包裝有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷方案優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1規(guī)范差旅費(fèi)報(bào)銷流程員工出差前可以選擇預(yù)支差旅費(fèi)或者出差回來后報(bào)銷兩種報(bào)銷方式。如果選擇前者的話，要先填寫借支單，將出差地點(diǎn)、出差天數(shù)、出差人員以及部門等這類信息填寫完畢交予部門經(jīng)理核實(shí)，部門經(jīng)理簽字完成交予財(cái)務(wù)部審查。如果借支的金額超過1500元?jiǎng)t還需交予總經(jīng)理核查簽字。出差回來后憑票據(jù)多退少補(bǔ)。具體流程如下圖：圖2預(yù)支差旅費(fèi)的報(bào)銷流程如果選擇后者，則需要保存好票據(jù)，部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)人員都需要對票據(jù)的真實(shí)性和合理性作出判斷，審核通過簽字再予以報(bào)銷。財(cái)務(wù)經(jīng)理或公司負(fù)責(zé)人要不定時(shí)抽查，對于可能會存在不符合條件的情況要仔細(xì)核實(shí)。4.2增加報(bào)銷單報(bào)銷方式公司現(xiàn)在的差旅費(fèi)報(bào)銷方式，最主要依附的是各種外來發(fā)票或憑證單據(jù)報(bào)銷，但有些網(wǎng)上交易的因?yàn)闆]有憑證發(fā)票報(bào)銷不了的或者到報(bào)銷當(dāng)日應(yīng)特殊原因無法取得發(fā)票的，可以增加使用自制報(bào)銷單的方式，報(bào)銷單上必須標(biāo)明部門、報(bào)銷日期、金額等。例如特殊原因需要用到用滴滴打車時(shí)等類似情況，報(bào)銷時(shí)必須在發(fā)票后附上行程單或者表格，必須讓財(cái)務(wù)人員能夠清楚快速的核查該票據(jù)的真實(shí)性。如果是報(bào)銷住宿費(fèi)則要另外標(biāo)明實(shí)際住宿天數(shù)。由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批數(shù)據(jù)的真實(shí)性，審核通過再予以報(bào)銷。以下為一般費(fèi)用報(bào)銷單模板：圖3費(fèi)用報(bào)銷單4.3完善差旅費(fèi)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)出行距離較遠(yuǎn)則按乘坐火車的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)劃分報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：坐火車要12小時(shí)以上的地方，交通報(bào)銷費(fèi)就按坐飛機(jī)的普通經(jīng)濟(jì)艙或者高鐵的較低票價(jià)來報(bào)銷。坐火車需要6-12小時(shí)的地方，就以高鐵票價(jià)或者火車硬臥價(jià)格來報(bào)銷。至于坐火車需要6小時(shí)以內(nèi)的，都按火車硬臥票價(jià)報(bào)銷。本地出差的則按公交車票價(jià)報(bào)銷。外出辦公的車輛都要用公司的油卡加油，以湖南油費(fèi)為標(biāo)準(zhǔn)。以上部分不遵守規(guī)定多花部分，都不予以報(bào)銷。住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按260元/天報(bào)銷，如果超過標(biāo)準(zhǔn)則不予補(bǔ)償。如果少于實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)，則把節(jié)省下來的部分的50%獎(jiǎng)勵(lì)給個(gè)人。若兩個(gè)人一同出差，則按兩人一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間的標(biāo)準(zhǔn)來報(bào)銷。餐費(fèi)除了固定報(bào)銷金額50元/天以外，另設(shè)置餐飲補(bǔ)助則是一般可以根據(jù)不同地區(qū)物價(jià)適當(dāng)調(diào)整補(bǔ)助，單上限調(diào)整幅度不得超過10%。接待方安排用餐的，則不再報(bào)銷餐費(fèi)。同時(shí)規(guī)定差旅人員在家人或朋友處借宿吃飯時(shí)，不予以報(bào)銷。出差人員出差期間不是因?yàn)楣ぷ魉枰馁M(fèi)用，一切都由自己承擔(dān)，不予以報(bào)銷。4.4適當(dāng)增加獎(jiǎng)懲條款為了讓公司人員更好的維護(hù)以及遵循差旅費(fèi)的制度，可以適當(dāng)設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，同期員工可以發(fā)現(xiàn)并舉報(bào)違反規(guī)定的行為，由各部門經(jīng)理對員工實(shí)施處罰或獎(jiǎng)懲，總經(jīng)理對于各個(gè)部門監(jiān)管并實(shí)施。例如發(fā)現(xiàn)違規(guī)購買發(fā)票來報(bào)銷的，取消違規(guī)者報(bào)銷資格，并處以購買的虛假發(fā)票的票面價(jià)值的兩倍作為罰款。舉報(bào)人可以得到票面價(jià)值的三分之一的獎(jiǎng)勵(lì)金額。發(fā)現(xiàn)填寫報(bào)銷單金額超過實(shí)際應(yīng)報(bào)銷金額的，予以超過金額部分的兩倍作為罰款。以上兩條罰款處罰對象職位越高處罰翻倍處理?？偨Y(jié)公司想要有更好的、更長遠(yuǎn)的發(fā)展，不僅需要對外的市場有良好的規(guī)劃，公司內(nèi)部的規(guī)劃也是至關(guān)重要的。差旅費(fèi)報(bào)銷就是公司內(nèi)部規(guī)劃的其中一項(xiàng)。本設(shè)計(jì)方案主要是以湖南友緣塑料包裝有限公司為例，對于公司的差旅費(fèi)報(bào)銷這方面存在的部分問題提出合理合規(guī)的方案。本方案主要提到的最關(guān)鍵的點(diǎn)就是公司并沒有一個(gè)很好的報(bào)銷流程和報(bào)銷方式，導(dǎo)致之前公司對于差旅費(fèi)報(bào)銷這一塊的花銷過大，從而增加了很多不必要的成本。在本次方案里我不僅提供了一些完善差旅費(fèi)報(bào)銷的方式和標(biāo)準(zhǔn)，還就如何維持差旅費(fèi)報(bào)銷的制度提供了想法。通過員工互相監(jiān)督這個(gè)方式，能更好的將制度一直維持下去。

參考資料楊曉昭.機(jī)關(guān)事業(yè)單位差旅費(fèi)報(bào)銷存在的問題及對策分析[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2018(06)李顏娥.差旅費(fèi)報(bào)銷存在的問題及