婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u1婁底百花超市簡介 婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)1婁底百花超市簡介婁底百花超市隸屬于湖南百花商貿(mào)有限公司。湖南百花商貿(mào)有限公司原為百花商廈建成于1983年，在市場經(jīng)濟(jì)的大潮中，百花商廈由國營企業(yè)轉(zhuǎn)型為民營企業(yè),2000年10月18日，董事長彭自如先生接手重組百花商廈，2011年5月公司正式更名為“湖南百花商貿(mào)有限公司”，以百貨、購物中心、標(biāo)準(zhǔn)超市為主營業(yè)態(tài)。2婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)處理現(xiàn)狀分析2.1婁底百花超市商品采購的現(xiàn)狀超市的發(fā)展作為零售業(yè)來說是一種重要形式，婁底百花超市為一家中小型超市，該超市占地面積較大，分為五個(gè)區(qū)域：收銀區(qū)，散裝零食區(qū)，包裝零食區(qū)，日用百貨區(qū)和文具用品區(qū)域。收銀區(qū)包括兩臺pos機(jī)，通過掃描商品上的二維碼顯示的商品價(jià)格和讀取商品為主要信息，散裝零食區(qū)包括餅干、辣條、面包、糖果等需要按斤兩重量計(jì)算的各類食品，包裝零食區(qū)包括罐裝牛奶、飲料、薯片等按個(gè)數(shù)計(jì)量價(jià)格的商品，日用百貨區(qū)包括床上用品、廚衛(wèi)用品等生活用品，文具用品區(qū)包括書本、筆、臺燈等辦公用具。超市的營業(yè)時(shí)間為早上八點(diǎn)到晚上十一點(diǎn)，采取早晚班的工作制度要求。職員共有十八名，其中一名為店長主要負(fù)責(zé)超市的日常管理和工作安排，一名采購人員負(fù)責(zé)進(jìn)貨采購，一名財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)現(xiàn)金核算，一名為銷售人員負(fù)責(zé)商品銷售，其他十三名為店員。后臺還設(shè)有一臺電腦，負(fù)責(zé)整個(gè)超市的進(jìn)貨、銷售、庫存管理、財(cái)務(wù)管理等，超市組織機(jī)構(gòu)如圖2-1所示。圖2-1店內(nèi)人員組成2.2婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)流程分析（1）店鋪根據(jù)供應(yīng)商提供的商品目錄，確定需要采購的商品和商品數(shù)量，核對沒有錯(cuò)誤后，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，然后對訂單進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì)、并將訂單保管好，向店長匯報(bào)。（2）店長將采購訂單交給店里的采購人員，采購人員根據(jù)訂單進(jìn)行商品采購。（3）采購人員對采購訂單進(jìn)行核對后，向供應(yīng)商進(jìn)行訂貨，并將訂單進(jìn)行整理。（商品采購?fù)局?借:在途物資，貸:應(yīng)付賬款。）（4）貨物運(yùn)達(dá)后，核對商品數(shù)目，對數(shù)量正確的商品經(jīng)簽字確認(rèn)后入庫，發(fā)出收貨通知。（5）收到貨后采購人員對商品進(jìn)行檢查，核對數(shù)量等。（商品驗(yàn)收入庫:借:庫存商品，貸:在途物資。）（6）當(dāng)財(cái)務(wù)人員審核制單、金額正確，就可依據(jù)管理程序辦理付款，結(jié)算。商品采購業(yè)務(wù)流程如圖2-2所示。圖2-2商品采購業(yè)務(wù)流程3婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理中存在的問題3.1采購計(jì)劃不合理2019年婁底百花超市采購成本為66.5萬元，到了2020年采購成本增加到76.9萬元,增長幅度達(dá)到15.6%，而同時(shí)期婁底百花超市的營業(yè)收入增長規(guī)模只有9.8%，這就說明采購成本增長速度快于營業(yè)收入，導(dǎo)致這種情況出現(xiàn)的重要原因是由于超市并沒有制定合理的采購計(jì)劃，采購商品的數(shù)量不能準(zhǔn)確把握。目前婁底百花超市是通過以下方式來確定采購數(shù)量:一定時(shí)期企業(yè)商品銷售量，采購商品的特點(diǎn)。關(guān)于銷售量的確定，婁底百花超市商品品類多且雜，關(guān)于銷售量確定單位的控制太籠統(tǒng)，只能了解到大品類的問題，一些中類、小類的情況變化便不得而知，例如:只知道休閑類商品的銷售額比去年同時(shí)期增長了3%。也沒有核對庫存量，是該企業(yè)采購計(jì)劃不合理的主要原因，以至于倉庫儲存商品數(shù)量缺少。目前的采購計(jì)劃是有老板制定的，市場分析和需求商品的分析憑借老板一個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，以及超市商品的銷售情況、資金流動(dòng)狀況，其中未對商品的采購數(shù)量、需求日期、采購商品、庫存量做具體分析。3.2崗位職責(zé)不分明通過了解，我知道了超市采購人員只有一名,所以所有的商品采購與驗(yàn)收也是由一名人員負(fù)責(zé)，商品在制定采購計(jì)劃、向供應(yīng)商發(fā)出采購合同、商品驗(yàn)收入庫等所有采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)都由一人處理，采購職業(yè)未分離。而且超市負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的會計(jì)人員與采購人員存在親屬關(guān)系，材料采購會計(jì)資料的保管和收入費(fèi)用以及債權(quán)債務(wù)賬務(wù)的記錄都是由會計(jì)一人兼管。而且該超市的會計(jì)兼管收入、費(fèi)用賬目登記，這些都是容易造成會計(jì)核算的虛假。由于超市的會計(jì)崗位是采購人員的妻子在做,很多時(shí)候她并不在店鋪，這時(shí)財(cái)務(wù)崗位的事情全部由采購人員代做，采購人員又直接負(fù)責(zé)商品的采購，可能會出現(xiàn)采購人員對需要采購的商品和數(shù)量弄虛作假的可能性。由于超市員工較少，事情比較多，這樣會導(dǎo)致每個(gè)人分工不明確，所需要完成的任務(wù)也不清晰，財(cái)務(wù)人員、采購人員、銷售人員和店員等之間的層層關(guān)系協(xié)調(diào)性不強(qiáng)，缺乏每個(gè)部門之間的合作能力，不能做到按照正確的采購流程進(jìn)行商品采購。并且門店在采購管理方面缺少高素質(zhì)采購人才，對采購過程的監(jiān)管也缺乏專業(yè)人士，未建立較為完善的采購人才培訓(xùn)機(jī)制，這樣可能會導(dǎo)致采購人員難以對各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行對比和比較和擇優(yōu)，對現(xiàn)實(shí)的采購機(jī)制不了解。而且超市老板會安排自己的一些親戚來幫忙做事，舍不得花錢去培養(yǎng)和聘請采購的專業(yè)性人才，這無疑增加了超市垂直化管理的溝通難度和商品的采購成本，從而影響到超市決策執(zhí)行的質(zhì)量與效率和經(jīng)營情況。3.3采購單據(jù)傳遞流程不合理采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，物資入庫，供應(yīng)商的送貨單一共有一式三聯(lián)，白色聯(lián)由供應(yīng)商保管，紅色聯(lián)作為倉庫的存根，由倉庫保管，而黃色聯(lián)就是此次采購業(yè)務(wù)留存在公司的唯一憑證，由公司保管，如下圖2所示。先是由倉庫用紅色聯(lián)作為登記成本入庫的依據(jù)，采購人員通過黃色聯(lián)的數(shù)據(jù)做出采購結(jié)算單，財(cái)務(wù)人員和總經(jīng)理審核采購價(jià)格是否合理，再將黃色聯(lián)返還財(cái)務(wù)人員，做相應(yīng)的賬務(wù)處理。因?yàn)樵趥鬟f過程中，業(yè)務(wù)較多，傳遞時(shí)間長、次數(shù)多，單據(jù)就會遺失，這樣也不便于采購的日常工作。圖2-3單據(jù)流程圖4婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)方案4.1完善采購計(jì)劃在制定采購計(jì)劃時(shí)需要考慮多種因素，供貨商選擇、采購數(shù)量確定、審批時(shí)間等都會對采購工作產(chǎn)生影響。尤其要關(guān)注采購數(shù)量，業(yè)務(wù)開展需求以及存貨數(shù)量都會對采購數(shù)量產(chǎn)生一定的影響，確定采購數(shù)量時(shí)需要從銷售需求和存貨數(shù)量兩個(gè)方面入手，以牛奶為例，預(yù)計(jì)銷售量為200箱，而超市存貨數(shù)量為50箱，則只需要采購160箱就可以滿足超市業(yè)務(wù)需求;如果僅考慮業(yè)務(wù)需求，則會導(dǎo)致采購數(shù)量增加，會導(dǎo)致庫存成本的增加。婁底百花超市采購要合理的制定采購計(jì)劃，確保采購工作順利進(jìn)行，第一，設(shè)定控制單位，將四個(gè)大類分別分為四到五個(gè)小類，以確定其一定時(shí)期的銷售量，如下表4-1所示。表4-1控制單位設(shè)定表序號零食組糧油組沖調(diào)組酒飲組1餅干\糕點(diǎn)米\粉點(diǎn)心罐頭碳酸飲料2糖果\巧克力廚房調(diào)料沖調(diào)食品果蔬汁飲料3休閑小食沖泡包面\粉奶粉\調(diào)品乳品飲料4散裝休閑食品罐頭食品營養(yǎng)保健酒水制定銷售預(yù)測，可以使用統(tǒng)計(jì)進(jìn)行預(yù)測，以獲得更準(zhǔn)確的銷售估計(jì)值，有的超市會使用月銷售指數(shù)或周銷售指數(shù)，計(jì)算公式如下:月銷售指數(shù)=本月實(shí)際的銷售額/月平均銷售額*100%。計(jì)算計(jì)劃庫存水平，存貨必須滿足銷售預(yù)期的需要，并保留余地，在選擇計(jì)算存貨水平的方法上，可參照以下：（1）一年中銷售變動(dòng)異常的，適合采用基本庫存法;（2）銷售變動(dòng)相對穩(wěn)定的，推薦使用百分比差異法，因?yàn)樗挠?jì)劃月度存貨更接近月平均值;周供貨法的計(jì)算基礎(chǔ)是，假設(shè)儲備的存貨與銷售額成正比;月初售價(jià)/預(yù)計(jì)銷售額=預(yù)期庫存與銷售比率。因此我們可以得到采購的計(jì)劃數(shù)，本月計(jì)劃采購數(shù)量=預(yù)計(jì)銷售數(shù)量-現(xiàn)有庫存數(shù)量。4.2完善超市各崗位的設(shè)置超市設(shè)置一名采購人員是不正確的，應(yīng)該至少聘請兩名專業(yè)的采購人員進(jìn)行商品采購，一名負(fù)責(zé)采購，另外一名負(fù)責(zé)貨物驗(yàn)收，做到崗位分離。并且超市要重新請人擔(dān)任會計(jì)工作，采購人員與財(cái)務(wù)是夫妻關(guān)系，會計(jì)人員還經(jīng)常把事情交給采購人員做，這兩個(gè)崗位之間本來就是不相容的崗位，應(yīng)當(dāng)把貨物的采購驗(yàn)收與賬務(wù)處理進(jìn)行分離，如果在賬務(wù)上面作假是輕而易舉的事，不分離會產(chǎn)生舞弊風(fēng)險(xiǎn)且難以被發(fā)現(xiàn)。分明會計(jì)崗位職責(zé)要做到必須分離訂單申請與訂單批準(zhǔn)崗位。提出采購計(jì)劃和同意采購，必須兩個(gè)人說了算，不然會出現(xiàn)商品閑置、浪費(fèi)等問題。對會計(jì)工作的進(jìn)行要實(shí)事求是，管理者應(yīng)該盡快完善會計(jì)制度，與超市的發(fā)展相適應(yīng)，減少存在的風(fēng)險(xiǎn)。為規(guī)范門店采購形式,幫助采購部門在年、月末能夠提供采購證明，作為財(cái)務(wù)部門結(jié)算的憑證。要解決超市人資問題，選擇專業(yè)人才，加強(qiáng)會計(jì)人員、采購人員、銷售人員對工作的規(guī)范認(rèn)識，加強(qiáng)員工對相關(guān)知識的培訓(xùn)。建立三個(gè)主要部門，首先采購部門進(jìn)行商品采購后，其次財(cái)務(wù)部門做好相關(guān)會計(jì)工作，然后銷售部門做到讓商品更好更快的銷售出去，各個(gè)部門之間相互制約互相發(fā)展，員工在閑暇時(shí)要聽從這些部門的安排，使業(yè)務(wù)更加高效的進(jìn)行。超市各個(gè)崗位負(fù)責(zé)人員應(yīng)在權(quán)利范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)職責(zé)。促進(jìn)公司持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)內(nèi)部基礎(chǔ)工作，提高內(nèi)部工作質(zhì)量，超市遇到的重重險(xiǎn)境和困難才能得到解決。優(yōu)化后部門如圖4-2。圖4-2優(yōu)化后部門組成人員4.3采購單據(jù)傳遞流程設(shè)計(jì)在采購入庫時(shí)應(yīng)該選擇聯(lián)次較多的單據(jù)，這樣也方便各個(gè)部門的審核和傳遞。采購入庫單根據(jù)需要可以分為一式五聯(lián)，其中橙色聯(lián)、藍(lán)色聯(lián)和紅色聯(lián)在單據(jù)的傳遞中發(fā)揮著重要作用，黃色聯(lián)和白色聯(lián)保障公司完善采購單據(jù)傳遞流程。在采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，當(dāng)物資入庫時(shí)，倉庫根據(jù)供應(yīng)商的送貨單填制相應(yīng)的采購入庫單，第一聯(lián)白色聯(lián)作為存根聯(lián)，倉庫留著保管備用；第二聯(lián)黃色聯(lián)傳給行政部作為檢查憑據(jù)；第三聯(lián)藍(lán)色聯(lián)和第四聯(lián)橙色聯(lián)傳遞給采購部，供應(yīng)商把發(fā)票傳遞到采購部后采購部根據(jù)藍(lán)色聯(lián)和發(fā)票填制采購專用發(fā)票，然后采購部將藍(lán)色聯(lián)和采購專用發(fā)票給供應(yīng)商，橙色聯(lián)作為統(tǒng)計(jì)聯(lián)統(tǒng)計(jì)入庫的具體情況；將第五聯(lián)紅色聯(lián)傳遞給財(cái)務(wù)部，通過紅色聯(lián)對采購入庫單進(jìn)行審核，最后進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的記賬，黃色聯(lián)傳遞到總經(jīng)辦審查備用。如下圖4-3所示。圖4-3采購單據(jù)傳遞圖5總結(jié)根據(jù)前文提出的問題和相應(yīng)的解決方案來說可以看出，完善采購計(jì)劃、降低商品采購成本、加強(qiáng)采購管理體系、分明會計(jì)崗位職責(zé)、優(yōu)化采購單據(jù)傳遞流程是婁底百花超市增強(qiáng)商品采購設(shè)計(jì)流程不可缺少的解決措施，良好的商品采購環(huán)節(jié)是物流管理不可忽視的一環(huán)，也是超市經(jīng)營管理重要組成部分。事關(guān)到超市關(guān)鍵的財(cái)務(wù)管理問題，影響超市整體運(yùn)營和成本支出，并且能夠完美反映經(jīng)營狀況和具體問題。現(xiàn)在的社會發(fā)展形勢下，優(yōu)化商品采購制度，提高商品采購水平是超市發(fā)展的必要條件，應(yīng)合理制定采購管理制度，改善商品采購中的內(nèi)部控制,提高各部門人員的綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)一些關(guān)于采購質(zhì)量管理一些重要方法，同時(shí)結(jié)合自身發(fā)展的優(yōu)點(diǎn)，分析采購中會出現(xiàn)的問題，優(yōu)化采購核算工作，提高工作質(zhì)量效率，促進(jìn)超市的長久發(fā)展?？傊瑠涞装倩?/p>