廣州市易智培訓有限公司員工借支與費用報銷管理制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司員工借支與費用報銷管理現(xiàn)狀....................................1

3公司員工借支與費用報銷管理存在的問題..............................2

3.1借支人員和借支用途無明確界定................................2

3.2員工借支沒有限額控制........................................2

3.3員工借支與費用報銷沒有嚴格的審批流程........................3

3.4員工費用報銷審核不嚴謹......................................3

4員工借支與費用報銷管理制度優(yōu)化設計................................4

4.1員工借支范圍及用途優(yōu)化......................................4

4.1.1明確借支人員范圍......................................4

4.1.2限定員工借支用途......................................4

4.2員工借支限額標準優(yōu)化........................................4

4.2.1明確員工借支限額......................................5

4.2.2建立逾期歸還懲罰制度..................................5

4.3費用報銷審批優(yōu)化............................................6

4.3.1完善費用報銷審批流程..................................6

4.3.2明確費用報銷審批責任..................................7

4.4費用報銷審核優(yōu)化............................................7

4.4.1加強費用事中控制......................................7

4.4.2加強費用報銷審核......................................8

5設計效果及小結(jié)....................................................8

參考資料...........................................................9

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

廣州市易智培訓有限公司員工借支與費用報銷管理

制度優(yōu)化設計

1公司簡介

廣州市易智培訓有限公司成立于2020年，公司坐落在廣東省，詳細地址為：

廣州市花都區(qū)云山大道53號南華廣場第二層，注冊資本為80萬人民幣，企業(yè)

的經(jīng)營范圍為:業(yè)務培訓;體育競賽組織;組織體育表演活動;組織文化藝術(shù)交流

活動;從事語言能力培訓的營利性民辦培訓服務機構(gòu);從事藝術(shù)培訓的營利性民

辦培訓機構(gòu);從事科技培訓的營利性民辦培訓機構(gòu);從事語言能力、藝術(shù)、體育、

科技等培訓的營利性民辦培訓服務機構(gòu);藝術(shù)考級活動。自公司成立以來，企業(yè)

人員一直秉持著誠信服務、合作共贏、長久發(fā)展的理念，爭取為顧客提供最質(zhì)

的服務。公司組織結(jié)構(gòu)圖如下：

圖1廣州市易智培訓有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

2公司員工借支與費用報銷管理現(xiàn)狀

廣州市花都區(qū)易智培訓中心有限公司的費用主要包括購買辦公設備器材的

費用、到省內(nèi)外各地出差的差旅費、外出業(yè)務交流拓展的相關招待費、公司零

星的辦公用品、打印資料的費用、公司員工外出培訓團建的費用及日常外出的

交通費等。目前公司員工的借支與費用報銷主要是由財務會計人員來進行審核，

1

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

所有費用的報銷都是先填寫報銷申請單，然后將報銷申請單交給財務人員，由

財務人員進行核對再報銷。

員工在向公司借款時，借款額度在3000元以下的（含3000元），借款人向

財務人員提出要填寫借支單，再經(jīng)財務人員審核，審核具體情況，確定無誤就

可以進行借支；借款3000元以上的，不僅要財務部門審核無誤，還須經(jīng)公司總

經(jīng)理同意簽字后，才可以進行借支，如若緊急情況未能及時進行簽字，則需要

在提出申請當日進行補簽，否則申請無效。

圖2公司員工借支與費用報銷流程

3公司員工借支與費用報銷管理存在的問題

3.1借支人員和借支用途無明確界定

由于公司經(jīng)營性質(zhì)的原因，公司里的全職常駐人員并不多，從招聘人數(shù)上

看雖然節(jié)約了一定的人工成本，為公司起到了節(jié)源的作用，但正是由于員工數(shù)

量不多，導致公司領導忽略了借支人員身份和借支用款范圍，從而存在分工不

明確，既沒有建立明確的借支制度，又沒有安排專人來負責整個流程，這樣便

導致發(fā)生的借支流程總是找不到事實證據(jù)來證明，公司由于借支導致的資金流

動也沒有明細的書面單據(jù)。

3.2員工借支沒有限額控制

對公司的日常支出進行嚴格的控制，這可以降低企業(yè)的成本，減少沒必要

的鋪張浪費，以達到增加利潤的目的。然而本公司在企業(yè)人員可以借支的金額

上是沒有準確的限制標準的，本企業(yè)人員在出差時是經(jīng)常需要提前借支的，但

是公司對出差所需的餐費、住宿費和交通費沒有限額，是按照企業(yè)人員所申請

的數(shù)額撥款的，這樣導致人員在出差時都會追求最好的生活水平，對借支的金

2

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

額不會有任何的節(jié)省，使得公司資金過于鋪張浪費，并沒有用在實處，其次對

于逾期歸還的借支金額沒有建立懲罰制度，企業(yè)人員沒有如期歸還的意識，就

會導致公司流出的金額總是大于流入的金額，隨著時間的推移，甚至還會出現(xiàn)

賴賬或者不認賬的現(xiàn)象，這樣不僅不會損害上下級員工之間的友好關系，也會

不利于資金的流動。

3.3員工借支與費用報銷沒有嚴格的審批流程

員工借支是公司一筆經(jīng)常性的支出。因為員工經(jīng)常需要外出，去不同的學

校給學生上公開課，尤其是在小學生在校上課階段，每周末都會被學校請去上

相應的一些課外易智課程，所以借支的數(shù)額會比較的大。本來公司的財務人員

就不多，如果沒有詳細的審批流程，積攢下來的報銷會是一個嚴峻的問題，會

加重財務人員的工作量。目前公司里的報銷流程為，外出人員回公司后到財務

人員那里填制報銷單，將外來憑證和報銷單一起交給負責報銷的財務人員，負

責報銷的財務人員再進行簡單的核對，確定無誤后就給報銷人員付款了。這樣

的報銷流程并沒有經(jīng)過領導的批準，也沒有外出核對過外來憑證的真實性，這

樣的流程過于簡單，存在著利用不合規(guī)的憑證進行報銷的情況，容易給違規(guī)行

為留下機會。

圖3員工費用報銷流程

3.4員工費用報銷審核不嚴謹

對于不同的企業(yè)來說，與費用報銷相關的制度和流程是存在很多種，雖然

許多的企業(yè)都很重視這一點，但還是會有很多的未知因素存在，仍然避免不了

在報銷過程中會發(fā)生的各種各樣的問題。首先費用的類型有很多種，是沒有統(tǒng)

一的報銷標準的，針對不同種類的費用都需要制定相對應的報銷標準，但是在

3

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

本企業(yè)沒有針對所有的費用都制定嚴格的報銷標準。其次針對費用的使用過程

沒有進行時時追蹤，沒有加強費用的事中控制，對于費用的去向并不是很了解，

導致有些資金是流入到了企業(yè)員工的口袋里，而不是用在了企業(yè)的經(jīng)營活動中。

最后嚴格的報銷審核是很重要的，但在本企業(yè)審核過程過于復雜且實效性很低，

雖然整個過程需要不同等級的管理者簽字同意，但是涉及的人員過多，加大了

審核過程的工作負擔，同時后續(xù)如果發(fā)生問題要進行追責是很麻煩的。

4員工借支與費用報銷管理制度優(yōu)化設計

4.1員工借支范圍及用途優(yōu)化

4.1.1明確借支人員范圍

在公司任全職的員工可以辦理借支，基層員工進行借支，必須是就職已滿

一年，且與企業(yè)已經(jīng)簽訂了續(xù)約一年以上的合同；部門經(jīng)理及以上職位進行借

支，必須就職半年以上，且與企業(yè)已經(jīng)簽訂了續(xù)約一年以上的合同，如果就職

年限已滿一年卻已經(jīng)進行了離職申請的人員，不得辦理借支；至于借支數(shù)額的

大小，則必須經(jīng)過管理層領導的批準后，財務人員才能劃轉(zhuǎn)公司資金給借支者，

如果是兼職人員是不得辦理借支的。其它特殊情況，需經(jīng)過公司領導者同意。

4.1.2限定員工借支用途

公司應明確規(guī)定員工借支的用途。備用借支只限于本公司的日常支出，比

如公司車輛外出辦公發(fā)生的油費或者路橋費，公司員工團建或者培訓的費用，

公司員工為了公司出差的相關費用公司日常中需要用到的一些用品等。

圖4員工特殊情況申請借支流程

其它因特殊情況發(fā)生的借支應按上圖4的流程進行審批，首先需要公司管

理層共同商議使用范圍其次，欠款未全部歸還時不允許再借支，一般用于生活

日常開支的借支，部門經(jīng)理不予批款，員工如遇特殊情況需要向公司借支的，

需要按以下流程申請借款。部門員工的借支一般由部門經(jīng)理負責，特殊情況需

4

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

要進行書面申請，向公司總經(jīng)理報備。

4.2員工借支限額標準優(yōu)化

4.2.1明確員工借支限額

從公司賬戶借出去的錢如果不能及時收回，則會形成一筆巨大的應收賬款，

最終可能成為壞賬，從而導致公司資金的利用效率降低，因此公司的所有借支

都應該遵循一個硬性原則，那就是已經(jīng)欠下的賬款如果沒有還清，那么再來本

公司進行借款那就不會再予以同意，其次需要制定詳細的借支限額，以規(guī)范公

司的借支行為。其余特殊的緊急情況，經(jīng)公司管理層人員商議再決議。以員工

出差借支為例，其限額可參照表1制定。

表1出差借支及報銷限額

（單位：元/人.天）

類別省會及以上城市地級市縣級及以下

住宿費餐費交通費住宿費餐費交通費住宿費餐費交通費

總經(jīng)600元200元200元500元180150元300元120100元

理元天

部門500元150元180元400元150100元260元10080元

經(jīng)理元元

部門400元150元100元300元12080元200元80元60元

主管元

一般350元120元80元260元10050元150元50元40元

員工元

備注1.單人出差住宿費可上浮50%；

2.有招待方的，公司不予借支及報銷。

4.2.2建立逾期歸還懲罰制度

對于未能按時收回的款項，那必然得設立懲罰制度，只有這樣才能提高有

關人員及時還款的意識，促進公司賬面資金的流動性。

制定員工借支逾期處罰制度，如表2所示。沒有按審批流程進行審批的借

款，或者已經(jīng)借款但是未如期歸還的金額，需要通過建立逾期歸還制度進行規(guī)

5

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

范化管理，不同的借支金額根據(jù)逾期時間的長短進行罰款。造成巨大損失的，

將追究其相關法律責任，特殊情況除外。

表2員工借支逾期處罰制度

逾期情形管理層員工普通員工實習生/試用期員

工

逾期7天內(nèi)財務人員提示逾期時間財務人員提示逾期時間部門經(jīng)理提示催還

款

逾期一個月內(nèi)其上級提示催還款；部門經(jīng)理提示催還款財務直接從該員工

工資扣款直至扣完；

逾期超過一個月通過每月統(tǒng)計的部門借支通過每月統(tǒng)計的部門借

情況表，財務直接從該員支情況表，財務直接從

工工資扣款直至扣完；該員工工資扣款直至扣

完；

已離職若其上級未追回借款，若部門經(jīng)理未追回借款，（確認還清借款，

則代替其還款；則代替其還款再批準離職申請）

4.3費用報銷審批優(yōu)化

4.3.1完善費用報銷審批流程

為了對公司管理起到規(guī)范性作用，因此需要對員工借支進行合理控制，嚴

格把控員工借支預先審批，公司員工應該嚴格按照規(guī)定進行預先申請，回來后

及時到報銷部門報銷，不允許私自直接借支，不得以私充公。

公司內(nèi)無論是誰借支，都需要執(zhí)行有關規(guī)定，進行預先審批，申請單上應

該包括借支金額，借支原因，借支時間等等，如果不能嚴格執(zhí)行，將會加重有

關人員的工作負擔，并出現(xiàn)許多的虛假借支情況，如果能嚴格執(zhí)行這一預先審

批制度，不僅能夠讓上級人員合理把控資金的流出，還能在這段時間內(nèi)做好相

應的發(fā)展規(guī)劃，因此要加強提前進行申請這一流程，必須要提前寫好申請單交

由相關人員審批同意后才可以執(zhí)行。優(yōu)化費用報銷審批流程，具體如下圖：

6

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

圖5員工費用報銷審批流程

4.3.2明確費用報銷審批責任

詳細的報銷制度不僅可以讓工作有效的進行開展，而且也可以迅速的提高

工作進程，因此需要一個合理的標準來要求所有的人。首先在填寫報銷單時，

要求報銷人員要根據(jù)費用的種類填寫對應的單據(jù)，準確填寫單據(jù)上的各類事項，

注明所附帶的各類原始收據(jù)，尤其是對金額的填寫必須保持大小寫一致，一經(jīng)

填寫就不得涂改。其次經(jīng)辦人員在簽字蓋章時，要先核對單據(jù)的真實性和合法

性，不得隨意簽字，一旦簽字或者蓋章就要承擔一定的責任。最后財務人員在

進行付款時，必須按照規(guī)章制度核對報銷緣由和金額是否符合標準，報銷人員

只有取得合理合法且與公司存在真實聯(lián)系的票據(jù)才可以進行報銷，對以私充公

的人員進行處罰。

4.4費用報銷審核優(yōu)化

4.4.1加強費用事中控制

對費用進行合理的事中控制是非常有必要的，對費用進行隨時追蹤不僅可

以了解費用的去向，時刻把握資金的流動，而且如果發(fā)生了緊急問題，還可以

及時糾正，以免造成巨大的損失。加強費用的事中控制可以從以下兩個方面入

手，首先可以進行定期的財務預算，對未來會發(fā)生的業(yè)務活動進行費用預估，

提前做好應對措施；其次加大監(jiān)督力度，把握好費用的支出，讓想要挪用企業(yè)

資金的人員沒有機會。合理的控制會增加資金的流動性，會提高公司資金的利

用效率，這不是一兩個員工可以做到的，需要公司人員都提高對費用控制的意

7

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

識，并落實于實際行動。

4.4.2加強費用報銷審核

報銷手續(xù)是否嚴格，從根本上可以控制成本費用的增減，嚴格的報銷手續(xù)

能夠從一定程度上削減不合理的支出，首先報銷人得按照相關規(guī)定填寫好報銷

單，并確定無誤，不得隨意涂改。報銷單應包括報銷的原因，何人報銷，報銷

金額的大小，金額要進行大小寫，報銷的形式，報銷日期。認真審核單據(jù)上面

的經(jīng)濟業(yè)務是否真實存在，發(fā)票是否合理，對疑問的單據(jù)要進行查驗，確定其

真實性和合法性。對每一張單據(jù)還要查看與之相關經(jīng)辦人，驗收人，負責人等

的簽字或者蓋章手續(xù)是否齊全，辦理過程是否符合公司的規(guī)定。公司人員在報

銷時需要將報銷單和原始的外來單據(jù)匯總在一起，交給主管進行核對簽字，再

一同交給報銷部門進行審核，再交給領導層簽字，批準財務部門付款，最后由

申請報銷人員簽字確定已收款項。

5設計效果及小結(jié)

如何管理借支費用是每一個