《淺談秘書在日常事務工作中的語言藝術》9600字（論文）

-1-淺談秘書在日常事務工作中的語言藝術摘要：當代社會注重高速高效，加快了生活節(jié)奏，在秘書領域對秘書的語言藝術要求也越來越高，高超的語言藝術能提高工作的效率，正是因為秘書既是領導的輔助者，也是傳達信息和溝通四方的人，它決定了秘書人員的特殊性，也決定了秘書語言工具的重要性，加強語言的藝術性是秘書工作的基本原則之一，也是秘書工作的基本素養(yǎng)。因此，秘書在日常工作中善用語言藝術是工作順利開展的關鍵的因素，不管什么性質的秘書工作者，都應該講究口頭表達的技巧，遵循語言的基本原則，善于運用語言藝術去解決工作和生活上的瑣事，能更好的把本職工作做得出色。而對于研究秘書的語言藝術是現(xiàn)代秘書應該具備的基本素養(yǎng)。同時也具有相當重要的意義。本文從秘書語言的不同方面的特點及面對不同人的語言藝術等方面，論證了秘書的語言藝術在工作中的體現(xiàn)。關鍵詞：秘書；日常事務；語言藝術目錄中文摘要 1英文摘要 227398一、秘書日常事務工作中語言的重要性 47501（一）秘書的口才好，能有效的完成上傳下達的任務 411798（二）秘書的口才好，能有效完成咨詢回復的任務 49932（三）秘書的口才好，能有效提高業(yè)務的完成率 55545（四）秘書的口才好，能有效的解釋領導意圖 528553二、秘書事務語言的基本原則 56707（一）言簡意賅，規(guī)范標準 511846（二）語義完整，講究技巧 616139（三）堅持原則，掌握分寸 618993（四）誠懇熱情，措辭得體 617169（五）詞簡意達，講究實效 620844（六）情理相融，靈活多變 79111三、秘書日常事務工作中語言的特點 715571（一）平實 727540（二）簡潔 713029（三）靈活 822885（四）委婉 819195四、面對不同人的語言藝術 930636（一）面向上級 96960（二）面向同事 1027147（三）面向下級 1128337（四）面向外部公眾 1229900參考文獻 13說話是一門藝術，更是一種技巧，秘書在日常工作中會接觸到許多不同層次的領導，這要求秘書不僅要把話說明白，還要把話說得巧妙。此外，一個秘書人員的語言溝通交際能力，可能會影響到工作開展的進程以及自身在職業(yè)生涯中的發(fā)展，甚至會影響到工作單位在公眾面前的形象。所以可以看出精準的掌握好的語言技巧能推動工作的有序開展。作為現(xiàn)代的秘書，要學會借助語言的工具，掌握說話的藝術、努力地把自我良好的形象展現(xiàn)出來，那么在日常事務中和在社交場合中能游刃有余、得心應手、登上人生的高峰。一、秘書語言的重要性在日常事務工作中體現(xiàn)市場經(jīng)濟在不斷的快速發(fā)展，而秘書在行政管理工作中變得越來越繁雜和多元化。在公司管理系統(tǒng)中秘書是領導的助手和參謀，有溝通四方、輔佐決策、處理單位繁雜的事務、為領導工作服務的職能，輔助自己領導有效管理單位的員工。秘書語言是一種在日常工作中具有特殊功能的藝術工具，從事秘書工作的人員涉及面廣，要涉及到整個單位各種復雜的事情，要提高在工作中的效率就必須有高效的語言技能，才能高效的協(xié)調好不同部門之間的工作，做一個眾人夸獎、滿意的秘書。我們經(jīng)常聽到的一個成語“禍從口出”，這個成語就充分體現(xiàn)了語言交流的重要性和提高語言藝術的必要性。因此，作為新時代的秘書，一定要注意要加強自身的語的藝術修養(yǎng)和語言的表達能力，才能把自己的工作做好。（一）秘書的語言藝術好，能有效的完成信息傳達的任務秘書工作人員必須有良好的口才，在日常事務中發(fā)揮充分的作用，秘書人員最重要職能是在單位中的信息中心，能有效的完成信息的上傳下達。例如：作為政府部門的秘書，能夠有效地反映群眾提出的不同意見和建議,并將其傳達給上級；然后再轉達上級領導的決定和想法，秘書是團結領導和職工與社會各界之間的紐帶。完成好領導分配給秘書人員核心的任務。如眾所周知“最美外交翻譯官”張京顏值和口才并存，她通過“信雅達”的翻譯技巧，將中方所要表達的內容翻譯的完美無缺，贏得了眾人的贊譽。（二）秘書的語言藝術好，能有效履行咨詢回復的職責 秘書人員在工作中總能遇到外界人員對公司經(jīng)營的現(xiàn)狀、產品質量和業(yè)務方面提出詢問，對產品質量提出疑問，這樣相似的詢問時，秘書處工作人員能夠及時從維護公司利益出發(fā)作出口頭回復，消除人們的疑惑。日常生活中大家都用過淘寶App，在與商家溝通時商家甚至衍生出了火爆全網(wǎng)的“淘寶體”，一時間“親，請好評喲！”成為現(xiàn)象級網(wǎng)絡用語。這種接地氣又親切的溝通語言，不僅拉近了商家與顧客之間的距離，更是在發(fā)生利益糾紛時能夠使雙方更加和諧的解決問題，有利于我們構建和諧社會。如果秘書人員在面對來訪者能夠采用親切友好的語言和態(tài)度，更能展示公司良好形象。（三）秘書的語言藝術好，能有效的提高工作效率秘書人員口才好能極大的提高辦事效率，提高領導的認可度。談判是日常生活中隨時進行的方式，在工作中必不可少的也是談判，秘書人員憑借出眾的口才，幫助領導在談判時獲取有效的信息，起到重要作用。據(jù)史料記載，秦軍包圍邯鄲時，趙王曾派平原君到楚國請求增援，毛遂通過自薦與平原君一道同行。在平原君與楚王會談時，毛遂展開雄辯之才與非凡膽識，迫使楚王答應聯(lián)合抗秦。平原君回到趙國后，和其他人談起毛遂的貢獻，他深有感觸地嘆了口氣，說：“毛先生的三寸不爛之舌，強于百萬之師?！笨梢娔苷f善辯的口才能有效提高工作效率。秘書的語言藝術好，能有效的解釋領導意圖秘書人員在陪同領導外出談判的時候，談判桌上是展現(xiàn)秘書智慧和策略的地方，努力收集各種相關資料是談判雙方在談判前必做的，更重要的是，在談判過程中，秘書人員要積極領會領導的意圖，及時靈活的調整方案。某公司在一次外出去北京談判的案例中，因為成都某公司是新上市的公司，給出了優(yōu)惠條件，急需要一家代理商銷售產品。而成都公司邀請的談判代表因為堵車沒有及時的到達談判現(xiàn)場，對方緊緊抓住這件事不放，想要借此獲得更多的優(yōu)惠條件。公司的領導表面一臉裝作很淡定，給了一個眼神給秘書。秘書立刻懂了領導的意思，立即站起來說：“我們很抱歉耽誤你們的時間，但我們并不是有意這樣做的，我們不知道北京今天交通太堵塞了，所以導致這次不愉快的結果，我們從成都過來和您們見面很容易看出我們的誠意，如果因為這個懷疑我們，所以我們只好結束談判。我不認為我們提供的產品找一個合作伙伴是不可能的。”秘書的話讓代理商說不出話來，對方不想失去賺錢的機會，所以談判進行得很順利。此次秘書領會到了領導的意圖，并扭轉了不利于己方的低調氣氛，避免了成都方的切身利益。因此，秘書人員在工作中領會領導的意圖，才能更好的利用語言藝術協(xié)助領導的各項工作，使公司獲得更好的效應。有好的口才能使你職業(yè)道路變得闊，有好的口才非常容易讓人欽佩，不管在商業(yè)、政治和外交等領域工作都能有效的提高工作效率和輔助領導。二、秘書事務語言的基本原則秘書人員在工作中除了遵循職業(yè)道德上的原則，在運用語言上同樣應該遵循以下的基本原則。（一）簡明扼要，規(guī)范標準秘書人員的語言標準是什么呢？重要的一點是使用的詞匯要規(guī)范標準化。不管在公開場合發(fā)言還是和領導交代工作的時候，不要使用方言詞或方言語言盡量的使用規(guī)范化的交際用語和普通話。還得注意加強口頭語言和書面語言的規(guī)范化，盡量少用語氣詞和口水話，要不斷地提高語言標準化和規(guī)范化。其次，應該表達時簡明扼要，不要啰啰嗦嗦，抓住語言的關鍵點，直接表達重點。不管你和領導或同事溝通時，應該簡潔地該說的話說出來，秘書在起草公文時，注意公文是讓人看了起作用，讓對方一讀就懂，特別是周知性的公文通告，追求是語言結構的簡潔明了，表達的效用強。避免有冗字，刪掉一切可有可無的子或者詞語，具體完整的說出來，在工作中，語義類似、內容空洞的講話稿和文章毋庸置疑是不受人歡迎的。（二）語義完整，講究技巧語義完整就是秘書人員完整的把領導的意圖表達出來,既要有語言價值又要簡潔又要全面。例如：秘書要向領導匯報投訴信的具體內容，應當包括:投訴的對象、投訴的原因、對投訴的處理或建議,三者缺一不可，當然,在注意完整的同時,表達技巧也必須得注意。秘書有時要陪同領導或代表組織參加會議或談判,在這樣情況下,堅決維護單位和領導的威信，靈活地應對不利局面，秘書要特別注意語言藝術。例如:(1)報告工作或陳述情況時，要較少或不用方言和文言文進行報告；(2)說話時適當停頓,使語言明白曉清晰明了，減少誤解；(3)不使用有歧義句子；(4)學會控制好自己的情緒，不要太過激烈的辯論，以免造成爭論；(5)當在談話中感覺馬上陷入冷場的局面，要適時調節(jié)氣氛或者休息一會兒,或者用幽默的語言活躍氣氛。（三）堅守原則，把握分寸從事秘書工作的人員的言辭，要講究說話的藝術性原則和掌握好分寸，二者是對立統(tǒng)一的。秘書人員說話既要堅持為上級服務的原則，也要加強自身的政治性原則和道德原則，如何做到這些呢？這和很多方面的因素有關，比如：一個人的道德意識和政治修養(yǎng)不高，想必說出來的言辭不一定悅耳，秘書的理論水平低和不懂得掌握分寸的話，在書面表達和口頭表達中能有所體現(xiàn)，在寫各種稿子時需要理論的支撐，言語間要掌握好度，避免出現(xiàn)差錯。這要求秘書人員提高政治素養(yǎng)和理論水平等，比如：在工作上知道領導可能會違反相關規(guī)定時，要慎重考慮說話的分寸，堅持自己的道德原則。在提醒領導時用委婉含蓄的語言表達出來，要讓領導樂于接受，以免造成不必要的損壞。（四）真誠熱情，表達得當從事秘書工作的人員應以真誠、熱情的態(tài)度對待他人，這反映在中國的一句古話中“精誠所至,金石為開”不要高高在上認為自己的地位很高，要用適合自己的語調與他人交流，平等真誠的與他人溝通。這樣才會得到別人的尊重。曾一個美國政治學家說：“說話者交流時發(fā)自內心地說話,而且話語里面要充滿了熱情。”所以,給別人留下很好的印象最基本的就是做到對人誠懇和熱情，這樣，別人更愿意和你下一次溝通，可能也會因為你真誠的態(tài)度所打動，帶來工作上的合作，實現(xiàn)互利共贏，以達到溝通的目的。古人語“如切、如搓，如琢、如磨”體現(xiàn)了措辭的得體上，措辭得體，是一名合格秘書的應該做到的，秘書人員無論在工作上還是生活上必須加強自己措辭的謹慎性，同時學會反思自己每次的表達是否得體。（五）詞簡意達，講究實效詞簡意達也表現(xiàn)出了語言藝術性的特點，意思是指表達要較簡短，有力地表現(xiàn)出口頭意思，讓交流對象清楚地知道你傳達的意思，提高溝通的效率。應盡量避免口語的替代,如果存在不良的口頭表達習慣，往往造成用詞不傳達意思，比較含糊不清楚。如何做到詞義簡單,提高實際的表達效果呢?在平時鍛煉多使用短句，說重要的事情，長話短說，說該說的話，做該做的事。生活中部分文秘工作者總喜歡工作中閑聊,在聊天中在那自我賣弄、啰嗦說個不停，這樣的做法不會引起別人的注意,反而會引起怨恨，而且在一定程度上會影響工作效率。記住，秘書的言語時為了單位的工作效率和質量服務的，注重語言帶來的實際效果。（六）情理相融，靈活多變古人曰：“詩言志”“詩緣情”。包括思想和情感，這不僅在詩歌中體現(xiàn)得淋漓盡致，在語言藝術中同樣做到情理相融。一方面靈活多變的能力是秘書人員具備的一項基本能力,最重要的是體現(xiàn)在在語言表達能力上。如何能讓對方理解和支持你的表達呢？秘書人員就要搜集更多的真實可靠的事實依據(jù)來支撐自己的語言，再用真誠的態(tài)度打動別人。這樣就可以充分說理。說話的語境總時不斷地變化著的,雖然秘書人員能做到的是適應這種情況,但肯定會出現(xiàn)難預料不到的情況，這就需要秘書人員能快速應變不同的危機狀況，巧妙地運用語言藝術化解。三、秘書日常事務工作中語言的特點（一）平實平實就是說話要自然清晰準確，通俗易懂。秘書人員每天做的工作最多的是口頭的匯報工作，在這種情況下秘書的語言應該是樸素、簡單、誠實的。在和領導溝通時的語言，要用語言散發(fā)魅力，讓領導覺得你是穩(wěn)重的，而不是人浮于事。同時也得注意在與領導交流時，語言要平鋪直敘，盡量用陳述句。比如：書面表達上寫一封函給不相隸屬單位，整篇函的語言用許多華麗詞語、重復的話語會讓對方覺得你表達有誤、啰嗦這樣會影響單位形象，認為你工作能力差。比如：上級領導讓你明天早上交表格，你是熬夜整理的，第二天早上把整理好的表格給領導，并說：“感謝領導給我這樣的機會能鍛煉我，讓我悟出了人生道理，樂是悠閑的追求啊，累才是工作的感覺。這表格整理得真的很累，我昨天晚上熬夜趕出來的，不知道您是否滿意。”這會讓人覺得你有邀功，還讓領導認為你愛抱怨、工作能力不行。如果是說“表格整理好了，請您看一下，如果有什么不恰當?shù)牡胤轿荫R上修改”，盡管這句話語平淡但幾次下來，能給領導留下好印象，不會讓人討厭。在兩者之間相比較，大多數(shù)領導會更喜歡第二種情況，因為在第二種情況下，秘書給人一種干練、成熟、穩(wěn)重，說話大方樸實，更容易得到領導的贊揚，同時，在秘書工作中，工作人員既要注意語言清晰準確，還要注意語言的禮貌。（二）簡潔就是要求秘書講得簡明扼要，說得簡短但包含大量信息。秘書工作的繁雜性推動了語言表達的簡潔性，說話簡潔有力是提高工作效率的基本條件之一，也是節(jié)省領導工作時間的基本原則，秘書向領導匯報工作是秘書的“家常便飯”，所以在匯報工作時，有的只需匯報結果，有的需匯報進程，找準領導關注點，找準工作的重點。如在辦公系統(tǒng)接到上級要來本局視察工作，向領導匯報時會說：“書記，X領導小組，X日下午兩點來我局視察工作，視察的重點是關于什么的，在我局召開X主題會議，X局長主持。”這種表達就很清晰，秘書人員不管在匯報工作還是下達任務都得應該理清事情大概的框架，抓住事情的關鍵點以免耽誤領導或同事的時間，給人很精明干練利落的感覺。（三）靈活靈活是秘書應具備的基本技能，是指秘書人員在交流時要適當?shù)恼{整說話的方式和內容，在日常工作中秘書和很多人打交道，討論的事情也不同，所以要靈活應對不同的情況。例如：現(xiàn)在下級請示的一個緊急的文件需要領導立馬簽字，可以這樣對領導說：“經(jīng)理，我看你現(xiàn)在有空了，能否耽誤您一分鐘把這個很緊急的文件簽一下字？”這樣問后領導狠狠在一這份進擊的文件，肯定會立馬簽字的，這樣也不至于讓領導不爽。又如和單位內不同年齡層聊不同的話題，衣著、打扮、食物等都是和年輕同事談論的好話題。對于一個年長的同事，采取詢問的態(tài)度，表明你想聽他的建議和意見。當然，有些事情因人而異，所以生活中多留意同事的愛好和興趣，找到共同的話題。（四）委婉這和秘書人員的個人品德有關。委婉既是一種說話的藝術也是一種魅力，可以幫助建立良好的人際關系，巧妙地化解各種尷尬，提高自身的語言素養(yǎng)，緩和尷尬氣氛。如果領導要你做一件你并不想做的事情，我們首先考慮自己能否干好這件事，不要因為他是你領導，一口答應下來，過后發(fā)現(xiàn)沒有能力完成，陷入進退兩難的境地。如何高效的讓領導不生氣，而且很理解你呢？這就需要秘書人員用委婉的方法去表達自己的真實想法，讓領導高興的接受你的想法。秘書人員也經(jīng)常接觸到一些比較保密的問題，但有些人好奇心非常重，想要知道所有，如果直接說我不想告訴你，會讓對方覺得你情商低、高傲自大。會損傷彼此間的交情，影響今后工作上的來往。這時，要別人理解你，使用婉轉的說話方法，使用的方法如下：一是幽默的回答別人的詢問，在風趣的語言環(huán)境中輕松的不留下話柄。二是用“運用反問”的方式，要是別人問你你們公司是不是要開一家分公司啦？你可以這樣回答：“要是我們真的開了新公司了，你覺得我還有時間出席此次活動嗎？”。三是要學會轉換話題，當人們談到政治上比較敏感的話題時，應該迅速把話題換成雙方感興趣的話題上，比如說:我們下午去逛街吧，剛開了一家服裝店，她家衣服比較新潮，我們一起去看看。這樣避免了一些敏感話題，以免造成不堪設想的后果。四、面對不同人的語言藝術（一）面向領導在領導旁邊工作的秘書人員，最重要做好兩點，一是了解領導，輔助領導的工作，運用恰當語言藝術為領導建言獻策。二是學會適當理解領導的意圖，加深和領導的默契，這樣會讓秘書的工作簡單和輕松。首先要全面了解領導，讓領導能夠認可你的看法，更好推動工作向前發(fā)展。例如：當領導做出的決策有不恰當?shù)牡胤綍r，秘書人員應該及時的提出意見，以免造成不必要的損失，在建言獻策時得注意表達方式。第一種，秘書說：“領導，您的這個方案我認為存在一些重大的問題，我必須和您談談，好嗎？第二種，秘書說：“領導，您做出的這個決策方案我覺得有些地方不是很恰當，想給您提一個建議，可以嗎？”第三種，秘書說：“領導，對于您的決策方案我有一點個人看法，想說給您聽聽，您有時間嗎？”以上三種表達，第一種明顯不行，竟然說自己領導有重大失誤。第二種表達也不是太妥當，容易給人一種優(yōu)越感，這會讓領導不高興。第三種表達更為合適，從秘書的言辭間可以看出她的謙虛，也更能表達出自己誠懇的態(tài)度，容易讓領導接受意見。同時和領導交流工作中，秘書人員應與領導建立和諧的關系以及適當理解領導的意思，這樣不僅可以提高工作效率，而且可以與領導建立良好的關系，但是不能太過度，否則就會適得其反。歷史上著名的楊修事件便是最好的反例，楊修一次用曹操寫的一盒酥，猜測曹操是讓他們一人一口酥，讓大家分而食之，第二次用門上曹操寫的活字，猜測曹操嫌棄門太闊了讓人拆除掉，曹操本來很欣賞楊修的才能，但是楊修過分猜測領導意圖，讓曹操覺得他在身邊不放心，于是便把他殺了。所以秘書要搞好和領導之間的關系，不要妄加揣測領導的意圖，把自己顯示的比領導還聰明，這樣只會白費心思，最終對自己不利。（二）面向同事秘書人員在公司中除了和領導接觸時間最多外，最主要的是和公司同事相處，秘書人員在與同事交流時，應以謙虛友好的態(tài)度對待同事，要學會設身處地為別人著想，注意說話的語調，用真誠的語言交流，不能氣勢洶洶，要有一個良好的同事關系，努力創(chuàng)造一個和諧、融洽的工作氛圍，這樣不但可以使工作順利開展，而且還能增進彼此之間的友誼。和同事相處時，避免不了相互幫忙。比如：你很忙需要同事幫忙帶一份午餐回來，你對同事說：“小王記得給我?guī)Х菸绮突貋怼焙汀靶⊥?，麻煩你幫我?guī)б幌陆裉熘形绲奈顼垼椰F(xiàn)在有點忙，謝謝你，下次請你喝冷飲”。前者命令似的口吻和后者朋友式的口吻完全不同?？上攵?，同事在接受的時候心情也是不盡相同的。因此，同事們在交流時需要注意彼此的感受，不要用用命令的口吻，應該多用“謝謝”、“辛苦了”、“麻煩你”等詞語去表達。除此之外，不要在辦公室里當眾炫耀自己，不要驕傲自滿，如果哪天領導給你額外獎勵時，你不能在辦公室吹噓：領導真好，這個月因為業(yè)績好，多給了我兩千塊的獎勵呢，還說下次培訓的機會留給我了呢，”這時，同事在一邊嘴上祝賀你時，心里一邊在羨慕你。最后，還要尊重同事自尊心，不在背后說同事的壞話，不要談及一些敏感的話題，盡量的避開，同事之間在打聽公司機密消息時，巧妙的運用說話的技巧和藝術，既不能得罪同事，也不能泄露公司的秘密。所以，秘書面對同事要懂得語言藝術，善于運用語言藝術，做好同事和領導之間溝通的橋梁，克服與同事的矛盾，營造一個良好的工作環(huán)境。（三）面向下級秘書是領導的傳話筒，向下級傳達領導指示時，不要用命令和訓斥的語氣下達任務，尤其秘書人員傳達壞消息時，曾經(jīng)學習過一個案例：某公司因為市場并不景氣，因此決定把小張辭退，但領導不想當這個惡人，就把這件事交給小李處理。小李知道小張知道這件事情時肯定會難受，于是他深思熟慮，這樣對小張說：“由于公司經(jīng)營狀況不景氣，領導萬般無奈做出這個決定，如果你有什么困難和顧慮請說出來，我們會努力想辦法幫助你，”小李說話很注意藝術性地表達，她設身處地為小張考慮，而不是一昧說“小張別難過，這次裁員又不止你一個人”。這樣表達明顯會適得其反。因此在向下級傳達上級決定時，既要注意語言藝術性，又要深思熟慮準確傳達指示。當給下級人員下達工作任務時，要運用恰當?shù)恼Z言下達命令，如給某組組長傳達任務時，這樣說:“陳組長，你們小組最近表現(xiàn)得很不錯，領導專門叫我給你們帶來禮品，現(xiàn)在公司產品供不應求，正處于銷售的高峰期，需要你們再辛苦一段時間，抓緊時間把產品加工出來。辛苦完這段時間，多給你們點福利?！倍皇侵苯酉逻_命令，要求直接加班。這樣既肯定他們的工作，讓員工感受到了溫暖，還調動了下級工作人員的積極性。在工作中批評下屬是不可避免的。而這里不恰當或過度語言將會適得其反。在批評下屬時，要做到批人不揭“皮”。如果措辭嚴厲，比如“你為什么這么沒用？”會深深挫傷下屬的自尊心，從而導致很大的抵觸情緒。你可以這樣說，“我相信你會從這個錯誤中汲取教訓，防止它再次發(fā)生，我相信你下次能做得很好”這樣下屬更能被接受。（四）面向外部公眾從事秘書工作的人員還要開展面對外部公眾的工作，秘書代表公司的形象，也是公司的一張明信片。這就要求秘書人員語言的靈活性、委婉性，以及避免語言的刺激性，恰當運用語言藝術使語言表達如同增添了潤滑油一般，有效地維護公司的外部形象。語言的靈活變通，要求秘書人員因人因時因地的變通語言，如在公司前臺同時接待到兩位都沒有打電話來提前預約的客人，一位是常年的合作領導時，另一位是業(yè)務員。在接待上的語言完全不同，在接待業(yè)務員時，可以這樣說“您好，我們領導在外出差，有點忙，沒有時間來接待您，我很抱歉，要不我?guī)ヒ娨幌挛覀儬I銷部經(jīng)理，您看這樣可行”。在接待公司合作領導時，秘書可以這樣說“李總，您好，非常榮幸再次見到您。請跟隨我到接待室，我先給您沏一杯茶，請您稍等，我去通知一下領導”。因此秘書在工作中面對外部公眾時語言要靈活變通。秘書人員經(jīng)常外出商談業(yè)務和參加各種會議，在這種場合下有人打探公司機密是很常見的，在這種情況下，如果秘書人員簡直接地拒絕別人，會很尷尬。下面簡單介紹兩種拒絕方法。第一：強調自身難處，讓對方產生同理心。如在某次外交會議上見到自己親戚，他想和公司合作并想見到高層領導，直接和高層領導談，可是這是不可能的。這時，秘書要用真誠的語言和眼光向對方解釋自己困境，得到對方的