長沙飛龍有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計長沙飛龍有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計長沙飛龍有限公司簡介長沙飛龍有限公司位于長沙市岳麓區(qū)，公司經(jīng)營范圍為電子產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷售，主要生產(chǎn)抽油煙機、電視機、微波爐等家用電器。長沙飛龍有限公司本著誠信為本，顧客至上的銷售理念，堅持做一家以技術(shù)導(dǎo)向為核心，集產(chǎn)品研發(fā)和制造為一體的現(xiàn)代化企業(yè)。通過智能生產(chǎn)，實現(xiàn)從產(chǎn)品零部件到配件再到電子成品的全自動化生產(chǎn)模式，為顧客提供家用電器全方位的設(shè)計制造服務(wù)。長沙飛龍有限公司付款審批模式目前，長沙飛龍有限公司在日常經(jīng)營活動中最常遇到的付款是采購付款和費用報銷付款。單據(jù)到財務(wù)部入賬付款申請單據(jù)到財務(wù)部入賬付款申請成本管理審批通過財務(wù)總監(jiān)審批通過資金管理支付款項超過100萬低于100萬圖2-1長沙飛龍有限公司采購付款審批流程圖2-2圖2-2長沙飛龍有限公司費用報銷付款審批流程報銷人申請成本管理審批資金管理付款報銷單據(jù)到財務(wù)部入賬這種付款審批流程因為無需通過財務(wù)總監(jiān)審批，所以在一定程度上提高了工作效率。但在實際工作中，這種付款審批流程存在著許多問題。長沙飛龍有限公司付款審批流程中存在的問題內(nèi)部控制薄弱不管是采購付款審批流程還是費用報銷付款審批流程，只要付款申請在100萬以下，就只需要成本管理審批通過即可，不需要財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批。在此過程中，由于沒有相關(guān)人員對成本管理和資金管理進(jìn)行監(jiān)督或者牽制，所以很有可能會增加財會人員徇私舞弊、弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生。這種現(xiàn)象在同行業(yè)的公司中經(jīng)常出現(xiàn)，一旦長沙飛龍有限公司出現(xiàn)財會人員徇私舞弊，或者和采購人員或公司供應(yīng)商相勾結(jié)的情況，就很有可能導(dǎo)致公司出現(xiàn)資金緊張，或者因為原材料質(zhì)量得不到保障，從而引發(fā)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題、退貨、公司聲譽受損、賠償?shù)纫幌盗袉栴}發(fā)生。對成本管理人員要求過高在實際工作中，這種付款審批流程對于成本管理崗位的人員要求很大。例如在采購付款審批流程中，成本管理需要仔細(xì)審批采購合同，不然很有可能出現(xiàn)了供應(yīng)商發(fā)錯貨，或者規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量出現(xiàn)問題的現(xiàn)象都不知情；不僅如此，成本管理還需要對公司的資金做好統(tǒng)籌規(guī)劃，以防公司資金周轉(zhuǎn)不開。對于一般公司的財會人員來說，他們只需要用自己的專業(yè)技能做好工作，對原始憑證的真實性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核就行。但對于長沙飛龍有限公司來說，他們需要一個全能型人才，幫助公司處理好財務(wù)問題，同時還要對其他環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督審核，這對財會人員的要求過高。容易忽視公司的預(yù)算執(zhí)行制度在該公司的付款審批流程中，只要付款申請符合要求，就可以通過審批，拿到申請款項。這樣一來，公司的預(yù)算制度便形同虛設(shè)，很容易發(fā)生超支浪費的狀況。但對于電子產(chǎn)品制造公司來說，不管是購買生產(chǎn)產(chǎn)品時使用的原材料、機器設(shè)備，還是支付生產(chǎn)人員工資、廠房租金等等，這些都是金額比較大的花費開銷，如果在采購付款、費用報銷或者其他付款審批流程中，不嚴(yán)格按照預(yù)算制度執(zhí)行，就很有可能超出預(yù)算，從而降低企業(yè)利潤。增加企業(yè)財務(wù)風(fēng)險長沙飛龍有限公司的付款審批流程對成本管理人員要求過高，而該公司的成本管理人員對于公司的現(xiàn)金流以及資本結(jié)構(gòu)的把控能力明顯不足，對于財務(wù)支出以及現(xiàn)金流出的合理性等方面的審核思考能力也偏弱，這樣很容易給公司增加財務(wù)風(fēng)險。一旦成本管理在采購付款審批方面思考過于簡單，目光不長遠(yuǎn)，很有可能因為付款，造成公司資金不足，影響企業(yè)正常運轉(zhuǎn)。例如，長沙飛龍有限公司在采購材料時，采用貨到付款的結(jié)算方式，同時供應(yīng)商會根據(jù)付款時間給予相應(yīng)的現(xiàn)金折扣。那么如果是在公司資金不是很充裕的情況下，成本管理在付款審批時，為了爭取現(xiàn)金折扣，選擇提前把貨款付清，而恰好在這時，公司需要支付一筆廣告費，來增加公司的知名度，提高價格，增加銷量，或者有出現(xiàn)其他需要資金的情況，那么這時，公司就會面臨資金緊張等問題。長沙飛龍有限公司審批流程存在問題分析公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)建設(shè)不完善崗位設(shè)置不合理，權(quán)責(zé)分配不恰當(dāng)長沙飛龍有限公司存在一崗多職的情況，崗位設(shè)置非常不合理。如圖4-1所示，公司的財務(wù)部門只設(shè)了財務(wù)總監(jiān)、資金管理和成本管理三個崗位。財務(wù)總監(jiān)董事會財務(wù)總監(jiān)董事會總經(jīng)理成本管理資金管理運營總監(jiān)銷售部研發(fā)部采購部圖4-1長沙飛龍有限公司基本治理結(jié)構(gòu)圖因此，我們通過公司的崗位職責(zé)規(guī)定不難看出，財務(wù)總監(jiān)在整個付款審批過程中對成本管理既沒有監(jiān)督的作用，且對于100萬以下的日常業(yè)務(wù)付款也不參與，而成本管理不僅擔(dān)任公司的成本會計，還兼任了稅務(wù)會計以及日常付款審批業(yè)務(wù)等重要工作。在這種情況下，成本管理崗位的員工很容易因為任務(wù)繁重，從而發(fā)生付款審批工作出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象，或者利用公司崗位職責(zé)設(shè)置的這一缺陷，和公司其他人員串通貪污等等。缺乏內(nèi)部監(jiān)督內(nèi)部控制的五大要素中，內(nèi)部監(jiān)督是內(nèi)部控制的重要保證。而長沙飛龍有限公司并沒有設(shè)立專門的監(jiān)督部門，也沒有有效的監(jiān)督制度。在公司的整個付款審批流程中，只有成本管理進(jìn)行了審批工作，在此過程中沒有任何監(jiān)督手段，因此不論是材料付款的適度性，或者是財務(wù)支出的合理性還有各項支出的合法性都得不到保障。但是一個公司的正常運轉(zhuǎn)與有效的監(jiān)督是分不開的，尤其是在付款審批流程當(dāng)中，如果沒有強有力的監(jiān)督方式，資金的流出得不到控制，就會很容易出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象，從而使公司一步步走向衰落。沒有健全的現(xiàn)金流量管理體系對于電子產(chǎn)品制造公司來說，現(xiàn)金流是十分重要的，它是衡量企業(yè)償債能力、資金變現(xiàn)能力以及經(jīng)營狀況是否良好的一個重要指標(biāo)。相較于其他行業(yè)來說，電子產(chǎn)品制造公司所需原材料更貴，需要的人力、機器設(shè)備也更多。因此，對于長沙飛龍有限公司來說，為了公司能夠持續(xù)正常經(jīng)營，保障資金周轉(zhuǎn)狀況良好，必須要保證現(xiàn)金流充足。預(yù)算管理意識不夠在長沙飛龍有限公司的付款審批流程中，存在很大的一個問題就是沒有嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購付款，公司做的各項預(yù)算在實際工作中沒有體現(xiàn)，導(dǎo)致很多方面的支出是超出了預(yù)算的。這也說明長沙飛龍有限公司的管理層對預(yù)算控制并不重視，才導(dǎo)致了超支浪費的現(xiàn)象發(fā)生。一是管理層沒有針對公司做的預(yù)算制定相關(guān)的預(yù)算執(zhí)行制度，才導(dǎo)致公司的預(yù)算體制形同虛設(shè)，落實不到實際工作中來；二是財務(wù)部人員受財務(wù)總監(jiān)影響，對公司制定的預(yù)算制度并不重視，導(dǎo)致預(yù)算制度無法順利展開?，F(xiàn)金管理意識不強在付款審批流程圖中可以看出，長沙飛龍有限公司的現(xiàn)金管理非常簡單，并沒有從企業(yè)整體運營出發(fā)，對企業(yè)日常采購、銷售、支出等做一個全面系統(tǒng)的規(guī)劃管理，管理者對于企業(yè)的現(xiàn)金流入和流出也沒有做過全面的分析。追根究底還是因為企業(yè)管理層對于現(xiàn)金流管理根本不重視，因此才會隨意把公司的付款審批任務(wù)堆在成本管理崗位上。長沙飛龍有限公司付款審批流程優(yōu)化方案完善內(nèi)部結(jié)構(gòu)建設(shè)完善崗位設(shè)置長沙飛龍有限公司可以在財務(wù)部增設(shè)一名出納，專門負(fù)責(zé)企業(yè)現(xiàn)金、銀行存款的收支，以及支票、發(fā)票、收據(jù)的開發(fā)和儲存管理等工作。資金管理負(fù)責(zé)企業(yè)日常業(yè)務(wù)經(jīng)營處理以及月末核算業(yè)務(wù)處理。將原先的日常付款審批流程只有成本管理審核，變?yōu)槌杀竟芾砗唾Y金管理兩人審核。加強內(nèi)部監(jiān)督在公司內(nèi)設(shè)置稽查崗位，成員數(shù)量不用很多，可以從公司內(nèi)部選拔或者向外招聘，選出幾位可靠、正直有威懾力并且具備一定財務(wù)素質(zhì)的員工，對公司的日常工作內(nèi)容進(jìn)行稽核?；槿藛T可以在付款審批流程上起到重要的監(jiān)督作用。例如對公司每日的現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出進(jìn)行稽核，定時統(tǒng)計公司各部門每月發(fā)生的各項費用，與財務(wù)部相關(guān)人員進(jìn)行核對。這在一定程度上，能夠監(jiān)督付款審批流程的合理合法性，降低公司貪污腐敗的現(xiàn)象發(fā)生，讓公司風(fēng)氣越來越好。提高財會人員素養(yǎng)財會人員作為付款審批流程中的重要參與人員，對付款審批是否合理、適度、科學(xué)起著重要作用。因此提高財會人員專業(yè)素養(yǎng)，為公司培養(yǎng)優(yōu)秀人才，對公司未來的發(fā)展是大有益處的。長沙飛龍有限公司可以通過定期開展技能培訓(xùn)、請專業(yè)財務(wù)人員為公司員工上課，以及為員工爭取進(jìn)修名額等活動，達(dá)到提高公司財會人員專業(yè)素養(yǎng)的目的。完善現(xiàn)金流量管理體系加強管理人員現(xiàn)金管理意識要將付款審批流程優(yōu)化，就必須得完善好公司的現(xiàn)金流量管理體系。而讓公司上下都真正重視現(xiàn)金流量管理的重要性，還得從管理層抓起。首先可以通過對公司管理層進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高管理人員對現(xiàn)金管理重要性的認(rèn)知，在實際工作中重視現(xiàn)金管理；其次，可以向外招聘水平更高、經(jīng)驗更加豐富的財務(wù)人員，對現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出進(jìn)行科學(xué)合理的安排，從而提升公司現(xiàn)金管理水平。完善預(yù)算管理執(zhí)行制度長沙飛龍有限公司可以根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，結(jié)合公司實際經(jīng)營情況，詳細(xì)制定各個生產(chǎn)經(jīng)營活動中的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，做好資金籌劃。將預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)到各個部門，規(guī)定各個部門嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開展活動；還可以制定獎懲機制，對于嚴(yán)格按照預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)開展活動的部門進(jìn)行獎勵；同時讓稽核人員定時統(tǒng)計各部門產(chǎn)生的費用，將發(fā)現(xiàn)的不合規(guī)定的現(xiàn)象及時反饋給管理層，不斷完善制度、加強管理。這樣可以讓財務(wù)人員在報銷審核時有規(guī)定參考，讓付款審批流程更加嚴(yán)格、各項費用支出更加合理，有效減少超支浪費的現(xiàn)象發(fā)生。圖5-1優(yōu)化后的采購付款審批流程出納付款圖5-1優(yōu)化后的采購付款審批流程出納付款資金管理復(fù)核、審批財務(wù)總監(jiān)審批簽字單據(jù)到財務(wù)部入賬付款申請成本管理審核超過100萬不超過100萬如圖5-1所示，成本管理負(fù)責(zé)審核付款申請是否符合公司制定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，資金管理進(jìn)行復(fù)核，并且根據(jù)企業(yè)資金狀況，綜合決定是否通過付款申請（若付款申請數(shù)額超過100萬，則需要財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審核簽字），然后由出納進(jìn)行支付款項，并將相關(guān)單據(jù)送至資金管理處進(jìn)行記賬。如圖財務(wù)總監(jiān)審批簽字出納付款報銷單據(jù)到財務(wù)部入賬3000元以下報銷人申請財務(wù)總監(jiān)審批簽字出納付款報銷單據(jù)到財務(wù)部入賬3000元以下報銷人申請成本管理審批3000元以上圖5-2優(yōu)化后的費用報銷付款審批流程這樣一來，既減輕了成本管理在付款審批流程中的壓力，又削弱了成本管理在這一環(huán)節(jié)的權(quán)利，不僅能使付款審批流程更加規(guī)范，同時也能在保證工作質(zhì)量的同時，提高工作效率。小結(jié)綜上所述，長沙飛龍有限公司要想不斷前進(jìn)，就必須得不斷找出問題，解決問題。作為電子產(chǎn)品制造公司，一定要重視付款審批的問題，結(jié)合公司實際情況，不斷完善、優(yōu)化付款審批流程，讓