大學計算機基礎 課件 5.3.3 總結(jié)與提高

大學計算機基礎——基于計算思維（Windows10+Office2016）5.3.3總結(jié)與提高第5章Excel基本應用5.3課堂考勤成績計算1.數(shù)據(jù)類型

系統(tǒng)默認的單元格數(shù)據(jù)類型為“常規(guī)”，在輸入內(nèi)容后，系統(tǒng)則會根據(jù)單元格中的內(nèi)容，自動判斷數(shù)據(jù)類型。例如，如果A1單元格的類型為“常規(guī)”，則在其輸入“43230219950110001”，系統(tǒng)會自動判斷其為數(shù)字型，因此將其以“4.323E+16”的科學計數(shù)數(shù)據(jù)顯示。

可以在輸入數(shù)據(jù)時通過前導符等形式，限制輸入的數(shù)據(jù)類型。常用的通過錄入限制數(shù)據(jù)類型的方法如表所示。表5-2錄入不同數(shù)據(jù)類型說明數(shù)據(jù)類型錄入說明示例文本（1）當輸入的文本超出單元格的寬度時，需要調(diào)整單元格的寬度才能完整顯示。（2）輸入數(shù)字型文本時，可以在數(shù)字前輸入單引號“'”。輸入身份證號碼：'43230219950110001數(shù)值（1）輸入“3/4”時，系統(tǒng)自動將其轉(zhuǎn)化為日期3月4日。（2）要輸入分數(shù)，需要在其前面輸入0和空格。輸入分數(shù)：03/4日期年月日之間用“/”或“-”號分隔。輸入日期：2014/3/21時間時分秒間用“：”分隔。輸入時間：12：32：051.數(shù)據(jù)類型

在Excel2016中，復制內(nèi)容之后，在目標單元格上單擊鼠標右鍵，在選擇性粘貼右側(cè)有個箭頭，單擊箭頭會出現(xiàn)選擇性粘貼的所有粘貼方式，當鼠標停在某個粘貼選項上時，在單元格中會出現(xiàn)最終粘貼樣式的預覽。粘貼分為：2.選擇性粘貼（1）粘貼：將源區(qū)域中的所有內(nèi)容、格式、條件格式、數(shù)據(jù)有效性、批注等全部粘貼到目標區(qū)域。（2）公式：僅粘貼源區(qū)域中的文本、數(shù)值、日期及公式等內(nèi)容。（3）公式和數(shù)字格式：除粘貼源區(qū)域內(nèi)容外，還包含源區(qū)域的數(shù)值格式。數(shù)字格式包括貨幣樣式、百分比樣式、小數(shù)點位數(shù)等。

2.選擇性粘貼（4）保留源格式：復制源區(qū)域的所有內(nèi)容和格式，它與“粘貼”的不同點是：當源區(qū)域中包含用公式設置的條件格式時，在同一工作簿中的不同工作表之間用這種方法粘貼后，目標區(qū)域條件格式中的公式會引用源工作表中對應的單元格區(qū)域。（5）無邊框：粘貼全部內(nèi)容，僅去掉源區(qū)域中的邊框。（6）保留源列寬：與保留源格式選項類似，但同時還復制源區(qū)域中的列寬。這與“選擇性粘貼”對話框中的“列寬”選項不同，“選擇性粘貼”對話框中的“列寬”選項僅復制列寬而不粘貼內(nèi)容。（7）轉(zhuǎn)置：粘貼時互換行和列。（8）合并條件格式：當源區(qū)域中包含條件格式時，粘貼時將源區(qū)域與目標區(qū)域中的條件格式合并。如果源區(qū)域不包含條件格式，該選項不可見。

2.選擇性粘貼（9）值：將文本、數(shù)值、日期及公式結(jié)果粘貼到目標區(qū)域，不復制格式。（10）值和數(shù)字格式：將公式結(jié)果粘貼到目標區(qū)域，同時還包含數(shù)字格式。（11）值和源格式：與保留源格式選項類似，粘貼時將公式結(jié)果粘貼到目標區(qū)域，同時復制源區(qū)域中的格式。（12）格式：僅復制源區(qū)域中的格式，而不包括內(nèi)容。（13）粘貼鏈接：在目標區(qū)域中創(chuàng)建引用源區(qū)域的公式。（14）圖片：將源區(qū)域作為圖片進行粘貼。（15）鏈接的圖片：將源區(qū)域粘貼為圖片，但圖片會根據(jù)源區(qū)域數(shù)據(jù)的變化而變化。類似于Excel中的“照相機”功能。

3.自動填充使用Excel提供的自動填充功能，可以極大地減少數(shù)據(jù)輸入的工作量。通過拖動填充柄，就可以激活自動填充功能。利用自動填充功能可以進行文本、數(shù)字、日期、公式等序列的填充和數(shù)據(jù)的復制。（1）自動填充或復制，除了之前所示的拖動鼠標方式外，也可以在鼠標變?yōu)楹谑謺r，雙擊鼠標左鍵來實現(xiàn)自動填充。（2）也可以在鼠標變?yōu)楹谑謺r，單擊鼠標右鍵，拖動鼠標到需要填充的最后位置，松開鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇需要的填充模式來實現(xiàn)自動填充。（3）除了可以根據(jù)選擇的單元格或單元格區(qū)域自動填充外，還可以通過“開始”選項卡/“編輯”組/“填充”按鈕/“系列”來實現(xiàn)等差、等比等序列的自動填充。

通過“數(shù)據(jù)”選項卡/“數(shù)據(jù)驗證”組/“數(shù)據(jù)驗證”按鈕設置了數(shù)據(jù)的有效范圍后，如果在單元格中輸入了無效數(shù)據(jù)，Excel會彈出一個如圖所示的“警告”對話框，警告用戶輸入的數(shù)據(jù)是非法的。單擊對話框中的“重試”按鈕，可以重新輸入有效的數(shù)據(jù)。4.數(shù)據(jù)驗證默認情況下，Excel對單元格的輸入是不加任何限制的。但為了保證輸入數(shù)據(jù)的正確性，可以為單元格或單元格區(qū)域指定輸入數(shù)據(jù)的有效范圍。

數(shù)據(jù)有效性可以通過設置“有效性條件”將數(shù)據(jù)限制為一個特定的類型并限制其取值范圍，還可以設置輸入提示等。如圖所示，可以將A1單元格的輸入范圍為限定為0～100，當輸入錯誤時，給出“成績范圍為0～100！”的提示，同時取消輸入或要求重新輸入。4.數(shù)據(jù)驗證

4.數(shù)據(jù)驗證操作步驟如下：①選擇A1單元格，在數(shù)據(jù)有效性設置中，將“有效性條件”的允許設置為“整數(shù)”，“數(shù)據(jù)”選擇“介于”，最小值設置為0，最大值設置為100。②“出錯警告”選項卡中，在標題欄輸入“你輸入的不合法”，在錯誤信息欄輸入“成績范圍為0～100分！”，單擊確定按鈕。這樣，在輸入錯誤時，將出現(xiàn)自定義的出錯警告。

4.數(shù)據(jù)驗證此外，還可以將單元格區(qū)域的內(nèi)容作為有效性輸入的數(shù)據(jù)限制。如圖所示。

5.條件格式“條件格式”中最常用的是“突出顯示單元格規(guī)格”與“項目選取規(guī)則”。“突出顯示單元格規(guī)格”用于突出一些固定格式的單元格，而“項目選取規(guī)則”則用于統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如突出顯示高于/低于平均值的數(shù)據(jù)，或按百分比來找出數(shù)據(jù)。對同一個單元格（或單元格區(qū)域），如果應用有兩個或兩個以上的不同條件格式，這些條件可能沖突，也可能不沖突：（1）規(guī)則不沖突：例如，如果一個規(guī)則將單元格格式設置為字體加粗，而另一個規(guī)則將同一個單元格的格式設置為紅色，則該單元格格式設置為字體加粗且為紅色。因為這兩種格式間沒有沖突，所以兩個規(guī)則都得到應用。（2）規(guī)則沖突：例如，一個規(guī)則將單元格字體顏色設置為紅色，而另一個規(guī)則將單元格字體顏色設置為綠色。因為這兩個規(guī)則沖突，所以只應用一個規(guī)則，應用優(yōu)先級較高的規(guī)則。

5.條件格式因此，在設置多條件的條件格式時，要充分考慮各條件之間的設置順序。若要調(diào)整條件格式的先后順序或編輯條件格式，可以通過“條件格式”的“管理規(guī)則”來實現(xiàn)如果想刪除單元格或工作表的所有條件格式，可以通過“條件格式”的“清除規(guī)則”來實現(xiàn)

5.條件格式例如，希望將計算考勤成績在80分以下（不含80分）的學生姓名用紅色標識出來，操作步驟如下：此外，也可以通過公式來設定單元格條件格式。①選擇“課堂考勤成績”工作表的姓名單元格區(qū)域B5:B40，單擊“開始”選項卡/“樣式”組/“條件格式”按鈕/“新建規(guī)則”。

5.條件格式其中，公式“=N5<80”指明的條件格式為：如果N5中的的內(nèi)容小于80，那么B5單元格的內(nèi)容以“紅色、加粗”突出顯示。此外，也可以通過公式來設定單元格條件格式。②在彈出的如圖所示的“新建格式規(guī)則”對話框中，選擇規(guī)則類型為“使用公式確定要設置格式的單元格”，在編輯規(guī)則中輸入公式“=N5<80”（表示條件為“計算考勤成績<80”），選擇“格式”，設置為“紅色，加粗”，單擊確定按鈕?？梢钥吹?，計算考勤成績在80分以下的姓名就以“紅色、加粗”突出顯示了。

6.插入函數(shù)除了可以通過單元格編輯欄區(qū)域的“插入函數(shù)”按鈕

外，還可以通過“公式”選項卡/“函數(shù)庫”組來選擇插入邏輯類、文本類以及數(shù)字和三角函數(shù)等不同函數(shù)。此外，如果公式的計算結(jié)果與預期有誤，可以通過“公式”選項卡/“公式審核”組的相關(guān)功能來進行錯誤檢查。

7.邏輯表達式在函數(shù)中，經(jīng)常要判斷某個數(shù)所處的區(qū)域，例如：（1）如果B3單元格中的數(shù)據(jù)大于等于100，C3單元格中的結(jié)果為“GOOD”，否則為“BAD”。其對應的邏輯表達式為“B3>100”，公式為“=IF(B3>100,"GOOD","BAD")”。（2）如果B4單元格中的數(shù)據(jù)大于100并且小于等于200，C4單元格返回結(jié)果為1，否則為0。其對應的邏輯表達式為“AND(B4>100,B4<=200)”，公式為“=IF(AND(B4>100,B4<=200),1,0)”。（3）如果B5單元格中的數(shù)據(jù)小于等于100或者大于200，C5單元格返回結(jié)果為“真”，否則為“假”。其對應的邏輯表達式為“OR(B5<=100,B5>200)”，公式為“=IF(OR(B5<=100,B5>200),"真","假")”。

8.Excel選項“Excel選項”主要用來更改Excel2016的常規(guī)設置（如將默認使用的“正文11號字”修改為其他字體字號）、公式計算設置、工作簿保存設置、高級設置（如設置工作表網(wǎng)格線不顯示）、自定義功能區(qū)等。如圖所示，為了防止由于沒有及時保存文件，可以通過“Excel選項”的“保存”選項來啟用自動定時保存功能。

8.Excel選項自動保存的運作機理如下：（1）要讓自動保存起作用的文檔必須是至少保存過一次的文檔（也就是硬盤中存在的文檔），如果是在程序中直接新建的空白文檔，需要先保存為硬盤中的某個文檔以后才可以啟用此功能。（2）在前一次保存（包括手動保存或自動保存）后，在文檔發(fā)生新的修改后，系統(tǒng)內(nèi)部的計時器開始啟動，到達指定的時間間隔后發(fā)生一次自動保存動作。（3）只有在Excel程序窗口被激活的狀態(tài)下，計時器才會工作。假設打開了Excel，并進行了修改，但又切換到了其他應用程序，此時計時器將停止工作。（4）在計時器工作過程之中，如果提前發(fā)生了手動存檔事件，計時器將清零停止工作。

8.Excel選項自動保存的運作機理如下：（5）在一次自動保存事件發(fā)生過后，如果文檔沒有新的編輯動作產(chǎn)生，計時器也不會開始工作。如圖所示，可以通過“文件”選項卡/“信息”查看文件自動保存的版本信息。

8.Excel選項Excel默認的功能區(qū)包括“開始”、“插入”等選項卡，每個選項卡下都包含相應的功能選項，如在“開始”選項卡下有“字體”設置、“對齊”等功能。功能區(qū)只是顯示了經(jīng)常使用的功能，如