物業(yè)管理檔案的 管理- 周成07課件講解

物業(yè)管理檔案的管理主講—周成學(xué)房地產(chǎn)經(jīng)營與管理資源庫物業(yè)管理檔案的管理1.綜合考慮檔案的保存價值和保存期限

各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實(shí)際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。一、物業(yè)管理檔案的保存物業(yè)管理檔案的管理某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)保存期限時間劃分標(biāo)準(zhǔn)備注永久無限期凡是記載和反映物業(yè)、大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備及物業(yè)管理活動的基本歷史情況，對物業(yè)維護(hù)和使用以及科學(xué)研究有長遠(yuǎn)研究參考價值的文件1．有關(guān)所管物業(yè)及重要的附屬設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)性文件資料，有關(guān)更新改造、大中小修的會議決議的文件、記錄、驗(yàn)收報告和技術(shù)參數(shù)等文件；2．有關(guān)物業(yè)管理工作中產(chǎn)生的重要決議、決定、合同協(xié)議、通知、記錄、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報表及相關(guān)的請示、報告等；3．業(yè)主及業(yè)主大會的基礎(chǔ)資料、會議決議、決定、請示報告記錄等文件長期15～60年凡是在相當(dāng)長的時間內(nèi)對所管理的物業(yè)及物業(yè)管理工作需要進(jìn)行查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的文件與記錄1．有關(guān)物業(yè)管理工作中的年度季度計(jì)劃、總結(jié)、報告；2．與物業(yè)相關(guān)的附屬設(shè)施設(shè)備(工作壽命在5年以上10年以內(nèi))的基本技術(shù)和商業(yè)資料，維修維護(hù)合同和記錄，大中小修、更新改造記錄和會議決議等文件；3．物業(yè)本體及大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備的維護(hù)記錄短期15年以內(nèi)其他只在較短時期內(nèi)有查考意義的文件與記錄1．小型設(shè)施設(shè)備的更新、維修記錄；2．有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)和運(yùn)行記錄的相關(guān)文件和記錄物業(yè)管理檔案的管理2．檔案保存注意事項(xiàng)(1)

物業(yè)承接查驗(yàn)期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。一、物業(yè)管理檔案的保存物業(yè)管理檔案的管理(3)各類小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。一、物業(yè)管理檔案的保存物業(yè)管理檔案的管理1．檔案安全管理2．檔案信息安全二、物業(yè)管理檔案的安全管理物業(yè)管理檔案的管理1．檔案安全管理檔案毀損有人為的原因和自然的因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當(dāng)使用和故意毀損等自然的因素有：介質(zhì)和記錄方式隨時間的推移而產(chǎn)生自然失效；環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機(jī)械磨損等檔案保管應(yīng)注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防潮、防蟲、防水、防火、防盜等安全措施。二、物業(yè)管理檔案的安全管理物業(yè)管理檔案的管理2.檔案信息使用安全檔案的安全包括：檔案本身不受到損壞與丟失；檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應(yīng)制訂文件的密級體制，嚴(yán)格借閱、復(fù)制制度。二、物業(yè)管理檔案的安全管理物業(yè)管理檔案的管理

檔案的查閱、外借、復(fù)制和銷毀等方面制訂詳細(xì)的制度，設(shè)定權(quán)限。

對無權(quán)查閱、外借和復(fù)制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復(fù)制。

有權(quán)限的人員在查閱、外借時必須承擔(dān)保管責(zé)任。復(fù)制必須由檔案管理人員進(jìn)行，并須獲得相應(yīng)授權(quán)方可實(shí)行。

銷毀檔案時，應(yīng)經(jīng)上級批準(zhǔn)，并在主管領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的監(jiān)督下采用適當(dāng)?shù)姆绞戒N毀。

(1)、紙介質(zhì)檔案的信息安全物業(yè)管理檔案的管理

通過設(shè)立嚴(yán)格的多級權(quán)限機(jī)制和密碼保管制度，嚴(yán)格進(jìn)入檢索系統(tǒng)、復(fù)制和下載的管理；對進(jìn)