行業(yè)案例：XX電子商務(wù)有限公司借款、費用申請管理制度

XX電子商務(wù)有限公司借款、費用申請管理制度編號：版次：2.0生效日期：20XX.10.1編寫財務(wù)部審核批準(zhǔn)借款、費用申請管理制度1.目的：為規(guī)范公司內(nèi)部借款、費用申請及審批流程，明確各崗位相應(yīng)權(quán)限，提高工作效率，特制訂本制度。2.適用范圍：本制度適用于北京XX電子商務(wù)股份有限公司（含分公司）所有部門。3.術(shù)語及相關(guān)文件3.1費用名錄序號費用科目核算內(nèi)容1薪資核算員工的基本薪資、提成、獎金、補貼、年終加薪、加班薪資，以及與員工任職或者受雇有關(guān)的其他支出。2福利費核算節(jié)日福利、餐費補助，公司承擔(dān)的員工租房、車費等。3保險費核算企業(yè)為員工繳納社保中公司承擔(dān)的社保費。4辦公費核算員工辦公用品、電腦配件、耗材、打印維修費、證照費等日常辦公費。5業(yè)務(wù)招待費核算因業(yè)務(wù)需要招待外部客戶發(fā)生的餐費、住宿費、旅游費、娛樂活動、禮品費等。6會議費核算公司組織的各種會議發(fā)生的費用及參加外部會議產(chǎn)生的費用。7交通費核算因公市內(nèi)公交費、出租車費。8差旅費核算出差發(fā)生的費用，包括車船費、機票費、住宿費、餐費、出差地市內(nèi)交通費，自帶車輛出差的加油費、過路過橋費等。9郵寄費核算因業(yè)務(wù)需要的快件費、郵寄費。10業(yè)務(wù)宣傳費核算在各種媒體上進行公司對外宣傳所發(fā)生費用，如廣告費、推廣費等。11房屋租賃費核算公司因經(jīng)營租賃房屋的費用。12電腦租賃費核算公司因業(yè)務(wù)需要租賃的電腦費用。13物業(yè)費核算公司繳納的物業(yè)費。14制冷取暖費核算公司繳納的制冷費、取暖費。15水電費核算公司經(jīng)營繳納的水電費。16通訊費核算公司經(jīng)營用固定電話費、手機費、網(wǎng)絡(luò)電話費、寬帶費。17車輛使用費用核算公司車輛的加油費、保險費，車輛維修費等。18職工教育經(jīng)費核算公司為了提高員工業(yè)務(wù)水平投入到培訓(xùn)教育中發(fā)生的費用。19職工活動經(jīng)費公司為豐富員工生活所組織的各項活動費用。20招聘費核算公司招聘員工發(fā)生的費用。21中介費核算聘請中介機構(gòu)費用，包括審計費、代理費等。22財務(wù)費用核算各種銀行手續(xù)費、利息等。23獎金各部門為激勵員工所發(fā)放的各項獎勵。24房屋維修費房屋維修費、裝修費用等。3.2本制度中業(yè)務(wù)招待費相關(guān)管理條款，參照XX-CW-02《業(yè)務(wù)招待費管理制度》。3.3本制度中差旅費相關(guān)管理條款，參照XX-CW-03《差旅費管理制度》。4.職責(zé)：4.1責(zé)任部門職責(zé)描述費用發(fā)生部門負(fù)責(zé)遵守本制度。財務(wù)部負(fù)責(zé)按本制度相關(guān)條款執(zhí)行。4.2借款審批權(quán)限項目權(quán)限范圍部門經(jīng)理行政經(jīng)理人資總監(jiān)部門總監(jiān)分管副總財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理國內(nèi)差旅費其他借款△＜1000√○○○√√○△＜3000√○○○√√○3000≤△＜5000√○○○√√○△≥5000√○○○√√√國外差旅費任何值√○○○√√√4.3費用申請、報銷審批權(quán)限費用項目權(quán)限范圍部門經(jīng)理行政經(jīng)理人資總監(jiān)部門總監(jiān)分管副總財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理會議費通訊費國內(nèi)差旅費低值易耗品△＜1000√○○○√√○△＜3000√○○○√√○3000≤△＜5000√○○○√√○△≥5000√○○○√√√福利費業(yè)務(wù)宣傳費技術(shù)服務(wù)費△＜1000√○○○√√○△＜3000√○○○√√○3000≤△＜5000√○○○√√○△≥5000√○○○√√√水電費物業(yè)費郵寄費辦公用品車輛使用費用制冷取暖費電腦租賃費房屋維修費房屋租賃費△＜1000√√○○√√○△＜3000√○○○√√○3000≤△＜5000√○○○√√○△≥5000√√○○√√√社保薪資福利房屋維修費職工教育經(jīng)費職工活動經(jīng)費任何值√○○○√√○固定資產(chǎn)無形資產(chǎn)任何值√○○○√√√5.詳細說明5.1職工薪酬5.1.1職工薪酬包括薪資、福利費、社保費。5.1.2職工薪酬的管理、標(biāo)準(zhǔn)制定及考核的歸口部門為人力資源部。5.1.3具體標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行人力資源部制度。5.1.4每月15日前各部門將核算薪資的基礎(chǔ)業(yè)績數(shù)據(jù)報財務(wù)部及人力資源部審核，審核無誤后14日前完成薪資的計算，20日發(fā)放薪資（遇節(jié)假日提前）。5.2辦公費5.2.1辦公用品的采購統(tǒng)一由公司行政部負(fù)責(zé)，行政部負(fù)責(zé)編制辦公用品目錄，并按照比質(zhì)比價原則進行購買。單價超1000元/件的采購用品，需要提供比價單（含采購目標(biāo)在內(nèi)3家及以上同行業(yè)進行比價），比價單需經(jīng)分管副總審批。5.2.2部門辦公用品的領(lǐng)用實行總額限額管理，限額為每人每月5元標(biāo)準(zhǔn)，人數(shù)以人力資源部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，年度內(nèi)可累計使用，不可跨年。5.2.3每月月底行政部將部門領(lǐng)用記錄整理匯總報財務(wù)部進行費用分?jǐn)偂?.3業(yè)務(wù)招待費詳見XX-CW-02《業(yè)務(wù)招待費管理制度》。5.4交通費5.4.1．因公外出發(fā)生的公共交通費、地鐵費，實報實銷，報銷時注明起止地點及公出事由。因公外出有多種交通工具可選擇時，外出人員在不影響公務(wù)、確保安全的前提下，應(yīng)當(dāng)選乘經(jīng)濟便捷的交通工具，M級以上人員因情況緊急或特殊情況確需乘坐出租車的，報銷時需分管副總（/總監(jiān)）審批，并在粘貼單或另附紙張寫明打車原因、時間、起止地點、金額；5.4.2.所有的打車票都憑正規(guī)車票報銷，需在粘貼單上寫明打車時間、事由、路線、金額；打車車票需體現(xiàn)起止時間、歷程數(shù)、乘車金額；5.4.3公司副總（含副總）以上級別因情況緊急或特殊情況可以乘坐快車、專車。報銷時需要寫明具體時間、起止地點、金額；5.4.4詳見XX-CW-04《財務(wù)報銷行為規(guī)范》5.5差旅費詳見XX-CW-03《差旅費管理制度》。5.6郵寄費報銷因工作需要的快遞費，必須附發(fā)票及快遞單。5.7電腦租賃費5.7.1費用報銷部門為公司行政部；5.7.2每月月底行政部將各部門使用租賃電腦清單及匯總表報財務(wù)部進行審核和費用分?jǐn)偂?.8房屋租賃費、物業(yè)費、水電費、制冷取暖費5.8.1費用實報實銷，由公司行政人事部負(fù)責(zé)費用報銷；5.8.2按費用歸屬期及費用歸屬部門進行分?jǐn)偂?.9通訊費5.9.1費用報銷部門：網(wǎng)絡(luò)電話費、寬帶費，費用報銷部門為軟件部；固定電話費、公司手機費，費用報銷部門為行政人事部。5.9.2費用報銷標(biāo)準(zhǔn)：公司業(yè)務(wù)手機費，按套餐額度報銷，超套餐費用公司不報銷；固定電話費，實報實銷。5.10車輛使用費用5.10.1報銷原則：區(qū)分公司使用與個人使用，公司使用部分按規(guī)定報銷；5.10.2保險費：公司車輛的保險費，提供發(fā)票，實報實銷；5.10.3加油費：公司用車的加油費實報實銷；5.10.4修理費：公司用車的正常保養(yǎng)費、修理費實報實銷。5.11房屋維修費5.11.1房屋維修費、裝修費用實行預(yù)算管理實施前，進行費用預(yù)算編制和費用申請；實施過程中，對費用的發(fā)生進行控制，更改工程量的需要雙方進行變更簽字；工程結(jié)束后，進行項目結(jié)算，超預(yù)算未及時申請變更預(yù)算的，超額部分不予報銷。5.11.2其他維修費，本著比質(zhì)比價、保證質(zhì)量、節(jié)約成本原則的報銷。5.12物料消耗、低值易耗品5.12.1本著比質(zhì)比價、保證質(zhì)量、節(jié)約成本的原則進行購買，大量采購可以實行招標(biāo)的方式。采購流程參照公司采購制度。5.12.2費用歸屬：按物料的實際使用部門進行費用歸屬。5.13財務(wù)費用5.13.1客戶轉(zhuǎn)款及刷卡手續(xù)費：每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)只承擔(dān)一筆手續(xù)費≤35元。5.12.2財務(wù)人員本著資金合理利用的原則，減少公司的利息支出。借款、費用申請、審批流程：申請人填寫《費用/借款申請單》以郵件形式發(fā)送→部門經(jīng)理→分管領(lǐng)導(dǎo)→李凱→財務(wù)，財務(wù)打印付款并進行帳務(wù)處理，費用實際先提報后次日付款。7.借款規(guī)定：7.1正常借款遵循“前賬不清，后賬不借”原則，借款人負(fù)責(zé)及時沖銷或歸還借款；7.2銀行轉(zhuǎn)帳付款的，必須在事項完成后7個工作日內(nèi)報銷，發(fā)票暫時不能開據(jù)的，必須讓收款方提供收據(jù)并在收據(jù)上加蓋財務(wù)章或并票章，并注明“欠票”字樣，及欠票理由，同時還需要提供加蓋公章的三證（營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證副本、稅務(wù)登記證副本、）和公司基本信息（公司經(jīng)營地址、發(fā)票聯(lián)系人、聯(lián)系電話座機加手機）復(fù)印件。7.3借款2000元以上的需提供收款方的公司賬戶信息由財務(wù)銀行轉(zhuǎn)帳付款，且必須提供收款方開具增值稅專用發(fā)票；7.4首次合作的業(yè)務(wù)單位，借款人需提供客戶的完整付款資料（即：收款單位全稱、開戶銀行全稱、銀行賬號等）；有付款記錄的，需在借款單上寫明付款方式、收款單位全稱、開戶銀行全稱、銀行賬號及其他特殊要求，應(yīng)確保提供的付款信息準(zhǔn)確無誤，如因提供信息錯誤，影響付款的，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任與損失。7.5借款人離職及調(diào)離部門前應(yīng)把個人借支清理完畢，人力資源部憑公司財務(wù)部門簽字確認(rèn)的清賬手續(xù)辦理工資結(jié)算及其他相應(yīng)離職手續(xù)。8．報銷規(guī)定：8.1公司所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)報銷需要提供真實、有效的發(fā)票進行報銷，票據(jù)有效時限為1個月，請注意檢查發(fā)票時間，按時報銷；單據(jù)丟失一律不予報銷；8.2詳見XX-CW-04《財務(wù)報銷行為規(guī)范》9.附則9.1本制度由財務(wù)部制訂并解釋，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。9.2本制度自20XX.10.1起發(fā)布執(zhí)行。9.3本制度解釋權(quán)歸XX電子商務(wù)股份有限公司財務(wù)部所有。10.附件10.1XX-CW-01F01《借款、費用審批流程》10.2XX-CW-01F02《費用/借款申請單》

XX電子商務(wù)股份有限公司流程圖編號：版次：2.0生效日期：20XX.09.10XX電子商務(wù)有限公司費用/借款申請單編號：版次：2.0生效日期：20XX.09.10費用/借款申請單申請日期需求程度□一般□較急□緊急申請人所屬部門所在崗位付款方式申請內(nèi)容主題是否借款□是□否借款金額借款金額拾萬仟佰拾元角分（￥元）開戶行、戶名、帳號部門負(fù)責(zé)人分管副總財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理財務(wù)備注年月日XX電子商務(wù)有限公司付款申請單編號：版