金蝶財務軟件操作流程及使用技巧

一、新建賬套在系統(tǒng)登錄處直接單擊“新建”，輸入文件名，保存(在系統(tǒng)登錄處新建賬套必須在沒有選中賬套的前提下，如已選中賬套可進去后點文件上面的新建賬套)。下一步輸入賬套名稱，此處名稱一定為單位全稱，它將出現(xiàn)在所有的打印輸出資料中。選擇行業(yè)后雙擊或單擊“詳細資料”，可以查看所選行業(yè)的預設科目表?？颇考墑e最長為6級，最多為15位。建議采用“自然月份”和“會計年度由1月1日開始”，選擇賬套的啟用期間，表示從某月開始進行電腦賬務處理。完成，進入初始化。二、初始化設置1、幣別：增加，輸入代碼和名稱，在啟用賬套當月輸入期初匯率，如：USD美元7.2HKD港元0.982、會計科目：在此可添加、修改和刪除科目。有外幣核算的科目可選擇“核算單一外幣”或“核算所有幣別”，勾選“期末調匯”。有往來業(yè)務核算的科目可設置“單一或多核算項目”，勾選“往來業(yè)務核算”。存貨類科目可勾選“數(shù)量金額輔助核算”，輸入計量單位。3、核算項目：在此增加往來單位、部門和職員的資料。在“往來單位”頁輸入往單位代碼和名稱。在“部門”頁，逐個輸入部門代碼和名稱。在“職員”頁，注意增加新的職員類別，如果類別為“不參與工資核算”，則以后在進行工資費用核算時此職員的工資將不予出現(xiàn)。注：已離職人員選擇“不參與工資核算”4、初始數(shù)據(jù)：白色區(qū)域直接錄入。黃色區(qū)域只要錄入其下級科目的數(shù)據(jù)即可。如果是年初(1月)建賬，只需錄入期初余額。年中建賬(2-12月)，則必需錄入期初余額、累計借方、累計貸方、累計損益實際發(fā)生額4項。分幣種數(shù)據(jù)錄入：在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中左上角的下拉框可選擇不同的幣種進行錄入，如選擇“美元”，則可輸入設了美元核算的科目，選擇“數(shù)量”可輸入設了數(shù)量金額輔助核算的科目。選擇“綜合本位幣”可對輸入的所有幣種金額進行匯總計算。注：“綜合本位幣”窗口只能看不能進行修改。初始往來業(yè)務資料錄入：雙擊“應收賬款”等設有往來核算的會計科目區(qū)域，增加，輸入往來業(yè)務編號，同一筆經(jīng)濟業(yè)務只有一個編號，編號最長20個字符。選擇發(fā)生日期，輸入摘要，借方或貸方發(fā)生額，選擇核算項目代碼，增加。注意：只有相同業(yè)務編號的金額可以進行計算。固定資產在窗口左上角下拉框中選擇固定資產模塊進入，然后點新增，增加固定資產卡片。試算平衡：全部數(shù)據(jù)輸入完畢，試算平衡。平衡以后，可以啟用賬套。5、啟用賬套：賬套一旦啟用，就意味著關閉初始化界面，所有初始化資料都不能修改。單擊“啟用賬套”，根據(jù)系統(tǒng)提示一步步進行。注意備份路徑。賬套的恢復：如果系統(tǒng)遭受破壞，或初始化有誤，可以利用備份文件進行恢復，文件——恢復，找到備份文件，打開，在“恢復為”窗口，輸入文件名，保存。然后單擊“打開賬套”，找到剛剛恢復的賬套文件，打開即可修改。萬一備份文件找不到，可新建一個賬套，文件——引入——初始數(shù)據(jù)，找到源賬套，即可將所有初始化資料全部引入。三、操作流程憑證輸入——審核——過賬1、憑證輸入：常用功能鍵：F7=獲取，可獲取常用摘要和科目代碼、核算項目和業(yè)務編號，敲鍵盤上的小數(shù)點兩下，自動攜帶上一條摘要。敲兩下反斜杠，自動攜帶第一條摘要?？梢岳谜獛燧斎氤Ｓ谜?，用的時候直接調用?？崭矜I可進行借貸方余額切換。自動找平：CTRL+F7，負數(shù)：輸入數(shù)字后按一下減號鍵。F5新增一張憑證，F(xiàn)8自動保存，F(xiàn)11調出金蝶計算器，F(xiàn)12輸入計算值。銀行存款類科目需要填寫結算方式，結算號，結算日期。應收賬款類設了“往來業(yè)務核算”的科目必須輸入往來單位和業(yè)務編號。原材料等設了數(shù)量金額輔助核算的科目只要輸入數(shù)量和單價，金額自動計算。外幣科目輸入原幣，本位幣自動折算。涉及到退貨憑證，建議采用“科目相同，紅字相沖”的方式輸入憑證，以便于出報表時從賬上取數(shù)。在會計分錄序時簿里，刪除最后一筆憑證，可以馬上刪除。如果是刪除中間任意一筆憑證，只是打上“作廢”標記，再單擊一次刪除，才能徹底刪除。在“作廢”之后可以“恢復”。2、憑證審核：憑證制單與審核不能為同一人，必須增加一個具有審核功能的操作員單張審核：直接單擊憑證工具欄上的“審核”鍵，再單擊一次即可取消。成批審核：在“憑證過濾”窗口設定范圍，定義會計期間，選擇“全部”或“未審核”憑證，確定。單擊“編輯/成批審核”或工具欄上的“批審”按鈕，提示是否成批審核?是。反審核：先換上審核人，選擇“成批審核”，單擊“編輯/成批銷章”，可成批反審核，如果只要單張取消，首先選中憑證上的任一分錄，單擊工具欄上“審核”，打開憑證后，再單擊憑證上方的“審核”鍵，即可單張取消審核。3、憑證過帳：根據(jù)系統(tǒng)提示逐步進行。也可以部分過帳，在“憑證過濾”窗口選擇憑證范圍即可。反過帳：CTRL+F11，也可以部分反過帳，只有系統(tǒng)管理員才有反過帳的權限。4、增加操作員：系統(tǒng)維護——用戶管理，在“用戶設置”下“新增”，選擇用戶組，輸入操作員名字和安全碼(5-16個字符)，確定，授權，在“權限分配”窗口設置相應的權限，權限范圍根據(jù)實際選擇“所有用戶”或“本組用戶”，授權，提示授權成功。注意：安全碼不同于密碼，也可在此窗口增加新的用戶組。更換操作員：文件——更換操作員，在下拉框里選擇自己名字，直接更換?；蛘咧苯佑覇螕粲蚁路讲僮鲉T處，也可直接更換操作員。密碼在系統(tǒng)維護——修改密碼設置，原密碼為空。5、模式憑證的運用：在“模式憑證”窗口新增，輸入名稱，選擇或增加類別，選擇憑證字。勾選“常用模式憑證”，輸入摘要，獲取借貸方科目代碼，保存。也可在輸入憑證時，在憑證保存前先保存為模式憑證，單擊“編輯/保存為模式憑證”，再保存該張憑證。下次再做相同內容的憑證時，在憑證輸入界面單擊“編輯/調入模式憑證”。四、固定資產1、增加固定資產：類似于初始化的固定資產卡片輸入。輸入固定資產代碼和名稱，入賬日期和增加方式，選擇使用部門及折舊費用科目和減值準備對方科目等，錄入完畢，單擊“記帳憑證”，系統(tǒng)給了一張不完整的記帳憑證，補全憑證后保存，回到卡片確定。系統(tǒng)自動生成的憑證不允許修改，只能修改卡片。2、減少固定資產：單擊“減少”，獲取代碼，選擇減少日期和減少方式，單擊“記帳憑證”，補全憑證后保存，回到卡片確定。減少的固定資產首先納入“固定資產清理"科目，在收到相關收入和付出費用之后，“固定資產清理”沒有余額。3、其他變動：不增不減，信息發(fā)生變動，如果原值或折舊沒變動，不需要調整憑證。進入其他變動，選擇固定資產，前面三項只能查看不能修改，后面增加了三項內容，可在變動信息框進行修改如果原值或折舊發(fā)生變動，只需輸入調整的原值或折舊數(shù)額。4、工作量錄入：在本月以前錄入的以工作量法提折舊的固定資產，需要錄入本月工作量。本月增加的到下月輸入工作量。直接輸入即可。5、計提折舊：根據(jù)提示一步步前進，自動生成憑證。6、變動資料查詢：當本月變動資料過帳后，就只能通過本窗口查詢。五、工資模塊1、設置工資項目：新增工資項目，選擇職員姓名、部門、職員類別等，增加基本工資、加班時間、加班工資、崗位津貼、獎金、應發(fā)工資、扣款、實發(fā)工資等，選擇數(shù)值型。2、計算方法：(工資項目雙擊，運算符單擊)加班工資=加班時間*5應發(fā)工資=基本工資+加班工資+崗位津貼+獎金各公式已在資料上面注明，這里就不再重復3、數(shù)據(jù)輸入：在已輸入職員資料的前提下，輸入白色方格的數(shù)字，黃色為設了公式的單元格，由系統(tǒng)計算。4、工資費用分配：根據(jù)提示前進，在“工資分配向導”窗口選擇職員類別，選擇工資項目，再選擇費用科目代碼和應付工資代碼。每個職員類別都要逐一設置，如管理人員、銷售人員等。完成后，系統(tǒng)自動生成一張憑證。5、銀行代發(fā)工資文本文件：必須先將銀行賬號設為工資項目!名稱類型長度小數(shù)項目或常數(shù)職員姓名文本8職員姓名工資金額數(shù)字142實發(fā)工資銀行賬號文本14銀行帳號確定。出現(xiàn)銀行代發(fā)工資文件，勾選“含無帳號職員”。文件——導出，選擇引出類型，確認。選擇保存路徑，輸入文件名，保存，再次確認。六、往來模塊勾選了“往來業(yè)務核算”的科目才可使用。1、核銷往來業(yè)務：選擇會計科目和項目代碼，一次只能選擇一個往來單位，確定。使用“自動核銷”可把同一業(yè)務編號余額為零以前的所有業(yè)務資料核銷掉。反核銷或手工核銷使用雙擊所選記錄，手工核銷時系統(tǒng)不自動檢驗數(shù)字是否正確。在核銷窗口，選擇項目代碼可以過濾到別的往來單位，但應同屬于一個會計科目。2、往來對帳單：通過對帳單可反映出每一業(yè)務編號往來業(yè)務的余額狀況。3、帳齡分析：天數(shù)可自定義，選擇會計科目后，系統(tǒng)自動生成相應賬齡分析表。七、出納系統(tǒng)1、定義出納系統(tǒng)起始期間：可以和賬務系統(tǒng)啟用期間不一致，但最好是同步。啟用期間在“賬套維護/賬套選項/稅務、銀行”中設置。如果選擇不需和銀行對賬，則在做憑證時不需錄入結算方式、結算號等。2、現(xiàn)金余額初始錄入：錄入期初余額即可。3、銀行存款初始余額設置：分別輸入銀行存款日記賬和銀行對賬單的啟用余額。注：銀行存款日記賬余額和銀行對賬單余額相等。特別注意：銀行收支款項的方向與企業(yè)剛好相反。4、現(xiàn)金日記賬：三種方式可以使用。1)直接新增：直接錄入借方或貸方金額，可以選擇經(jīng)手人和摘要，沒選也可以保存。2)從賬務引入數(shù)據(jù)：在已知憑證字、憑證號和分錄號的前提下才可使用。使用此功能之前，在“維護/賬套選項/高級/出納”中必須做相關設置，即勾選相應功能。回到“現(xiàn)金日記賬”窗口中，勾選“編輯/編輯時自動從賬務引入數(shù)據(jù)”，激活此功能才可使用。單擊新增，在彈出的“現(xiàn)金日記賬”卡片上選擇憑證字、號，和分錄號，金額和摘要等自動帶入。分錄號由0開始。3)從憑證引入現(xiàn)金日記賬：和第二點相同，先做好相關設置才可使用。在“現(xiàn)金日記賬”窗口單擊“文件/從憑證引入現(xiàn)金日記賬”，在彈出的“憑證過濾”窗口設置條件，確定從哪些憑證引入數(shù)據(jù)，確定。系統(tǒng)提示引入數(shù)據(jù)。5、現(xiàn)金盤點與對帳：錄入現(xiàn)金實盤數(shù)。6、銀行對帳單：根據(jù)銀行提供的對帳單逐筆新增錄入。7、銀行存款對帳：輸入本次對帳日期，確定。自動對帳：設置相應條件，確定。系統(tǒng)默認的條件“借貸方向相反，金額相等”是最基本的條件，不得操作。其他的根據(jù)實際自行選擇。手工對帳：直接在對帳單和日記賬雙方雙擊某條對應記錄，對上的以“**”顯示，針對“一對多”的情況。由于系統(tǒng)不對手工對帳進行數(shù)據(jù)校驗，因此核對要仔細。取消對賬：取消單筆記錄，只需同時在對帳單和日記賬雙方雙擊。若要一次性取消某次對帳的結果，首先勾選“包括已勾對記錄”，單擊“取消對帳”，確定取消日期，確定。8、銀行存款余額調節(jié)表：根據(jù)對帳后的未達賬項自動生成。調節(jié)后的余額應相等。出納軋賬：可在任意期間多次軋帳，但必須至少有一次是在該期的最后一天進行。軋帳后，軋帳日期前的記錄不得增刪改。反軋帳：CTRL+F9八、期末處理1、自動轉帳：設置一些每月要結轉性質的憑證，憑證每月數(shù)額可能不一樣，但取數(shù)公式或來源必須一致。如：將制造費用轉入生成成本。自動轉帳：增加，輸入憑證名稱和摘要，如：將制造費用轉入生產成本，獲取生產成本科目代碼，選擇借貸方向為借，轉帳方式：轉入;接著再獲取制造費用各明細科目代碼，有幾個獲取幾個，選擇借貸方向為貸，轉賬方式：按公式轉出余額或者發(fā)生額，包含未過賬憑證，設置好后存盤，每個月做憑證時選中后點生成憑證，憑證自動生成。2、期末調匯：調整數(shù)=原幣金額*匯率-原折合人民幣金額余額在有外幣業(yè)務，并且所有憑證都已過帳的前提下使用，輸入期末匯率，獲取匯兌損益科目代碼：財務費用，完成。只能選擇“付”款憑證或“記”字憑證。3、結轉損益：月末所有憑證都過帳后，結轉損益，系統(tǒng)自動生成憑證，所有損益類科目的余額轉入本年利潤科目，月末無余額。4、報表：(1)資產負債表：雙擊打開，點擊“重算”，檢查數(shù)字是否平衡。如要修改公式首先選中單元格，單擊“向導”，清除公式，在賬上取數(shù)處選科目代碼和取數(shù)類型，填入公式確定。(2)利潤表：系統(tǒng)同樣自動生成，打開后點“重算”。(3)報表及憑證的打印報表打印設置在報表頁菜單欄“屬性”